Lo puedes leer en aprox. 3:18 minutos  Aprender a terminar los pensamientos es uno de los hábitos esenciales que necesitas desarrollar para mejorar tu productividad.
Tu agenda, por ejemplo, es el resultado de un trabajo mental que has completado, ya que lo que contiene son productos de decisiones que has tomado sobre cosas físicas que vas a hacer (asistir a una reunión, llamar a una persona por teléfono, entregar una oferta…). Aún en el caso de que tu agenda pueda ser mejorable – imagina por ejemplo que has decidido asistir a la reunión equivocada a defender una postura equivocada – lo que contiene está terminado, en el sentido que no queda nada más por decidir al respecto, y eso representa un gran avance de cara a ganar control y claridad sobre lo que vas a hacer y dónde. Sin embargo, con excepción de las citas programadas en la agenda, la mayoría de los compromisos que tiene la gente están incompletos, es decir, aún falta alguna decisión por tomar respecto a ellos. La mayor parte de las personas empiezan pensamientos pero no los completan, ya que no definen las siguientes acciones físicas y visibles que tienen que hacer con respecto a ellos para que avancen. El problema con este tipo de pensamientos incompletos es que, cuando te vienen a la cabeza, suelen parecer tan amorfos, complejos o ambiguos que inmediatamente los dejas a un lado, ya que temes que pararte a pensar en ellos con la atención que precisan requiera un tiempo y una energía de los que, por lo general, careces en ese momento. Lo que la mayor parte de las personas suele ignorar es que realmente no necesitas entender, resolver o planificar cada uno de los pasos que encierran esos pensamientos para poder quitártelos de la cabeza. Es mucho más sencillo. Lo único que necesitas para completar un pensamiento es decidir cuál es la próxima acción física que tienes que hacer para hacerlos avanzar. Como dice David Allen, “necesitas pensar en tus cosas más de lo que lo haces, pero no tanto como temes“. El secreto para evitar pensamientos incompletos errantes es prestar atención a lo que realmente ha llamado tu atención. Porque, una vez hayas decidido la próxima acción que vas a hacer con todas y cada una de las cosas que tienes en tu mente, y hayas aparcado los recordatorios correspondientes en lugares dónde vayas a verlos cuando puedas hacer algo al respecto, entonces tu pensamiento será libre y podrás dedicarlo a lo que quieras. Completar los pensamientos es clave porque, en la gran mayoría de las ocasiones, cuando tienes tiempo y energía para hacer algo, no sueles tener tiempo ni energía para pensar en lo que tienes que hacer, porque ese es un trabajo que ya debería estar hecho. Por ejemplo, cuando paras en un establecimiento comercial a comprar algo que necesitas urgentemente, es probable que haya alguna otra cosa que también deberías comprar en ese mismo establecimiento. En ese momento, tienes el tiempo y la energía para comprar no solo lo que vas a comprar sino también el resto de cosas que tendrías que comprar, pero no tienes ni el tiempo ni la energía para acordarte de cuáles eran esas otras cosas. Si cuándo pensaste por primera vez en esas otras cosas hubieras completado tu pensamiento, es decir, hubieras decidido que tenías que comprarlas la próxima vez que fueras a ese establecimiento, y te hubieras puesto recordatorios visibles que te lo recordaran cada vez que estuvieras en dicho establecimiento, entonces ahora tendrías ese recordatorio a tu alcance y podrías comprarlas todas. Cuando no completas tus pensamientos, no decides bien qué necesitas hacer y dónde tienes que hacerlo, y eso significa que tu capacidad para organizarte con eficacia está seriamente limitada. La costumbre de empezar pensamientos y no completarlos es uno de los principales obstáculos para la productividad, ya que los pensamientos incompletos escapan a tu control y, sin control, la calidad de tu proceso de toma de decisiones es mediocre, porque eso que escapa a tu control, y que por tanto no has considerado hacer, podría ser precisamente lo que tendrías que hacer si tomaras la decisión correcta. Completar un pensamiento es mucho más que apuntarlo en algún sitio; es también decidir qué próxima acción física tienes que hacer para que ese pensamiento avance y, además, ponerte recordatorios que puedas ver cuando tenga sentido realizar esa próxima acción física. Si realmente quieres ser una persona más productiva, lo primero que necesitas es aprender y habituarte a completar todos tus pensamientos, porque cada pensamiento incompleto en tu mente es una vía de agua en tu productividad. Lo puedes leer en aprox. 3:05 minutos  Incumplir los compromisos que te haces te genera presión. Para aliviar esta presión, debes:
- Captar, aclarar y organizar todos tus compromisos y
- Asegurarte de que te implicarás en ellos tantas veces como necesites
Las personas, en general, no suelen distraerse por culpa de lo que han anotado en su agenda. Normalmente no suele preocupar demasiado dónde debes estar un día determinado a una hora determinada, por ejemplo, dónde debes estar el jueves a las 10:00 de la mañana. ¿Por qué no? Por que te fías de tu sistema, es decir, sabes que has puesto un recordatorio en tu agenda y que revisas ésta con la suficiente frecuencia como para asegurarte de que ves lo necesario, en el momento preciso. A lo mejor no vas a poder asistir a una reunión que tienes en la agenda, o tienes apuntado un evento al que no te apetece nada ir, pero ninguno de estos compromisos futuros distrae tu atención sobre lo que estás haciendo ahora. Dicho de otro modo, no tienes por qué haber completado ninguno de ellos, ni siquiera encontrarlos atractivos, para quitártelos de la cabeza. ¿Qué pasaría si de repente perdieras tu agenda? Cuando tu psique tomara conciencia de que el trabajo de recordarte esas cosas es ahora suyo, en lugar de ser de tu sistema, empezarías a sentir la presión generada por todos esos compromisos (“que no se me olvide…”). Cuando usas un sistema fiable, sientes libertad en tu mente. Pero, para fiarte de tu sistema, es preciso que todos tus compromisos, sin excepción, estén en él y, además, asegurarte de que vas a prestarles atención en el momento debido. ¿Por qué casi todo el mundo tiene una agenda pero casi nadie ha movido el resto de compromisos de su vida – personales o profesionales – a un sistema similar? ¿Por qué anotan compromisos en su agenda, y la consultan de forma habitual, pero no capturan y revisan el resto de sus compromisos en algún otro sitio igualmente fiable? Según David Allen, existen tres motivos para ello: - Los datos que anotas en tu agenda ya se han procesado previamente, es decir, se han traducido a acciones físicas, visibles, que tienes que hacer en momento concreto. Si anotas en tu agenda que tienes que llamar a Juan el martes a las 17:00, cuando llegue ese momento no necesitarás pensar cuál es la acción adecuada ni dónde ni cuándo la vas a llevar a cabo
- Sabes dónde debes aparcar ese tipo de acciones (agenda) y ese dónde es una herramienta conocida y disponible
- Si pierdes la pista de las acciones y compromisos que has anotado en tu agenda, te encontrarás con críticas por parte de la gente que te importa y te sentirás mal
Sin embargo, en la mayoría de los compromisos de la gente faltan generalmente varios de estos factores. Por ejemplo, las acciones que tenemos que realizar no están del todo claras, no solemos contar con un sistema que usemos de forma sistemática o las críticas sobre lo que se nos olvida no son evidentes o no son preocupantes de inmediato… Si todas las cosas que atraen tu atención vinieran en montones bien ordenados, con sus consecuencias y acciones bien claras (sin que hiciera falta que pensaras más en ellas), si hubieras establecido y usaras habitualmente una herramienta fácil de usar para localizarlas y revisarlas y cada vez que se te “colara” algo por una fisura del sistema se te “llevaran los diablos”, entonces la mente como el agua sería para ti la norma en lugar de ser la excepción. La mayoría de las personas, cuando toman primer contacto con GTD y ven “todas” las listas que se utilizan en la metodología, suelen reaccionar con rechazo, expresándolo en forma de comentarios negativos sobre la “complejidad” o “dificultad” del sistema. Curiosamente, si a esas mismas personas les pides que tiren su agenda a la basura, ¿cómo crees que reaccionan? La inmensa mayoría no está dispuesta a hacerlo. En opinión de David Allen – opinión que comparto al 100% – este tipo de reación es un fraude intelectual porque, si una lista – tu agenda – te funciona de cara a gestionar parte de tus compromisos con productividad y sin estrés, ¿por qué no tener tantas listas como necesites para gestionarlo todo del mismo modo? Piénsalo un momento: ¿qué pasaría si usaras todas las listas necesarias? Lo puedes leer en aprox. 3:04 minutos  Estoy convencido de la existencia de la suerte. ¿Cómo no iba a ser así? He nacido en un país del “primer mundo”, en el seno de una familia “normal” que me ha proporcionado todo lo necesario para crecer y desarrollarme como persona. No nací con defectos congénitos ni padezco enfermedades raras. Tampoco me he visto implicado en catástrofes naturales ni terribles accidentes. Todo eso es suerte, muy buena suerte.
Pero al margen del azar que define las circunstancias que te rodean, también estoy convencido de que no hay más “suerte”. Hay personas que hacen lo que hay que hacer y personas que hacen lo que creen que hay que hacer. Estas últimas, a veces aciertan pero otras veces se equivocan. Voy a compartir contigo una anécdota. Desde que me saqué el carnet de conducir, gran parte de mi entorno no ha dejado de decirme que tengo mucha suerte para aparcar. Miembros de mi familia, algunos de mis amigos, incluso conocidos, se sorprendían – y siguen sorprendiendo – de mi “enorme suerte”. ¿En qué consiste exactamente esta suerte? En que casi siempre aparco en la puerta del sitio al que voy, entendiendo por “en la puerta”, a menos de un par de minutos andando del punto de destino. Y esto ocurre por teóricamente complicada que sea la zona o la hora del día. Pero para mí este hecho no es fruto de suerte alguna sino de mis acciones. En un momento dado, algo cansado ya de tanto “cachondeo”, decidí observar con atención qué factores podían influir en esta realidad. Porque es cierto que las personas que me decían, y siguen diciendo, que tengo mucha suerte, nunca aparcan en la puerta. Como suponía, la explicación era bien sencilla. Yo hacía, y sigo haciendo, algo que ellos no hacían, y siguen sin hacer. Y no lo hago de forma aleatoria ni en función de las circunstancias. Lo hago siempre, independientemente del día, la hora, el lugar, si voy con prisas o no: paso con el coche por delante de la puerta del sitio al que voy y lo hago al menos dos veces. Sin excepciones. Cuando llevo en el coche a alguna de estas personas que dicen que tengo suerte, siempre tengo que oír las mismas cantinelas. “Mira, aparca ahí, fíjate que sitio tan bueno. Déjalo ahí porque luego no hay quien aparque. Esa zona es imposible”. Cuando les ignoro, se molestan conmigo: “Ya verás, vamos a llegar tarde porque no vas a encontrar sitio y te va a tocar dar mil vueltas. Con lo bueno que era ese sitio de ahí atrás”. Aprovecho para aclarar que “ese sitio tan bueno” suele por lo general estar al menos a diez minutos andando del punto de destino. Como puedes observar, no es mi suerte lo que hace que casi siempre aparque en la puerta ni tampoco es la mala suerte de mis familiares y amigos lo que hace que nunca lo consigan. La diferencia es que yo sé que lo que yo crea sobre lo fácil, difícil, probable o improbable que es aparcar en un sitio concreto es por completo irrelevante. Lo siento por el tan en boga “pensamiento positivo” pero las cosas son como son y tanto si estoy convencido de que voy a aparcar en la puerta, como si estoy convencido de lo contrario, a la realidad le importa un pimiento. Por eso mi comportamiento no es en función de mis creencias sino de lo que hay que hacer. Nuestro cerebro es víctima de numerosos sesgos y falla más que una escopeta de feria en muchos de sus cálculos y estimaciones. Como promueve GTD, hay que “objetivizar” al máximo la toma de decisiones porque, a más subjetividad, mayor riesgo de error. Una forma de saber “lo que hay que hacer” es observar qué hacen las personas que consiguen esos resultados que tú también querrías conseguir y replicar esos comportamientos. Lo que en PNL se llama “modelado“. Nuevamente, es lo que hizo David Allen para construir GTD: fijarse en los hábitos de personas productivas. Otra forma es analizar de forma objetiva, dejando al margen opiniones o creencias, qué pasos hay que dar, y en qué secuencia, para alcanzar un resultado. Al fin y al cabo, si analizas de forma objetiva qué hay que hacer para poder aparcar en la puerta, verás que la respuesta a “lo que hay que hacer” es sencilla: pasar siempre por la puerta. | | |
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