Las bandejas de entrada solo tienen cosas

Los hábitos productivos solo producen los resultados esperados cuando se aplican bien. Lo que a menudo ocurre es que se aplican mal. La clave para aplicar un hábito productivo de forma correcta es entender con claridad el principio o principios productivos de los que procede y en los que se apoya.

Por ejemplo, un hábito productivo que a menudo se aplica mal es el de «capturar o recopilar» en GTD.

Cuando David Allen habla de «capturar o recopilar» en GTD, explica claramente que estamos hablando de «cosas» («stuff») y, en concreto, de «cosas que llaman tu atención». Entender bien esto es fundamental, porque puede parece un matiz sin importancia pero en él radica la diferencia entre aplicar bien el hábito, y que sirva, o aplicarlo mal, y que no sirva.  Allen también deja claro que «capturar o recopilar» es un paso distinto – y separado en el tiempo – de «procesar o aclarar», es decir, de «pensar y decidir» sobre las «cosas».

El principal obstáculo a la hora de desarrollar el hábito de «capturar o recopilar» es que, como comenta mi amigo y colega Jesús Serrano en su post «apuntar tareas limita tu efectividad», la mayoría de las personas ya tiene otro hábito, aparentemente parecido pero profundamente distinto: apuntar «tareas».

Cuando el hábito que tienes es el de apuntar «tareas», lo que ocurre es que, cada vez que apuntas algo, te estás poniendo más trabajo, más obligaciones y más compromisos. Moraleja: apunta «lo justo». Es lógico, ya que tu cerebro sabe que cada cosa que apuntas significa más presión y por eso se resiste a «apuntar de más». El resultado lo conoces: un buen número de «cosas» que no son «tareas» se queda sin «capturar o recopilar».

Es muy importante que sacar las «cosas» de la cabeza pase a ser «gratis», sin el menor coste. Si te cuesta sacar «cosas» de la cabeza es que lo estás haciendo mal. De hecho, sacar «cosas» de la cabeza es tremendamente liberador. Por eso, una de las primeras conclusiones a las que se llega una vez se tiene claro qué significa realmente «capturar o recopilar» es que nunca se captura demasiado.

Por otra parte, el propósito de apuntar «tareas» y el de apuntar «cosas» es distinto. El propósito de apuntar «tareas» es que no se olviden decisiones ya tomadas. La gente apunta «tareas» como «recordatorios» de acciones que ya ha decidido realizar en un momento posterior. Esto significa que las «tareas» son el resultado de «cosas» sobre las que ya se ha pensado, se ha tomado una decisión y se ha adquirido un compromiso de hacer algo.

Por el contrario, el propósito de «capturar o recopilar cosas» es, además de asegurar que nada se olvida, el de vaciar la mente para eliminar el estrés, decidir mejor, evitar autointerrupciones y ser capaces de centrarnos al 100% en lo que hacemos en cada momento. Para que esto sea posible, hay que dejar de sacar «tareas» y pasar a sacar «cosas». Una «cosa» es un recordatorio de algo sobre lo que se va pensar y decidir más adelante y, por consiguiente, se tiene que apuntar sin filtrar, sin pensar ni decidir sobre ella ni, por supuesto, adquirir más compromiso que el de procesarla o aclararla.

Apuntar «tareas» es sobrecargarte de compromisos. Apuntar «cosas» es el primer paso para vaciar la mente y poder trabajar sin estrés. Confundir ambos conceptos es un error grave con consecuencias muy serias para tu efectividad.

A mí me llevó mucho tiempo darme cuenta de las implicaciones que tiene sacar «cosas» frente a sacar «tareas» de la cabeza, por lo que, al principio, me dedicaba a apuntar únicamente «tareas», con el agravante de que, cuando la tarea no estaba suficientemente clara o definida, la conservaba en la cabeza, dándole vueltas para aclararla antes de apuntarla. Esto tuvo mucho que ver con mis primeras «caídas del carro» de GTD.

Los libros de Allen tampoco ayudan mucho a alcanzar la claridad conceptual necesaria, porque en varias ocasiones Allen hace comentarios contradictorios sobre qué es y qué no es una «cosa». Por ejemplo, cuando en «Getting Things Done» (incluyendo la última edición 2015), Allen habla de herramientas de recopilación en papel, dice que «work fine for collecting random ideas, input, things to do, and so on». Aquí se está generando confusión, porque «collecting things to do» alude claramente a «tareas», no a «cosas». En otro momento del libro dice que hay que «capturar o recopilar» lo que denomina «incompletos». Para saber si es o no un incompleto, antes de capturarlo o recopilarlo habrá primero que pensar y, en caso afirmativo, lo que estaríamos capturando o recopilando sería un «incompleto» en lugar de una «cosa».

En OPTIMA3 el concepto «capturar o recopilar» de GTD ha evolucionado para dar lugar a lo que, en la versión actual, llamamos «registrar». La diferencia entre «capturar o recopilar» y «registrar» es que única y exclusivamente se pueden registrar «cosas», es decir, que cualquier tipo de acción – y por consiguiente cualquier frase que contenga un verbo – queda automáticamente excluida de la bandeja de entrada. Este cambio, mucho más profundo de lo que una primera lectura puede dar a entender, permite lo siguiente:

  • Fuerza la ruptura con el hábito de «apuntar tareas». Una tarea es, por definición, algo que tienes que hacer. Lo que tienes que hacer se expresa con un verbo. Si no puedes usar verbos, no puedes expresar tareas.
  • Al no poder pensar qué se va a hacer con esa «cosa», obliga a aumentar la distancia psicológica con el elemento registrado, lo que activa el pensamiento frío. Enfríar el pensamiento es uno de los elementos clave de OPTIMA3, ya que decidir en caliente suele ser sinónimo de decidir mal.
  • Reduce la fricción a la hora de sacar «cosas» de la cabeza, ya que al no definir qué se va a hacer con ellas imposibilita que se perciban como compromisos.

Algunos ejemplos de «cosas» mal y bien «registradas» serían:

MAL: planificar las vacaciones, comprar regalo para Carlitos, cambiar el aceite al coche, terminar el informe de Luis, arreglar la TV rota.

BIEN: vacaciones 2016, regalo Carlitos, aceite coche, informe Luis, TV rota.

«Cosas» y «tareas» son dos elementos completamente distintos. Una «cosa» viene representada por un nombre, mientras que una «tarea» viene definida por un verbo. La idea de eliminar los verbos como forma de reducir la fricción al «capturar o recopilar» se le ocurrió a Paz Garde, que lleva aplicándola muchos años. Desde que me la comentó, empecé a experimentar con ella y, a día de hoy, «registrar cosas», es decir, «capturar sin verbo», no solo es un hábito estándar en OPTIMA LAB, sino que hace tiempo que lo incorporamos a nuestros talleres para la mejora de la efectividad personal con excelentes resultados.

Apuntar tareas es un obstáculo para la mejora de la efectividad. Eliminar los verbos te asegura que vas a poder registrar todo lo que llama tu atención y que vas a hacerlo bien, sin ruido, sin fricción, sin pensar, sin decidir y sin filtrar al hacerlo. A partir de ahora, recuérdalo, porque te va a ser muy útil: las bandejas de entrada solo tienen «cosas».

#cienciaGTD: La necesidad de una «mente extendida»

Uno de los principios productivos básicos en los que se apoya GTD es «sacar siempre todo de tu cabeza y depositarlo en una memoria externa fiable». Una «memoria externa» es cualquier contenedor externo, es decir, fuera de tu cabeza, como por ejemplo una libreta o cualquier tipo de herramienta electrónica adecuada para ello.

Como hemos visto en posts anteriores de esta serie, si desarrollamos el hábito de «sacar siempre todo de la cabeza» no solo dejaremos de olvidar las cosas importantes, sino que también podremos conservar, por si lo queremos o necesitamos recordar y para cuando lo queramos o necesitemos recordar, todas aquellas ideas interesantes, planes, actividades y referencias diversas que en un momento dado nos llamen la atención.

La ciencia cognitiva nos explica que una gran ventaja adicional de este hábito de «sacar siempre todo de la cabeza» es que sentirás mucho menos estrés, ya que, como sabemos, el estrés autogenerado tiene en parte su origen en la necesidad que siente nuestra mente de recordar todas esas «cosas».

La ciencia ha demostrado también que las limitaciones de la memoria, tanto si hablamos de memoria operativa como de memoria a largo plazo, son de tal magnitud que no puedes confiar suficientemente en ninguna de ellas para que te recuerden con garantías todo lo importante siempre que sea necesario.

Cuando intentamos que la memoria nos recuerde lo que queremos cuando lo necesitamos, lo único que conseguimos es sobrecargar a nuestro cerebro, ya que mantener ese nivel de memoria requiere tener activados varios patrones de excitación neurológica y, lo que es aún más difícil y costoso, mantenerlos activos sin distracciones ni interferencias por parte de la nueva información entrante.

Por su diseño, el cerebro es un medio intrínsecamente activo, en el que los patrones fluyen incesantemente. Esto es lógico, ya que nuestro entorno es generalmente cambiante, con nuevos estímulos apareciendo a cada instante. Pero, precisamente por que está diseñado para reconocer patrones cambiantes, el cerebro es bastante mediocre a la hora de seguir la pista a información estática, lo que hace que muchos detalles se pierdan o incluso sean alterados inconscientemente.

La forma de asegurarnos de que los detalles se conserven tal y como son, sin olvidar ni modificar nada, es externalizar la memoria, es decir, utilizar un medio pasivo externo como, por ejemplo, el papel o cualquier dispositivo electrónico. La razón por la que esta memoria externa es una opción mucho mejor a la hora de almacenar información estática, es que siempre tendrás la certeza de que lo que te encuentres al consultarla será exactamente lo que en su día pusiste en ella :-).

Cómo Usar y Mantener Bien tu Sistema GTD

El único sentido de contar con un sistema GTD es usarlo. Si no, ¿para qué lo quieres? En ocasiones, la propia construcción y arranque del sistema puede acabar convirtiéndose en una excusa para la procrastinación. Esto se debe a que «usar» el sistema requiere un cierto esfuerzo, sobre todo al principio, ya que aún no se han desarrollado los hábitos. Por eso es muy importante tener claro, desde el primer momento, que el sistema está a tu servicio y no al revés. Si de repente te descubres «trabajando para el sistema» sin que «tu sistema trabaje para ti», algo estás haciendo mal.

Uno de los errores más comunes entre las personas que se acercan a GTD es usarlo como usaban su sistema previo a GTD que, en general, es la tradicional lista de tareas. Si alguna vez la has usado, sabrás que la lista de tareas es, más que nada, una especie de «red de seguridad» que te da algo de confianza a la hora de evitar que se te pasen por alto cosas importantes. Pero, salvo contadas excepciones, el uso de la lista de tareas deja mucho que desear. Un uso correcto de esta lista supondría incorporar en ella todo lo que va apareciendo, ir eliminando lo ya completado o lo que ya no hay que hacer y, sobre todo, revisarla antes de hacer, a fin de asegurarnos de que hemos elegido bien a qué dedicarnos. ¿A cuánta gente conoces que use así su lista de tareas?

Lo diré claro. Para que GTD funcione hay que revisar el sistema con frecuencia. Si no, olvídate. Luego no vengas diciendo que GTD no es para ti, o que es muy rígido o que no se adapta a tus necesidades, porque te estarás engañando. GTD te ayuda a construir y mantener una «mente extendida» fuera de tu cabeza. Mientras esa «mente extendida» es fiable, funciona. En el momento que deja de ser fiable, deja de funcionar. Y su fiabilidad depende de la frecuencia con que la revises y de lo bien o mal que lo hagas.

Usar bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de usar bien tu sistema GTD, nos referimos a:

  • Capturar todo lo que llame tu atención en alguna de tus bandejas de entrada.
  • Procesar, es decir, vacíar, pensando y tomando decisiones sobre su contenido, todas las bandejas de entrada con regularidad. En la práctica, esto significa que algunas bandejas las procesarás una vez a la semana y otras varias veces al día. Las bandejas hay que procesarlas cuando comienzan a generarse sensación de «falta de control» sobre su contenido.
  • Organizar lo procesado siguiendo las indicaciones del método. Deja de clasificar, uno de los hábitos más improductivos que existen. Clasificar solo sirve para el archivo. Para todo lo demás, organiza. Se clasifica por categorías y se organiza por significado. Cuando metes todo lo de tu jefe en una carpeta «jefe», solo estás clasificando, ya que entre lo que te envía tu jefe habrá cosas con significados distintos. Clasificar es distribuir incertidumbre. Organizar es poner juntas – sin mezclar – cosas que comparten un significado: basura, información, cosas que tienen que hacer otros, posibilidades, resultados que tengo que lograr yo, acciones que tengo que realizar yo… Un ejemplo: Si tienes que llamar a un cliente y a la guardería de tu hijo, clasificar sería poner la llamada del cliente en «oficina» y la de la guardería en «casa». Esto es un error. Como ambas son acciones que tienes que realizar tú con un teléfono, ambas deberían ir a parar a tu contexto @teléfono al organizarlas. Y si no, las estás organizando mal.
  • Revisar antes de hacer. El motivo por el que existen los contextos es para que los uses. A diferencia de las categorías, que no sirven para nada, los contextos – bien usados – sirven para que que solo te plantees como opciones aquellas que tiene sentido hacer en un momento dado. Antes de hacer nada, revisa tus contextos y elige qué vas a hacer de lo que hay en ellos. Si sigues eligiendo «de cabeza» o «lo último que ha llegado», estás usando mal GTD.

Mantener bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de mantener bien tu sistema GTD, nos referimos a hacer una revisión completa de todo tu sistema una vez a la semana, entendiendo por «una vez a la semana» que lo hagas con regularidad, sea cada siete, cada ocho o cada seis días. Hazlo como quieras pero que sea algo regular.

«Hacer una revisión completa» es distinto de «echar un vistazo» y va mucho más allá. Se trata de que, con regularidad, proceses al menos una vez a la semana todas tus bandejas de entrada, revises y actualices el contenido de todas tus listas, añadiendo, tachando o cambiando lo que proceda. La revisión semanal es también el momento en que debes replantearte tus compromisos. Por una parte, si algo lleva tiempo en un contexto y sigues sin hacerlo, probablemente se trate de un «proyecto» que se te «coló» como acción o de algo que en realidad es menos importante de lo que quieres creer y que, por consiguiente, deberías estar incubando, seguramente en la lista «esta semana no».

La revisión semanal es el momento clave en la gestión de tus proyectos que – recuerda – son todos los resultados que quieres alcanzar y que requieren más de una única acción. Es durante la revisión semanal cuando te aseguras de que todos tus proyectos tengan al menos una siguiente acción en algún sitio (agenda o calendario, lista a la espera o algún contexto).

Conclusión

Son muchas las personas que, una vez procesadas y organizadas sus bandejas, creen que ya «tienen montado GTD». Esto es una verdad a medias. Lo cierto es que la aventura comienza ahora. Si tus listas están de adorno, tu GTD está de adorno. La utilidad de tu sistema GTD vendrá definida por cuánto cambies tu vieja forma de trabajar. Si sigues todo el día en «modo bombero», en lugar de capturar los «supuestos incendios» y seguir trabajando en tus contextos, GTD te servirá de poco o nada.

«Usar» tu sistema GTD consiste en dejar de trabajar de manera descontrolada, es decir, a medida que surgen los temas, y pasar a trabajar de manera controlada, es decir, pensando antes de hacer y eligiendo en cada momento la mejor opción en función del contexto.

«Mantener» tu sistema GTD consiste en hacer una revisión a fondo del mismo con regularidad para asegurarte de que sigue «completo» y está «actualizado». Recuerda que lo que no se revisa, no es fiable.

Y «usar» bien y «mantener» bien tu sistema GTD es lo que te permite estar en condiciones óptimas para lograr los resultados que deseas y poder hacerlo con la máxima efectividad y sin estrés.

Logo redca
sigue este blog en feedly
FacileThings

Categorías