Cómo evitar que viajar arruine tu GTD

Me comentaba hace unos días David Barreda que los viajes largos son «demoledores» para las rutinas productivas, y que le resultaba muy complicado mantenerlas en esas circunstancias tan poco habituales, en las que puedes estar muchos días fuera de casa, con horarios diferentes y en contextos nuevos y cambiantes.

¿Cuál es la consecuencia de los viajes para un sistema GTD®? En mi caso, durante mucho tiempo, cada viaje daba lugar a una crisis grave, que en ocasiones se traducía incluso en una completa «caída» del sistema. Si tuviera que identificar la principal causa externa de mis caídas de GTD® durante el proceso de aprendizaje, serían sin duda los viajes.

Al natural cansancio y a la acumulación de asuntos atrasados, a los usuarios «jóvenes» de GTD® (jóvenes en cuanto a años de uso de la metodología, no jóvenes de edad) se les suele sumar una desagradable sensación de «pérdida de control», combinada con la tristeza y frustración de haberse «caído» (o casi), y con muchas dudas sobre si el sistema llegará a ser «sostenible» alguna vez bajo ese ritmo de cambio o si, por el contrario, sólo puede mantenerse estable en «circunstancias normales».

Llegados a este punto, tengo dos buenas noticias para ti. La primera es que tu sistema puede llegar a ser perfectamente sostenible bajo las condiciones más extremas y la segunda es que, de hecho, está diseñado a prueba de caídas.

GTD® es una metodología con los pies en el suelo. Esto significa, por una parte, que su planteamiento es realista y, por consiguiente, da por descontado que caerse es lo habitual. Precisamente por este motivo, lo que nos dice es que, en lugar de obsesionarnos con evitar caernos, aprendamos a reconocer con rapidez cuándo nos hemos «caído» para poder «levantarnos» rápidamente de nuevo.

Por otra parte, GTD® es un camino más que un destino. De hecho, GTD® es a la vez un método y una filosofía, lo que significa – entre otras cosas – que nunca se termina de aprender y perfeccionar y que cada caída hay que interpretarla en términos de un nuevo aprendizaje.

Mi mayor aprendizaje personal, después de tropezar múltiples veces en las mismas piedras, fue entender que los hábitos deben adaptarse a la realidad en lugar de a nuestra voluntad. Esto es justo lo contrario de lo que intentan casi todas las personas cuando comienzan a usar la metodología, y yo el primero.

Lo que quiero decir con esta afirmación es que, cuando estoy de viaje, por ejemplo, yo puedo «querer» aplicar los mismo hábitos que cuando no lo estoy. Pero tengo que tener claro que eso es únicamente un deseo mío y que para nada es una necesidad del sistema. El que a mí me pueda resultar más cómodo mantener una única rutina que mantener dos rutinas distintas, una para cuando estoy «en circunstancias normales» y otra para cuando estoy «de viaje», no significa que las cosas tengan que ser necesariamente así.

De hecho, una buena manera de evitar que viajar arruine tu GTD es mantener dos rutinas, una para cuando tu vida transcurre en «circunstancias normales» y otra para cuando estás «de viaje». Eso sí, es muy importante mantener las dos rutinas sin mezclar, ya que los hábitos son en gran medida comportamientos contextuales, es decir, que el entorno actúa como refuerzo y disparador de los mismos, a modo de lo que en PNL se conoce como «anclaje». Esto significa que tan pronto abandonas las «circunstancias normales» debes «activar» los hábitos asociados a «de viaje» y, del mismo modo, tan pronto regresas del viaje, debes «activar» los hábitos asociados a las «circunstancias normales». Y aquí es donde suele residir el principal obstáculo porque, para que esto funcione, la transición entre ambos estados tiene que ser una «transición gestionada».

Los hábitos «de viaje» van a ser lógicamente diferentes de los de las «circunstancias normales» y por diferentes me refiero a un «subconjunto básico de supervivencia» de hábitos, es decir, a menos hábitos de los que habría en «circunstancias normales». En buena lógica, esa reducción temporal de determinados hábitos va a ir generando un «déficit de fiabilidad» en el sistema – mayor cuanto mayor sea la duración del viaje – que será necesario saldar antes de poder retomar los hábitos de las «circunstancias normales». Por eso digo que hay que hacer una «transición gestionada», ya que el saldo del «déficit de fiabilidad» no ocurre por sí solo.

Comparto a modo de ejemplo cómo afecta que yo esté de viaje a mis hábitos asociados a los Cinco Pasos de GTD® y cómo lo gestiono.

  • Por ejemplo, Capturar es un hábito que permanece inalterado. Esto me asegura que todo lo que llama mi atención y tiene un valor potencial para mí sigue yendo a parar a contenedores de confianza sobre los que ya haré lo que tenga que hacer en su momento.
  • Aclarar y Organizar son dos hábitos que sí modifico sustancialmente cuando viajo. En concreto, me limito a hacer un «aclarado de emergencia» de mi bandeja de entrada de email y de las llamadas perdidas del móvil, a la vez que únicamente utilizo las opciones Eliminar, Hacer y, parcialmente, Delegar. Digo «parcialmente» porque delego pero dejando sin organizar lo delegado. Todo lo demás, es decir, lo que corresponde a Archivar, Aplazar o Incubar, así como la organización de lo Delegado, va a parar a una carpeta temporal, «desapareciendo» de la bandeja de entrada por el momento, pero «pendiente de Aclarar en condiciones» más adelante. Este «aclarado de emergencia» me permite saber qué son las cosas que han llegado a mi bandeja de entrada, detectar las que requieren acción inmediata (asumir que casi nada requiere acción inmediata me llevo varios años de duro trabajo con mis creencias), ejecutar esas acciones críticas y mantener en todo momento la sensación de control.
  • Reflexionar también se ve parcialmente afectado. Cuando estoy «de viaje» no hago revisiones «a fondo» del sistema. También es cierto que mis ausencias rara vez llegan a una semana. Si habitualmente fueran de mayor duración, sí que haría una revisión semanal «de mínimos». Por su parte, la revisión diaria prácticamente no se ve afectada. Cuando viajo, la mayor parte del tiempo transcurre en acciones del Calendario, y eso es lo que reviso más a menudo. También reviso las cosas delegadas, en función de lo que puedo y necesito. En cuanto a las siguientes acciones, el tiempo que me queda para ellas suele ser mínimo, por lo que normalmente no tengo opción de revisarlas.
  • Por último, Ejecutar es otro hábito que permanece inalterado, con el único matiz de que la proporción de elementos de Calendario que «ejecuto» cuando estoy «de viaje» es notablemente superior a la que existe en «circunstancias normales».

El paso clave es la «transición gestionada» que tiene lugar al regresar del viaje. El «déficit de fiabilidad» acumulado durante la ausencia exige una compensación, una puesta al día. Por eso, lo primero que hay que hacer tras un viaje es una revisión a fondo de todo el sistema, algo más profundo y concienzudo incluso que una revisión semanal «normal». Esto es mucho más fácil decirlo que hacerlo, porque después de una temporada fuera lo normal es que se acumulen los temas que requieren respuesta urgente y eso nos va a poner en una situación mental y emocional en la que va a resultar muy difícil hacer lo correcto.

En mi caso concreto, a mí me vino muy bien interiorizar que, en realidad, mi viaje se podría haber retrasado algunas horas y que eso no habría cambiado mucho nada las cosas. El hecho de que estuviera allí unas horas antes o después era circunstancial y, por tanto, el mundo no se iba a parar porque yo dedicara un par de horas a poner al día mi sistema. De todos modos, te puedo asegurar que llegar a la oficina después de una semana fuera y, con toda la sangre fría del mundo, ponerte a hacer una revisión a fondo de tu sistema GTD® es algo que me costó horrores en remordimientos y años de intentos hasta conseguir hacerlo de manera habitual.

Eso sí, una vez conseguido, la diferencia con la situación anterior era tan espectacular que nunca más he vuelto a tener dudas sobre qué es lo que tengo que hacer después de un viaje. Espero que tú también lo pruebes, veas que puedes hacerlo y que, además, funciona a la perfección. Descubrirás que tu sistema GTD® puede resistir «lo que le eches», siempre que desarrolles el hábito de volver a ponerlo «a punto» cada vez que se vea afectado por un «déficit de fiabilidad».

Va por ti, David 😉

GTD: Todo «Haz que funcione» en tres posts (III)

Este es el tercer y último post de la trilogía sobre el libro «Haz que funcione», de David Allen, que comencé hace unas semanas. Los otros dos posts los tienes aquí y aquí.

El último día vimos los tres primeros pasos de los cinco que propone Allen para obtener sensación de «control» con GTD. Los otros dos pasos forman parte tanto del control como de la perspectiva, que es sobre lo que trata el resto del libro, y por eso lo dejamos para este último post, ya que de perspectiva es de lo que vamos a hablar hoy.

Como Allen no lo hace en su libro, lo primero que hicimos fue explicar la triple función de la revisión en GTD. Esto es fundamental para entender bien la parte de perspectiva de la metodología y también para entender bien qué significa revisar como cuarto paso, ya que cada tipo de revisión sirve para una cosa distinta.

Por ejemplo, hay un «revisar para decidir qué hacer». Al final, productividad personal es compromiso personal, y eso significa que, antes de hacer – que es el quinto paso – hay que revisar todas las opciones disponibles en cada momento para decidir cuál nos comprometemos a hacer primero. Por eso, la perspectiva comienza en el siguiente paso.

Hacer después de elegir, siendo conscientes de qué otras opciones podríamos haber elegido en su lugar, es lo que nos permite sentirnos bien en todo momento con lo que no estamos haciendo. La otra forma de decidir qué hacer, que consiste en decidir en caliente, según vamos procesando, es mucho más ineficiente y conlleva además un alto riesgo de que fracasemos en nuestro intento de procesar las bandejas de entrada. Por esta razón, y aunque David Allen lo recomienda, yo prefiero alertar sobre los muchos peligros y las pocas ventajas de la arriesgada regla de los dos minutos.

Por otro lado, gran parte de las decisiones que tomamos a diario son intuitivas. Para que esto sea posible, nuestra intuición debe hacer un trabajo previo, integrando los factores de compromiso, un proceso que se produce de forma natural cuando revisas regularmente lo que es importante y tiene sentido para ti.

Al estudiar el contexto como factor clave para decidir con enfoque, descubrimos el poder de aplicar criterios objetivos de selección a la hora de elegir qué acción concreta realizar de entre todas las opciones posibles. Por otra parte, y aunque sea con diferencia la forma más eficaz de hacerlo, a veces no se puede, o no tiene sentido, elegir desde un contexto. En realidad, todo depende de cómo de claro tengas cuál de los tres tipos de trabajo elegir en cada momento.

El reto de las prioridades consiste en distinguir entre el impulso sin sentido y la decisión orientada a un resultado. La mayoría de nuestros problemas de hoy son fruto de haber definido mal nuestras «prioridades» ayer, porque en realidad las prioridades están en tu lado oscuro, como bien nos cuenta Paz Garde en su blog.

Por otra parte, recuerda que lo que no se revisa, no es fiable. Esta es la razón por la que, para mantener el control necesitas perspectiva, lo que a su vez guarda relación con el segundo tipo de revisión que aparece implícito en la metodología: «revisar para mantener la fiabilidad del sistema».

El modelo de seis niveles de enfoque que propone David Allen para trabajar la perspectiva deja mucho que desear en mi opinión, porque encierra muchos matices que Allen no aclara y, además, porque mezcla los tres tipos de revisión como si de un único tipo se tratara, lo que ayuda poco a la comprensión. Pero casi todo tiene solución y esto también. Eso sí, para poder ir entendiendo la perspectiva en gtd, vamos a necesitar irlos revisando uno a uno para aprender un poco más sobre ellos.

El primero de los niveles que plantea Allen es el de las siguientes acciones. Esta perspectiva se corresponde con el primer tipo de revisión que comentábamos: «revisar para decidir qué hacer».

El segundo de los niveles es el de los proyectos. Esta perspectiva se corresponde con el segundo tipo de revisión del que hablábamos: «revisar para mantener la fiabilidad del sistema».

El tercer nivel es el que Allen llama las áreas de enfoque y responsabilidad y yo prefiero llamar «áreas de atención». Esta nivel guarda relación con el tercer tipo de revisión, que consiste en «revisar para ganar perspectiva» propiamente dicho. En este caso concreto, la perspectiva es una perspectiva global más que temporal, en la medida que sirve para equilibrar las distintas áreas de nuestra vida a las que prestamos atención.

El cuarto nivel es el de las metas y objetivos y sirve para lograr objetivos a largo plazo. Este nivel también guarda relación con «revisar para ganar perspectiva» pero el tipo de perspectiva es distinto del anterior, ya que este caso se trata de una perspectiva temporal.

El quinto nivel es el de la visión y sirve para motivarnos y reforzar nuestra proactividad. Al igual que el anterior, este nivel guarda relación con «revisar para ganar perspectiva», en este caso una perspectiva temporal a muy largo plazo.

El sexto y último nivel es el propósito y principios y, aunque también está relacionado con «revisar para ganar perspectiva», su principal utilidad es ayudarte a tomar decisiones de alcance de una forma coherente y alineada con tu forma de entender la vida, es decir, te da perspectiva para decidir con sentido.

Para hacer que todo funcione en el mundo real es importante tener un par de cosas claras. Por una parte, que la productividad personal es una decisión de vida, es decir, que ser una persona productiva es el resultado de una decisión acompañada de un compromiso, como también lo es ser una persona improductiva. Y por otra parte, que esto va de cambio personal, aunque sea más cómodo echar la culpa al resto del mundo en lugar de aceptar que la solución está en nuestra mano.

Para finalizar, y una vez completado el modelo de seis niveles de perspectiva, en los restantes posts vimos cómo construir un sistema GTD, cómo arrancar tu sistema GTD y, por último, cómo usar bien y mantener tu sistema GTD, que ponía fin a esta serie sobre el que, hasta hace tan solo unos días, era el último libro publicado en español por David Allen.

Y llega así el momento de despedirme de esta serie y también de este tipo de posts dedicados a divulgar, explicar y comentar la obra de David Allen en español. Han sido casi 200 posts en casi 8 años y me siento satisfecho con el resultado. Espero que a ti te hayan resultado tan útiles y entretenidos de leer como me ha resultado a mí escribirlos. Gracias por seguir ahí y formar parte de esta gran comunidad que es Óptima Infinito.

GTD: Todo «Haz que funcione» en tres posts (II)

Decíamos en el primer post de esta trilogía que empecé la semana pasada sobre el libro «Haz que funcione», de David Allen, que hoy nos adentraríamos en la parte del «control» en GTD. Vamos a ello.

El control es el «antídoto» contra el estrés, ya que lo contrario de la sensación «me va a explotar algo y no sé qué es, ni dónde ni cuándo va a explotar» es la sensación de «lo tengo todo controlado».

La clave para tener control y ser más eficiente es aprender a hacer un mejor uso de tu atención y uno de los primeros pasos para ello es saber gestionar de forma adecuada las interrupciones. Como dice el propio Allen, «no existen interrupciones, solo inputs mal gestionados». Por eso, antes de nada, tienes que aprender a prestar atención a lo que roba tu atención, algo completamente distinto de «apuntar tareas». La forma más efectiva de reeducar tu atención es desarrollar el hábito de capturar, el primer paso para obtener el control.

Si quieres vivir sin estrés, todo empieza barriendo la mente, para lo cual tendrás que recopilar, sin filtros y con perspectiva, todo lo que vaya apareciendo en tu radar. Recuerda que lo que capturas o recopilas son solo «cosas» en lugar de «tareas». Cuando vayas a empezar a desarrollar el hábito de capturar, también puedes probar la lluvia de ideas como herramienta de recopilación, así como otros trucos para recopilar en GTD, por ejemplo «hacer limpieza».

A lo largo de esta serie hemos aprendido muchas cosas sobre el hábito de recopilar y capturar, así como las múltiples ventajas que este hábito ofrece. Por ejemplo, aprendimos a optimizar la atención en entornos colaborativos y también como capturar y vencer a las interrupciones. Conocimos algunas buenas prácticas para capturar y diversas herramientas para recopilar o capturar mejor, junto con los 5 factores clave para recopilar o capturar con éxito.

Una vez hayas desarrollado el hábito de sacar todo de tu cabeza, piensa sobre tus cosas, no en tus cosas ya que la efectividad consiste en preocuparte menos por lo que tienes que hacer y ocuparte más de lo que puedes hacer. Para lograrlo, necesitas primero aclarar para obtener el control y también debes dedicar tiempo a entender por qué necesitas descubrir el significado de las cosas cuando estás aprendiendo a tratar con las cosas.

La clave para tener una bandeja de entrada vacía es procesarla y procesar es hacerte preguntas. La pregunta es una herramienta potente que te permite saber qué son las cosas antes de comprometerte con ellas. Por eso, al procesar, el segundo de los cinco pasos para obtener control, lo primero es identificar con claridad tus compromisos, lo cual, una vez convertido en hábito, te va a permitir desarrollar un pensamiento centrado en resultados, que te liberará de la obsesión del «hacer por hacer» para poder dedicarte a «obtener resultados».

Continuamos nuestro viaje de exploración y aprendizaje viendo cómo procesar las cosas que no requieren acción y lo tremendamente efectivo que puede llegar a ser dejar para mañana lo que puedas no hacer hoy. Gracias a que descubrimos el poder de la lista «Esta Semana No», sabemos que incubar nos permite dejar de hacer algo ahora con la tranquilidad de que podremos revaluar la necesidad de hacerlo en un futuro. También vimos 3 diferencias clave entre el archivo y la incubadora, algo que con frecuencia se confunde, para finalizar este segundo paso de aclarar viendo qué significa procesar en GTD con un ejemplo práctico.

El tercer paso para obtener control es organizar pero antes de afrontar el reto productivo de organizarse dedicamos un momento a entender bien qué significa ser una persona organizada, algo aparentemente obvio pero sobre lo que mucha gente sigue teniendo ideas a menudo contrapuestas. Al organizarse con GTD, el significado lo define todo, por eso cada categoría organizativa de GTD tiene un porqué y un para qué. Las categorías organizativas en GTD son los resultados, las acciones, la agenda o calendario, las acciones prioritarias y las acciones delegadas. También vimos que personalizarlas es posible pero en general suele ser una mala idea ya que es fácil hacerlo mal.

Otras categorías organizativas que forman parte de GTD y que también vimos fueron las posibilidades, las acciones futuras, el material de apoyo, el material de referencia y la basura. Sí, sé que pueden parecer muchas pero en realidad son las mínimas necesarias para que la metodología funcione bien, así que evita la tentación de «tunear» el método porque en muchas ocasiones – y esta es una de ellas – simplificar resta productividad. En el caso de GTD, si eliminas alguna de las categorías organizativas, el sistema se queda «a medias» y un sistema «a medias» no es un sistema.

Una vez procesado y organizado el contenido de las bandejas de entrada, nos quedaría revisar y hacer. Estos dos pasos que nos faltan forman parte del control pero están tan estrechamente relacionados con la perspectiva que es difícil entenderlos sin entender primero qué es la perspectiva, así que vamos a dejarlos para el tercer y último post de esta trilogía. ¡No faltes!

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