Óptima Infinito | Innovación y Productividad (GTD) para un Mundo 2.0

Desde su aparición, hace ya tres décadas, las aplicaciones informáticas, y en concreto las ofimáticas, no han parado de evolucionar, incorporando nuevas funcionalidades y haciendo un esfuerzo significativo por mejorar su rapidez y usabilidad.

A pesar de este innegable esfuerzo por parte de los desarrolladores, el aprovechamiento de estas herramientas de productividad sigue siendo, en términos reales, muy escaso.

Se puede alegar que las nuevas versiones suceden a sus predecesoras a tal ritmo que resulta imposible mantenerse al día. También se puede intentar explicar la situación diciendo que las compañías no invierten suficiente en formar a sus empleados sobre el correcto uso y aprovechamiento de estos programas.

Sean o no ciertas estas afirmaciones, lo que es indudable es que el aprovechamiento de estas herramientas de productividad depende tanto de la calidad y usabilidad de la propia herramienta como de la capacidad y voluntad del usuario. Y si es cierto que los fabricantes de aplicaciones ofimáticas han hecho un esfuerzo evidente por mejorarlas, no creo que la actitud del usuario medio ante las mismas haya evolucionado en la misma medida durante estos años.

Tengo la impresión de que siguen siendo muy pocos los usuarios que se plantean preguntas como “¿qué podría hacer esta herramienta por mí?” o “¿será posible hacer X con esta herramienta?”. Lo más habitual es que las aplicaciones ofimáticas se perciban como algo impuesto con lo que hay que convivir, en lugar de ser percibidas como el potencial aliado que son.

Objetivamente hablando, el uso de las herramientas ofimáticas no es más complicado ni requiere mayor esfuerzo que muchas de las asignaturas que esos mismos usuarios han tenido que superar a lo largo de su carrera académica. Para evitar malos entendidos, no digo que dominar las aplicaciones ofimáticas sea sencillo. Es algo que sin duda requiere una inversión muy importante de tiempo y esfuerzo.

Pero sobre todo requiere compromiso, constancia y, especialmente, voluntad de aprender a usarlas. Por ejemplo, conozco algún caso de usuario incapaz de dar formato a una tabla en Word y no creo que sea por falta de capacidad, ya que en su día superó con buena calificación las asignaturas de Cálculo y Álgebra de una ingeniería superior.

Algo ocurre en muchas de las organizaciones actuales en las que el talento, con más frecuencia de la que cabría esperar, está lento.

Por otra parte, algo falla en un sistema educativo en el que muchas personas se afanan por dejar el cerebro en casa tan pronto consiguen una titulación. Este es uno de los grandes efectos perversos de un sistema basado en la conformidad: la pérdida de iniciativa y creatividad.

El mecanismo natural del aprendizaje va de dentro a fuera de la persona impulsado por la curiosidad. Al sustituirlo por un mecanismo no sólo artificial sino erróneo, que va de fuera a dentro imponiendo temas sin interés para el individuo, se acaba eliminando en buena medida dicha curiosidad.

Precisamente de la curiosidad nacen la pregunta y el sentido crítico, base del sentido común. Si el sistema obvia las preguntas y sólo emplea respuestas, consigue la conformidad buscada pero también favorece la aparición de individuos con niveles limitados de criterio e iniciativa.

No nos engañemos. Las personas con altos niveles de criterio e iniciativa son proporcionalmente escasas porque se deben a un fallo del sistema. No son el resultado deseado sino una desviación del mismo. Esto que antes, en el paradigma del control, podría considerarse una buena noticia, ahora es un drama para las empresas y para la economía en general.

La recuperación económica pasa por el incremento de la productividad, pero no entendida como reducción de costes, sino como innovar y producir más y mejor con los recursos disponibles. Una de las muchas cosas que deben cambiar para que esto sea posible, además de la adopción generalizada de hábitos productivos, es que las personas aprendan a utilizar y sacar partido a las herramientas de productividad que tienen a su disposición para hacer su trabajo.

Porque no creo que actualmente el problema resida en las herramientas. Parafraseando la célebre frase de James Carville en la campaña de Bill Clinton contra George H. W. Bush, “It’s the economy, stupid“, creo que a día de hoy, en general, el principal motivo por el que la tecnología no se aprovecha como debiera “es el usuario, estúpido” y, en particular, “es el usuario estúpido“.