Por qué movilidad es distinto de efectividad

Estamos inmersos en la moda de la movilidad, una moda inteligentemente promovida por los fabricantes de tecnología para fomentar la venta de sus productos. Nada que objetar hasta aquí. Ahora bien, ¿es tan «guay» la movilidad como la pintan?

Evidentemente, cualquier avance tecnológico que aumente la libertad de las personas a la hora de elegir qué hacer en cada momento parece, al menos a priori, algo positivo. En el caso concreto de las tecnologías móviles, el acceso ubicuo a la información posibilita un elevado nivel de independencia y ha dejado en gran medida obsoletos, al hacer innecesario concurrir con otras personas en el tiempo y en el espacio para poder trabajar, conceptos como «centro de trabajo» o «jornada laboral».

Ya sabemos, sin embargo, que las cosas son como tú, es decir, que las tecnologías no son buenas ni son malas en sí mismas, ya que todo depende del buen o mal uso que se haga de ellas. Por desgracia, el acceso a tecnología móvil va normalmente desprovisto de la información y de la formación necesarias sobre buenas y malas prácticas relacionadas con el uso de dicha tecnología, lo que da lugar a que, con frecuencia, estas herramientas, que en teoría están al servicio de las personas, acaben esclavizándolas.

Desde el punto de vista de la efectividad, lejos de contribuir a un aumento de la productividad, las tecnologías móviles mal utilizadas se han convertido en un «agujero negro productivo», es decir, en un problema mayor que el que inicialmente pretendían solucionar, como vienen apuntando diversos medios desde hace años.

Si nos centramos en los profesionales del conocimiento, las tecnologías móviles aún no han logrado el suficiente grado de desarrollo como para convertirse en una alternativa funcionalmente equivalente a las tecnologías estáticas. A día de hoy, las tecnologías de movilidad son un problema grave a la hora de desarrollar determinados hábitos productivos  asociados a altos niveles de rendimiento – recomendados por las metodologías más avanzadas en efectividad y productividad personal, como GTD® y OPTIMA3®.

En concreto, los hábitos críticos para la mejora de la efectividad, como Aclarar y Organizar (en GTD®) o Evidenciar (en OPTIMA3®), son además los más exigentes desde el punto de vista cognitivo, y por ello requieren de unas mínimas condiciones ergonómicas para poder llevarse a cabo de forma adecuada. En concreto, Aclarar, Organizar o Evidenciar requieren un teclado adecuado en el que poder escribir por encima del umbral mínimo de eficiencia de 60 palabras por minuto o una pantalla lo suficientemente amplia como para poder acceder concurrentemente a diversas fuentes de información y reducir al máximo las necesidades de scroll.

Las consecuencias del incumplimiento de estos «mínimos ergonómicos» son nefastas, ya que suponen la desaparición del hábito productivo o su sustitución por otros de eficacia considerablemente inferior, cuando no directamente contraproducentes.

Conocer hasta qué punto las tecnologías móviles perjudican las actividades de mayor valor añadido de los profesionales del conocimiento es de máxima importancia para todas aquellas personas y organizaciones interesadas en aumentar su rendimiento. A pesar de ello, esta realidad es desconocida para muchas de ellas o, peor aún, pasada por alto, con las consecuencias de falta de claridad, dificultad de enfoque, sensación de pérdida de control y máximos niveles de estrés que todos conocemos.

Si tenemos claro que el microondas no es la herramienta óptima para guisar unas lentejas, ni la Thermomix para asar un pollo, ¿por qué cuesta tanto entender que las herramientas de movilidad no pueden ser buenas para todo? La tecnología bien utilizada puede ser extremadamente útil, pero la tecnología mal utilizada es desastrosa en términos productivos.

La solución a este problema es sencilla. Igual que son un freno para hábitos como Aclarar o Evidenciar, las tecnologías móviles pueden ser de gran ayuda en el desarrollo y mantenimiento de otros hábitos productivos, como Capturar (GTD®) o Registrar (OPTIMA3®), entre otros muchos. Se trata de utilizar la tecnología móvil cuando aporta valor y evitar caer en la tentación de hacerlo cuando resta.

La clave es entender que lo que hace efectiva a una persona rara vez es la tecnología sino el uso que hace de ella. Y el uso que hace de ella es la expresión de los hábitos productivos o improductivos que tenga esa persona. Por eso, es fundamental tener claro que movilidad es distinto de efectividad y centrarse más en mejorar la efectividad que la movilidad.

Diferencia entre Decidir y Elegir en GTD

Como probablemente ya sepas, a finales del año pasado completaba mi proceso de entrenamiento como Certified Trainer en GTD®. Atrás quedaban un buen puñado de meses de trabajo junto a nuestro Master Trainer, Jerónimo Sánchez, y la puesta en práctica de una de las herramientas más potentes que usamos en OPTIMA LAB para lograr resultados: las MASS.

Con frecuencia casi diaria y ritmo pausado – a menudo algo tan simple como preparar la exposición de una diapositiva de la presentación del curso, o una dinámica – los nodos que estábamos en proceso de certificación hemos ido adquirido con el paso de las semanas y los meses un grado de fluidez y dominio del programa y sus módulos que muy difícilmente habríamos alcanzado con cualquier programa de formación «intensivo».

Por otra parte, y para ser sincero, este proceso de certificación me ha aportado muy pocas cosas que no supiera, lo cual, por cierto, es bastante lógico después de casi 12 años a vueltas con la efectividad personal. Una de esas pocas cosas que sí me ha aportado ha sido tomar conciencia de las diferencias entre los procesos de pensamiento que intervienen en los pasos Aclarar y Ejecutar de la metodología GTD. En realidad, más que un descubrimiento, ha sido un «conectar los puntos» procedentes de múltiples lecturas de los últimos años y, en particular, de un par de soberbios posts del maestro Antonio José Masiá sobre #decisiones.

En una entrevista que le hacía Paz Garde recientemente, Jaime Planells (un usuario veterano de GTD) decía que, para él, el hábito más valioso o útil es «parar a pensar» antes de «hacer a lo loco». Probablemente mi respuesta sería la misma. De hecho, la potencia de este cambio es algo de cuya magnitud no eres plenamente consciente hasta que lo pruebas.

Como bien explica Antonio José en sus posts, «elegir» es algo que hacemos de manera automática, intuitiva y mayoritariamente emocional. Por el contrario, «decidir» es el resultado de un proceso consciente, racional y generalmente asociado a un análisis previo.

Por otra parte, sabemos que la calidad de las decisiones y de las elecciones que tomamos depende, en gran medida, de la calidad de la información que utilizamos para tomarlas.

Aunque, si les preguntáramos, seguramente estarían convencidas de lo contrario, el hecho es que la mayoría de las personas elige qué hacer sin haber pensado ni decidido previamente:

  1. Qué significado tienen realmente las cosas para ellas
  2. Si realmente es necesario hacer algo con ellas o en realidad lo están suponiendo
  3. Cuál es la siguiente acción física y visible que tienen que llevar a cabo para que avancen
  4. Cuál es el resultado final que quieren conseguir con cada una de ellas

Esto significa que la mayoría de las personas elige habitualmente con carencias graves de información relevante, lo que necesariamente se traduce en que un gran porcentaje de sus elecciones sean elecciones de calidad cuestionable. Si algún día has llegado a casa con la sensación de «hoy no he parado de hacer cosas en todo el día, y no he hecho nada» es, sencillamente, porque has estado haciendo este tipo de elecciones gran parte del día.

Para la gran mayoría de las personas que se acercan a GTD, Aclarar supone un «trabajo adicional», cuando no una «carga burocrática». Esta sensación es perfectamente normal, ya que Aclarar es «pensar y decidir», es decir, una actividad nueva que hasta ese momento no han estado haciendo. Jaime lo expresa a la perfección en la entrevista: «Las primeras semanas me daba remordimiento dedicarle tiempo a pensar y no trabajar, y a veces me costaba».

El problema de base de cualquier profesional del conocimiento es creer que pensar no es trabajar porque, en realidad, es todo lo contrario.

El valor añadido del paso Aclarar de GTD es que te obliga a responder a las cuatro preguntas anteriores, es decir, te obliga a saber qué significa para ti cada cosa que aparece en una de tus bandejas de entrada, a analizar si realmente hay que hacer algo con ella y, en caso afirmativo, a concretar qué es lo que habría que hacer y, si con ello no puede darse por finalizado, qué tendría que ocurrir para que así fuera.

Evidentemente, todo lo anterior es trabajo y, además, trabajo intelectual del duro. La ventaja es que el resultado de ese trabajo duro es un buen puñado de información relevante y de calidad que va a hacer que luego, cuando vayas a elegir qué hacer, tus elecciones sean «elecciones bien informadas», lo cual te va a permitir saber que lo que estás haciendo es – precisamente – lo que tienes que estar haciendo en cada momento. Si algún día has llegado a casa con la sensación de «hoy ha sido un día realmente productivo» es, sencillamente, porque has estado haciendo este tipo de elecciones gran parte del día.

La clave es entender que el tiempo que dedicas a Aclarar, en lugar de ser un coste, es una inversión de altísimo retorno. Por eso, como dice Jaime, Aclarar solo cuesta «hasta que te das cuenta de lo que te devuelve el tiempo invertido en pensar».

En resumen, el paso Aclarar de GTD es un paso orientado a «pensar y decidir», mientras que el paso Ejecutar es un paso orientado a «elegir y hacer». Por cierto, la forma de asegurar que el valor añadido de Aclarar no se diluya con el paso del tiempo radica en que seamos diligentes con el paso Reflexionar, en su versión diaria y semanal, gracias al cual «refrescamos» regularmente la información obtenida al Aclarar para asegurar su estado óptimo cuando llegue el momento de Ejecutar.

Por qué es preferible Enfriar a Incubar

El trabajo no es establecer prioridades. Eso es fácil. Todo el mundo puede hacerlo. […] la dificultad es establecer «posterioridades» – Peter Drucker

Incubar es uno de los hábitos característicos de GTD® y, desgraciadamente, uno de los peor entendidos y menos aprovechados. La explicación que se hace de este hábito en los libros de GTD® tampoco ayuda demasiado a que las cosas sean de otra forma. De hecho, mi mala comprensión del mismo durante mucho tiempo fue la culpable indirecta de muchas de mis «caídas del carro» en el proceso de aprendizaje e interiorización de GTD®.

En Getting Things Done, Allen expone con claridad los significados del concepto Incubar, pero omite el detalle de que se incuban elementos de dos naturalezas distintas.

Allen menciona por primera vez el concepto Incubar al explicar cómo Aclarar los elementos que no requieren acción. En concreto, dice que una de las tres posibilidades que se plantean con los elementos de la bandeja de entrada que no requieren acción es incubarlos: «No action is needed now, but something might need to be done later (incubate)», es decir, «Ahora no es necesaria ninguna acción pero podría ser necesario hacer algo más adelante (incubar)». Observa que, en todo momento, la palabra que utiliza es «need», es decir, «necesitar».

Sin embargo, al igual que hace al poner ejemplos de los contextos, Allen genera confusión cuando, en las referencias posteriores a Incubar, sustituye la noción de «necesidad» por las de «utilidad, inspiración o deseo», en lugar de añadirlas. Digo confusión porque, a partir de aquí, Incubar deja de tener que ver con «necesitar» y pasa a tener que ver únicamente con «querer/desear». El ejemplo concreto: «Someday/Maybe: It can be useful and inspiring to maintain an ongoing list of things you might want to do at some point but not now», es decir, «Algún día/Tal vez: podría ser útil e inspirador mantener una lista permanente de cosas que podrías querer/desear hacer en algún momento pero no ahora». Esta afirmación se refuerza con los ejemplos que la acompañan: «CDs I might want, Videos to rent, Books to read, Wine to taste, Weekend trips to take, Things to do with the kids, Seminars to take». Si lo observas, ni una sola mención a cosas que puedes «necesitar» hacer.

Lo correcto habría sido especificar que Incubar tiene que ver con:

  1. Cosas que podrías «necesitar» hacer más adelante
  2. Cosas que podrías «querer/desear» hacer más adelante

Al no hacerlo, tiende a prevalecer la segunda explicación, por ser la última que aparece, la más detallada y la que lleva ejemplos.

Más allá de la confusión que pueda derivarse de la omisión de este importante detalle en los libros de GTD®, la causa principal por la que la gente usa mal las listas Algún día/Tal vez es que, en la forma en la que están planteadas en GTD®, incumplen el principio fundamental de la organización, ya que mezclan en un mismo sitio elementos con significados distintos.

Siendo riguroso, Allen habla siempre en plural al referirse a las listas Algún día/Tal vez, lo que en teoría permitiría organizar los distintos elementos incubados sin mezclarlos, pero como no explica en ningún momento que las cosas que se incuban pueden tener dos naturalezas distintas – y que por tanto tienen necesariamente que organizarse por separado – la confusión queda servida.

La falta de claridad a la hora de explicar esta herramienta de organización se traduce en que la mayoría de las personas opta por no usar las listas Algún día/Tal vez o las usa mal, es decir, únicamente para cosas «que podrían querer/desear hacer», con lo que Incubar pasa a convertirse en una especie de «cajón de sastre» para sueños imposibles y cosas que – muy probablemente – nunca se harán.

Evitar este desperdicio habría sido tan sencillo como proponer el uso de dos listas distintas y separadas para Incubar, conclusión a la que, por otra parte, hemos llegado con el tiempo muchos usuarios veteranos del método. Como ya he explicado en varias ocasiones, este es uno de los ejemplos evidentes de que, aunque a la mayoría de los usuarios novatos les parezca justo lo contrario, GTD roza en ocasiones la sobresimplificación.

Las consecuencias de todo lo anterior son más serias de lo que a primera vista puede parecer. Al no contar con un contenedor de organización específico para las cosas que «podrías necesitar hacer», esas cosas suelen terminar convirtiéndose en siguientes acciones, contribuyendo así a que el volumen de compromisos se vuelva inmanejable, con el consiguiente riesgo permanente de frustración y abandono del método. Evidentemente, en los cursos de formación GTD® oficial, todo esto lo explicamos en detalle para asegurar su correcta comprensión.

Como afirma Drucker, en un mundo en el que – por definición – hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, dejar cosas sin hacer es una necesidad imperativa. Por eso, OPTIMA3® propone estrategias y herramientas concretas para poderlo hacer de forma adecuada, manteniendo en todo momento la confianza y la sensación de control.

Por otra parte, el lenguaje crea realidades y, por este motivo, considero que la palabra «Incubar» es inadecuada para el hábito que queremos desarrollar, que no es otro que el hábito de «posteriorizar» de Drucker o el «enfriar el pensamiento» de Antonio José Masiá.

Incubar transmite la idea de un proceso en el que algo pasa necesariamente al final: nace un pollito, tienes la gripe, etc. Sin embargo, la idea que hay que transmitir es otra: que dejar para más adelante las cosas que no requieren acción puede ser la forma ideal de que nunca requieran acción. De hecho, muchas de las cosas innecesarias que se hacen en las organizaciones son resultado de esa manía absurda de hacerlo todo al momento de forma precipitada. Si se enfriaran las cosas un poco más, se dejarían de hacer un buen montón de cosas absolutamente inútiles.

Como se trata de reforzar la necesidad de pensar sobre hacer y de reducir la hiperactividad, en OPTIMA3® el hábito de Incubar no existe, como tampoco existen las listas Algún día/Tal vez. Lo que plantea OPTIMA3® es Enfriar, y lo hace de dos formas distintas. Por una parte, se enfrían cosas que no requieren acción ahora, pero podrían «necesitar» hacer algo al respecto más adelante y, por otra, se enfrían cosas que no requieren acción ahora, pero con las que podrías «querer/desear» hacer algo más adelante.

Las cosas que no requieren acción ahora, pero podrían «necesitar» que hicieras algo con ellas más adelante forman parte de la «vista» Esta Semana No, probablemente el elemento más conocido de la metodología OPTIMA3®. Las cosas de esta vista tienen que revisarse con la frecuencia adecuada. Esta vista forma parte de las «vistas básicas» que recomiendo y, por tanto, tiene que estar integrada en el sistema junto al resto de las vistas. En OPTIMA LAB, a la vista Esta Semana No la llamamos coloquialmente «la nevera».

Las cosas que no requieren acción ahora, pero podrías «querer/desear» hacer algo con ellas más adelante forman parte de El Tiempo Dirá, que puede incluir múltiples vistas o listas parciales. Las cosas de El Tiempo Dirá solo necesitan revisarse cuando tiene sentido. Por ejemplo, yo tengo una lista con «ideas para el blog» que únicamente reviso cuando quiero elegir un tema para escribir sobre él. El Tiempo Dirá forma parte de las «vistas opcionales» de OPTIMA3® y, por tanto, puede estar integrada en el sistema o puede mantenerse de forma independiente. Precisamente por eso, puede ser una vista o una lista (o listas), si se prefiere. En mi caso concreto, uso listas en Evernote para gestionar El Tiempo Dirá. Allí tengo varias libretas, cada una con varias notas, y cada nota es una lista con varios elementos.  En OPTIMA LAB, a la vista El Tiempo Dirá la llamamos coloquialmente «el congelador».

En resumen, enfriar los pensamientos es un hábito fundamental para cualquier profesional del conocimiento y OPTIMA3® proporciona la forma óptima de hacerlo. Porque lo cierto es que, además de todas esas cosas que podrías «querer/desear» hacer en un futuro, hay otras muchas cosas que podrías «necesitar» hacer más adelante y que no tienes por qué hacer ahora. Por eso, lo efectivo es mantener las cosas que podrían «necesitar» acción más adelante en un contenedor específico sobre el que poder reevaluar la situación con la frecuencia adecuada, sabiendo además que habrá un porcentaje de ellas que te librarás de hacer.

Te estoy hablando de un hábito tan sencillo como desconocido y potente. En mi caso, marcó la diferencia entre «caerme del carro» cada dos por tres a conseguir estabilizar el sistema y dejar de «caerme» de una vez. Así que, en serio, si de verdad quieres mejorar tu efectividad, empieza ya a Enfriar.

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