Categorías Organizativas en GTD: Basura

Aunque a primera vista pueda sorprender dedicar un post a esta categoría organizativa de GTD, lo cierto es que se trata de una gran desconocida para un número significativo de personas.

Identificar qué cosas de las recopiladas o capturadas en nuestras bandejas de entrada pertenecen a esta categoría parece una tarea sencilla. En realidad no es así. Mi experiencia es que gran parte de lo que debería acabar organizado en la categoría «Basura» acaba organizado en la categoría «Material de referencia». ¿A qué se debe esto?

Procesar es una tarea intelectual de alto valor añadido. Cuando procesamos, transformamos las «cosas» de las bandejas de entrada, identificando qué son y qué compromiso requieren por nuestra parte. Al procesar, las «cosas» dejan de ser «cosas» y pasan a ser «compromisos», «ideas», «resultados», «posibilidades», «información» y, también, «basura». Por eso decimos que procesar es «dotar de significado».

Como se trata de una actividad intelectual, procesar suele dar pereza. Esto se traduce en que a menudo procesamos mal, ya que en lugar de preguntarnos qué son esas «cosas» y qué hay que hacer con ellas, nos lo inventamos o lo suponemos. La consecuencia de procesar mal es que la fiabilidad de tu sistema GTD, y con ello su utilidad, quedan seriamente comprometidas.

La categoría organizativa «Basura» es uno de los indicadores más fiables de la calidad de tu sistema GTD, porque te da información inmediata sobre la calidad de tu procesado.

Al procesar bien las cosas que no requieren acción, un altísimo porcentaje de lo que hay en las bandejas de entrada va a parar a la categoría «Basura». Al procesar mal, va a parar a la categoría «Archivo» o incluso a la «Incubadora», que es donde organizamos las «posibilidades». La consecuencia de lo anterior es que se está añadiendo complejidad a estas dos categorías, porque al contener más elementos de los necesarios se dificulta su uso y porque, además, se les está restando fiabilidad, pues ya no se tiene plena seguridad en que contengan lo que realmente deberían contener.

Para que una «cosa» de la bandeja de entrada vaya a la categoría «Basura», debes tener plena confianza en que a) no requiere acción y b) no te puede servir en un futuro. Y para tener esta confianza necesitas pensar. El automatismo y la comodidad nos llevan a suponer en lugar de pensar y eso se traduce en que nuestra tendencia sea responder que «sí» requiere acción, o que «sí» nos puede servir, cuando casi siempre la respuesta correcta es «no», al menos para una de ellas.

Por ejemplo, cuando te respondas que sí requiere acción, pregúntate también «¿qué es lo peor que podría ocurrir si no hago nada al respecto en los próximos siete días?». Verás que casi nunca es algo indeseable. Del mismo modo, si al preguntarte «¿te puede servir?» respondes sí, oblígate a dar un ejemplo de una situación concreta en la que te podría servir. Te sorprenderá la cantidad de veces que eres incapaz de imaginarla. «¿Para qué, en concreto, te podría servir?» Mucha gente responde «no sé, por si acaso». La pregunta entonces sería «por si acaso, ¿qué?». Con frecuencia, la respuesta queda desierta.

«Archivar» o incluso «Incubar» son la alternativa fácil y cómoda a «Eliminar». Suponen un riesgo controlado. Como en el fondo sabes no procesas bien, minimizas las consecuencias negativas conservándolo, ya que así siempre podrías recuperarlo en caso necesario. En serio, si un altísimo porcentaje de tu bandeja de entrada no acaba en la categoría «Basura», es más que probable que estés procesando mal.

Una categoría organizativa «Basura» que acaba a rebosar después de procesar tus bandejas es un indicio casi seguro de que procesas con rigor y de que tu sistema GTD te permite prestar atención a lo que hay que prestar atención. Del mismo modo, una categoría «Basura» con pocos elementos tras el procesado te dice que muy probablemente estás procesando y organizando mal o, lo que es lo mismo, que la fiabilidad y la utilidad de tu sistema GTD tienen mucho que mejorar.

GTD: Afila Tus Herramientas de Productividad

Tools of the trade, cortesía de tim_d

Tools of the trade, cortesía de tim_d

Si estás realmente comprometido a utilizar GTD, hay una serie de herramientas básicas que necesitas tener antes de empezar.

Comparto con David Allen y otros expertos la recomendación de comenzar a aplicar esta metodología empleando herramientas de tecnología sencilla, preferiblemente basadas en papel, aunque suene poco ecológico.

Más adelante, cuando domines la técnica y hayas adquirido los hábitos necesarios, podrás usar sin problemas cualquier tipo de solución, incluyendo las de más avanzada tecnología.

Para empezar con GTD desde cero necesitas, además de un espacio de productividad, lo siguiente:

  • Bandejas para papel: Las más funcionales son las apilables sin bordes. Serán tus bandejas de entrada y de salida y necesitarás al menos tres:
    • una para bandeja de entrada propiamente dicha
    • otra para cosas que quieres “leer/revisar
    • y otra para material de apoyo para proyectos
  • Papel: Inicialmente usarás hojas de papel para el proceso de recopilación, ya que recopilar, pensar, procesar y organizar todo la primera vez puede ser una tarea intensa y compleja y te interesa por tanto asegurar que las herramientas que empleas sean lo más fáciles posible de usar
  • Post-it y material de papelería: Los Post-it son una herramienta fantástica de recopilación. Yo tengo un taco de Post-it y un lápiz en cada habitación de la casa. Así, cada vez que se me ocurre una idea interesante, me aseguro de no olvidarla. Por otra parte el papel será una herramienta esencial durante esta primera etapa y necesitas disponer de herramientas para gestionarlo: grapadora, clips, algo para borrar. etc.
  • Un generador de etiquetas: Yo utilizo un DYMO letra Tag X desde hace ya tiempo y me parece muy potente y sencillo. Lo necesitarás sobre todo para etiquetar las carpetas para material de referencia y de apoyo para proyectos. David Allen desaconseja utilizar una solución software, ya que el tiempo necesario para crear e imprimir las etiquetas es mucho mayor que con cualquiera de estos dispositivos creados específicamente para ello y al final te dará pereza etiquetar.
  • Archivadores: Por digital que sea tu solución no te librarás de necesitar archivar determinada información. Sí, puedes escanear la información y guardarla en el disco duro, pero tardas mucho más en archivar así que en simplemente dejar una factura, revista o cualquier otro documento en una carpeta del archivador. Para que archivar se convierta en un hábito, tu sistema debe ser tan sencillo como el de una biblioteca o de lo contrario no archivarás. Necesitarás por tanto proveerte de un número considerable de carpetas para tu archivador.
  • Agenda: Seguramente ya tengas una y por ahora puedes aprovecharla para implantar GTD. Más adelante podrás decidir si sigues usándola o necesitas otro tipo de herramienta que se ajuste mejor a tus necesidades.
  • Papelera y papelera de reciclaje: La primera vez a lo mejor necesitas incluso un contenedor 🙂 Ahora en serio, suele ser habitual descartar un buen montón de cosas cuando se empieza a usar GTD. Hay quien encuentra útil disponer también de una papelera de reciclaje donde conservar ciertas cosas una temporada antes de tirarlas definitivamente.
  • Un organizador o gestor de tareas: Mucha gente utiliza erróneamente la agenda como organizador de tareas y si este es tu caso deberás dejar de hacerlo. Por otra parte no puedes almacenar las cosas en tu cabeza, así que necesitas algo fuera de tu mente para gestionar tus recordatorios. Si estás acostumbrado a usar una herramienta en concreto, como las Tasks de GMail o las Tareas de Outlook, puede ser una buena idea seguir usándola. Si no usas ninguna, tal vez lo mejor sea elegir alguna opción de baja tecnologia como por ejemplo tarjetas.

Decidas lo que decidas al final, ten en cuenta que uno de los mejores trucos para aumentar tu productividad personal es utilizar herramientas de organización sencillas, rápidas y que sean, además, entretenidas, sin perder de vista que lo fundamental es que puedas crear listas sobre la marcha y revisarlas tan fácil y regularmente como lo necesites.

Las 8 Herramientas de Organización en GTD

cortesía de usefulguy

Según la metodología GTD, el destino de todos los elementos de tu bandeja de entrada una vez procesados debería ser una de las 8 herramientas que vamos a ver brevemente en esta entrada.

Para los elementos que no requieren acción necesitas:

  1. Una papelera para los que no te sirven para nada
  2. Un archivo de seguimiento para aquellos con los que no necesitas hacer nada ahora pero quizás habría que hacer algo algún día
  3. Un archivo de consulta o referencia para aquellos que podrían ser de utilidad en el futuro

La diferencia entre un archivo de seguimiento y un archivo de consulta es que el primero contiene elementos que no requieren acción ahora pero podrían requerirla en el futuro mientras que el segundo contiene elementos que no requieren acción ahora ni la requerirán en el futuro pero que podrían ser necesarios o útiles en un momento dado.

Para los elementos que sí requieren acción necesitarás:

  1. Una lista de proyectos
  2. Un archivo de planes y materiales para proyectos
  3. Una agenda
  4. Una lista de recordatorios de próximas acciones
  5. Una lista de recordatorios de acciones “a la espera de”

Es importante que tengas en cuenta que todas estas herramientas de organización deben disponer de un contenedor físico, del tipo que sea, pero no vale que las mantengas en tu memoria.

Por otra parte el concepto “lista” en GTD significa cualquier tipo de recordatorio revisable y pueden ser listas en una libreta, un soporte electrónico, fichas, etc. Esto mismo es aplicable al concepto de archivo.

El objeto último de estas listas y archivos es que sepas en todo momento donde está cada cosa y no pierdas el tiempo buscándolas. Como comentábamos en uno de nuestros consejos de los viernes, sirven para organizarte antes de empezar con el próximo paso: Evaluar.

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