Por qué movilidad es distinto de efectividad

Estamos inmersos en la moda de la movilidad, una moda inteligentemente promovida por los fabricantes de tecnología para fomentar la venta de sus productos. Nada que objetar hasta aquí. Ahora bien, ¿es tan «guay» la movilidad como la pintan?

Evidentemente, cualquier avance tecnológico que aumente la libertad de las personas a la hora de elegir qué hacer en cada momento parece, al menos a priori, algo positivo. En el caso concreto de las tecnologías móviles, el acceso ubicuo a la información posibilita un elevado nivel de independencia y ha dejado en gran medida obsoletos, al hacer innecesario concurrir con otras personas en el tiempo y en el espacio para poder trabajar, conceptos como «centro de trabajo» o «jornada laboral».

Ya sabemos, sin embargo, que las cosas son como tú, es decir, que las tecnologías no son buenas ni son malas en sí mismas, ya que todo depende del buen o mal uso que se haga de ellas. Por desgracia, el acceso a tecnología móvil va normalmente desprovisto de la información y de la formación necesarias sobre buenas y malas prácticas relacionadas con el uso de dicha tecnología, lo que da lugar a que, con frecuencia, estas herramientas, que en teoría están al servicio de las personas, acaben esclavizándolas.

Desde el punto de vista de la efectividad, lejos de contribuir a un aumento de la productividad, las tecnologías móviles mal utilizadas se han convertido en un «agujero negro productivo», es decir, en un problema mayor que el que inicialmente pretendían solucionar, como vienen apuntando diversos medios desde hace años.

Si nos centramos en los profesionales del conocimiento, las tecnologías móviles aún no han logrado el suficiente grado de desarrollo como para convertirse en una alternativa funcionalmente equivalente a las tecnologías estáticas. A día de hoy, las tecnologías de movilidad son un problema grave a la hora de desarrollar determinados hábitos productivos  asociados a altos niveles de rendimiento – recomendados por las metodologías más avanzadas en efectividad y productividad personal, como GTD® y OPTIMA3®.

En concreto, los hábitos críticos para la mejora de la efectividad, como Aclarar y Organizar (en GTD®) o Evidenciar (en OPTIMA3®), son además los más exigentes desde el punto de vista cognitivo, y por ello requieren de unas mínimas condiciones ergonómicas para poder llevarse a cabo de forma adecuada. En concreto, Aclarar, Organizar o Evidenciar requieren un teclado adecuado en el que poder escribir por encima del umbral mínimo de eficiencia de 60 palabras por minuto o una pantalla lo suficientemente amplia como para poder acceder concurrentemente a diversas fuentes de información y reducir al máximo las necesidades de scroll.

Las consecuencias del incumplimiento de estos «mínimos ergonómicos» son nefastas, ya que suponen la desaparición del hábito productivo o su sustitución por otros de eficacia considerablemente inferior, cuando no directamente contraproducentes.

Conocer hasta qué punto las tecnologías móviles perjudican las actividades de mayor valor añadido de los profesionales del conocimiento es de máxima importancia para todas aquellas personas y organizaciones interesadas en aumentar su rendimiento. A pesar de ello, esta realidad es desconocida para muchas de ellas o, peor aún, pasada por alto, con las consecuencias de falta de claridad, dificultad de enfoque, sensación de pérdida de control y máximos niveles de estrés que todos conocemos.

Si tenemos claro que el microondas no es la herramienta óptima para guisar unas lentejas, ni la Thermomix para asar un pollo, ¿por qué cuesta tanto entender que las herramientas de movilidad no pueden ser buenas para todo? La tecnología bien utilizada puede ser extremadamente útil, pero la tecnología mal utilizada es desastrosa en términos productivos.

La solución a este problema es sencilla. Igual que son un freno para hábitos como Aclarar o Evidenciar, las tecnologías móviles pueden ser de gran ayuda en el desarrollo y mantenimiento de otros hábitos productivos, como Capturar (GTD®) o Registrar (OPTIMA3®), entre otros muchos. Se trata de utilizar la tecnología móvil cuando aporta valor y evitar caer en la tentación de hacerlo cuando resta.

La clave es entender que lo que hace efectiva a una persona rara vez es la tecnología sino el uso que hace de ella. Y el uso que hace de ella es la expresión de los hábitos productivos o improductivos que tenga esa persona. Por eso, es fundamental tener claro que movilidad es distinto de efectividad y centrarse más en mejorar la efectividad que la movilidad.

Las bandejas de entrada solo tienen cosas

Los hábitos productivos solo producen los resultados esperados cuando se aplican bien. Lo que a menudo ocurre es que se aplican mal. La clave para aplicar un hábito productivo de forma correcta es entender con claridad el principio o principios productivos de los que procede y en los que se apoya.

Por ejemplo, un hábito productivo que a menudo se aplica mal es el de «capturar o recopilar» en GTD.

Cuando David Allen habla de «capturar o recopilar» en GTD, explica claramente que estamos hablando de «cosas» («stuff») y, en concreto, de «cosas que llaman tu atención». Entender bien esto es fundamental, porque puede parece un matiz sin importancia pero en él radica la diferencia entre aplicar bien el hábito, y que sirva, o aplicarlo mal, y que no sirva.  Allen también deja claro que «capturar o recopilar» es un paso distinto – y separado en el tiempo – de «procesar o aclarar», es decir, de «pensar y decidir» sobre las «cosas».

El principal obstáculo a la hora de desarrollar el hábito de «capturar o recopilar» es que, como comenta mi amigo y colega Jesús Serrano en su post «apuntar tareas limita tu efectividad», la mayoría de las personas ya tiene otro hábito, aparentemente parecido pero profundamente distinto: apuntar «tareas».

Cuando el hábito que tienes es el de apuntar «tareas», lo que ocurre es que, cada vez que apuntas algo, te estás poniendo más trabajo, más obligaciones y más compromisos. Moraleja: apunta «lo justo». Es lógico, ya que tu cerebro sabe que cada cosa que apuntas significa más presión y por eso se resiste a «apuntar de más». El resultado lo conoces: un buen número de «cosas» que no son «tareas» se queda sin «capturar o recopilar».

Es muy importante que sacar las «cosas» de la cabeza pase a ser «gratis», sin el menor coste. Si te cuesta sacar «cosas» de la cabeza es que lo estás haciendo mal. De hecho, sacar «cosas» de la cabeza es tremendamente liberador. Por eso, una de las primeras conclusiones a las que se llega una vez se tiene claro qué significa realmente «capturar o recopilar» es que nunca se captura demasiado.

Por otra parte, el propósito de apuntar «tareas» y el de apuntar «cosas» es distinto. El propósito de apuntar «tareas» es que no se olviden decisiones ya tomadas. La gente apunta «tareas» como «recordatorios» de acciones que ya ha decidido realizar en un momento posterior. Esto significa que las «tareas» son el resultado de «cosas» sobre las que ya se ha pensado, se ha tomado una decisión y se ha adquirido un compromiso de hacer algo.

Por el contrario, el propósito de «capturar o recopilar cosas» es, además de asegurar que nada se olvida, el de vaciar la mente para eliminar el estrés, decidir mejor, evitar autointerrupciones y ser capaces de centrarnos al 100% en lo que hacemos en cada momento. Para que esto sea posible, hay que dejar de sacar «tareas» y pasar a sacar «cosas». Una «cosa» es un recordatorio de algo sobre lo que se va pensar y decidir más adelante y, por consiguiente, se tiene que apuntar sin filtrar, sin pensar ni decidir sobre ella ni, por supuesto, adquirir más compromiso que el de procesarla o aclararla.

Apuntar «tareas» es sobrecargarte de compromisos. Apuntar «cosas» es el primer paso para vaciar la mente y poder trabajar sin estrés. Confundir ambos conceptos es un error grave con consecuencias muy serias para tu efectividad.

A mí me llevó mucho tiempo darme cuenta de las implicaciones que tiene sacar «cosas» frente a sacar «tareas» de la cabeza, por lo que, al principio, me dedicaba a apuntar únicamente «tareas», con el agravante de que, cuando la tarea no estaba suficientemente clara o definida, la conservaba en la cabeza, dándole vueltas para aclararla antes de apuntarla. Esto tuvo mucho que ver con mis primeras «caídas del carro» de GTD.

Los libros de Allen tampoco ayudan mucho a alcanzar la claridad conceptual necesaria, porque en varias ocasiones Allen hace comentarios contradictorios sobre qué es y qué no es una «cosa». Por ejemplo, cuando en «Getting Things Done» (incluyendo la última edición 2015), Allen habla de herramientas de recopilación en papel, dice que «work fine for collecting random ideas, input, things to do, and so on». Aquí se está generando confusión, porque «collecting things to do» alude claramente a «tareas», no a «cosas». En otro momento del libro dice que hay que «capturar o recopilar» lo que denomina «incompletos». Para saber si es o no un incompleto, antes de capturarlo o recopilarlo habrá primero que pensar y, en caso afirmativo, lo que estaríamos capturando o recopilando sería un «incompleto» en lugar de una «cosa».

En OPTIMA3 el concepto «capturar o recopilar» de GTD ha evolucionado para dar lugar a lo que, en la versión actual, llamamos «registrar». La diferencia entre «capturar o recopilar» y «registrar» es que única y exclusivamente se pueden registrar «cosas», es decir, que cualquier tipo de acción – y por consiguiente cualquier frase que contenga un verbo – queda automáticamente excluida de la bandeja de entrada. Este cambio, mucho más profundo de lo que una primera lectura puede dar a entender, permite lo siguiente:

  • Fuerza la ruptura con el hábito de «apuntar tareas». Una tarea es, por definición, algo que tienes que hacer. Lo que tienes que hacer se expresa con un verbo. Si no puedes usar verbos, no puedes expresar tareas.
  • Al no poder pensar qué se va a hacer con esa «cosa», obliga a aumentar la distancia psicológica con el elemento registrado, lo que activa el pensamiento frío. Enfríar el pensamiento es uno de los elementos clave de OPTIMA3, ya que decidir en caliente suele ser sinónimo de decidir mal.
  • Reduce la fricción a la hora de sacar «cosas» de la cabeza, ya que al no definir qué se va a hacer con ellas imposibilita que se perciban como compromisos.

Algunos ejemplos de «cosas» mal y bien «registradas» serían:

MAL: planificar las vacaciones, comprar regalo para Carlitos, cambiar el aceite al coche, terminar el informe de Luis, arreglar la TV rota.

BIEN: vacaciones 2016, regalo Carlitos, aceite coche, informe Luis, TV rota.

«Cosas» y «tareas» son dos elementos completamente distintos. Una «cosa» viene representada por un nombre, mientras que una «tarea» viene definida por un verbo. La idea de eliminar los verbos como forma de reducir la fricción al «capturar o recopilar» se le ocurrió a Paz Garde, que lleva aplicándola muchos años. Desde que me la comentó, empecé a experimentar con ella y, a día de hoy, «registrar cosas», es decir, «capturar sin verbo», no solo es un hábito estándar en OPTIMA LAB, sino que hace tiempo que lo incorporamos a nuestros talleres para la mejora de la efectividad personal con excelentes resultados.

Apuntar tareas es un obstáculo para la mejora de la efectividad. Eliminar los verbos te asegura que vas a poder registrar todo lo que llama tu atención y que vas a hacerlo bien, sin ruido, sin fricción, sin pensar, sin decidir y sin filtrar al hacerlo. A partir de ahora, recuérdalo, porque te va a ser muy útil: las bandejas de entrada solo tienen «cosas».

#cienciaGTD: La necesidad de una «mente extendida»

Uno de los principios productivos básicos en los que se apoya GTD es «sacar siempre todo de tu cabeza y depositarlo en una memoria externa fiable». Una «memoria externa» es cualquier contenedor externo, es decir, fuera de tu cabeza, como por ejemplo una libreta o cualquier tipo de herramienta electrónica adecuada para ello.

Como hemos visto en posts anteriores de esta serie, si desarrollamos el hábito de «sacar siempre todo de la cabeza» no solo dejaremos de olvidar las cosas importantes, sino que también podremos conservar, por si lo queremos o necesitamos recordar y para cuando lo queramos o necesitemos recordar, todas aquellas ideas interesantes, planes, actividades y referencias diversas que en un momento dado nos llamen la atención.

La ciencia cognitiva nos explica que una gran ventaja adicional de este hábito de «sacar siempre todo de la cabeza» es que sentirás mucho menos estrés, ya que, como sabemos, el estrés autogenerado tiene en parte su origen en la necesidad que siente nuestra mente de recordar todas esas «cosas».

La ciencia ha demostrado también que las limitaciones de la memoria, tanto si hablamos de memoria operativa como de memoria a largo plazo, son de tal magnitud que no puedes confiar suficientemente en ninguna de ellas para que te recuerden con garantías todo lo importante siempre que sea necesario.

Cuando intentamos que la memoria nos recuerde lo que queremos cuando lo necesitamos, lo único que conseguimos es sobrecargar a nuestro cerebro, ya que mantener ese nivel de memoria requiere tener activados varios patrones de excitación neurológica y, lo que es aún más difícil y costoso, mantenerlos activos sin distracciones ni interferencias por parte de la nueva información entrante.

Por su diseño, el cerebro es un medio intrínsecamente activo, en el que los patrones fluyen incesantemente. Esto es lógico, ya que nuestro entorno es generalmente cambiante, con nuevos estímulos apareciendo a cada instante. Pero, precisamente por que está diseñado para reconocer patrones cambiantes, el cerebro es bastante mediocre a la hora de seguir la pista a información estática, lo que hace que muchos detalles se pierdan o incluso sean alterados inconscientemente.

La forma de asegurarnos de que los detalles se conserven tal y como son, sin olvidar ni modificar nada, es externalizar la memoria, es decir, utilizar un medio pasivo externo como, por ejemplo, el papel o cualquier dispositivo electrónico. La razón por la que esta memoria externa es una opción mucho mejor a la hora de almacenar información estática, es que siempre tendrás la certeza de que lo que te encuentres al consultarla será exactamente lo que en su día pusiste en ella :-).

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