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El Consejo de los Viernes: O eres Simpático o eres Productivo

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En todas las empresas hay gente que se aburre y se dedica a recorrer la oficina hablando con unos y con otros. Seguro que conoces o has conocido al típico compañero que se planta en tu mesa y se pone a hablarte del partido del domingo o el último capítulo de la serie de moda.

Te invito a que te tomes la molestia durante una semana de apuntar el tiempo que pierdes a lo largo del día por culpa de este tipo de interrupciones. Al final de la semana, suma el tiempo que has perdido en total, multiplícalo por 44 (4 semanas al mes por 11 meses al año) y tendrás el tiempo que pierdes anualmente a causa de estas personas.

Lo más probable es que estés hablando de varias semanas perdidas que podrías haber dedicado sin duda a algo más productivo.

Pero, ¿cómo solucionar este tipo de situaciones? Es sencillo, sobre todo ahora que ya tienes claro que no puedes agradar a todos.

La próxima vez que uno de estos colegas ociosos se deje caer por tu sitio de trabajo, no le dejes ni empezar. Dile abiertamente que estás ocupado y que no puedes entretenerte. Hazlo sin tensión, con naturalidad. Explícale que tienes un montón de cosas por hacer o que tienes que entregar algo de forma urgente. Ofrécele además la posibilidad de tomar un café juntos más tarde, cuando hagas un descanso, para que entienda que no es nada personal.

El problema con este tipo de personas es que no sólo son improductivas, sino que también te hacen improductivo a ti. Del mismo modo que no valoran su tiempo, no valoran el tuyo.

Si pones en práctica estos consejos seguramente dejes de ser el compañero más simpático de la oficina pero a cambio lograrás que respeten tu tiempo y te respeten a ti, lo cual tendrá un impacto directo y positivo en tu productividad.

Ya lo sabes, en ocasiones tendrás que decidir qué es más importante para ti: si ser simpático o ser productivo.

Dime que Sí o Dime Por Qué No

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doble 2, cortesía de poplechugita

Veíamos hace poco que la Flexibilidad era un término por el que sentían especial predilección los incompetentes y los caciques.

Estas personas son ejemplos claros de personalidades “líquidas”, que adaptan constantemente su discurso y su comportamiento en función de sus intereses personales, frecuentemente a costa de nuestra productividad.

El compromiso, en cualquiera de sus formas, es una amenaza para ellas, ya que actúa como un recipiente que las obliga a adoptar y mantener una forma concreta en el tiempo.

Hoy por tanto quiero compartir contigo una táctica específica para tratar con estas personas “líquidas” en comunicaciones vía e-mail, algo que aprendí hace años de uno de mis jefes y que me ha venido dando muy buenos resultados hasta ahora.

Lo normal cuando preguntas algo a alguien es que te responda o, al menos, eso es lo que todos esperamos. El problema es cuando la respuesta implica posicionarse o comprometerse y la pregunta se la hacemos a una de estas personas “líquidas”.

En estos casos la respuesta más habitual es que no haya respuesta, que cuando se produzca sea tarde o que sea tan vaga que no nos sirva de nada.

La solución al problema pasa por dar forma a nuestro “líquido”, le guste o no. Delimitando las posibles respuestas, limitamos las posibles escapatorias.

Lo mejor es ilustrar la técnica con un ejemplo.

En lugar de enviar un e-mail preguntando “¿Estás de acuerdo con que pongamos en marcha el proyecto el lunes?”, seguramente obtendrás mejores resultados con un e-mail así:

“Te adjunto el análisis de motivos por los que debemos comenzar el proyecto X el lunes 15/12/08 a las 9:00.
Léelo por favor y contéstame a este mensaje, o llámame por teléfono al (…), antes del viernes 12/12/08 a las 17:00, indicando si estás de acuerdo con que empecemos en esa fecha o, en caso contrario, los motivos por los que no estás de acuerdo y tus propuestas para resolver los problemas que hayas identificado.
Si por cualquier causa no vas a poder darme una respuesta antes del plazo indicado, ponte por favor en contacto conmigo por e-mail o por teléfono antes de mañana a las 17:00 y dime cuando podrías hacerme llegar tu respuesta, ya que como sabes el proyecto X es crítico.
Te he dejado este mismo mensaje en tu buzón de voz hoy día 8/12/08 a las 10:15. Inmediatamente después te he enviado un SMS avisándote de que necesito que respondas urgentemente a este e-mail.”

Es posible que esta persona “líquida” se salga con la suya y no te responda pero en cualquier caso le acabas de quitar de un plumazo el 95% de las “excusas tipo“. A no ser que la persona esté de baja o de vacaciones, si no te contesta en día y medio quedará en evidencia y entonces tendrás muy fácil involucrar al siguiente nivel jerárquico para que intervenga a tu favor. Por otra parte, si te contesta diciendo que no, al menos sabes en qué dirección tomar el siguiente paso.

Como ves, la técnica es sencilla: básicamente se trata de que pienses en todas las posibles excusas o escapatorias que nuestra persona “líquida” podría emplear y te anticipes respondiendo a ellas en tu comunicación.

El sistema no es infalible pero por lo menos no estás indefenso ante este tipo de actitudes y si no consigues que te diga Sí es bastante probable que al menos te diga Por Qué No.

En GTD la Agenda es Otra Cosa

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The Geekster Moleskine, cortesía de Sebastian Delmont

Veíamos en un post anterior que la agenda es la herramienta que debemos usar para las próximas acciones que deben hacerse en un momento determinado.

Veremos también que podemos utilizarla para anotar información que es, o puede ser, relevante en una fecha concreta.

En la agenda por tanto es donde debemos apuntar:

Recordatorios de próximas acciones que hay que hacer a una hora determinada. El ejemplo típico de próxima acción en este caso es asistir a una reunión que tiene lugar a una hora concreta de un día concreto.
Recordatorios de próximas acciones que hay que hacer un día determinado. Aquí hablamos de cosas que hay que hacer un día concreto pero no necesariamente a una hora concreta, por ejemplo si has quedado en llamar a un cliente el viernes pero sin especificar a qué hora.
Información de un día determinado: A veces puede ser interesante tener a mano información que puede ser útil en una fecha concreta. Puede tratarse por ejemplo de las señas para acudir a una reunión, el teléfono para llamar a alguien, actividades que mantendrán ocupados a familiares o compañeros o, simplemente, acontecimientos de interés.

Es muy importante que limites el uso de tu agenda a estas tres cosas y nada más.

La típica lista de tareas diarias de la que hablan casi todas las técnicas tradicionales de gestión del tiempo no sólo no funcionan sino que sólo sirven para aumentar tu estrés.

Hay dos razones por las que las listas de tareas diarias no funcionan:

Por una parte, la entrada constante de nuevas tareas obliga a cambiar prioridades y a reconfigurar el trabajo diario contínuamente, de modo que es casi imposible concretar por anticipado todas las cosas que se han de hacer.

Contar con un plan de trabajo como punto de referencia siempre es de utilidad pero sólo a condición de que sea renegociable en todo momento.

Pero intentar mantener una lista escrita en la agenda, de la que después habrá que volver a copiar al día siguiente todas las tareas que no hemos podido completar, resulta desmoralizador además de ser una pérdida de tiempo.

Por otra parte, si lo piensas, no tiene demasiado sentido asignar una fecha a algo que no tiene que estar hecho en esa fecha necesariamente. En realidad hacerlo sólo sirve para distraer la atención de las cosas que sí hay que hacer en esa fecha.

Si hay una llamada que realmente tengo que hacer mañana pero añado cinco llamadas más a la lista de tareas diarias, es fácil que al final la llamada importante se quede sin hacer a poco que se complique el día. Mi cerebro además tendrá que recordarme cuál de las seis llamadas es la única que no tendré otra oportunidad de hacer y ésa no es la forma apropiada de utilizar el sistema, ya que tu mente no es tu agenda.

David Allen insiste mucho en esto y afirma que la agenda debería ser “territorio sagrado” donde si se anota algo en un día debe hacerse ese día o no hacerse.

Sagrada o no, parece claro que en GTD la agenda es otra cosa.