Por qué es preferible Enfriar a Incubar

El trabajo no es establecer prioridades. Eso es fácil. Todo el mundo puede hacerlo. […] la dificultad es establecer «posterioridades» – Peter Drucker

Incubar es uno de los hábitos característicos de GTD® y, desgraciadamente, uno de los peor entendidos y menos aprovechados. La explicación que se hace de este hábito en los libros de GTD® tampoco ayuda demasiado a que las cosas sean de otra forma. De hecho, mi mala comprensión del mismo durante mucho tiempo fue la culpable indirecta de muchas de mis «caídas del carro» en el proceso de aprendizaje e interiorización de GTD®.

En Getting Things Done, Allen expone con claridad los significados del concepto Incubar, pero omite el detalle de que se incuban elementos de dos naturalezas distintas.

Allen menciona por primera vez el concepto Incubar al explicar cómo Aclarar los elementos que no requieren acción. En concreto, dice que una de las tres posibilidades que se plantean con los elementos de la bandeja de entrada que no requieren acción es incubarlos: «No action is needed now, but something might need to be done later (incubate)», es decir, «Ahora no es necesaria ninguna acción pero podría ser necesario hacer algo más adelante (incubar)». Observa que, en todo momento, la palabra que utiliza es «need», es decir, «necesitar».

Sin embargo, al igual que hace al poner ejemplos de los contextos, Allen genera confusión cuando, en las referencias posteriores a Incubar, sustituye la noción de «necesidad» por las de «utilidad, inspiración o deseo», en lugar de añadirlas. Digo confusión porque, a partir de aquí, Incubar deja de tener que ver con «necesitar» y pasa a tener que ver únicamente con «querer/desear». El ejemplo concreto: «Someday/Maybe: It can be useful and inspiring to maintain an ongoing list of things you might want to do at some point but not now», es decir, «Algún día/Tal vez: podría ser útil e inspirador mantener una lista permanente de cosas que podrías querer/desear hacer en algún momento pero no ahora». Esta afirmación se refuerza con los ejemplos que la acompañan: «CDs I might want, Videos to rent, Books to read, Wine to taste, Weekend trips to take, Things to do with the kids, Seminars to take». Si lo observas, ni una sola mención a cosas que puedes «necesitar» hacer.

Lo correcto habría sido especificar que Incubar tiene que ver con:

  1. Cosas que podrías «necesitar» hacer más adelante
  2. Cosas que podrías «querer/desear» hacer más adelante

Al no hacerlo, tiende a prevalecer la segunda explicación, por ser la última que aparece, la más detallada y la que lleva ejemplos.

Más allá de la confusión que pueda derivarse de la omisión de este importante detalle en los libros de GTD®, la causa principal por la que la gente usa mal las listas Algún día/Tal vez es que, en la forma en la que están planteadas en GTD®, incumplen el principio fundamental de la organización, ya que mezclan en un mismo sitio elementos con significados distintos.

Siendo riguroso, Allen habla siempre en plural al referirse a las listas Algún día/Tal vez, lo que en teoría permitiría organizar los distintos elementos incubados sin mezclarlos, pero como no explica en ningún momento que las cosas que se incuban pueden tener dos naturalezas distintas – y que por tanto tienen necesariamente que organizarse por separado – la confusión queda servida.

La falta de claridad a la hora de explicar esta herramienta de organización se traduce en que la mayoría de las personas opta por no usar las listas Algún día/Tal vez o las usa mal, es decir, únicamente para cosas «que podrían querer/desear hacer», con lo que Incubar pasa a convertirse en una especie de «cajón de sastre» para sueños imposibles y cosas que – muy probablemente – nunca se harán.

Evitar este desperdicio habría sido tan sencillo como proponer el uso de dos listas distintas y separadas para Incubar, conclusión a la que, por otra parte, hemos llegado con el tiempo muchos usuarios veteranos del método. Como ya he explicado en varias ocasiones, este es uno de los ejemplos evidentes de que, aunque a la mayoría de los usuarios novatos les parezca justo lo contrario, GTD roza en ocasiones la sobresimplificación.

Las consecuencias de todo lo anterior son más serias de lo que a primera vista puede parecer. Al no contar con un contenedor de organización específico para las cosas que «podrías necesitar hacer», esas cosas suelen terminar convirtiéndose en siguientes acciones, contribuyendo así a que el volumen de compromisos se vuelva inmanejable, con el consiguiente riesgo permanente de frustración y abandono del método. Evidentemente, en los cursos de formación GTD® oficial, todo esto lo explicamos en detalle para asegurar su correcta comprensión.

Como afirma Drucker, en un mundo en el que – por definición – hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, dejar cosas sin hacer es una necesidad imperativa. Por eso, OPTIMA3® propone estrategias y herramientas concretas para poderlo hacer de forma adecuada, manteniendo en todo momento la confianza y la sensación de control.

Por otra parte, el lenguaje crea realidades y, por este motivo, considero que la palabra «Incubar» es inadecuada para el hábito que queremos desarrollar, que no es otro que el hábito de «posteriorizar» de Drucker o el «enfriar el pensamiento» de Antonio José Masiá.

Incubar transmite la idea de un proceso en el que algo pasa necesariamente al final: nace un pollito, tienes la gripe, etc. Sin embargo, la idea que hay que transmitir es otra: que dejar para más adelante las cosas que no requieren acción puede ser la forma ideal de que nunca requieran acción. De hecho, muchas de las cosas innecesarias que se hacen en las organizaciones son resultado de esa manía absurda de hacerlo todo al momento de forma precipitada. Si se enfriaran las cosas un poco más, se dejarían de hacer un buen montón de cosas absolutamente inútiles.

Como se trata de reforzar la necesidad de pensar sobre hacer y de reducir la hiperactividad, en OPTIMA3® el hábito de Incubar no existe, como tampoco existen las listas Algún día/Tal vez. Lo que plantea OPTIMA3® es Enfriar, y lo hace de dos formas distintas. Por una parte, se enfrían cosas que no requieren acción ahora, pero podrían «necesitar» hacer algo al respecto más adelante y, por otra, se enfrían cosas que no requieren acción ahora, pero con las que podrías «querer/desear» hacer algo más adelante.

Las cosas que no requieren acción ahora, pero podrían «necesitar» que hicieras algo con ellas más adelante forman parte de la «vista» Esta Semana No, probablemente el elemento más conocido de la metodología OPTIMA3®. Las cosas de esta vista tienen que revisarse con la frecuencia adecuada. Esta vista forma parte de las «vistas básicas» que recomiendo y, por tanto, tiene que estar integrada en el sistema junto al resto de las vistas. En OPTIMA LAB, a la vista Esta Semana No la llamamos coloquialmente «la nevera».

Las cosas que no requieren acción ahora, pero podrías «querer/desear» hacer algo con ellas más adelante forman parte de El Tiempo Dirá, que puede incluir múltiples vistas o listas parciales. Las cosas de El Tiempo Dirá solo necesitan revisarse cuando tiene sentido. Por ejemplo, yo tengo una lista con «ideas para el blog» que únicamente reviso cuando quiero elegir un tema para escribir sobre él. El Tiempo Dirá forma parte de las «vistas opcionales» de OPTIMA3® y, por tanto, puede estar integrada en el sistema o puede mantenerse de forma independiente. Precisamente por eso, puede ser una vista o una lista (o listas), si se prefiere. En mi caso concreto, uso listas en Evernote para gestionar El Tiempo Dirá. Allí tengo varias libretas, cada una con varias notas, y cada nota es una lista con varios elementos.  En OPTIMA LAB, a la vista El Tiempo Dirá la llamamos coloquialmente «el congelador».

En resumen, enfriar los pensamientos es un hábito fundamental para cualquier profesional del conocimiento y OPTIMA3® proporciona la forma óptima de hacerlo. Porque lo cierto es que, además de todas esas cosas que podrías «querer/desear» hacer en un futuro, hay otras muchas cosas que podrías «necesitar» hacer más adelante y que no tienes por qué hacer ahora. Por eso, lo efectivo es mantener las cosas que podrían «necesitar» acción más adelante en un contenedor específico sobre el que poder reevaluar la situación con la frecuencia adecuada, sabiendo además que habrá un porcentaje de ellas que te librarás de hacer.

Te estoy hablando de un hábito tan sencillo como desconocido y potente. En mi caso, marcó la diferencia entre «caerme del carro» cada dos por tres a conseguir estabilizar el sistema y dejar de «caerme» de una vez. Así que, en serio, si de verdad quieres mejorar tu efectividad, empieza ya a Enfriar.

Cómo Usar y Mantener Bien tu Sistema GTD

El único sentido de contar con un sistema GTD es usarlo. Si no, ¿para qué lo quieres? En ocasiones, la propia construcción y arranque del sistema puede acabar convirtiéndose en una excusa para la procrastinación. Esto se debe a que «usar» el sistema requiere un cierto esfuerzo, sobre todo al principio, ya que aún no se han desarrollado los hábitos. Por eso es muy importante tener claro, desde el primer momento, que el sistema está a tu servicio y no al revés. Si de repente te descubres «trabajando para el sistema» sin que «tu sistema trabaje para ti», algo estás haciendo mal.

Uno de los errores más comunes entre las personas que se acercan a GTD es usarlo como usaban su sistema previo a GTD que, en general, es la tradicional lista de tareas. Si alguna vez la has usado, sabrás que la lista de tareas es, más que nada, una especie de «red de seguridad» que te da algo de confianza a la hora de evitar que se te pasen por alto cosas importantes. Pero, salvo contadas excepciones, el uso de la lista de tareas deja mucho que desear. Un uso correcto de esta lista supondría incorporar en ella todo lo que va apareciendo, ir eliminando lo ya completado o lo que ya no hay que hacer y, sobre todo, revisarla antes de hacer, a fin de asegurarnos de que hemos elegido bien a qué dedicarnos. ¿A cuánta gente conoces que use así su lista de tareas?

Lo diré claro. Para que GTD funcione hay que revisar el sistema con frecuencia. Si no, olvídate. Luego no vengas diciendo que GTD no es para ti, o que es muy rígido o que no se adapta a tus necesidades, porque te estarás engañando. GTD te ayuda a construir y mantener una «mente extendida» fuera de tu cabeza. Mientras esa «mente extendida» es fiable, funciona. En el momento que deja de ser fiable, deja de funcionar. Y su fiabilidad depende de la frecuencia con que la revises y de lo bien o mal que lo hagas.

Usar bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de usar bien tu sistema GTD, nos referimos a:

  • Capturar todo lo que llame tu atención en alguna de tus bandejas de entrada.
  • Procesar, es decir, vacíar, pensando y tomando decisiones sobre su contenido, todas las bandejas de entrada con regularidad. En la práctica, esto significa que algunas bandejas las procesarás una vez a la semana y otras varias veces al día. Las bandejas hay que procesarlas cuando comienzan a generarse sensación de «falta de control» sobre su contenido.
  • Organizar lo procesado siguiendo las indicaciones del método. Deja de clasificar, uno de los hábitos más improductivos que existen. Clasificar solo sirve para el archivo. Para todo lo demás, organiza. Se clasifica por categorías y se organiza por significado. Cuando metes todo lo de tu jefe en una carpeta «jefe», solo estás clasificando, ya que entre lo que te envía tu jefe habrá cosas con significados distintos. Clasificar es distribuir incertidumbre. Organizar es poner juntas – sin mezclar – cosas que comparten un significado: basura, información, cosas que tienen que hacer otros, posibilidades, resultados que tengo que lograr yo, acciones que tengo que realizar yo… Un ejemplo: Si tienes que llamar a un cliente y a la guardería de tu hijo, clasificar sería poner la llamada del cliente en «oficina» y la de la guardería en «casa». Esto es un error. Como ambas son acciones que tienes que realizar tú con un teléfono, ambas deberían ir a parar a tu contexto @teléfono al organizarlas. Y si no, las estás organizando mal.
  • Revisar antes de hacer. El motivo por el que existen los contextos es para que los uses. A diferencia de las categorías, que no sirven para nada, los contextos – bien usados – sirven para que que solo te plantees como opciones aquellas que tiene sentido hacer en un momento dado. Antes de hacer nada, revisa tus contextos y elige qué vas a hacer de lo que hay en ellos. Si sigues eligiendo «de cabeza» o «lo último que ha llegado», estás usando mal GTD.

Mantener bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de mantener bien tu sistema GTD, nos referimos a hacer una revisión completa de todo tu sistema una vez a la semana, entendiendo por «una vez a la semana» que lo hagas con regularidad, sea cada siete, cada ocho o cada seis días. Hazlo como quieras pero que sea algo regular.

«Hacer una revisión completa» es distinto de «echar un vistazo» y va mucho más allá. Se trata de que, con regularidad, proceses al menos una vez a la semana todas tus bandejas de entrada, revises y actualices el contenido de todas tus listas, añadiendo, tachando o cambiando lo que proceda. La revisión semanal es también el momento en que debes replantearte tus compromisos. Por una parte, si algo lleva tiempo en un contexto y sigues sin hacerlo, probablemente se trate de un «proyecto» que se te «coló» como acción o de algo que en realidad es menos importante de lo que quieres creer y que, por consiguiente, deberías estar incubando, seguramente en la lista «esta semana no».

La revisión semanal es el momento clave en la gestión de tus proyectos que – recuerda – son todos los resultados que quieres alcanzar y que requieren más de una única acción. Es durante la revisión semanal cuando te aseguras de que todos tus proyectos tengan al menos una siguiente acción en algún sitio (agenda o calendario, lista a la espera o algún contexto).

Conclusión

Son muchas las personas que, una vez procesadas y organizadas sus bandejas, creen que ya «tienen montado GTD». Esto es una verdad a medias. Lo cierto es que la aventura comienza ahora. Si tus listas están de adorno, tu GTD está de adorno. La utilidad de tu sistema GTD vendrá definida por cuánto cambies tu vieja forma de trabajar. Si sigues todo el día en «modo bombero», en lugar de capturar los «supuestos incendios» y seguir trabajando en tus contextos, GTD te servirá de poco o nada.

«Usar» tu sistema GTD consiste en dejar de trabajar de manera descontrolada, es decir, a medida que surgen los temas, y pasar a trabajar de manera controlada, es decir, pensando antes de hacer y eligiendo en cada momento la mejor opción en función del contexto.

«Mantener» tu sistema GTD consiste en hacer una revisión a fondo del mismo con regularidad para asegurarte de que sigue «completo» y está «actualizado». Recuerda que lo que no se revisa, no es fiable.

Y «usar» bien y «mantener» bien tu sistema GTD es lo que te permite estar en condiciones óptimas para lograr los resultados que deseas y poder hacerlo con la máxima efectividad y sin estrés.

Categorías Organizativas en GTD: Posibilidades

Incubar intensa y regularmente es un hábito indispensable si realmente quieres ser una persona productiva. El motivo es que cuesta mucho menos decidir qué hacer que decidir qué no hacer o, al menos, que decidir qué no hacer de forma inmediata. Incubar es el hábito que te pone fácil diferenciar lo que hay que hacer ya, lo antes posible, de lo que podrías hacer más adelante, sin consecuencias indeseables, y de lo que incluso podrías llegar a no tener que hacer nunca. Las personas productivas saben que tienen que intentar, por sistema, dejar para mañana todo lo que puedan no hacer hoy.

La “incubadora” es una de las herramientas de organización más potentes de toda la metodología GTD. Por eso, cuanto más trabajo tengas, más crítico es que seas capaz de aprovechar al máximo el potencial que te ofrece esta herramienta. Porque, como dice Peter Drucker, “el trabajo no es establecer prioridades. Eso es fácil. Todo el mundo puede hacerlo. […] la dificultad es establecer “posterioridades”, es decir, decidir qué no hacer“. La importancia de la “incubadora” como categoría organizativa reside en que te permite distinguir y separar con claridad lo que necesita acción de forma inmediata de lo que no necesita acción de forma inmediata.

Las cosas que no necesitan acción de forma inmediata son, por definición, posibilidades. Son posibilidades porque, por ahora, lo único que sabes de ellas es que no requieren acción inmediata. En el futuro, es posible que la requieran y es igualmente posible que no la requieran. Lo único que haces al “incubar” es diferir la toma de decisiones para un momento posterior.

“Incubar” es decidir no decidir “ahora” sino decidir “más adelante”. Parte de lo que incubes nunca llegará a hacerse, bien porque se haya resuelto solo, bien porque se haya “auto-priorizado a la baja” ante la aparición de otras prioridades superiores, bien porque no encuentres la necesidad o las ganas de comprometerte a hacerlo. Lo importante es que, al incubarlo, te has asegurado de prestar atención a lo que realmente requería atención en ese momento, es decir, a las próximas acciones que están en la Agenda o Calendario y en Acciones Prioritarias.

La clave para poder incubar bien es procesar bien y revisar de forma habitual y sistemática. Procesar bien significa decidir con rigor si algo realmente necesita acción inmediata o no. La pregunta ¿qué es lo peor que puede ocurrir si no haces nada de inmediato con ello? te puede ayudar a aclararlo. La segunda parte es revisar. Si no revisas tu incubadora regularmente y en detalle, no la utilizarás o la utilizarás muy por debajo de sus posibilidades.

El principal reto que plantea la revisión de la incubadora, además del reto que ya de por sí supone la adquisición de cualquier nuevo hábito, es el volumen de elementos que puede llegar a haber en ella. Por su naturaleza, la incubadora es una herramienta fantástica para liberar tu creatividad. Es su parte menos positiva, eso da lugar a que el volumen de elementos “en incubación” crezca mucho y, por lo general, de manera muy rápida.

La mayoría de los usuarios “veteranos” de GTD que conozco han experimentado con distintas alternativas de organización de esta categoría que permitieran llevar a cabo la labor de revisión de forma eficaz y, sobre todo, sostenible. En mi caso, después de varios intentos infructuosos, como fue el uso de una lista “tal vez nunca“, o la posterior incorporación de dos nuevas listas – “tal vez pronto” y “tal vez más adelante” – di finalmente con la solución que uso desde hace años y con la que, por ahora, estoy realmente satisfecho: la lista “Esta semana no“.

Lo hagas como lo hagas, debes tener en cuenta dos cosas de cara a gestionar de forma efectiva la categoría organizativa “Posibilidades” en GTD:

  1. Hay que revisarla con regularidad para que sirva de algo
  2. El elevado volumen de elementos que contiene es todo un desafío a la hora de revisarla

Hay personas que consideran innecesaria esta categoría organizativa pero yo la considero indispensable. Las cosas rara vez son blancas o negras, es decir, requieren acción inmediata o no requieren acción alguna. Cada vez más nos movemos en escalas de grises y lo que no requiere acción hoy puede requerirla mañana o viceversa. Por eso, como bien dice David Allen, “tener un sistema personal bien engrasado y refinado que pueda capturar y recordar tareas con niveles de significado diferentes se convertirá paulatinamente en un elemento básico para mantener el equilibrio y el control en un mundo cada vez más ambiguo y complejo.”

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