El ingrediente secreto para organizar con efectividad

Las personas efectivas lo son porque cuentan con los dos elementos clave para ello: los hábitos necesarios y el sistema de organización adecuado.

Hay personas que, aún teniendo muchos de los hábitos necesarios, no alcanzan el nivel de efectividad deseado, y esto es debido a que su sistema de organización es sub-óptimo. Del mismo modo, hay personas que carecen de muchos de los hábitos necesarios y, a pesar de ello, su nivel de efectividad es bastante aceptable, gracias precisamente a contar con un buen sistema de organización.

Una de las razones por la que muchos sistemas de organización son subóptimos es la mala interpretación, o la ignorancia, sobre qué significa «organizar» y para qué sirve. Así que empecemos por aquí. «Organizar» es definir espacios concretos, ubicar en cada uno de esos espacios todos los elementos con un significado común y asociar un único espacio a cada significado.

La completitud, la homogeneidad de los contenidos dentro de cada espacio y la correspondencia biunívoca entre espacios y significados son los tres grandes indicadores de calidad de un sistema de organización. El cerebro es muy bueno reconociendo patrones, pero hay que facilitarle el camino. Si los patrones son difusos o incompletos, estamos incrementando de forma artificial la dificultad para reconocerlos. Esto es, por ejemplo, lo que ocurre cuando mezclamos contenidos de significado distinto en un mismo espacio de organización o cuando falta parte de esos contenidos.

Tomemos como ejemplo la tradicional lista de tareas, que aparentemente parece un buen sistema de organización. En la mayoría de los casos raramente lo es, ya que incumple los requisitos anteriores. Para que una lista de tareas pueda considerarse una buena herramienta de organización debería contener únicamente todas las tareas a realizar por la persona lo antes posible.

En la práctica, las listas de tareas suelen combinar acciones como las indicadas junto con recordatorios de resultados que van a precisar de varias acciones para su consecución. También suelen mezclar tareas que se deben realizar lo antes posible con otras que hay que hacer necesariamente en una fecha o antes de una fecha concreta. Asimismo, suelen incorporar notas sobre las que aún no se ha pensado ni tomado una decisión, y con frecuencia incluyen información de referencia sobre la que en realidad no hay que hacer nada. Y, para colmo, la mayoría de las listas de tareas son incompletas, en el sentido de que faltan cosas que deberían estar allí también.

El resultado de lo anterior es que el uso de la «lista única» de tareas resulta complejo y poco atractivo para nuestro cerebro, que se ve obligado a identificar a qué categoría pertenece cada una de las entradas de la lista, a fin de poder tratarla de la manera que le corresponde.

Para resolver este problema, las metodologías más innovadoras de productividad personal y efectividad proponen la sustitución de la inefectiva «lista única» de tareas por un conjunto de listas más pequeñas, pero «efectivas», en la medida que sí van a reunir los requisitos antes indicados.

Para mi sorpresa, la sustitución de una única lista por varias es algo que genera rechazo a muchas personas, aún reconociendo que la «lista única» les resulta poco práctica en su uso cotidiano.

La idea errónea de que «menos es siempre mejor» ha hecho, y sigue haciendo, mucho daño. Lo cierto es que, al menos en materia de efectividad personal, parece que la mayoría de las evidencias científicas apuntan más bien a lo contrario: la sobresimplificación resta efectividad.

Muchas personas encuentran que un sistema de organización basado en múltiples listas añade «complejidad» a su vida. En realidad esto carece de fundamento. La «complejidad» ya existe en la vida de esas personas y lo que ocurre es que la «lista única» arroja una visión distorsionada e incompleta sobre el grado real de complejidad. La eliminación de la «lista única» es equivalente a limpiar un cristal empañado. Simplemente te muestra la realidad al natural, sin distorsionar.

Por otra parte, el nivel de claridad que necesita cada persona puede ser también distinto y esa es la explicación de por qué no existe una única forma válida de organizar. Pero, y esto es muy importante, siempre respetando los criterios antes indicados. La mayor o menor claridad se logrará fragmentando en función de un grado mayor o menor de detalle, pero nunca mezclando elementos de significado heterogéneo. Por ejemplo, puedo tener una categoría en la que guardo todas mis recetas de cocina o puedo tener una categoría específica para guardar por separado las recetas de cada tipo de cocina. Lo que no podría tener es una categoría que mezclara recetas de cocina, vinos que me gustaría probar e información de restaurantes.

Resumiendo, organizar es una actividad sencilla y cuyo éxito está garantizado siempre que cumplas estos sencillos requisitos:

  • Organiza todos los elementos de un mismo significado. Si organizas solo parte de ellos, el sistema deja de ser útil.
  • Evita mezclar. Todo lo que hay en un sitio debe compartir un único significado.
  • Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa. Cada significado tiene que tener su propio espacio asignado.

Y, sobre todo, recuerda que la «complejidad» nunca está en tu sistema de organización, sino en tu propia vida. Nadie con una vida sencilla necesita un sistema de organización complejo. En realidad, el ingrediente secreto para organizar con efectividad es algo muy sencillo: aportar la claridad necesaria para equilibrar la complejidad.

Cómo Usar y Mantener Bien tu Sistema GTD

El único sentido de contar con un sistema GTD es usarlo. Si no, ¿para qué lo quieres? En ocasiones, la propia construcción y arranque del sistema puede acabar convirtiéndose en una excusa para la procrastinación. Esto se debe a que «usar» el sistema requiere un cierto esfuerzo, sobre todo al principio, ya que aún no se han desarrollado los hábitos. Por eso es muy importante tener claro, desde el primer momento, que el sistema está a tu servicio y no al revés. Si de repente te descubres «trabajando para el sistema» sin que «tu sistema trabaje para ti», algo estás haciendo mal.

Uno de los errores más comunes entre las personas que se acercan a GTD es usarlo como usaban su sistema previo a GTD que, en general, es la tradicional lista de tareas. Si alguna vez la has usado, sabrás que la lista de tareas es, más que nada, una especie de «red de seguridad» que te da algo de confianza a la hora de evitar que se te pasen por alto cosas importantes. Pero, salvo contadas excepciones, el uso de la lista de tareas deja mucho que desear. Un uso correcto de esta lista supondría incorporar en ella todo lo que va apareciendo, ir eliminando lo ya completado o lo que ya no hay que hacer y, sobre todo, revisarla antes de hacer, a fin de asegurarnos de que hemos elegido bien a qué dedicarnos. ¿A cuánta gente conoces que use así su lista de tareas?

Lo diré claro. Para que GTD funcione hay que revisar el sistema con frecuencia. Si no, olvídate. Luego no vengas diciendo que GTD no es para ti, o que es muy rígido o que no se adapta a tus necesidades, porque te estarás engañando. GTD te ayuda a construir y mantener una «mente extendida» fuera de tu cabeza. Mientras esa «mente extendida» es fiable, funciona. En el momento que deja de ser fiable, deja de funcionar. Y su fiabilidad depende de la frecuencia con que la revises y de lo bien o mal que lo hagas.

Usar bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de usar bien tu sistema GTD, nos referimos a:

  • Capturar todo lo que llame tu atención en alguna de tus bandejas de entrada.
  • Procesar, es decir, vacíar, pensando y tomando decisiones sobre su contenido, todas las bandejas de entrada con regularidad. En la práctica, esto significa que algunas bandejas las procesarás una vez a la semana y otras varias veces al día. Las bandejas hay que procesarlas cuando comienzan a generarse sensación de «falta de control» sobre su contenido.
  • Organizar lo procesado siguiendo las indicaciones del método. Deja de clasificar, uno de los hábitos más improductivos que existen. Clasificar solo sirve para el archivo. Para todo lo demás, organiza. Se clasifica por categorías y se organiza por significado. Cuando metes todo lo de tu jefe en una carpeta «jefe», solo estás clasificando, ya que entre lo que te envía tu jefe habrá cosas con significados distintos. Clasificar es distribuir incertidumbre. Organizar es poner juntas – sin mezclar – cosas que comparten un significado: basura, información, cosas que tienen que hacer otros, posibilidades, resultados que tengo que lograr yo, acciones que tengo que realizar yo… Un ejemplo: Si tienes que llamar a un cliente y a la guardería de tu hijo, clasificar sería poner la llamada del cliente en «oficina» y la de la guardería en «casa». Esto es un error. Como ambas son acciones que tienes que realizar tú con un teléfono, ambas deberían ir a parar a tu contexto @teléfono al organizarlas. Y si no, las estás organizando mal.
  • Revisar antes de hacer. El motivo por el que existen los contextos es para que los uses. A diferencia de las categorías, que no sirven para nada, los contextos – bien usados – sirven para que que solo te plantees como opciones aquellas que tiene sentido hacer en un momento dado. Antes de hacer nada, revisa tus contextos y elige qué vas a hacer de lo que hay en ellos. Si sigues eligiendo «de cabeza» o «lo último que ha llegado», estás usando mal GTD.

Mantener bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de mantener bien tu sistema GTD, nos referimos a hacer una revisión completa de todo tu sistema una vez a la semana, entendiendo por «una vez a la semana» que lo hagas con regularidad, sea cada siete, cada ocho o cada seis días. Hazlo como quieras pero que sea algo regular.

«Hacer una revisión completa» es distinto de «echar un vistazo» y va mucho más allá. Se trata de que, con regularidad, proceses al menos una vez a la semana todas tus bandejas de entrada, revises y actualices el contenido de todas tus listas, añadiendo, tachando o cambiando lo que proceda. La revisión semanal es también el momento en que debes replantearte tus compromisos. Por una parte, si algo lleva tiempo en un contexto y sigues sin hacerlo, probablemente se trate de un «proyecto» que se te «coló» como acción o de algo que en realidad es menos importante de lo que quieres creer y que, por consiguiente, deberías estar incubando, seguramente en la lista «esta semana no».

La revisión semanal es el momento clave en la gestión de tus proyectos que – recuerda – son todos los resultados que quieres alcanzar y que requieren más de una única acción. Es durante la revisión semanal cuando te aseguras de que todos tus proyectos tengan al menos una siguiente acción en algún sitio (agenda o calendario, lista a la espera o algún contexto).

Conclusión

Son muchas las personas que, una vez procesadas y organizadas sus bandejas, creen que ya «tienen montado GTD». Esto es una verdad a medias. Lo cierto es que la aventura comienza ahora. Si tus listas están de adorno, tu GTD está de adorno. La utilidad de tu sistema GTD vendrá definida por cuánto cambies tu vieja forma de trabajar. Si sigues todo el día en «modo bombero», en lugar de capturar los «supuestos incendios» y seguir trabajando en tus contextos, GTD te servirá de poco o nada.

«Usar» tu sistema GTD consiste en dejar de trabajar de manera descontrolada, es decir, a medida que surgen los temas, y pasar a trabajar de manera controlada, es decir, pensando antes de hacer y eligiendo en cada momento la mejor opción en función del contexto.

«Mantener» tu sistema GTD consiste en hacer una revisión a fondo del mismo con regularidad para asegurarte de que sigue «completo» y está «actualizado». Recuerda que lo que no se revisa, no es fiable.

Y «usar» bien y «mantener» bien tu sistema GTD es lo que te permite estar en condiciones óptimas para lograr los resultados que deseas y poder hacerlo con la máxima efectividad y sin estrés.

Categorías Organizativas en GTD: Simplificar Resta Productividad

Dice David Allen que el modelo de categorías organizativas que él plantea en GTD despierta opiniones para todos los gustos. Para algunos, no aporta los detalles suficientes pero, para la mayoría, se trata de un esquema demasiado complicado. Esta última reacción me resulta familiar porque me la encuentro a menudo en los talleres. Nos han educado en un culto a la simplicidad que a menudo deriva en el simplismo. Por alguna razón, se suele asociar simple a mejor y esta equivalencia, que yo sepa, carece de fundamento alguno. Guste o no, en la realidad actual cada vez es más preciso convivir con una simplicidad compleja para tiempos líquidos.

Se excusa David Allen diciendo «he intentado reducir los procesos de éxito a tan pocos componentes como me ha sido posible para que funcione el sistema. No creo que las estructuras organizativas fundamentales se puedan minimizar más. Cuando intentes simplificarlas, será casi inevitable que mezcles una o más de estas categorías tan específicas y empieces a generar una confusión contraproductiva». Y tiene razón en lo que dice, aunque solo a medias.

Es cierto que el sistema de categorías organizativas propuesto por David Allen no se puede simplificar más sin que pierda su funcionalidad, que no es otra que aportar claridad y control. También es cierto que con su propuesta de categorías organizativas, el sistema GTD funciona. Pero suficiente y óptimo son dos cosas distintas.

Cualquier persona veterana en el uso de GTD sabe por experiencia que las categorías organizativas que propone David Allen en GTD son suficientes pero son subóptimas. Dicho de otra forma, faltan categorías y algunas de las que hay son mejorables. Dejemos las mejorables a un lado por ahora y centrémonos en tres ejemplos de categorías organizativas subóptimas.

Estoy convencido de que David Allen «se asustó» cuando vio la cantidad de categorías organizativas que incluía su propuesta. Debió imaginar la reacción de un buen porcentaje de gente. Personalmente, estoy aburrido de oír lo de «¡pero eso son muchas listas!» cada vez que las explico. Por alguna extraña razón, mucha gente prefiere un sistema de «lista única», a pesar de reconocer abiertamente que no les funciona, frente a un sistema de «múltiples listas», que está demostrado que funciona de maravilla si se usa bien. Me cuesta entenderlo, la verdad. ¿Mejor una lista inútil que varias útiles, simplemente porque «una» es más simple que «varias»?.

Digo que David Allen «se asustó» porque a GTD le falta claramente «un anillo» de categorías organizativas para ser un sistema óptimo. Un ejemplo de esto es la «incubadora». David Allen propone como «incubadora» el uso de la «Lista Algún día / Tal vez», que es altamente inoperativa. De un modo u otro, las personas con años de experiencia aplicando GTD han desarrollado soluciones para este problema. En mi caso, ya he hablado aquí de la «Lista Esta Semana No». Es decir, en lugar de una única categoría organizativa «incubadora» hacen falta dos: una para las cosas que incubas y es necesario revisar semanalmente y otra para las cosas que incubas y únicamente es necesario revisar cuando tiene sentido, porque puede ser útil hacerlo.

Los otros dos ejemplos de categorías organizativas a las que «les falta un anillo» son la «Lista de Proyectos» y la «Lista a la Espera». Se supone que ambas listas deben revisarse a fondo en la revisión semanal. Sin embargo, para mucha gente esta frecuencia de revisión es insuficiente, al menos para parte de los elementos que hay en esas listas. Es cierto que para la mayoría de los proyectos y de las acciones delegadas es suficiente con una revisión semanal pero también es cierto que hay proyectos y acciones delegadas que precisan una revisión más frecuente. ¿Qué hacer entonces? ¿Revisar todos los proyectos y acciones delegadas con más frecuencia, aunque gran parte de ello no lo necesite, o asumir el riesgo de revisar únicamente una vez a la semana elementos que por su naturaleza necesitan mucha más frecuencia de revisión? Ninguna de estas dos alternativas es una solución productiva.

La solución es evidente: necesitas más categorías organizativas. En concreto, necesitas una «Lista de Proyectos de Revisión Diaria» y una «Lista de Proyectos de Revisión Semanal». De forma análoga, necesitas una «Lista a la Espera de Revisión Diaria» y una «Lista a la Espera de Revisión Semanal».

La distribución de volumen entre ambas versiones de cada lista suele seguir el principio de Pareto, al igual que ocurre con la «Lista Esta Semana No» (20%) y las «Listas Algún día / Tal vez» (80%). Esto significa que vas a poder revisar con más frecuencia el 20% de tus acciones delegadas y proyectos que realmente necesita este esfuerzo extra de revisión. El 80% de tus acciones delegadas y proyectos siguen teniendo más que suficiente con una revisión semanal.

El propósito de organizar es agrupar por significado, es decir, poner juntas las cosas que significan lo mismo, ya que esto nos transmite claridad. Si mezclas cosas que hay que revisar a menudo con cosas que no hay que revisar a menudo, estás organizando mal o, al menos, estás organizando de forma subóptima.

Como decía Einstein, «todo debería hacerse tan simple como sea posible, pero no más que eso». Evita caer en la tentación de «simplificar por simplificar» porque, en muchas ocasiones, simplificar resta productividad.

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