GTD: Herramientas para Recopilar o Capturar Mejor

lapiz y post it GTD: Herramientas para Recopilar o Capturar MejorParte de las buenas prácticas para capturar es contar con las herramientas de recopilación o captura adecuadas.

Un error común es confundir las herramientas para recopilar o capturar con las herramientas para organizar. Y es muy importante no confundirlas porque se utilizan para fines distintos.

Las herramientas de organización son contenedores en los que pones recordatorios de cosas que que ya has procesado o aclarado, es decir, cosas que ya sabes qué son, qué significan para ti, qué hay que hacer con ellas y con las que ya has tomado una decisión. Generalmente, la forma más útil de estructurar estos contenedores es en listas de fácil acceso.

Sin embargo, las herramientas de recopilación o captura deben ser, por concepto, libres de cualquier estructura, ya que son simplemente contenedores temporales en los que dejamos cosas sobre la marcha para procesarlas más adelante. La estructura limita y por tanto es un obstáculo para desarrollar el hábito de recopilar o capturar.

Una buena herramienta debe permitirte recopilar o capturar un input de forma rápida, sencilla y, sobre todo, automática, sin pensar.

Tanto en baja como en alta tecnología, a día de hoy el abanico de opciones es inmenso. Mi compañero y colega artesano Jeroen Sangers lleva mucho tiempo investigando y probando herramientas que pueden ayudarte a mejorar tu productividad y escribe sobre ellas en El Canasto, uno de mis blogs de referencia, así que es muy probable que allí encuentres ideas inspiradoras al respecto.

De todas formas, al margen de otras posibilidades más sofisticadas, mi consejo es que comiences con baja tecnología. Soy consciente de que hacer este tipo de recomendaciones en estos tiempos hiper-tecnológicos puede sonar extraño pero mi consejo tiene un porqué. Bueno, varios porqués en realidad icon smile GTD: Herramientas para Recopilar o Capturar Mejor Veamos cuales son:

  • La baja tecnología es más rápida: Si consideras el tiempo que necesitas para acceder a un dispositivo electrónico, iniciar la aplicación de captura, capturar el input y guardarlo, tardarás cómo mínimo lo mismo que en simplemente garabatear algo en un trozo de papel y, posiblemente, algo más
  • La baja tecnología es más barata: Ir a todas partes con el móvil suena bien en la teoría pero en la práctica es probable que en algún momento el móvil no te acompañe porque lo has dejado en otro sitio. Esto pasa sobre todo en casa. Si en cada habitación guardas “estratégicamente” un taco de post-it o de papel, siempre contarás con una herramienta de recopilación a tu alcance. Tener un móvil en cada habitación sería prohibitivo icon smile GTD: Herramientas para Recopilar o Capturar Mejor
  • La baja tecnología invita menos a procrastinar: Los gadgets y las apps plantean un alto riesgo a la hora de conseguir el hábito de capturar, ya que ofrecen muchas más posibilidades de “tuneo” y, por tanto, más posibilidades para procrastinar, que no es más que dedicar tu atención a cosas distintas de aquellas a las que deberías dedicársela
  • La baja tecnología ayuda a desarrollar los hábitos de procesar, organizar y revisar: Tanto las pizarras como los post-it o los tacos de papel tienen duración limitada. La pizarra “se acaba” y hay que borrarla. Los papeles se ensucian y arrugan. En ambos casos hay que “mover” lo que se ha recopilado y capturado a otro sitio y en otro soporte más usable y duradero. Una tentación de los gadgets y las apps es que te permiten seguir haciendo mal las cosas en lugar de desarrollar los hábitos correctos. Por ejemplo, una forma rápida de saber si una herramienta es acorde a los principios de GTD o no es esta: ¿puedes recopilar o capturar algo y dejarlo directamente organizado en una lista? Si la respuesta es sí, esa herramienta será un obstáculo más que tendrás que superar para desarrollar los hábitos. Las buenas herramientas de GTD, como por ejemplo FacileThings, tienen claramente separados los pasos de recopilar o capturar de el de procesar y organizar

De todos modos, la baja tecnología debe entenderse como una solución temporal para principiantes. Si bien es cierto que siempre es un buen complemento a las alternativas de alta tecnología, cuando hayas desarrollado los hábitos podrás olvidarte de ella si quieres.

Por otra parte, más que herramientas “buenas” o “malas”, hay herramientas “adecuadas” o “inadecuadas” según el momento. El principio general a la hora de elegir una herramienta para recopilar o capturar mejor es tener en cuenta en qué circunstancias vas a recopilar o capturar y, en función de ello, preguntarte: ¿qué me permite capturar un input de la manera más rápida y sencilla en estas circunstancias?

La elección de tus herramientas de recopilación o captura es algo muy personal y muy importante, en la medida que una buena o una mala elección influirán en tu éxito a la hora de desarrollar y mantener este hábito clave. Las herramientas que yo utilizo son:

  • Cuando estoy en mi oficina en casa: papel semi usado, generalmente papel impreso por una cara que aún tiene una cara aprovechable. Estoy planteándome sustituirlo por Evernote
  • Cuando estoy en cualquier otra habitación de la casa: un taco de post-it pequeños y un lápiz de IKEA. Luego los dejo en la bandeja de entrada de mi oficina en casa
  • Cuando conduzco: un servicio de telefonía que se llama Memmori
  • Cuando no conduzco ni estoy en casa: me envío emails desde mi SmartPhone

Y ahora que ya tienes toda la información, ¿qué herramientas vas a usar tú para recopilar o capturar mejor?

GTD: Buenas Prácticas para Capturar

niño y canasta GTD: Buenas Prácticas para CapturarSi ya has aceptado que externalizar tu atención es una idea que merece la pena, el siguiente paso es encontrar la mejor forma de hacerlo. Esto se consigue combinando los medios y procedimientos adecuados para que recopilar o capturar sea algo rápido, sencillo y eficaz.

A lo mejor ya tienes el hábito de apuntar tareas para que no se te olviden. Eso puede suponer una dificultad adicional a la hora de adquirir el nuevo hábito de recopilar o capturar, ya que apuntar tareas es muy distinto de capturar cosas.

Cuando apuntas una tarea significa que has tenido una idea y has tomado una decisión al respecto. Una decisión que conlleva una acción. Por eso lo apuntas, para que no se te olvide hacer algo que ya has decidido. Sin embargo, cuando recopilas o capturas una idea lo único que haces es prestar atención a lo que roba tu atención para sacarlo inmediatamente de tu cabeza y que deje de hacerlo. Por eso es muy importante que desaprendas apuntar tareas para que puedas aprender a recopilar o capturar cosas.

Apuntar cosas que has decidido hacer para que no se te olviden es organizarte. Sacar cosas de la cabeza para que no erosionen tu capacidad de enfocar tu atención es recopilar o capturar. Cuando te organizas, lo que estás gestionando son tareas. Cuando recopilas o capturas, lo que estás gestionando son inputs. Tener esto claro es fundamental porque todas las tareas han sido antes inputs pero muchos inputs nunca llegarán a convertirse en tareas.

Cuando pensamos en algo, nuestra mente nos hace creer que nunca lo olvidaremos. Sientes que es imposible dejar de recordar algo tan claro y evidente. Por supuesto, dos minutos más tarde estarás pensando en algo distinto, aunque igual de claro y evidente que lo que acabas de olvidar. Como ya sabes, el problema es que no lo olvidas realmente, sino que queda “perdido” en tu mente, reapareciendo en los momentos más inoportunos y erosionando tu control o, dicho de otra forma, tu capacidad para mantener el enfoque al máximo.

Si cada vez que te surge un pensamiento tienes que pensar en sacarlo de tu cabeza, eso significa que cada vez tienes que tomar una decisión sobre ello (sacarlo o no, ahora o luego, dónde ponerlo, etc.) y tomar una decisión te supone un esfuerzo, aunque sea mínimo. Cuando además ese esfuerzo se repite frecuentemente, al final se convierte en algo molesto y, por consiguiente, intentarás deshacerte de él, por lo que dejarás de recopilar o capturar. Sin embargo, si eres capaz de convertido en hábito – algo para lo que solo necesitas esforzarte tres o cuatro semanas – pasará a ser un acto reflejo, lo mismo que ponerte las gafas al levantarte o el cinturón de seguridad al subirte al coche.

El poder de los hábitos reside en que no hay que pensar en ellos, simplemente se ejecutan. Son automatismos y por tanto no requieren esfuerzo. Por eso la productividad y la eficacia personal basada en hábitos funcionan tan bien.

Y lo primero para desarrollar el hábito de recopilar y capturar es ponerte las cosas fáciles. Más adelante veremos algunas herramientas útiles para recopilar pero, por ahora, centrémonos en desarrollar el hábito, porque como bien sabes, la productividad no es la herramienta.

Para que recopilar o capturar pueda convertirse en hábito, es preciso que puedas hacerlo en todo momento y eso significa que siempre debe haber una bandeja de entrada a tu alcance. Si estás viendo la tele y tienes que levantarte para apuntar algo, probablemente no lo hagas. Si vas por la calle y no tienes una forma rápida y fácil de capturar un pensamiento que te surge, seguramente se quede sin capturar. Por eso es importante contar con todas las bandejas de entrada necesarias. ¿Qué cuántas son necesarias? Eso depende de cada persona y de sus circunstancias. Piensa un momento en un día normal, en qué sitios estás y cómo te desplazas entre ellos. ¿Cómo vas a recopilar en la oficina, en el transporte público, por la calle, en el supermercado, en la cocina de casa o en el cuarto de estar?

El criterio para averiguar cuántas bandejas de entrada necesitas tú es sencillo: todas las necesarias para poder recopilar o capturar una idea o un pensamiento en todo momento, estés donde estés. Por otra parte, una vez cumplido el requisito de poder recopilar o capturar en todo momento, el siguiente consejo es que utilices las menos posibles, ya que las bandejas de entrada son contenedores temporales que hay que vaciar regularmente.

Un buen punto de partida es averiguar cuántas bandejas de entrada tienes ya aunque no seas consciente de ellas. Cuándo pregunto en mis talleres, la gente suele responder que cuatro o cinco. Cuando hacemos el ejercicio de contarlas, normalmente la cifra oscila entre quince y veinticinco, habiendo superado en ocasiones las cincuenta. Saber el punto de partida ayuda porque, a menudo, muchas de las que tienes son prescindibles y, sin embargo, sigue faltando alguna para poder recopilar o capturar en todo momento.

Cuando comiences a desarrollar el hábito, te resultará sencillo dar con el número ideal de bandejas de entrada. Si cuando vayas a recopilar o capturar algo no sabes dónde hacerlo, es porque ahí te hace falta definir una bandeja de entrada. Si por el contrario te planteas elegir entre más de una bandeja de entrada, eso significa que te sobra alguna. En general, cuando surge una idea o pensamiento, saber cómo recopilarlo o capturarlo y dónde hacerlo debería ser evidente para poder ser inmediato.

Y, resumiendo todo lo anterior, la mejor de todas las buenas prácticas para recopilar o capturar, es empezar a hacerlo ya. ¿Cuándo vas a empezar tú?

GTD: Cómo Capturar y Vencer a las Interrupciones

rail cortado GTD: Cómo Capturar y Vencer a las InterrupcionesUno de los numerosos efectos positivos de conseguir el hábito de capturar es que contarás con una poderosa y muy eficaz arma para hacer frente a las interrupciones.

Cuando pregunto a las personas que participan en los talleres que facilito cuáles son los principales obstáculos a los que se enfrentan para ser productivas y eficaces, las interrupciones siempre ocupan uno de los primeros lugares.

Las interrupciones son objetivamente un problema porque chocan frontalmente con nuestra capacidad de concentración o, dicho de otro modo, dificultan de forma considerable la correcta gestión de la atención.

Son pocas las organizaciones que no están profundamente afectadas por la interruptitis de la que habla David Allen, prima hermana de la reunionitis, otra enfermedad productiva tan letal como la anterior.

Uno de los motivos por el que las interrupciones nos sientan tan mal es porque carecemos de una herramienta adecuada para gestionarlas. Además, estamos obsesionados con la urgencia, y en menor medida también con la importancia, que no dejan de ser criterios subjetivos y volátiles.

Sin embargo, vencer a las interrupciones es muy sencillo.

El primer paso es intentar evitarlas. Tanto si lo crees como si no, el email puede apagarse media hora (o una hora o dos) y el mundo sigue girando. Si es realmente urgente, te aseguro que sabrán como localizarte. Lo mismo ocurre con el móvil. Se puede poner en modo reunión y consultar las llamadas perdidas cada media hora (o cada hora o cada dos) y no pasa nada de nada. Me refiero a que no pasa nada “real”. Que alguien lleve mal tus hábitos productivos es su problema no el tuyo. Por cierto, esto último es válido también para tu jefe. A no ser que trabajes en el cuerpo de Bomberos, conduzcas una ambulancia o algo similar, tu trabajo no exige atención permanente a los inputs.

De todos modos, hay ocasiones en las que interrupciones son inevitables. Todos conocemos a alguien que te envía un email, te llama 10” más tarde por teléfono preguntando si lo has visto y, finalmente, se dirige a tu sitio y acampa junto a tu mesa hasta que le haces caso.

Así que el segundo paso es aprender a gestionar las interrupciones. Imagina (con algo de esfuerzo) que estás prestando atención únicamente a una cosa. Casi, casi, se podría decir que estás “fluyendo“, trabajando en “La Zona“. En ese momento mágico llega alguien y te interrumpe. ¿Qué hacer?

Lo primero es “contener” la interrupción, algo del tipo “espera un segundo y estoy contigo”. Acto seguido capturas qué estabas haciendo exactamente en el momento de la interrupción (por ejemplo “comprobando el Excel con las cifras de rentabilidad del último trimestre de la planta de X, línea 261″) y lo depositas en una de tus bandejas de entrada. Con este sencillo paso, que literalmente te llevará solo unos segundos, te aseguras de reencontrarte con la tarea interrumpida la próxima vez que proceses tu bandeja de entrada.

Ahora ya puedes escuchar qué quiere la persona que te interrumpe y, a partir de ahí, decidir qué hacer. Si es algo que no te va a llevar más que un instante, probablemente la decisión correcta sea hacerlo de inmediato. Y si es algo que va a requerir algo más de tiempo, entonces tienes que evaluar la necesidad real de ponerte con ello ahora o dejarlo para otro momento. Es evidente que para quien te lo pide, es super urgente y super importante, pero eso no implica que tenga que serlo también para ti.

Decir no es sano, gratuito, no engorda y sienta fenomenal. Hay incluso quien dice que ayuda a mantenerse joven. Si cada vez que alguien te interrumpe le dices sí, lo que en realidad le estás diciendo es “me encanta que me interrupan y tú lo estás haciendo fenomenal. Sigue así!”.

Por esta razón, no se trata tanto de si podrías hacer de inmediato lo que te pide sino si podrías NO hacer de inmediato lo que te pide. ¿Qué es lo peor que podría ocurrir si terminaras de hacer lo que estabas haciendo y luego te pusieras con esto que te piden?

Si existe la posibilidad de no hacerlo de inmediato, no lo hagas. Me refiero a que no lo hagas en ese momento. Captúralo y deposítalo en tu bandeja de entrada. Luego ponte con lo que estabas haciendo y termínalo.

Y no te digo que captures todas tus interrupciones por norma en lugar de ponerte con ellas pero, si lo haces, notarás como tu entorno comienza a respetar más tu tiempo. Porque, a fin de cuentas, si tú no respetas tú tiempo, ¿qué motivo tienen los demás para respetarlo?

Es muy importante que entiendas que la causa nº 1 de tus interrupciones eres tú. Tú has sido quien ha “maleducado” a su entorno reforzando positivamente una conducta incorrecta. Tú has hecho que salga “más barato hacer las cosas mal que hacerlas bien”. Así que ,si quieres que el panorama cambie, deja de quejarte y cambia algo tú. Es muy sencillo y la única clave es lograr que hacer las cosas mal salga más caro que hacerlas bien.

El primer paso para ello es capturar las interrupciones en lugar de ponerte inmediatamente manos a la obra con ellas. Tu productividad, tu eficacia personal y, sobre todo, tu tranquilidad, te lo agradecerán. Y, a medio plazo, las personas que antes te interrumpían, también.

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