El Consejo de los Viernes: La Información Pesa

cut to the chase El Consejo de los Viernes: La Información PesaEn muchas empresas la sed de datos es insaciable. La información bien fundada reduce sin duda el riesgo y la incertidumbre y, al hacerlo, favorece la toma de decisiones acertadas. Pero llevada al extremo, la acumulación sin medida de información puede conducir a una situación de “parálisis por análisis”.

No es extraño encontrar casos de empresas donde los directivos reciben literalmente decenas de extensos informes que no son capaces de leer en su totalidad. Hablamos de un buen número de horas de trabajo desperdiciadas en una tarea que no aporta valor al cliente final.

Si se racionalizaran todos esos informes y se condensaran para contener únicamente la información realmente valiosa, probablemente su extensión, y por consiguiente el tiempo necesario para leerlos, sería diez veces menor.

Llevar a cabo una auditoria de la información que recibes habitualmente es algo sencillo. No tienes más que responder a las siguientes preguntas para cada uno de los documentos:

  • ¿Cuál es la finalidad de este informe? ¿La cumple?
  • ¿Cuánto tiempo requiere la generación de este informe? ¿Se justifica esta inversión de tiempo con lo que aporta el informe?
  • ¿Podría lograr los mismos resultados con menos datos? ¿Qué tipo de información es esencial conservar?

Si las personas de tu empresa dedican su tiempo a generar información que no aporta valor al negocio, están malgastando su tiempo y el tuyo.

Haz lo posible porque se eliminen los informes innecesarios en tu entorno de trabajo y se optimicen los restantes para contener únicamente información relevante para la toma de decisiones.

La información pesa y cuando pesa demasiado se convierte en lastre.

Pequeños Retoques en Optima Infinito

luthier restaurando violin Pequeños Retoques en Optima InfinitoHe aprovechado estas vacaciones blogueras para llevar a cabo algunos pequeños retoques que tenía pendientes desde hace tiempo en mi lista “Algún día/Tal vez”.

El primero, por más evidente, es el nuevo subtítulo del blog, que deja de ser “Desarrollo Personal, Productividad y GTD” para pasar a ser “Innovación y Productividad para Personas y Empresas“.

Nunca llegó a convencerme la reducción de los tres tipos de desarrollo que suelo abordar -personal, profesional y organizacional- a tan sólo uno de ellos: el desarrollo personal.

Tampoco me gustaba el adjetivo “personal”, ya que mi intención es hablar de las personas en todas sus facetas, incluyendo el ámbito profesional y las organizaciones en las que desempeñan su actividad.

Incorporo además la palabra innovación por su relación con todos los cambios que la web 2.0 está suponiendo, impulsando en unos casos y forzando en otros, de cara a las personas y las organizaciones.

Optima Infinito ha tratado tradicionalmente del aprendizaje, la evolución y la mejora constante, conceptos más relacionados con la ruptura de viejos paradigmas y la innovación que con el simple desarrollo, sobre todo si éste se entiende como “incremento”.

En cualquier caso, seguiré utilizando Desarrollo Personal, Desarrollo Profesional y Desarrollo Organizacional en las categorías del blog para mantener la consistencia con lo ya publicado.

También he eliminado GTD del subtítulo, por ser de alguna manera redundante al existir ya la palabra productividad. GTD seguirá siendo uno de los pilares del blog pero tengo la intención de ir ampliando poco a poco el espacio dedicado a la productividad en general, incluyendo la productividad en equipos de trabajo y las herramientas informáticas que pueden ayudarte a mejorar tu productividad.

Otro pequeño retoque ha sido la sección “Acerca de”, que ahora pasa a llamarse “Acerca de Optima Infinito“. He aprovechado para actualizar sustancialmente el contenido de modo que ahora refleja mucho mejor la temática y enfoque del blog.

En línea con el retoque anterior he añadido también un “Acerca de José Miguel Bolívar“, una especie de CV condensado pero aún extenso donde he intentado resumir los hitos y experiencias más relevantes de mi intensa y variada actividad profesional hasta el momento.

El resto de los cambios son cosméticos y de rendimiento. Por ejemplo, he eliminado buena parte de los widgets externos de las columnas laterales a fin de reducir significativamente el tiempo de carga de la página. Siguiendo los consejos de Google, he estrechado un poco las dos columnas laterales con el objetivo de que la página se vea mejor en resoluciones bajas. Por este mismo motivo las fotos de las entradas irán a partir de ahora siempre alineadas a la derecha.

Y esto es todo por el momento. Espero que te gusten los cambios. En cualquier caso ya sabes que tu feedback se valora y agradece.

Desarrollo Organizacional: Mejorar o Presumir

dashboard Desarrollo Organizacional: Mejorar o PresumirEl concepto de Cuadro de Mando Integral o CMI surgió en 1992 y a pesar del tiempo transcurrido hay muchas empresas que aún no lo utilizan o, lo que es casi peor, lo utilizan mal.

Decía Peter Drucker que “todo lo que se puede medir, se puede mejorar” y es precisamente en ese contexto donde la utilización de un CMI cobra sentido.

Desarrollar por tanto una serie de KPIs (Key Performance Indicators) o Indicadores Clave de Desempeño sólo procede si dichos indicadores:

a) Están vinculados a la estrategia de la empresa

b) Son relevantes, o lo que es lo mismo, capaces de aportar información útil que permita mejorar

Sin embargo y por extraño que parezca, frecuentemente se producen desviaciones en el proceso de creación de KPIs que dan al traste con la utilidad del CMI como herramienta de mejora.

Una de ellas, fruto generalmente de la ignorancia, consiste simplemente en desarrollar KPIs que son fáciles de calcular o, mejor aún, convertir en KPIs indicadores que ya se están calculando con algún otro fin.

Otra desviación común, posiblemente de origen no tan inocente como la anterior, es medir lo que sabemos que hacemos bien, no vaya a ser que de lo contrario tengamos problemas. En su forma más refinada, esta desviación incluye algún KPI de algo que no hacemos mal del todo pero tampoco bien e, idealmente, uno o dos KPIs de áreas donde claramente se pueda mejorar. Esta combinación contribuye a incrementar la credibilidad general de nuestro CMI – un CMI con todo en verde resulta algo sospechoso – y tiene la ventaja adicional de limitar el riesgo de tener que trabajar en serio para solucionar lo que no funciona.KPI Desarrollo Organizacional: Mejorar o Presumir

Hay una tercera desviación que por su descaro suele dar resultados sorprendentemente buenos, siempre y cuando la mejora constante no sea parte de la cultura de la empresa.
Consiste en elegir no sólo aquello que hacemos bien, sino algo que además nos interese promocionar para dar visibilidad e importancia a nuestro departamento. Se trata, por así decirlo, de generar la necesidad de monitorizar una serie de KPIs que son objetivamente irrelevantes aunque que sean importantes para nuestros fines.
Para alcanzar la perfección debemos añadir un par de KPIs en rojo, eso sí, que dependan de factores externos difícilmente influenciables.

Seguramente existan otras muchas desviaciones no menos pintorescas y si tú conoces alguna me encantaría que lo compartieras con nosotros.

Como podéis suponer, estas desviaciones no ayudan mucho a mejorar, pero lo que es a presumir…

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