Cómo Arrancar tu Sistema GTD

Ahora que ya sabemos cómo construir un sistema GTD, el siguiente paso es aprender cómo «arrancarlo». Pero, ¿qué significa realmente «arrancar» un sistema GTD? Muy sencillo. Un fallo bastante común en la mayoría de los métodos  de efectividad personal es dar por supuesto que el paso del caos al nirvana productivo es algo parecido a un chasquear de dedos. La realidad, por desgracia, es muy diferente.

Si quieres hacerlo con un mínimo de garantías, mi experiencia es que, antes de empezar con cualquier sistema de efectividad personal, necesitas hacer «borrón y cuenta nueva». ¿En qué se traduce eso en nuestro caso concreto? Pues en que conviene «trazar una raya» entre tu «antes de GTD» y tu «después de GTD». Eso implica, entre otras cosas, abandonar la idea – si la tenías – de «migrar» todo tu pasado a tu nueva realidad. Por ejemplo, si en tu buzón de email hay cientos de mensajes antiguos, probablemente sea una pérdida de tiempo procesarlos todos. Lo inteligente es marcarte un límite que tenga sentido para ti – puede ser una semana o pueden ser tres, da igual – y todo lo anterior a ese límite meterlo en una carpeta que se llame «pre-GTD».

Pero vamos a lo que íbamos, que es cómo arrancar GTD. El primer paso de todos es asegurarte de contar con las condiciones adecuadas para ello. Te vas a embarcar en una aventura no exenta de riesgos. Vas a dedicar horas a pensar y a tomar decisiones, así que lo primero que necesitas es tener la seguridad de que:

  • Tu sistema está ya preparado y cuentas con todo lo necesario: bandejas de entrada, archivo, gestor de fechas y gestor de listas.
  • Cuentas con el tiempo necesario: de entrada plantéate que arrancar GTD te va a llevar fácilmente un par de días completos e ininterrumpidos.
  • Cuentas con la energía necesaria: vas a necesitar tus «pilas» completamente cargadas, así que haz todo lo posible por descansar debidamente antes de empezar.

Una vez que cumplas todos los requisitos anteriores, ya puedes comenzar.

Procesa o aclara todas tus bandejas de entrada

Arrancar tu sistema GTD conlleva procesar o aclarar todas tus bandejas de entrada, que seguramente son más de las que inicialmente puedas creer. Cualquier sitio en el que haya algo con una decisión pendiente, es una bandeja de entrada: bolsos, bolsillos, guanteras, estanterías, altillos, lectores de RSS, listas de llamadas perdidas, mesas y escritorios, buzones de email… Hay que vaciarlas todas, pensando y tomando decisiones sobre su contenido.

Parte de este ejercicio consiste en procesar o aclarar también todo lo que a día de hoy llevas en tu cabeza. Para ello, antes necesitas hacer lo que Allen llama un «barrido mental», es decir, sacar todo eso de tu cabeza y dejarlo en una bandeja de entrada, que bien puede ser unas cuantas hojas de papel. Si lo haces bien, te aseguro que el barrido mental se traducirá en un buen montón de cosas, muy superior a lo que puedas imaginarte.

Organiza todo lo procesado o aclarado

Si procesas o aclaras bien, al final habrás:

  • Tirado a la basura cantidades ingentes de cosas. Si no, es que has procesado o aclarado mal. Seguro.
  • Archivado buena parte de lo que había en tus bandejas de entrada.
  • Incubado otro volumen ingente de posibilidades y oportunidades. Si tu «incubadora» no está a rebosar después de arrancar tu sistema, también es un indicador seguro de que has procesado o aclarado mal, sobre-comprometiéndote. Si este es el caso, dale una vuelta a tus siguientes acciones y asegúrate de que es completamente imposible dejarlas sin hacer durante unos días. Si existe la menor posibilidad de hacer alguna de ellas la semana que viene, ¡incúbala!
  • Delegado muchas acciones (recuerda que «delegar» en GTD significa única y exclusivamente que «lo hace otra persona»), registrándolas en tu «lista a la espera» para poder hacer seguimiento de ellas y que vuelvan a ti cuando deben.
  • Hecho algunas cosas, cuantas menos mejor. Si has hecho muchas cosas, es que has procesado y aclarado mal porque te has dedicado a «hacer» en lugar de a «pensar y decidir».
  • Aplazado lo que tienes que hacer, identificando proyectos y siguientes acciones, para poder hacerlas lo antes posible.

Y ahora, disfruta

Si has vaciado todas tus bandejas de entrada, incluyendo la que llenaste durante el barrido mental, y has organizado correctamente todo su contenido en los contenedores adecuados, es seguro que estarás experimentando una sensación de profunda satisfacción. ¡Por supuesto! Haber llegado hasta aquí tiene un mérito enorme y dice mucho bueno de ti.

Ahora, lo importante es disfrutar de ese nivel de tranquilidad que has conseguido y, sobre todo, mantenerlo. La clave para mantener la fiabilidad de cualquier sistema se llama revisión. Cuando una cosa que puede fallar no se revisa con la frecuencia necesaria, dejas de fiarte de ella.

Revisar para mantener el control significa dos cosas. Por una parte, que vas a revisar antes de hacer. Piénsalo un momento. ¿Qué sentido tiene organizar todo en tus listas si luego sigues decidiendo qué hacer «de cabeza», sin consultarlas? Por otra parte, revisar todo tu sistema regularmente para mantenerlo fiable. La revisión semanal es un concepto. Puedes revisar todas tus listas cada semana, o cada seis días o cada ocho. Lo importante no es que sea semanal sino que la hagas regularmente, sin «saltarte» ninguna.

Y si quieres aún más…

El control es el camino de entrada a la efectividad personal. Pero cuando lleves un tiempo disfrutando del control, querrás más. Dominar todo lo que va llegando a tus bandejas de entrada dejará de ser un reto y empezarás a plantearte como posibilidades reales opciones que a día de hoy solo consideras sueños. Cuando ocurra, significará que ya puedes aprovecharte de la perspectiva. Gracias a ella podrás pasar de la reactividad a la proactividad y llevar tu efectividad personal al nivel que tú quieras.

Como ves, un gran reto que conlleva enormes satisfacciones. La luz existe al final del túnel pero el túnel hay que recorrerlo y todo camino comienza con un simple paso: arrancar GTD. ¿Cuándo empiezas tú?

Cómo Construir un Sistema GTD

Una de las claves principales para que GTD funcione es contar con un buen sistema. Para ello, es fundamental saber qué elementos debe contener dicho sistema si queremos que funcione como es debido.

GTD es una metodología de productividad personal basada en hábitos. El problema es que adquirir hábitos genera una resistencia inconsciente que, si no somos capaz de detectar y controlar, puede hacernos fracasar en la adquisición del hábito.

Esto ya nos da una primera pista: un buen sistema GTD debe facilitarte al máximo la adquisición de los hábitos GTD y, a la vez, dificultarte al máximo que puedas mantener los viejos hábitos contrarios a GTD. Lo mismo es aplicable a las herramientas.

Uno de los errores habituales entre las personas que se acercan a GTD es pensar que su éxito en la implantación del método va a depender de las herramientas. Esta creencia es falsa y suele conducir en la mayoría de los casos al fracaso. El éxito o el fracaso en la implantación de GTD depende, casi únicamente, del grado de compromiso que tenga la persona.

Ahora que sabemos que nuestro sistema GTD y las herramientas van a estar ahí para ayudarnos pero que el trabajo lo vamos a tener que seguir haciendo nosotros, veamos cómo construirlo.

Cuenta siempre a mano con una buena herramienta de captura

Si quieres desarrollar un hábito, póntelo fácil. En el caso de la captura, da igual que utilices una única herramienta o varias distintas, lo importante es que siempre tengas una a mano.

En mi caso, combino alta y baja tecnología a fin de tener cubiertos todos los posibles escenarios. Por ejemplo, para las ideas que me van surgiendo, cuando conduzco uso memmori; cuando estoy fuera de casa me envío emails con el elemento capturado en el «asunto» del email; cuando estoy en mi oficina capturo en hojas de papel reciclado que tengo en la mesa y, cuando estoy en cualquier otra habitación de la casa, utilizo tacos de post-it que tengo «estratégicamente» distribuidos por las habitaciones.

En cuanto a las cosas físicas, como por ejemplo tickets o facturas, las capturo temporalmente en mi bolso de mensajero y, cuando llego a casa, van a parar a una bandeja de entrada física que tengo junto a mi escritorio. A esta misma bandeja física van a parar las cartas o cualquier otro objeto físico de procedencia doméstica que haya recopilado.

Cuenta con un único gestor de fechas

La gestión de fechas requiere por lo general una herramienta específica dentro de tu sistema GTD. En mi caso, uso Google Calendar. Ahí van a parar absolutamente todos mis compromisos con fecha, así como recordatorios sobre actividades con fecha de mi familia y colegas de trabajo.

Hasta que no aprendas la forma de estar en más de un sitio a la vez, la única opción con sentido es utilizar un gestor de fechas único que contenga toda la información sobre tus compromisos con fecha. Esta herramienta debe estar siempre actualizada y a tu alcance. Por este motivo, si te decantas por la alta tecnología en lugar del papel, tu gestor de fechas debería estar en «la nube», a fin de que la información pueda sincronizarse fácilmente a través de todos tus dispositivos.

Cuenta con un gestor de listas efectivo

El núcleo central de tu sistema GTD es tu gestor de listas. En él está todo lo que tienes que hacer tú de forma más o menos inmediata, lo que podrías hacer más adelante, lo que tienen que hacer otros, tus resultados y tus acciones simples. En resumen: está todo.

A la hora de definir la efectividad de un gestor de listas, el criterio número uno es su capacidad de filtrado. Un buen gestor de listas es el que te permite filtrar de forma rápida y sencilla para que veas solo lo que tiene sentido ver en ese momento. Esta capacidad de filtrado exige que tu gestor de listas te permita utilizar criterios de filtrado alineados con la metodología GTD: contexto, persona, tiempo y energía.

En este punto, es importante que tengas en cuenta que las listas tienen un doble uso. Por una parte, cuando añades cosas en ellas. Esto ocurre cuando procesas tus bandejas de entrada. Yo, por ejemplo, nunca proceso con el smartphone o la tablet, ya que es muy ineficiente. Con un teclado y una pantalla en condiciones se tarda la mitad y se procesa mucho mejor. El otro uso es cuando consultas tus listas para decidir qué hacer. En este caso, sí puede tener todo el sentido del mundo utilizar un dispositivo móvil, ya que no vas a trabajar «en» la lista sino que solo vas a revisarla.

El criterio número dos es que te permita revisar a fondo tus listas durante la revisión semanal de forma ágil y cómoda. Ten también en cuenta que la revisión semanal conlleva tachar, modificar, añadir y mover cosas de tus listas, así que tu herramienta debería proporcionarte la funcionalidad necesaria para ello.

Cuenta con un archivo usable

Un archivo usable es aquel que te permite almacenar y recuperar la información que necesitas cuando la necesitas de forma eficaz y eficiente.

En mi caso, combino archivo digital y archivo analógico. Como principales archivos digitales tengo el de GMail, que gestiono con etiquetas, el disco duro de mi ordenador, que gestiono con una estructura sencilla de carpetas y, por último, Evernote para todo lo demás. En cuanto al archivo analógico, lo tengo dividido en tres partes. Una de ellas para manuales, garantías y libros de instrucciones. Otra para documentación relativamente estática que debo o quiero conservar: escrituras, contratos, recuerdos… La última es la más dinámica y la que uso con más frecuencia. Aquí tengo facturas y documentos que, en general, conservo solo durante algún tiempo y purgo regularmente.

Tienes total libertad a la hora de construir tu archivo pero, como te decía, es muy importante que tardes muy poco en poder archivar algo y también muy poco en encontrarlo cuando lo necesites.

Crea tus espacios productivos

El otro elemento clave de tu sistema GTD lo constituyen tus espacios productivos. Para que nos entendamos, un espacio productivo es el lugar en que procesas y tienes tu archivo físico. Probablemente tengas al menos dos espacios productivos, uno en casa y otro en el trabajo. Esa fue mi situación durante mucho tiempo. Ahora tengo un único espacio productivo, que es mi oficina de casa.

A no ser que no tengas otro remedio, procesar en itinerancia es una mala idea. Lo sé por experiencia. Puedes procesar tus bandejas de entrada o hacer tu revisión semanal en un aeropuerto o en el tren pero estos entornos difícilmente te ofrecen las condiciones que necesitas para procesar o revisar bien.

Tanto procesar como la revisión semanal son dos ejercicios intelectuales complejos que requieren un notable esfuerzo, a pesar del hábito. Por eso, el espacio productivo es, más que un lugar, un entorno que incluye unas determinadas condiciones de silencio, iluminación y comodidad. Contar con un espacio productivo adecuado es indispensable para reducir la fricción natural que al principio te supondrá procesar o hacer la revisión semanal de tu sistema. Yo tardé en darme cuenta y cuando lo hice experimenté una mejora considerable.

Resumen

Un buen sistema GTD es el que favore la adquisición y mantenimiento de los hábitos productivos que propone GTD. Para las personas que se inician en la metodología, esto se traduce en usar únicamente lápiz y papel durante las primeras semanas. La tecnología es uno de los principales obstáculos para aprender GTD, ya que facilita enormemente «seguir haciendo las cosas mal». El papel obliga a procesar lo capturado, a revisar y tachar, a pasar a limpio en la revisión semanal… Yo empecé con tecnología y tuve que abandonarla por el papel durante un tiempo antes de poder volver a ella.

La tecnología va a seguir ahí dentro de un par de meses. Lo importante ahora es dominar los hábitos. Asegúrate de contar con herramientas basadas en papel, y lo más sencillas posible, que te permitan capturar sin pensar ni decidir, introducir y consultar fácilmente tus compromisos con fecha, filtrar y gestionar tus listas con rapidez y guardar y encontrar lo que necesitas en cuestión de minutos. Pero, sobre todo, asegúrate de contar con un entorno que te ponga fácil pararte a pensar y tomar decisiones sobre tus cosas con regularidad.

Categorías Organizativas en GTD: Simplificar Resta Productividad

Dice David Allen que el modelo de categorías organizativas que él plantea en GTD despierta opiniones para todos los gustos. Para algunos, no aporta los detalles suficientes pero, para la mayoría, se trata de un esquema demasiado complicado. Esta última reacción me resulta familiar porque me la encuentro a menudo en los talleres. Nos han educado en un culto a la simplicidad que a menudo deriva en el simplismo. Por alguna razón, se suele asociar simple a mejor y esta equivalencia, que yo sepa, carece de fundamento alguno. Guste o no, en la realidad actual cada vez es más preciso convivir con una simplicidad compleja para tiempos líquidos.

Se excusa David Allen diciendo «he intentado reducir los procesos de éxito a tan pocos componentes como me ha sido posible para que funcione el sistema. No creo que las estructuras organizativas fundamentales se puedan minimizar más. Cuando intentes simplificarlas, será casi inevitable que mezcles una o más de estas categorías tan específicas y empieces a generar una confusión contraproductiva». Y tiene razón en lo que dice, aunque solo a medias.

Es cierto que el sistema de categorías organizativas propuesto por David Allen no se puede simplificar más sin que pierda su funcionalidad, que no es otra que aportar claridad y control. También es cierto que con su propuesta de categorías organizativas, el sistema GTD funciona. Pero suficiente y óptimo son dos cosas distintas.

Cualquier persona veterana en el uso de GTD sabe por experiencia que las categorías organizativas que propone David Allen en GTD son suficientes pero son subóptimas. Dicho de otra forma, faltan categorías y algunas de las que hay son mejorables. Dejemos las mejorables a un lado por ahora y centrémonos en tres ejemplos de categorías organizativas subóptimas.

Estoy convencido de que David Allen «se asustó» cuando vio la cantidad de categorías organizativas que incluía su propuesta. Debió imaginar la reacción de un buen porcentaje de gente. Personalmente, estoy aburrido de oír lo de «¡pero eso son muchas listas!» cada vez que las explico. Por alguna extraña razón, mucha gente prefiere un sistema de «lista única», a pesar de reconocer abiertamente que no les funciona, frente a un sistema de «múltiples listas», que está demostrado que funciona de maravilla si se usa bien. Me cuesta entenderlo, la verdad. ¿Mejor una lista inútil que varias útiles, simplemente porque «una» es más simple que «varias»?.

Digo que David Allen «se asustó» porque a GTD le falta claramente «un anillo» de categorías organizativas para ser un sistema óptimo. Un ejemplo de esto es la «incubadora». David Allen propone como «incubadora» el uso de la «Lista Algún día / Tal vez», que es altamente inoperativa. De un modo u otro, las personas con años de experiencia aplicando GTD han desarrollado soluciones para este problema. En mi caso, ya he hablado aquí de la «Lista Esta Semana No». Es decir, en lugar de una única categoría organizativa «incubadora» hacen falta dos: una para las cosas que incubas y es necesario revisar semanalmente y otra para las cosas que incubas y únicamente es necesario revisar cuando tiene sentido, porque puede ser útil hacerlo.

Los otros dos ejemplos de categorías organizativas a las que «les falta un anillo» son la «Lista de Proyectos» y la «Lista a la Espera». Se supone que ambas listas deben revisarse a fondo en la revisión semanal. Sin embargo, para mucha gente esta frecuencia de revisión es insuficiente, al menos para parte de los elementos que hay en esas listas. Es cierto que para la mayoría de los proyectos y de las acciones delegadas es suficiente con una revisión semanal pero también es cierto que hay proyectos y acciones delegadas que precisan una revisión más frecuente. ¿Qué hacer entonces? ¿Revisar todos los proyectos y acciones delegadas con más frecuencia, aunque gran parte de ello no lo necesite, o asumir el riesgo de revisar únicamente una vez a la semana elementos que por su naturaleza necesitan mucha más frecuencia de revisión? Ninguna de estas dos alternativas es una solución productiva.

La solución es evidente: necesitas más categorías organizativas. En concreto, necesitas una «Lista de Proyectos de Revisión Diaria» y una «Lista de Proyectos de Revisión Semanal». De forma análoga, necesitas una «Lista a la Espera de Revisión Diaria» y una «Lista a la Espera de Revisión Semanal».

La distribución de volumen entre ambas versiones de cada lista suele seguir el principio de Pareto, al igual que ocurre con la «Lista Esta Semana No» (20%) y las «Listas Algún día / Tal vez» (80%). Esto significa que vas a poder revisar con más frecuencia el 20% de tus acciones delegadas y proyectos que realmente necesita este esfuerzo extra de revisión. El 80% de tus acciones delegadas y proyectos siguen teniendo más que suficiente con una revisión semanal.

El propósito de organizar es agrupar por significado, es decir, poner juntas las cosas que significan lo mismo, ya que esto nos transmite claridad. Si mezclas cosas que hay que revisar a menudo con cosas que no hay que revisar a menudo, estás organizando mal o, al menos, estás organizando de forma subóptima.

Como decía Einstein, «todo debería hacerse tan simple como sea posible, pero no más que eso». Evita caer en la tentación de «simplificar por simplificar» porque, en muchas ocasiones, simplificar resta productividad.

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