Descubre el potencial de las COEs Matrioska

Las COEs, o Circunstancias Óptimas de Ejecución, son la respuesta que ofrece la metodología de efectividad personal OPTIMA3® al debate sobre si están realmente obsoletos los contextos de GTD® o no.

Los «contextos» son una de las categorías organizativas en GTD® y están asociados a las acciones prioritarias, es decir, a aquellas acciones que tenemos que hacer lo antes posible y, en ocasiones, antes de una fecha concreta. Los contextos se emplean al Organizar, el tercero de los Cinco Pasos para dominar el flujo de trabajo, y su utilidad está asociada a actuar como «criterios limitantes» a la hora de Ejecutar, el quinto paso, y más concretamente, al elegir qué hacer en cada momento.

Es cierto que los avances tecnológicos más recientes han eliminado, o al menos reducido considerablemente, el número de factores limitantes que podía haber hace unos años, cuando apareció GTD®. Aun así, siguen existiendo factores limitantes objetivos (por ejemplo, no puedes hacer una llamada de teléfono si te has quedado sin batería o no tienes cobertura) y también factores limitantes «recomendables» (hay temas que sigue siendo más rápido y efectivo tratar en persona que por email o videoconferencia).

Por otra parte, uno de los grandes problemas del avance tecnológico es que muchas personas siguen sin entender que el hecho de que algo se pueda hacer gracias a la tecnología es independiente de que:

  1. Haya alguna necesidad de hacerlo.
  2. Aporte algún valor hacerlo.
  3. Sea la forma más efectiva de hacerlo.

Por este motivo, el hecho de contar con factores limitantes a la hora de elegir qué hacer es uno de los elementos más potentes de GTD® y, sin duda, una de las ideas más brillantes de David Allen. Nadie discute que es absurdo plantearse como opción todo lo pendiente en todo momento. Además, en un paradigma en el que, por sistema, va a ser necesario dejar cosas sin hacer, es crítico asegurarse elegir únicamente entre aquellas opciones que van a maximizar la contribución de valor en cada momento.

En consecuencia, la elección de las Circunstancias Óptimas de Ejecución (COE) asociadas a una UPA tiene que ser independiente de dónde sueles o te gustaría ejecutarla, o de dónde crees que la vas a ejecutar. La elección de la COE resulta únicamente de responder a la pregunta: ¿qué necesito para poder ejecutar esta UPA de la forma más efectiva posible?

Otra de las ventajas de las COE es que eliminan una duda/pregunta habitual entre las personas que se acercan por primera vez a GTD®: «¿Puedo asociar una acción a varios contextos?». En GTD® la respuesta sería afirmativa, ya que un contexto es lo que necesitas para poder hacer algo. Sin embargo, en OPTIMA3® la respuesta sería negativa, ya que de entre todas esas opciones que «podrías» elegir, hay una – y solo una – que te ofrece mayor efectividad en la ejecución que el resto. Esa «mejor opción» es, precisamente, la COE.

Por otra parte, asumiendo que ya estemos trabajando con COEs en lugar de con contextos, es posible que en un momento dado puedan concurrir varias de estas COEs. Si esto sucede, tendríamos que revisar todas esas COEs, cuando lo más efectivo sería revisar un conjunto único de opciones entre las que elegir. Con OPTIMA3® esta optimización no solo es posible, sino que además resulta muy sencilla gracias al uso de vistas y, en concreto, gracias al concepto de «COE Matrioska».

Para explicar qué son las «COEs Matrioska» voy a usar un ejemplo real, que es la forma en que las uso yo. Para ello, antes voy a explicar qué significan para mí una serie de COEs, por ejemplo:

  • Teléfono: La asigno a UPAs relacionadas con llamadas telefónicas cuya ejecución efectiva no requiere de ningún tipo de material de soporte. Un ejemplo sería llamar para felicitar un cumpleaños, algo que puedo hacer con el manos libres del coche utilizando la marcación por voz.
  • Online: La asigno a UPAs cuya ejecución efectiva requiere una línea de datos, además de la línea de voz. Esto puede ser porque se trate de una videoconferencia o porque haya que utilizar alguna herramienta de trabajo colaborativo, o información contenida en la nube. Un ejemplo sería leer un artículo guardado en feedly.
  • Ordenador:  La asigno a UPAs cuya ejecución efectiva requiere de acceso al disco duro de mi ordenador, o a alguna aplicación instalada en el mismo a la que no puedo acceder desde el móvil, o puedo acceder pero resulta poco práctico. Añadir fotos a una presentación de PowerPoint podría ser un ejemplo de esto.
  • Oficina: La asigno a UPAs cuya ejecución efectiva requiere de acceso a material de soporte que tengo físicamente en mi lugar habitual de trabajo o bien a que necesito herramientas que están allí, como por ejemplo la impresora o el escáner.

Además de su correspondiente COE, todas las UPAs incorporan un nivel de tiempo de ejecución necesario (mucho/poco) y de nivel de energía mental necesario (mucha/poca).

¿Qué son entonces las «COEs Matrioska»? Muy sencillo. Las COEs Matrioska son simplemente COEs «anidadas», al igual que las famosas muñecas, algo muy fácil de conseguir cuando se trabaja con vistas.

Cuando yo organizo un recordatorio de una UPA, le asigno únicamente una COE, la que tiene más sentido en cada caso. Sin embargo, cuando voy a elegir qué hacer, utilizo una «vista» que consolida todas las COEs que incluye. Así, si estoy en la calle esperando para entrar a un sitio, consultaré mi «vista Teléfono» y únicamente veré UPAs asociadas a la «COE Teléfono». Pero si estoy en un lugar con WiFi o buena cobertura de datos, es más probable que consulte mi «vista Online», que incluye no solo las UPAs asociadas a la «COE Online», sino también las UPAs asociadas a la «COE Teléfono».

Del mismo modo, si estoy de viaje, cuando llegue al hotel consultaré mi «vista Ordenador», que incluye las UPAs asociadas a la «COE Ordenador», pero también las asociadas a la «COE Online» y a la «COE Teléfono». Por último, cuando trabajo en casa, únicamente utilizo la «vista Oficina», que incluye la «COEs Oficina», la «COE Ordenador», la «COE Online» y la «COE Teléfono». Esto significa que, cuando trabajo en mi oficina, veo un único conjunto de opciones («vista Oficina») en lugar de cuatro.

Si utilizáramos el símbolo «⊂», que significa «está incluido en », podríamos representar esta situación como: «vista Teléfono» ⊂ «vista Online» ⊂ «vista Ordenador» ⊂ «vista Oficina»

En general, las COEs solo se utilizan como criterios de selección para generar la «vista Matrioska» o conjunto único de opciones. Por ejemplo, para generar la «vista Oficina» la consulta selecciona las UPAs que tienen como COE Teléfono, Online, Ordenador u Oficina. A partir de ahí, el resultado de la «consulta» se muestra dividido únicamente en cuatro bloques, teniendo en cuenta el tiempo y la energía necesarios (mucho/mucha, mucho/poca, poco/mucha, poco/poca), pero sin tener en cuenta si las UPAs proceden de una COE u otra.

Como puedes comprobar, se trata de una mejora sencilla, y muy fácil de implementar mediante «vistas» (aunque menos fácil de implementar con listas), que permite contar con un sistema de organización personal más lean y, sobre todo, más efectivo.

¿Qué te parece? ¿Te animas a probar las COEs Matrioska?

El ingrediente secreto para organizar con efectividad

Las personas efectivas lo son porque cuentan con los dos elementos clave para ello: los hábitos necesarios y el sistema de organización adecuado.

Hay personas que, aún teniendo muchos de los hábitos necesarios, no alcanzan el nivel de efectividad deseado, y esto es debido a que su sistema de organización es sub-óptimo. Del mismo modo, hay personas que carecen de muchos de los hábitos necesarios y, a pesar de ello, su nivel de efectividad es bastante aceptable, gracias precisamente a contar con un buen sistema de organización.

Una de las razones por la que muchos sistemas de organización son subóptimos es la mala interpretación, o la ignorancia, sobre qué significa «organizar» y para qué sirve. Así que empecemos por aquí. «Organizar» es definir espacios concretos, ubicar en cada uno de esos espacios todos los elementos con un significado común y asociar un único espacio a cada significado.

La completitud, la homogeneidad de los contenidos dentro de cada espacio y la correspondencia biunívoca entre espacios y significados son los tres grandes indicadores de calidad de un sistema de organización. El cerebro es muy bueno reconociendo patrones, pero hay que facilitarle el camino. Si los patrones son difusos o incompletos, estamos incrementando de forma artificial la dificultad para reconocerlos. Esto es, por ejemplo, lo que ocurre cuando mezclamos contenidos de significado distinto en un mismo espacio de organización o cuando falta parte de esos contenidos.

Tomemos como ejemplo la tradicional lista de tareas, que aparentemente parece un buen sistema de organización. En la mayoría de los casos raramente lo es, ya que incumple los requisitos anteriores. Para que una lista de tareas pueda considerarse una buena herramienta de organización debería contener únicamente todas las tareas a realizar por la persona lo antes posible.

En la práctica, las listas de tareas suelen combinar acciones como las indicadas junto con recordatorios de resultados que van a precisar de varias acciones para su consecución. También suelen mezclar tareas que se deben realizar lo antes posible con otras que hay que hacer necesariamente en una fecha o antes de una fecha concreta. Asimismo, suelen incorporar notas sobre las que aún no se ha pensado ni tomado una decisión, y con frecuencia incluyen información de referencia sobre la que en realidad no hay que hacer nada. Y, para colmo, la mayoría de las listas de tareas son incompletas, en el sentido de que faltan cosas que deberían estar allí también.

El resultado de lo anterior es que el uso de la «lista única» de tareas resulta complejo y poco atractivo para nuestro cerebro, que se ve obligado a identificar a qué categoría pertenece cada una de las entradas de la lista, a fin de poder tratarla de la manera que le corresponde.

Para resolver este problema, las metodologías más innovadoras de productividad personal y efectividad proponen la sustitución de la inefectiva «lista única» de tareas por un conjunto de listas más pequeñas, pero «efectivas», en la medida que sí van a reunir los requisitos antes indicados.

Para mi sorpresa, la sustitución de una única lista por varias es algo que genera rechazo a muchas personas, aún reconociendo que la «lista única» les resulta poco práctica en su uso cotidiano.

La idea errónea de que «menos es siempre mejor» ha hecho, y sigue haciendo, mucho daño. Lo cierto es que, al menos en materia de efectividad personal, parece que la mayoría de las evidencias científicas apuntan más bien a lo contrario: la sobresimplificación resta efectividad.

Muchas personas encuentran que un sistema de organización basado en múltiples listas añade «complejidad» a su vida. En realidad esto carece de fundamento. La «complejidad» ya existe en la vida de esas personas y lo que ocurre es que la «lista única» arroja una visión distorsionada e incompleta sobre el grado real de complejidad. La eliminación de la «lista única» es equivalente a limpiar un cristal empañado. Simplemente te muestra la realidad al natural, sin distorsionar.

Por otra parte, el nivel de claridad que necesita cada persona puede ser también distinto y esa es la explicación de por qué no existe una única forma válida de organizar. Pero, y esto es muy importante, siempre respetando los criterios antes indicados. La mayor o menor claridad se logrará fragmentando en función de un grado mayor o menor de detalle, pero nunca mezclando elementos de significado heterogéneo. Por ejemplo, puedo tener una categoría en la que guardo todas mis recetas de cocina o puedo tener una categoría específica para guardar por separado las recetas de cada tipo de cocina. Lo que no podría tener es una categoría que mezclara recetas de cocina, vinos que me gustaría probar e información de restaurantes.

Resumiendo, organizar es una actividad sencilla y cuyo éxito está garantizado siempre que cumplas estos sencillos requisitos:

  • Organiza todos los elementos de un mismo significado. Si organizas solo parte de ellos, el sistema deja de ser útil.
  • Evita mezclar. Todo lo que hay en un sitio debe compartir un único significado.
  • Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa. Cada significado tiene que tener su propio espacio asignado.

Y, sobre todo, recuerda que la «complejidad» nunca está en tu sistema de organización, sino en tu propia vida. Nadie con una vida sencilla necesita un sistema de organización complejo. En realidad, el ingrediente secreto para organizar con efectividad es algo muy sencillo: aportar la claridad necesaria para equilibrar la complejidad.

Cómo Usar y Mantener Bien tu Sistema GTD

El único sentido de contar con un sistema GTD es usarlo. Si no, ¿para qué lo quieres? En ocasiones, la propia construcción y arranque del sistema puede acabar convirtiéndose en una excusa para la procrastinación. Esto se debe a que «usar» el sistema requiere un cierto esfuerzo, sobre todo al principio, ya que aún no se han desarrollado los hábitos. Por eso es muy importante tener claro, desde el primer momento, que el sistema está a tu servicio y no al revés. Si de repente te descubres «trabajando para el sistema» sin que «tu sistema trabaje para ti», algo estás haciendo mal.

Uno de los errores más comunes entre las personas que se acercan a GTD es usarlo como usaban su sistema previo a GTD que, en general, es la tradicional lista de tareas. Si alguna vez la has usado, sabrás que la lista de tareas es, más que nada, una especie de «red de seguridad» que te da algo de confianza a la hora de evitar que se te pasen por alto cosas importantes. Pero, salvo contadas excepciones, el uso de la lista de tareas deja mucho que desear. Un uso correcto de esta lista supondría incorporar en ella todo lo que va apareciendo, ir eliminando lo ya completado o lo que ya no hay que hacer y, sobre todo, revisarla antes de hacer, a fin de asegurarnos de que hemos elegido bien a qué dedicarnos. ¿A cuánta gente conoces que use así su lista de tareas?

Lo diré claro. Para que GTD funcione hay que revisar el sistema con frecuencia. Si no, olvídate. Luego no vengas diciendo que GTD no es para ti, o que es muy rígido o que no se adapta a tus necesidades, porque te estarás engañando. GTD te ayuda a construir y mantener una «mente extendida» fuera de tu cabeza. Mientras esa «mente extendida» es fiable, funciona. En el momento que deja de ser fiable, deja de funcionar. Y su fiabilidad depende de la frecuencia con que la revises y de lo bien o mal que lo hagas.

Usar bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de usar bien tu sistema GTD, nos referimos a:

  • Capturar todo lo que llame tu atención en alguna de tus bandejas de entrada.
  • Procesar, es decir, vacíar, pensando y tomando decisiones sobre su contenido, todas las bandejas de entrada con regularidad. En la práctica, esto significa que algunas bandejas las procesarás una vez a la semana y otras varias veces al día. Las bandejas hay que procesarlas cuando comienzan a generarse sensación de «falta de control» sobre su contenido.
  • Organizar lo procesado siguiendo las indicaciones del método. Deja de clasificar, uno de los hábitos más improductivos que existen. Clasificar solo sirve para el archivo. Para todo lo demás, organiza. Se clasifica por categorías y se organiza por significado. Cuando metes todo lo de tu jefe en una carpeta «jefe», solo estás clasificando, ya que entre lo que te envía tu jefe habrá cosas con significados distintos. Clasificar es distribuir incertidumbre. Organizar es poner juntas – sin mezclar – cosas que comparten un significado: basura, información, cosas que tienen que hacer otros, posibilidades, resultados que tengo que lograr yo, acciones que tengo que realizar yo… Un ejemplo: Si tienes que llamar a un cliente y a la guardería de tu hijo, clasificar sería poner la llamada del cliente en «oficina» y la de la guardería en «casa». Esto es un error. Como ambas son acciones que tienes que realizar tú con un teléfono, ambas deberían ir a parar a tu contexto @teléfono al organizarlas. Y si no, las estás organizando mal.
  • Revisar antes de hacer. El motivo por el que existen los contextos es para que los uses. A diferencia de las categorías, que no sirven para nada, los contextos – bien usados – sirven para que que solo te plantees como opciones aquellas que tiene sentido hacer en un momento dado. Antes de hacer nada, revisa tus contextos y elige qué vas a hacer de lo que hay en ellos. Si sigues eligiendo «de cabeza» o «lo último que ha llegado», estás usando mal GTD.

Mantener bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de mantener bien tu sistema GTD, nos referimos a hacer una revisión completa de todo tu sistema una vez a la semana, entendiendo por «una vez a la semana» que lo hagas con regularidad, sea cada siete, cada ocho o cada seis días. Hazlo como quieras pero que sea algo regular.

«Hacer una revisión completa» es distinto de «echar un vistazo» y va mucho más allá. Se trata de que, con regularidad, proceses al menos una vez a la semana todas tus bandejas de entrada, revises y actualices el contenido de todas tus listas, añadiendo, tachando o cambiando lo que proceda. La revisión semanal es también el momento en que debes replantearte tus compromisos. Por una parte, si algo lleva tiempo en un contexto y sigues sin hacerlo, probablemente se trate de un «proyecto» que se te «coló» como acción o de algo que en realidad es menos importante de lo que quieres creer y que, por consiguiente, deberías estar incubando, seguramente en la lista «esta semana no».

La revisión semanal es el momento clave en la gestión de tus proyectos que – recuerda – son todos los resultados que quieres alcanzar y que requieren más de una única acción. Es durante la revisión semanal cuando te aseguras de que todos tus proyectos tengan al menos una siguiente acción en algún sitio (agenda o calendario, lista a la espera o algún contexto).

Conclusión

Son muchas las personas que, una vez procesadas y organizadas sus bandejas, creen que ya «tienen montado GTD». Esto es una verdad a medias. Lo cierto es que la aventura comienza ahora. Si tus listas están de adorno, tu GTD está de adorno. La utilidad de tu sistema GTD vendrá definida por cuánto cambies tu vieja forma de trabajar. Si sigues todo el día en «modo bombero», en lugar de capturar los «supuestos incendios» y seguir trabajando en tus contextos, GTD te servirá de poco o nada.

«Usar» tu sistema GTD consiste en dejar de trabajar de manera descontrolada, es decir, a medida que surgen los temas, y pasar a trabajar de manera controlada, es decir, pensando antes de hacer y eligiendo en cada momento la mejor opción en función del contexto.

«Mantener» tu sistema GTD consiste en hacer una revisión a fondo del mismo con regularidad para asegurarte de que sigue «completo» y está «actualizado». Recuerda que lo que no se revisa, no es fiable.

Y «usar» bien y «mantener» bien tu sistema GTD es lo que te permite estar en condiciones óptimas para lograr los resultados que deseas y poder hacerlo con la máxima efectividad y sin estrés.

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