Cómo Uso GTD en la Práctica

Ya hemos visto en entradas anteriores cuáles son los tres elementos que integran mi herramienta GTD:

 

  • MindManager, conocida aplicación para mapas mentales y corazón del sistema
  • ResultsManager, add-in para MindManager que añade funcionalidades específicas para implantar GTD y que constituye el cuerpo de la herramienta
  • MindReader, conjunto de macros de SAX Basic, el lenguaje de programación de MindManager, que actúa como un auténtico cerebro integrando los dos elementos anteriores

Veamos ahora cómo utilizo de forma conjunta estos tres elementos en la práctica.

Recopilar

Además de las cosas físicas, que recopilo en bandejas de entrada también físicas, o del email, que se recopila él solito en las bandejas de entrada de correo, cuando estoy trabajando con el ordenador y se me ocurre una idea la capturo con GyroQ, una sencilla herramienta de captura.

Estés haciendo lo que estés haciendo, al activar GyroQ (Ctrl+Q en mi caso), te aparece una pequeña ventana como la que puedes ver en la imagen adjunta. En ella tecleo la acción, o proyecto, utilizando la sintaxis de MindReader, y luego pulso <Enter>.

Al hacerlo, esa acción o proyecto queda guardada temporalmente en un archivo en disco para ser utilizada más adelante, y la ventana de entrada de GyroQ queda limpia y dispuesta para seguir usándose. Si este no fuera el caso, pulsando la tecla <Esc> desaparece.

Cuando no estoy frente al ordenador recopilo en una Moleskine o en el grabador de notas de la  BlackBerry o en Post-it que tengo repartidos por toda la casa 🙂

Procesar

Cuando proceso, cualquier cosa que no va a la papelera, ni al archivo, ni a la agenda, va a mi herramienta GTD. En otras palabras, todo lo que se gestiona con la lista a la espera, el archivo de seguimiento, la lista de proyectos y la lista de próximas acciones está en el mismo sitio.

Según voy procesando elementos de mis bandejas de entrada, si algo requiere añadir una acción, o proyecto, comprometida o no, presente o futura, entra en el sistema. La forma de hacerlo varía según sean elementos muy dispersos o no. Me explico. De mi mapa central de MindManager salen aproximadamente 30 mapas “temáticos”. Por ejemplo “Deporte y Salud” es uno y “Mejoras Casa” es otro. Así hasta 30.

Si las acciones que voy procesando van a ir a parar a diferentes mapas, utilizo GyroQ de la forma descrita en el apartado Recopilar. Si, por el contrario, voy a añadir muchas acciones y proyectos a un mapa determinado, abro directamente el mapa y las añado allí.

Organizar

Una de las grandes ventajas de mi herramienta GTD es que procesar y organizar ocurren simultáneamente. Es más, en ocasiones, recopilar, procesar y organizar ocurren a la vez.

Esto se debe a la forma en que funciona la herramienta. Si por ejemplo recibo una llamada de Pepe pidiéndome que le envíe una presentación sobre beneficios sociales que necesita el viernes como tarde, en lugar de anotarlo en un Post-it para luego procesarlo y organizarlo, lo que hago es pulsar Ctrl+Q para lanzar GyroQ y a continuación escribo “enviar presentación a Pepe antes del viernes ts1 ismedium @online ! cbmap” y luego <Enter>.

En sentido estricto esto habría sido simplemente recopilar. Sin embargo, como ya sé que tengo que enviar una presentación al contacto Pepe, por email (@online) antes del viernes (fecha límite representada por “!”) y que es algo que no me va a llevar más de 15′ (ts1) y puedo hacer con un nivel de energía normal (ismedium), lo introduzco directamente así y ya lo tengo además procesado y organizado. Por cierto, “cbmap” le dice a GyroQ que esa acción hay que enviarla al mapa de “Compensación y Beneficios”, que es uno de los que utilizo en mi trabajo.

En resumen, la frase anterior daría lugar a una acción en el mapa “Compensación y Beneficios” que quedaría como “enviar presentación a Pepe”, con contacto Pepe, contexto @online, fecha de inicio hoy, fecha de finalización (límite) el viernes, energía normal y tiempo requerido menor a 15′.

Evaluar

Cada noche a las 3:00, una tarea programada de Windows lanza un script de GyroQ que refresca todos los dashboards diarios de ResultsManager. Si es viernes o sábado, también refresca los semanales.

Entre los diarios tengo “Acciones comprometidas por contexto” o “Acciones comprometidas por contacto”. Entre los semanales, “Revisión semanal de proyectos”, “Revisión de acciones comprometidas futuras” (archivo de seguimiento) o “Revisión de acciones algún día/tal vez”. Tengo otros dashboards que refresco cuando los necesito (tardo un par de minutos en hacerlo), como por ejemplo “Jardín de ideas para el blog”, “Ir de compras”, “Libros que leer” o “Películas que ver”.

En cualquiera de esos casos, refrescar un dashboard consiste en que ResultsManager escudriña el contenido de los 30 mapas de los que te he hablado, filtrando y ordenado la información según los criterios establecidos.

Así, por ejemplo, en el dashboard de “Acciones comprometidas por contexto” sólo tengo acciones comprometidas activas (no están ni las algún día/tal vez ni las del archivo de seguimiento). Tampoco tiene proyectos, sino únicamente la próxima acción de cada uno de ellos y las acciones aparecen agrupadas de la siguiente forma:

  1. En un primer nivel hay 4 grandes bloques: con fecha límite, con fecha objetivo, sin fecha (lo antes posible) y a la espera
  2. Dentro de cada uno de los 4 niveles anteriores, las acciones se agrupan por contexto
  3. Dentro de cada contexto, las acciones se dividen entre profesionales y personales. Así puedo filtrar (ocultar) unas u otras según el momento del día
  4. Cada acción lleva indicados el tiempo y nivel de energía necesarios para realizarla, así que cuando estoy en un contexto y tengo que elegir entre muchas puedo ir filtrándolas según estos criterios

Cada mañana lo primero que hago es comprobar mi agenda y luego el dashboard anterior. Habitualmente empiezo seleccionando alguna acción que requiere nivel de energía alto y un par de horas y empiezo por esa. Si preveo que no voy a tener el ordenador a mano, imprimo el dashboard y me lo llevo conmigo.

Durante la revisión semanal uso los mismos dashboards que a diario junto con los dashboards adicionales específicos para este fin.

Espero que te haya resultado interesante saber un poco más sobre mi herramienta GTD y la forma en que la utilizo. En una próxima entrada sobre GTD compartiré contigo una sencilla herramienta desarrollada en Excel que podrá servirte como punto de partida para desarrollar tu propio sistema. ¡No faltes!

12 Características Recomendadas para tu Sistema GTD

Waterline on a ship hull, cortesía de Andrew Smith

En una entrada reciente veíamos las 5 características esenciales que debe reunir un buen sistema GTD. Hablaba en esa ocasión de unos requisitos básicos que, de no cumplirse, harán muy difícil que la herramienta pueda cumplir su cometido.

Sin embargo, esos 5 requisitos son simplemente unos mínimos o, en otras palabras, condiciones necesarias pero no suficientes para asegurar un funcionamiento óptimo de tu sistema.

Antes de continuar quiero insistir una vez más en algo que me parece fundamental: la productividad no es la herramienta. Que seas más o menos productivo depende del nivel de adopción y mantenimiento de los hábitos que componen la espina dorsal de GTD.

Dicho esto, es innegable que una buena herramienta ayuda y facilita el uso y mantenimiento de tu sistema GTD. Precisamente por eso es por lo que quiero compartir contigo lo que he aprendido en cuanto a algunas características que, sin ser indispensables, si mejoran considerablemente la experiencia de usuario cuando de herramientas GTD de “alta tecnología” se trata.

  1. Entorno visual con soporte para mapas mentales: Un entorno de este tipo te ayudará enormemente a la hora de planificar tus proyectos y también al aplicar el modelo de 6 niveles de perspectiva. Además, hay determinados tipos de dependencia entre las acciones de un proyecto que son difíciles de representar en entornos no visuales, como por ejemplo las acciones llave [uno para todos] o embudo [todos para uno]
  2. Soporte para áreas de responsabilidad: Además de los contextos [y contactos], y sobre todo de cara a las revisiones semanales, poder agrupar o filtrar por área de responsabilidad (amigos, familia, salud, deporte, cultura, aficiones, trabajo…) resulta muy útil, sobre todo cuando el volumen total de acciones y proyectos, incluyendo los que están en tus listas Algún día/Tal vez, es muy grande
  3. Soporte para contextos [y contactos] múltiples: En ocasiones hay acciones que puedes realizar en más de un contexto o con diferentes contactos, por lo que es conveniente que la herramienta que uses no te limite a usar únicamente uno de ellos
  4. Filtrado por tiempo y energía disponible: Si sueles mantener un gran número de acciones en tus listas, es posible que filtrar por contexto [o contacto] no sea suficiente para reducir convenientemente el número de opciones entre las que elegir en un momento dado. En esas circunstancias, poder filtrar adicionalmente por el tiempo de que dispones, o tu nivel de energía, puede hacerte mucho más fácil y evidente la decisión
  5. Soporte para listas de control: Las listas de control te permiten ahorrar mucho tiempo al recopilar, procesar y organizar, por lo que es más que deseable que tu herramienta te permita gestionarlas de forma fácil y eficaz. Esta es una de las carencias habituales del software comercial para GTD
  6. Soporte para tareas repetitivas [100% personalizable]: Muchas herramientas comerciales ofrecen soporte para tareas repetitivas, pero es un soporte tan parcial e incompleto que [a mí me] sirve para muy poco. En estas herramientas comerciales, las tareas se pueden repetir únicamente a intervalos predefinidos (diario, semanal, mensual…) y no permiten diferenciar entre repeticiones fijas o dinámicas, es decir, las que hay que repetir en una fecha determinada, independientemente de cuando se completaron la vez anterior, de las que hay que repetir en un plazo determinado a contar a partir de la vez que se completaron la vez anterior
  7. Soporte para plantillas de proyecto: Esta característica es en cierto modo parecida a las listas de control pero no igual. Las listas de control no cambian; siempre son las mismas acciones. En las plantillas de proyecto la secuencia de acciones se mantiene pero los contactos [y algunos contextos] cambian en cada proyecto
  8. Histórico y estadísticas de acciones y proyectos completados: Como decía Peter Drucker, “lo que no se mide, no se puede mejorar“. Esta característica te permite medir cómo usas GTD y, por tanto, mejorar tu forma de usarlo
  9. Arquitectura cliente/servidor con actualización/generación de listas en tiempo real: Lo ideal es poder disponer de un cliente móvil ligero que te permita consultar y actualizar tus listas rápidamente. Si el volumen de acciones que utilizas es grande, la única forma de lograrlo es haciendo que el “trabajo duro” de generar las listas se haga en el servidor y que tu cliente te ofrezca simplemente el resultado final
  10. Modos online/offline fácilmente sincronizables: Característica estrechamente vinculada a la anterior. Si trabajas mucho con un terminal móvil, es esencial que puedas sincronizar y refrescar tus listas con facilidad
  11. Multiplataforma: A día de hoy lo normal es que utilices más de una plataforma cuando usas GTD: móvil, portátil… La herramienta ideal debería ser capaz de ofrecer un cliente relativamente homogéneo independientemente del dispositivo usado (y no exclusivamente vía web a fin de que pueda trabajar bien en offline)
  12. Intérprete de lenguaje: Esta característica, que de entrada puede parecer una “frikada”, es una de las que más tiempo me ahorra día a día. En mi herramienta GTD puedo teclear algo como “Llamar a Juan para confirmar fecha reunión a partir del lunes antes del viernes! te1 nemedio” y automáticamente me genera una acción “Llamar a Juan para confirmar fecha reunión” con contexto @telefono, contacto Juan, fecha de inicio el próximo lunes, fecha límite el próximo viernes [! indica que no es fecha objetivo sino límite], tiempo estimado menos de 15′ [te1] y nivel de energía necesario medio [nemedio]. El siguiente paso que me falta es que funcione por reconocimiento de voz, pero todo se andará  😀

Mi herramienta actual aún no cumple los puntos 9, 10 y 11 pero sí todos los demás. Si alguien se anima a que desarrollemos algo juntos que cumpla los 12, que me lo diga 🙂

GTD: Las Acciones de Hoy son los Proyectos de Mañana

Como sabes, no soy partidario de “versionar” GTD pero tampoco tengo nada en contra de aplicar pequeños trucos y mejoras siempre y cuando sean compatibles con los principios fundamentales del sistema.

Hoy quiero compartir contigo un sencillo truco que utilizo para agilizar la forma en la que gestiono proyectos futuros.

Con frecuencia, hay proyectos que te has comprometido a hacer pero que no tendrán lugar hasta dentro de un plazo relativamente largo. La tendencia natural en estas ocasiones es procrastinar el proyecto o, en el mejor de los casos, dejarlo en la agenda como recordatorio.

Personalmente prefiero avanzar trabajo siempre que sea posible y tenga sentido. En este caso, como hablamos de un proyecto que ya me he comprometido a hacer, debería ser posible y tener sentido avanzarlo (a no ser que exista riesgo de que el proyecto se cancele).

La opción del recordatorio no me convence porque implica que estoy difiriendo algo que debería hacer ahora, con lo cual no consigo vaciar mi mente. Me explico. Hasta que no trabajas el enfoque vertical del proyecto no tienes forma realista de saber cuánto tiempo y esfuerzo te va a llevar, por lo que corres el riesgo de encontrarte una sorpresa desagradable al comenzarlo.

El enfoque vertical es la herramienta que te permite evaluar realmente de cuántos subproyectos, acciones, contextos [+ contactos] y tiempo puedes estar hablando. Sólo entonces es cuando has planificado lo suficiente tu proyecto y logras que deje de rondar por tu cabeza.

Lo que ocurre es que planificar, es decir, aplicar el método de planificación natural de proyectos, tiene el inconveniente de que requiere una cierta inversión de tiempo, a pesar de ser un paso esencial para sacar todo el partido a GTD.

Por eso, el problema que puedes encontrarte con mucha probabilidad es que, para ahorrar ese tiempo, te saltes ese paso, con lo que seguirás teniendo un “incompleto” en tu mente.

La solución que he encontrado consiste en añadir a mi lista una próxima acción del tipo “aplicar enfoque vertical a proyecto X”. De este modo tengo una acción comprometida, inmediatamente visible en mi lista de próximas acciones y que intentaré hacer en cuanto pueda.

La ventaja de este truco es que sí logro sacar por completo de mi cabeza, en el momento y con una inversión de tiempo mínima, la preocupación por ese proyecto. Sé que aún no conozco con detalle sus implicaciones pero sé también que me he comprometido a averiguarlo en un plazo lo más breve posible.

Así, la próxima acción a la que me comprometo hoy me garantiza que no me llevaré sorpresas con los proyectos de mañana.

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