Desarrollo Personal: La Productividad no se Improvisa

plan b Desarrollo Personal: La Productividad no se ImprovisaHablando hace unas semanas con una persona senior del ámbito de Recursos Humanos sobre la presencia de empresas españolas en Europa, surgió el tema de las diferencias culturales en general y, en particular, de la dificultad de armonizar determinados rasgos culturales muy dispares.

Ponía como ejemplo la falta de espontaneidad de nuestros colegas europeos y la contrastaba, no sin cierto orgullo, con la capacidad de improvisación española.

Espontaneidad e improvisación son “palabras aditivo“, al igual que flexibilidad. Ambas están sujetas a un “uso impostor“, ya que pueden ser utilizadas e interpretadas de forma interesada.

La espontaneidad será algo positivo o negativo según las circunstancias y según en qué medida. Cuando hablamos de “falta de espontaneidad” estamos manipulando el término al convertirlo en algo permanentemente negativo. Lo mismo ocurre, aunque en sentido inverso, cuando decimos “capacidad de improvisación” para convertir esta habilidad en algo permanentemente positivo.

La “cantidad ideal” de espontaneidad o improvisación viene definida por la cultura del país.

No creo que los británicos, por citar un ejemplo concreto, sean, ni se consideren a sí mismos, poco espontáneos ni incapaces de improvisar. Tampoco pienso que los británicos consideren precisamente ejemplo de espontaneidad y capacidad de improvisación nuestro secular amor por la chapuza y la falta de planificación.

En la incultura popular, y especialmente en la española, proliferan los lugares comunes que contraponen planificación, organización, preparación o rigor a creatividad, innovación, espontaneidad o flexibilidad.

Y como los españoles nos tenemos por muy creativos, flexibles, innovadores y espontáneos, y no queremos dejar de serlo, encontramos la excusa perfecta para evitar la disonancia cognoscitiva que supondría tener que planificar, organizar y preparar con rigor lo que hacemos. Esta creencia nos lleva además a despreciar lo que viene de fuera y a empeñarnos en reinventar la rueda (creativamente, eso sí) una y otra vez.

Lo que ocurre es que la realidad, como siempre, se empeña en ir por libre. Y así tenemos que la productividad española tiene abono permanente en el furgón de cola europeo. Lo peor es que parece que somos incapaces de salir de ahí a pesar de toda nuestra creatividad y capacidad innovadora, si bien es cierto que seguir proponiendo a estas alturas soluciones como flexibilizar el despido, bajar los sueldos y fomentar la cultura del esfuerzo es de todo menos creativo e innovador.

Afortunadamente los españoles cada vez salimos más al extranjero, pasamos más tiempo trabajando con colegas europeos y tenemos la oportunidad de abrir nuestros ojos (los de la mente, sobre todo). Y a la par que comprobamos que muchos estereotipos sobre nuestros vecinos no son del todo infundados, también descubrimos que nos queda mucho bueno por aprender (y también algo por enseñar).

No me cabe la menor duda de que las nuevas generaciones y el crecimiento imparable de internet van a hacer que sigamos avanzando en esta dirección y nos van a ayudar a formarnos una visión algo más objetiva de nuestra cultura.

La creatividad, la espontaneidad o la improvisación pueden ser extraordinariamente potentes pero sólo si las sabemos combinar de forma adecuada con el rigor, la planificación o la organización.

Porque más allá de preferencias personales, hay cosas que admiten poca discusión. No tienes más que buscar qué países lideran los rankings de productividad y observar su forma de trabajar.

Independientemente de que puedan existir otros factores, comprobarás que la productividad no se improvisa.

Dime que Sí o Dime Por Qué No

dos semaforos Dime que Sí o Dime Por Qué No

doble 2, cortesía de poplechugita

Veíamos hace poco que la Flexibilidad era un término por el que sentían especial predilección los incompetentes y los caciques.

Estas personas son ejemplos claros de personalidades “líquidas”, que adaptan constantemente su discurso y su comportamiento en función de sus intereses personales, frecuentemente a costa de nuestra productividad.

El compromiso, en cualquiera de sus formas, es una amenaza para ellas, ya que actúa como un recipiente que las obliga a adoptar y mantener una forma concreta en el tiempo.

Hoy por tanto quiero compartir contigo una táctica específica para tratar con estas personas “líquidas” en comunicaciones vía e-mail, algo que aprendí hace años de uno de mis jefes y que me ha venido dando muy buenos resultados hasta ahora.

Lo normal cuando preguntas algo a alguien es que te responda o, al menos, eso es lo que todos esperamos. El problema es cuando la respuesta implica posicionarse o comprometerse y la pregunta se la hacemos a una de estas personas “líquidas”.

En estos casos la respuesta más habitual es que no haya respuesta, que cuando se produzca sea tarde o que sea tan vaga que no nos sirva de nada.

La solución al problema pasa por dar forma a nuestro “líquido”, le guste o no. Delimitando las posibles respuestas, limitamos las posibles escapatorias.

Lo mejor es ilustrar la técnica con un ejemplo.

En lugar de enviar un e-mail preguntando “¿Estás de acuerdo con que pongamos en marcha el proyecto el lunes?”, seguramente obtendrás mejores resultados con un e-mail así:

“Te adjunto el análisis de motivos por los que debemos comenzar el proyecto X el lunes 15/12/08 a las 9:00.
Léelo por favor y contéstame a este mensaje, o llámame por teléfono al (…), antes del viernes 12/12/08 a las 17:00, indicando si estás de acuerdo con que empecemos en esa fecha o, en caso contrario, los motivos por los que no estás de acuerdo y tus propuestas para resolver los problemas que hayas identificado.
Si por cualquier causa no vas a poder darme una respuesta antes del plazo indicado, ponte por favor en contacto conmigo por e-mail o por teléfono antes de mañana a las 17:00 y dime cuando podrías hacerme llegar tu respuesta, ya que como sabes el proyecto X es crítico.
Te he dejado este mismo mensaje en tu buzón de voz hoy día 8/12/08 a las 10:15. Inmediatamente después te he enviado un SMS avisándote de que necesito que respondas urgentemente a este e-mail.”

Es posible que esta persona “líquida” se salga con la suya y no te responda pero en cualquier caso le acabas de quitar de un plumazo el 95% de las “excusas tipo“. A no ser que la persona esté de baja o de vacaciones, si no te contesta en día y medio quedará en evidencia y entonces tendrás muy fácil involucrar al siguiente nivel jerárquico para que intervenga a tu favor. Por otra parte, si te contesta diciendo que no, al menos sabes en qué dirección tomar el siguiente paso.

Como ves, la técnica es sencilla: básicamente se trata de que pienses en todas las posibles excusas o escapatorias que nuestra persona “líquida” podría emplear y te anticipes respondiendo a ellas en tu comunicación.

El sistema no es infalible pero por lo menos no estás indefenso ante este tipo de actitudes y si no consigues que te diga Sí es bastante probable que al menos te diga Por Qué No.

La Flexibilidad como Excusa

flexibilidad digital La Flexibilidad como Excusa

flexibilidad, cortesía de liss_mcbovzla

La flexibilidad está de moda, algo hasta cierto punto lógico en estos tiempos líquidos en que vivimos.

Ser flexible hoy significa ser adaptable al cambio, estar abierto a la innovación y formar parte de la modernidad. En otras palabras, ser flexible hoy es ser 2.0.

También en el ámbito profesional la flexibilidad es un valor al alza y es difícil encontrar un modelo de competencias profesionales que se tenga por actual y que no la incluya.

El problema con este tipo de palabras tan cargadas de connotaciones positivas es que incitan a su abuso y ser interpretadas de forma interesada. Están sujetas a lo que yo llamo un “uso impostor” de las mismas (p.e. “flexibilidad laboral”).

En el caso concreto de la flexibilidad tengo comprobado que es una palabra por la que sienten una especial atracción los incompetentes y los caciques.

Los incompetentes ven en la flexibilidad la solución a todos los problemas con los que se encuentran a consecuencia de su falta de previsión, planificación y organización. Para ellos, qué casualidad, el inflexible siempre es el otro.

La flexibilidad para los incompetentes consiste en que los demás nos volvamos tan chapuzas, poco previsores y poco profesionales como ellos y trastoquemos nuestros planes en el último momento para adecuarnos a sus necesidades.

Por otra parte, para los caciques la flexibilidad es la garantía de poder encontrar siempre un hueco por el que escapar a la norma; es el pasaporte al mundo del apaño y del chanchullo.

Los caciques siempre aluden a la flexibilidad para poder hacer lo que les viene en gana ajenos a las limitaciones que afectan a los demás mortales y, qué casualidad de nuevo, el inflexible es siempre también el otro.

Sin embargo resulta muy fácil detectar el “uso impostor” de la palabra flexibilidad.

Las personas realmente flexibles empiezan por serlo en primera persona y nunca exigen más flexibilidad a su interlocutor de la que ellas mismas están dispuestas a ofrecer.

Por otro parte las personas realmente flexibles saben que la flexibilidad de verdad debe existir al principio, no al final, de las conversaciones, acuerdos, situaciones, etc.

Decidir que quieres tarta cuando el camarero te trae el helado que has pedido es perfectamente respetable, pero no llames inflexible al camarero si no quiere cambiarte el helado por la tarta. Estoy seguro de que el camarero te preguntó en su momento qué querías de postre con toda la flexibilidad que la carta le permitía.

Iba a citar también algún ejemplo relacionado con cambios de último minuto en las especificaciones de proyectos de IT pero no me gusta ir provocando icon wink La Flexibilidad como Excusa

Del mismo modo una política de empresa, un reglamento o un procedimiento de trabajo pueden diseñarse con un alto grado de flexibilidad que contemple todas las excepciones tipo y oriente sobre cómo proceder en casos excepcionales de modo que cualquiera pueda hacerlo.

Una buena política, un buen reglamento o un buen procedimiento deberían de hecho permitir la gestión automática del 80% de situaciones y dar orientación suficiente como para que cualquiera con dos dedos de frente pueda gestionar de forma coherente el 20% de excepciones restantes.

Sin embargo nos encontramos con frecuencia con políticas, reglamentos y procedimientos innecesariamente rígidos que ni siquiera contemplan cómo manejar las excepciones. Estos documentos suelen ser insuficientes para gestionar al menos el 50% de las situaciones y además permiten la más absoluta discrecionalidad y aleatoriedad en la forma de gestionar las excepciones, generalmente por parte de la misma oligarquía que elaboró la política, el reglamento o el procedimiento.

La flexibilidad como capacidad de adaptarse rápidamente a las circunstancias, los tiempos y las personas, rectificando oportunamente nuestras actitudes y puntos de vista, nos ayuda a lograr una mejor convivencia y entendimiento con los demás.

Espero que esta entrada te sea útil para distinguir flexibilidad de lo que no lo es; para diferencia la flexibilidad como cualidad que nos ha permitido adaptarnos y evolucionar como especie de la flexibilidad como excusa.

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