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Herramientas GTD para cada Tipo de Acción

Lo puedes leer en aprox. 3:08 minutos

Home Renovation Cupcakes, cortesía de clevercupcakes

Como veíamos en una entrada anterior, los 5 criterios para entender las acciones en GTD guardaban relación con el grado de compromiso de cara a llevar a cabo la acción, con el hecho de que la acción fuera o no realmente accionable, con el tiempo en el que se debe, o a partir del que se puede, hacer y con quién debe hacerla.

Decíamos que eso ofrecía 32 posibles combinaciones o tipos de acciones y que cada uno de estos tipos tiene cabida únicamente en una herramienta GTD. Veamos ahora qué tipo o tipos de acción deben ir a parar a qué herramienta:

Agenda:

Las acciones que anotes en tu agenda deben ser siempre comprometidas y caducar. En caso contrario, no deberían estar en la agenda
Pueden sin embargo ser tanto accionables como no accionables. Un ejemplo de no accionable sería un recordatorio para entregar un documento antes de una fecha determinada. Es posible que antes de poder entregarlo tengas que preparar dicho documento, pero a pesar de ello quieres tener el recordatorio en la agenda. En el momento que tuvieras el documento listo para entregar, la acción de entregarlo pasaría a ser accionable pero hasta entonces sería no accionable
Del mismo modo, pueden ser acciones propias o delegadas. Imagina por ejemplo que la fecha límite es para que te entreguen el documento a ti en lugar de entregarlo tú
Por último, pueden ser acciones presentes o futuras. Una acción futura sería comprar unas entradas para un espectáculo que salen a la venta dentro de dos semanas. En este caso, aunque David Allen dice que se puede utilizar la agenda, yo prefiero utilizar el archivo de seguimiento
Esto supone 8 posibles tipos de acciones distintas

Lista de próximas acciones:

En este caso hablamos de una lista mucho más restrictiva, ya que únicamente admite acciones que sean comprometidas, accionables, presentes, que no caduquen y que sean propias
En este caso por tanto hay 1 único tipo de acción posible

Lista a la espera:

Otra lista bastante restrictiva, ya que las acciones que contiene deben estar comprometidas, no caducar (si caducan deberían estar en la agenda) y, lógicamente, delegadas
Pueden ser sin embargo tanto accionables como no accionables. En realidad, a ti eso te da igual, porque es algo que atañe a la persona a quién se la has delegado. De hecho, lo normal es que tú no sepas si esa persona tiene o no que completar otras acciones antes de poder hacer la tuya
También pueden ser presentes o futuras, ya que nada impide que tú delegues algo hoy que no se pueda empezar a hacer hasta dentro de, por ejemplo, tres días
En esta lista puede haber por tanto 4 tipos de acciones distintas

Lista algún día/tal vez:

Esta lista es lo opuesto a la de próximas acciones en cuanto a restricciones, ya que el único criterio que se debe cumplir es que las acciones sean no comprometidas
Pueden ser tanto accionables como no accionables. De hecho, hasta que no te comprometas a hacerlas, este detalle da igual
Por el mismo motivo que antes, pueden ser propias o delegadas
Es indiferente que la acción caduque o no, ya que no hay ningún compromiso para hacerla
También da igual, mientras no hayas tomado la decisión de comprometerte a hacerlas, que sean presentes o futuras
Es decir, en esta lista caben hasta 16 tipos de acciones distintas

Archivo de seguimiento:

Los criterios que deben cumplir las acciones en esta lista es ser comprometidas, accionables, futuras, no caducar (si caducan deberían estar en la agenda) y ser propias
Aquí hay también 1 único tipo de acciones posibles

Material de apoyo para proyectos:

De forma opcional, hay quien prefiere ir identificando acciones adicionales de los proyectos aunque aún no sean accionables. En este caso esas acciones se pueden tratar como material de apoyo para los proyectos hasta que llegue el momento en que pasen a ser próximas acciones. Estas acciones deben ser comprometidas, no accionables, no caducar y ser propias
Pueden sin embargo ser presentes o futuras, ya que mientras no sean accionables es irrelevante
Hablaríamos por tanto de 2 tipos de acciones posibles

Como ves, hay herramientas más restrictivas y otras apenas restrictivas. Lo importante es no olvidar que cada uno de los 32 tipos de acción posibles sólo puede ir a una herramienta GTD determinada, por lo que, si tienes claros los criterios, siempre podrás utilizar la herramienta adecuada.

5 Criterios para Entender las Acciones en GTD

Lo puedes leer en aprox. 2:24 minutos

Muchas de las preguntas más frecuentes que me plantean cuando facilito talleres de GTD, y que también han surgido en alguna ocasión en el blog, tienen que ver con los distintos criterios que se aplican a la hora de trabajar con acciones, la “materia prima” por excelencia de esta metodología de organización personal.

Preguntas como “¿pero una acción futura no debería estar en la lista “algún día/tal vez?”, “¿por qué las acciones que delegas son también “próximas acciones”? o “¿qué diferencia hay entre acción y próxima acción?” son muy habituales y ponen de manifiesto que, a pesar de la sencillez de los criterios cuando se analizan de uno en uno, gestionarlos todos a la vez no es tan sencillo como parece.

La complejidad probablemente radica en que estos criterios son independientes entre sí, a pesar de que la percepción por parte de muchas de las personas que empiezan a tener contacto con GTD es que no sólo están interrelacionados sino que además muchos de ellos son mutuamente excluyentes entre sí.

Veamos por tanto cuáles son estos criterios para entender las acciones y cómo aplicarlos:

Comprometida/No Comprometida: Independientemente de los otros criterios, llega un momento cuando estás procesando los elementos de tu bandeja de entrada en el que debes decidir si te comprometes o no a hacer algo con ese elemento. Una acción está comprometida cuando, en el momento de procesarla, o durante la revisión semanal, decides hacer algo al respecto con ella.
Accionable/No Accionable: Cuando se trata de un proyecto, es decir, de una secuencia de dos o más acciones, lo habitual es que muchas de esas acciones no puedan realizarse sin completar primero otras acciones. Una acción es accionable cuando puede hacerse sin necesidad de completar ninguna otra acción previamente. En ese caso se llama “próxima acción”. Cuando una acción requiere que se completen una o varias acciones previas antes de poder realizarse, entonces se dice que en ese momento no es accionable y se le llama simplemente “acción”.
Presente/Futura: También se puede hablar de Activa/No Activa. En ambos casos la diferencia es la misma. Una acción es presente o está activa cuando se puede completar ya sin esperar a que llegue una fecha futura. Cuando una acción no puede completarse aún porque es preciso esperar a una fecha para poder hacerlo, entonces es una acción futura o no activa
Caduca/No caduca: Las acciones que caducan sólo pueden llevarse a cabo en una fecha o antes de una fecha determinada. Después de esa fecha la acción ya no puede hacerse. Las acciones que no caducan pueden hacerse en cualquier momento una vez que están activas.
Propia/Delegada: Este criterio tiene que ver con quién es responsable de llevar a cabo la acción. Si eres tú mismo, entonces es una acción propia. Si la has delegado y la tienes en tu lista a la espera, entonces es una acción delegada.

Estos 5 criterios permiten 32 posibles combinaciones o, lo que es lo mismo, 32 tipos distintos de acciones.

La buena noticia es que cada uno de esos 32 tipos distintos tiene cabida en una única herramienta GTD. En una próxima entrada veremos cómo se corresponden estos criterios con las distintas herramientas que se usan en GTD para gestionar acciones y cuántos tipos de acciones distintas pueden aparecer en cada una de ellas.

Mi Escritorio y Otras Herramientas de Productividad

Lo puedes leer en aprox. 3:22 minutos

Inspirado por dos grandes de la productividad, Jeroen Sangers y Berto Pena, me he animado a compartir contigo el aspecto que habitualmente presenta mi Escritorio, así como las herramientas que utilizo a diario para llevar a cabo mi trabajo de forma más cómoda y efectiva.

Lo primero es comentarte que uso Windows 7 y no Mac. Sí, lo entiendo, pero tiene que haber de todo

Me gustan las resoluciones altas, tanto si uso pantalla externa como si es la del propio portátil. En ambos casos, la resolución a la que trabajo últimamente es 1920×1200.

Como puedes observar, mi escritorio es realmente minimalista. En el pasado solía tener algunos iconos en el lado izquierdo, no más de una docena, pero poco a poco fui reduciendo el número hasta no dejar ninguno. Al final, y viendo los escritorios de Jeroen y Berto parece que no soy el único que lo piensa, los iconos en el escritorio distraen mucho, por lo que no me parecen una buena idea.

Lo único que puedes observar además de la foto del paisaje es una pequeña barra horizontal en la parte superior derecha. Corresponde a la aplicación AIMP3, mi reproductor musical favorito. Podría tenerlo minimizado pero me resulta más cómodo tenerlo ahí.

En cuanto a la propia foto del paisaje, podría haber sido cualquiera de los cientos que almaceno en el disco duro de mi PC. Llevo muchos años suscrito a la edición Premium de Webshots y me encanta disfrutar de espectaculares paisajes naturales mientras trabajo en el ordenador. Esta aplicación, que además es mi protector de pantalla, va renovando cada hora el fondo de mi escritorio con una nueva foto.

La barra de tareas está configurada para ocultarse automáticamente. En ella tengo una selección de iconos para lanzar con un simple clic de ratón las aplicaciones que utilizo con más frecuencia.

Al otro extremo de la barra de tareas, en la bandeja del sistema, tengo minimizadas varias herramientas que uso con frecuencia.

Una de ellas es DateInTray, una pequeña aplicación que me permite disponer con un click de un sencillo calendario que además incluye los números de semana.

Otra es WindowSpace, utilísima herramientas para manejar ventanas. Puedes moverlas, cambiarlas de tamaño, encajarlas en pantalla, hacerlas siempre visibles o transparentes…

Utilizo también dos aplicaciones para hacer más productivo el uso del ratón sin tener que recordar largas listas de atajos de teclado. Una de ellas es StrokeIt, con la que puedes definir gestos de ratón para simular casi cualquier combinación de teclas que necesites: maximizar, minimizar, cerrar, guardar, navegar… La otra es X-Mouse Button Control, que también sirve para muchas cosas pero yo uso únicamente para activar ventanas pasando el ratón por encima de ellas sin necesidad de hacer click y también para simular con la rueda central del ratón el Alt-Tab de Windows con el que poder ir cambiando de una ventana abierta a otra.

Al igual que Jeroen, también uso F.lux, que ajusta automáticamente la temperatura de color de la pantalla en función de la hora del día.

Una herramienta muy útil para recopilar es GyroQ. La combinación de teclas Ctrl+Q abre una pequeña ventana en la que puedo anotar cualquier cosa que irá más tarde a parar a la bandeja de entrada de mi sistema GTD para ser procesada.

Otra herramienta que uso con frecuencia es The Calculator (la web original ya no existe), una antigua pero muy útil aplicación, ya que con sólo pulsar la tecla Bloq. Num, tengo una completa calculadora en la pantalla, con la ventaja de que permite ver y editar operaciones con muchos términos.

Completando esta pequeña colección, dos “clásicos”: Dropbox y Evernote, que creo no necesitan más presentación, y, por último, Babylon, un completo traductor que puedo usar con cualquier aplicación gracias a su potente OCR.

Como le pasaba a Berto, en el pasado tenía muchísimas aplicaciones, la mayoría de las cuales apenas usaba y simplemente consumían atención y recursos. Un buen día desinstalé todo y decidí que sólo instalaría de nuevo lo que echara en falta en repetidas ocasiones. De este modo llegué a mi configuración actual.

Habitualmente tengo abierto, aunque minimizado, MindManager, ya que ahí están las listas GTD con las que trabajo, y Chrome, donde tengo abiertos los Contactos y el Calendar de Google en pestañas fijas, ya que mi Agenda y mi lista de teléfonos las uso con frecuencia. Siempre intento tener el menor número posible de aplicaciones abiertas y, desde luego, evito siempre la multitarea.

Un Escritorio repleto de iconos es una fuente constante de distracción. Del mismo modo, evitar herramientas innecesarias y saber elegir bien las que te ayudan a ser más productivo, puede marcar la diferencia.