GTD: Todo «Haz que funcione» en tres posts (III)

Este es el tercer y último post de la trilogía sobre el libro «Haz que funcione», de David Allen, que comencé hace unas semanas. Los otros dos posts los tienes aquí y aquí.

El último día vimos los tres primeros pasos de los cinco que propone Allen para obtener sensación de «control» con GTD. Los otros dos pasos forman parte tanto del control como de la perspectiva, que es sobre lo que trata el resto del libro, y por eso lo dejamos para este último post, ya que de perspectiva es de lo que vamos a hablar hoy.

Como Allen no lo hace en su libro, lo primero que hicimos fue explicar la triple función de la revisión en GTD. Esto es fundamental para entender bien la parte de perspectiva de la metodología y también para entender bien qué significa revisar como cuarto paso, ya que cada tipo de revisión sirve para una cosa distinta.

Por ejemplo, hay un «revisar para decidir qué hacer». Al final, productividad personal es compromiso personal, y eso significa que, antes de hacer – que es el quinto paso – hay que revisar todas las opciones disponibles en cada momento para decidir cuál nos comprometemos a hacer primero. Por eso, la perspectiva comienza en el siguiente paso.

Hacer después de elegir, siendo conscientes de qué otras opciones podríamos haber elegido en su lugar, es lo que nos permite sentirnos bien en todo momento con lo que no estamos haciendo. La otra forma de decidir qué hacer, que consiste en decidir en caliente, según vamos procesando, es mucho más ineficiente y conlleva además un alto riesgo de que fracasemos en nuestro intento de procesar las bandejas de entrada. Por esta razón, y aunque David Allen lo recomienda, yo prefiero alertar sobre los muchos peligros y las pocas ventajas de la arriesgada regla de los dos minutos.

Por otro lado, gran parte de las decisiones que tomamos a diario son intuitivas. Para que esto sea posible, nuestra intuición debe hacer un trabajo previo, integrando los factores de compromiso, un proceso que se produce de forma natural cuando revisas regularmente lo que es importante y tiene sentido para ti.

Al estudiar el contexto como factor clave para decidir con enfoque, descubrimos el poder de aplicar criterios objetivos de selección a la hora de elegir qué acción concreta realizar de entre todas las opciones posibles. Por otra parte, y aunque sea con diferencia la forma más eficaz de hacerlo, a veces no se puede, o no tiene sentido, elegir desde un contexto. En realidad, todo depende de cómo de claro tengas cuál de los tres tipos de trabajo elegir en cada momento.

El reto de las prioridades consiste en distinguir entre el impulso sin sentido y la decisión orientada a un resultado. La mayoría de nuestros problemas de hoy son fruto de haber definido mal nuestras «prioridades» ayer, porque en realidad las prioridades están en tu lado oscuro, como bien nos cuenta Paz Garde en su blog.

Por otra parte, recuerda que lo que no se revisa, no es fiable. Esta es la razón por la que, para mantener el control necesitas perspectiva, lo que a su vez guarda relación con el segundo tipo de revisión que aparece implícito en la metodología: «revisar para mantener la fiabilidad del sistema».

El modelo de seis niveles de enfoque que propone David Allen para trabajar la perspectiva deja mucho que desear en mi opinión, porque encierra muchos matices que Allen no aclara y, además, porque mezcla los tres tipos de revisión como si de un único tipo se tratara, lo que ayuda poco a la comprensión. Pero casi todo tiene solución y esto también. Eso sí, para poder ir entendiendo la perspectiva en gtd, vamos a necesitar irlos revisando uno a uno para aprender un poco más sobre ellos.

El primero de los niveles que plantea Allen es el de las siguientes acciones. Esta perspectiva se corresponde con el primer tipo de revisión que comentábamos: «revisar para decidir qué hacer».

El segundo de los niveles es el de los proyectos. Esta perspectiva se corresponde con el segundo tipo de revisión del que hablábamos: «revisar para mantener la fiabilidad del sistema».

El tercer nivel es el que Allen llama las áreas de enfoque y responsabilidad y yo prefiero llamar «áreas de atención». Esta nivel guarda relación con el tercer tipo de revisión, que consiste en «revisar para ganar perspectiva» propiamente dicho. En este caso concreto, la perspectiva es una perspectiva global más que temporal, en la medida que sirve para equilibrar las distintas áreas de nuestra vida a las que prestamos atención.

El cuarto nivel es el de las metas y objetivos y sirve para lograr objetivos a largo plazo. Este nivel también guarda relación con «revisar para ganar perspectiva» pero el tipo de perspectiva es distinto del anterior, ya que este caso se trata de una perspectiva temporal.

El quinto nivel es el de la visión y sirve para motivarnos y reforzar nuestra proactividad. Al igual que el anterior, este nivel guarda relación con «revisar para ganar perspectiva», en este caso una perspectiva temporal a muy largo plazo.

El sexto y último nivel es el propósito y principios y, aunque también está relacionado con «revisar para ganar perspectiva», su principal utilidad es ayudarte a tomar decisiones de alcance de una forma coherente y alineada con tu forma de entender la vida, es decir, te da perspectiva para decidir con sentido.

Para hacer que todo funcione en el mundo real es importante tener un par de cosas claras. Por una parte, que la productividad personal es una decisión de vida, es decir, que ser una persona productiva es el resultado de una decisión acompañada de un compromiso, como también lo es ser una persona improductiva. Y por otra parte, que esto va de cambio personal, aunque sea más cómodo echar la culpa al resto del mundo en lugar de aceptar que la solución está en nuestra mano.

Para finalizar, y una vez completado el modelo de seis niveles de perspectiva, en los restantes posts vimos cómo construir un sistema GTD, cómo arrancar tu sistema GTD y, por último, cómo usar bien y mantener tu sistema GTD, que ponía fin a esta serie sobre el que, hasta hace tan solo unos días, era el último libro publicado en español por David Allen.

Y llega así el momento de despedirme de esta serie y también de este tipo de posts dedicados a divulgar, explicar y comentar la obra de David Allen en español. Han sido casi 200 posts en casi 8 años y me siento satisfecho con el resultado. Espero que a ti te hayan resultado tan útiles y entretenidos de leer como me ha resultado a mí escribirlos. Gracias por seguir ahí y formar parte de esta gran comunidad que es Óptima Infinito.

GTD: Todo «Haz que funcione» en tres posts (II)

Decíamos en el primer post de esta trilogía que empecé la semana pasada sobre el libro «Haz que funcione», de David Allen, que hoy nos adentraríamos en la parte del «control» en GTD. Vamos a ello.

El control es el «antídoto» contra el estrés, ya que lo contrario de la sensación «me va a explotar algo y no sé qué es, ni dónde ni cuándo va a explotar» es la sensación de «lo tengo todo controlado».

La clave para tener control y ser más eficiente es aprender a hacer un mejor uso de tu atención y uno de los primeros pasos para ello es saber gestionar de forma adecuada las interrupciones. Como dice el propio Allen, «no existen interrupciones, solo inputs mal gestionados». Por eso, antes de nada, tienes que aprender a prestar atención a lo que roba tu atención, algo completamente distinto de «apuntar tareas». La forma más efectiva de reeducar tu atención es desarrollar el hábito de capturar, el primer paso para obtener el control.

Si quieres vivir sin estrés, todo empieza barriendo la mente, para lo cual tendrás que recopilar, sin filtros y con perspectiva, todo lo que vaya apareciendo en tu radar. Recuerda que lo que capturas o recopilas son solo «cosas» en lugar de «tareas». Cuando vayas a empezar a desarrollar el hábito de capturar, también puedes probar la lluvia de ideas como herramienta de recopilación, así como otros trucos para recopilar en GTD, por ejemplo «hacer limpieza».

A lo largo de esta serie hemos aprendido muchas cosas sobre el hábito de recopilar y capturar, así como las múltiples ventajas que este hábito ofrece. Por ejemplo, aprendimos a optimizar la atención en entornos colaborativos y también como capturar y vencer a las interrupciones. Conocimos algunas buenas prácticas para capturar y diversas herramientas para recopilar o capturar mejor, junto con los 5 factores clave para recopilar o capturar con éxito.

Una vez hayas desarrollado el hábito de sacar todo de tu cabeza, piensa sobre tus cosas, no en tus cosas ya que la efectividad consiste en preocuparte menos por lo que tienes que hacer y ocuparte más de lo que puedes hacer. Para lograrlo, necesitas primero aclarar para obtener el control y también debes dedicar tiempo a entender por qué necesitas descubrir el significado de las cosas cuando estás aprendiendo a tratar con las cosas.

La clave para tener una bandeja de entrada vacía es procesarla y procesar es hacerte preguntas. La pregunta es una herramienta potente que te permite saber qué son las cosas antes de comprometerte con ellas. Por eso, al procesar, el segundo de los cinco pasos para obtener control, lo primero es identificar con claridad tus compromisos, lo cual, una vez convertido en hábito, te va a permitir desarrollar un pensamiento centrado en resultados, que te liberará de la obsesión del «hacer por hacer» para poder dedicarte a «obtener resultados».

Continuamos nuestro viaje de exploración y aprendizaje viendo cómo procesar las cosas que no requieren acción y lo tremendamente efectivo que puede llegar a ser dejar para mañana lo que puedas no hacer hoy. Gracias a que descubrimos el poder de la lista «Esta Semana No», sabemos que incubar nos permite dejar de hacer algo ahora con la tranquilidad de que podremos revaluar la necesidad de hacerlo en un futuro. También vimos 3 diferencias clave entre el archivo y la incubadora, algo que con frecuencia se confunde, para finalizar este segundo paso de aclarar viendo qué significa procesar en GTD con un ejemplo práctico.

El tercer paso para obtener control es organizar pero antes de afrontar el reto productivo de organizarse dedicamos un momento a entender bien qué significa ser una persona organizada, algo aparentemente obvio pero sobre lo que mucha gente sigue teniendo ideas a menudo contrapuestas. Al organizarse con GTD, el significado lo define todo, por eso cada categoría organizativa de GTD tiene un porqué y un para qué. Las categorías organizativas en GTD son los resultados, las acciones, la agenda o calendario, las acciones prioritarias y las acciones delegadas. También vimos que personalizarlas es posible pero en general suele ser una mala idea ya que es fácil hacerlo mal.

Otras categorías organizativas que forman parte de GTD y que también vimos fueron las posibilidades, las acciones futuras, el material de apoyo, el material de referencia y la basura. Sí, sé que pueden parecer muchas pero en realidad son las mínimas necesarias para que la metodología funcione bien, así que evita la tentación de «tunear» el método porque en muchas ocasiones – y esta es una de ellas – simplificar resta productividad. En el caso de GTD, si eliminas alguna de las categorías organizativas, el sistema se queda «a medias» y un sistema «a medias» no es un sistema.

Una vez procesado y organizado el contenido de las bandejas de entrada, nos quedaría revisar y hacer. Estos dos pasos que nos faltan forman parte del control pero están tan estrechamente relacionados con la perspectiva que es difícil entenderlos sin entender primero qué es la perspectiva, así que vamos a dejarlos para el tercer y último post de esta trilogía. ¡No faltes!

GTD: Todo «Haz que funcione» en tres posts (I)

Con el post de la semana pasada sobre cómo usar y mantener bien tu sistema gtd doy por finalizada esta serie que comencé hace algunos años sobre el libro «Haz que funcione», de David Allen. La serie comenzó a finales de diciembre de 2011, con un post titulado «Haz que funcione GTD», en el que explicaba este proyecto, muy similar al que había hecho unos años antes con «Organízate con eficacia».

Han pasado cuatro años desde entonces y las cosas han cambiado mucho. Sobre todo, mi conocimiento del método y, más concretamente, de sus fortalezas y sus carencias. También he podido aprender bastantes cosas sobre coaching y PNL, a la vez que acumulado miles de horas de experiencia facilitando la mejora de la efectividad personal. Esta experiencia, junto al conocimiento más profundo de qué funciona mejor y qué funciona peor de la metodología GTD, se ha ido viendo reflejado a lo largo de estos años en una actitud mucho más crítica hacia algunas de las propuestas de Allen, especialmente en todo aquello que guarda relación con la mejora de la eficacia. Aún así, he intentado compartir con el máximo rigor posible las ideas originales del método, diferenciándolas claramente de mis opiniones y ofreciendo propuestas alternativas. Espero haberlo conseguido.

Esta serie de posts comenzaba como tal hablando sobre el juego del trabajo y los negocios de la vida, el juego de palabras que utiliza Allen para referirse a la delgada, e inexistente, línea roja entre lo personal y lo profesional. Allen continúa dejando claro que, para poder hacer que las cosas sucedan, necesitamos una herramienta que nos ayude a realizar un proceso de transformación y mejora personal, algo que va mucho más allá de la productividad personal. Aunque la mayoría de la gente busca respuestas para triunfar en esta aventura, la realidad es que no son las respuestas, es la confianza, en ti y en la calidad de tu compromiso, lo que realmente importa de cara a los resultados.

Después de quince años, GTD ha demostrado ser mucho más que una moda y se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal. ¿Cuáles han sido las claves? Descubrimos, por ejemplo, por qué GTD gusta tanto a los geeks y entendimos también por qué fallan los sistemas de productividad personal. Uno de los principales factores de éxito de GTD es que el planteamiento que hace es radicalmente distinto del de sus predecesores. En GTD, su potencia es su diseño, la forma en que se engarzan e interrelacionan sus distintos elementos. Y no nos engañemos, otra de las razones fundamentales por las que la llegada de GTD ha supuesto decir adiós para siempre a los cursos de «gestión del tiempo» es porque, a diferencia de estos, ofrece una solución innovadora a un problema creciente.

Seguimos adentrándonos en «Haz que funcione» aprendiendo un poco más sobre qué causa el estrés y cómo evitarlo y también nos planteamos si productivo naces o te haces, porque es importante saber qué está en tu mano conseguir y qué no. Vimos también que, más allá de las herramientas, los trucos y los consejos, GTD es, ante todo, un método y una filosofía, a la vez que un modelo actual y con estilo.

El libro continúa haciendo un breve repaso a cómo dominar el flujo de trabajo con GTD y a cómo planificar de forma natural con GTD, a la vez que nos recuerda que necesitas perspectiva para pensar con sentido y que la productividad personal es cuestión de enfoque, temas ya tratados en «Organízate con eficacia» y sobre los que Allen añade matices y aclaraciones en este libro.

Antes de profundizar en los detalles del método, Allen dedica un tiempo a explicar las bases mentales de GTD y deja muy claro que, en el trabajo del conocimiento, productividad es gestión de la atención. El poder de la productividad personal es que te permite liberar espacio en tu mente para pensar con claridad mientras que la lógica de la productividad personal con gtd nos dice que, al igual que la felicidad, la productividad viene de la mano del «estar a lo que estás». Lo que se interpone entre tu productividad personal y la paradoja del estrés es el control, ya que controlar bien las cosas reduce el estrés pero controlar mal las cosas genera más estrés.

A menudo se cae en el error de creer que lo más simple es siempre lo mejor, lo que suele conducir a la simpleza. GTD está diseñado sabiendo que necesitamos una simplicidad compleja para tiempos líquidos y por ello propone el uso de múltiples listas, algo que genera un rechazo inicial a una parte importante de las personas que se acercan a esta metodología. ¿Pero por qué? Si tu lista única te inspira tan poca confianza y te resulta tan poco útil, ¿qué pasaría si usaras todas las listas necesarias?. Gracias a la infraestructura que proporciona, GTD aumenta tu productividad completando tus pensamientos y posibilitando que centres tu atención en lo importante. Por otra parte, la perspectiva es tu recurso más valioso, porque te permite pasar de la reactividad a la proactividad.

Si quieres sacar el máximo partido a tus capacidades, amplía tu mente y olvida la complejidad. Es muy fácil aunque, para conseguirlo, tu productividad personal necesita control y perspectiva. Por otra parte, el método más simple de productividad personal es el que te permite gestionar tu día a día de forma integral, ofreciéndote un mapa de ruta para la vida y el trabajo. Estamos redefiniendo el trabajo en la era del conocimiento, una era en la que conceptos como «jornada laboral» ha dejado de tener sentido, tal y como veíamos en el post GTD y el engaño de la conciliación. Lo que sí tiene sentido es tener en equilibrio las distintas áreas de tu vida y el equilibrio es algo que hay que trabajar desde dentro. Para ello, es muy importante conocer y tener claros los fundamentos de la autogestión en GTD, para lo que puede sernos útil la matriz de autogestión en GTD, que te dirá cómo te definen tu control y tu perspectiva.

En los próximos dos posts de esta trilogía veremos más sobre estos dos conceptos esenciales de la metodología GTD: el control y la perspectiva. ¡No te los pierdas!

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