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Uno de los elementos más característicos de la metodología GTD es el archivo de seguimiento, que es una especie de calendario tridimensional en el que puedes guardar recordatorios físicos de las cosas que quieres ver o recordar en el futuro.

El modelo original está compuesto por una serie de archivos y carpetas que permiten distribuir recordatorios de modo que aparezcan automáticamente en la fecha indicada. Aunque a día de hoy puede parecer superado por alternativas electrónicas, la verdad es que sigue resultando muy útil cuando se trata de hacer algo con cosas físicas que no puedes digitalizar.

Para construirlo necesitas seguir los siguientes pasos:

• Rotula y distribuye 43 separadores de la siguiente forma:
  • 31, rotulados del 1 al 31, para los días
  • 12, rotulados del 1 al 12, para los meses
• Coloca los separadores de los días en la parte delantera del archivador, pero sólo aquellos a partir del día siguiente a la fecha actual (es decir, si hoy es 15 de marzo, el primer separador sería el rotulado como “16″ y el último el “31″)
• A continuación pon el separador del mes siguiente (en tu caso sería “abril”)
• Ahora debes colocar los días que te faltan (del “1″ al “15″, dejando el “1″ en primer lugar)
• Por último pon los meses que te quedan (dejando “mayo” en primer lugar, luego de “junio” a “diciembre” y a continuación de “enero” a “marzo”)

Ya lo tienes. Ahora la pregunta que te estarás haciendo es “¿cómo lo uso?”:

1. Cada día vacías en tu bandeja de entrada el contenido del separador del día siguiente (hoy tomarías el separador del día 16 y lo vaciarías en tu bandeja de entrada)
2. Luego pones ese separador vacío al final del todo (en este caso detrás del día “15″, con lo que pasaría a ser el separador correspondiente al “16″ de “abril”)
3. Cuando llegues al último día del mes tendrás que poner al final no sólo el separador del día, sino también el del mes (el “31″ de marzo tendrás que poner el día “31″ al final del archivador y detrás suyo el separador de “abril” de modo que quedará en primer lugar el día “1″)

Se trata como ves de un archivo perpetuo en el que siempre dispondrás de separadores para los siguientes treinta días y doce meses.

Cómo apuntaba al principio de la entrada, puede ser muy útil para gestionar documentos reales, como por ejemplo un formulario en papel que debes rellenar un día determinado.

Es un sistema muy fácil de poner en funcionamiento y, una vez que lo hayas hecho, el único mantenimiento que requiere es que lo actualices día a día, o dejarás de confiar en él para cosas importantes.

Como principio general en GTD, la agenda debe utilizarse únicamente para anotar próximas acciones que tienen que hacerse en un momento determinado, bien sea este una hora en concreto o una fecha específica.

Parece por tanto contradictorio decir que, además de próximas acciones, que son por definición acciones que ya te has comprometido a hacer, anotes ahora otros elementos sobre los que aún no has tomado una decisión al respecto.

Pero en realidad no existe tal contradicción. Además de esas próximas acciones con hora o fecha determinada, la agenda también es el lugar adecuado para colocar recordatorios de cosas que tal vez quieras plantearte, o decidir, si hacer o no en un futuro y que además dependen de algún modo del momento en que tomas la decisión.

Algunos ejemplos de elementos “Algún día/Tal vez“ que puede interesarte tener en tu agenda son:

• Recordatorios de proyectos que quieres poner en marcha más adelante. En este caso lo que debes hacer es colocar el recordatorio en una fecha, no en una hora, que te deje suficiente margen para llevar a cabo el proyecto antes de la fecha límite. Así, cuando lo veas, podrás decidir si quieres o no activar ese proyecto y, en caso afirmativo, añadirlo a tu lista de proyectos
  Este tipo de uso puede ser interesante para actos especiales que requieren una preparación específica por tu parte (pero a los que podrías decidir no asistir), revisiones o reuniones periódicas (en las que a lo mejor decides no participar) o fechas clave tipo cumpleaños o aniversarios (en las que aún no sabes si vas a hacer alguna celebración especial)
• Información sobre eventos que tendrán lugar en una fecha concreta y a los que aún no sabes si vas a poder o querer asistir: seminarios, conferencias, espectáculos… En estos casos lo que debes hacer es anotar un recordatorio de la fecha límite en la que debes tomar una decisión (comprar las entradas, inscribirte, confirmar si vas a asistir o no…)
• Activadores de decisiones. En ocasiones tendrás que tomar decisiones que no te apetezca, no quieras o no puedas tomar en ese mismo momento: si vas a comenzar a practicar o no una nueva actividad, adónde vas a ir de vacaciones y con quién, si vas a intentar un cambio de trabajo o no… Anotar un activador de decisión en tu agenda te permite dedicar el tiempo que quieras a seguir pensando en tu decisión, o a reunir la información adicional que puedas necesitar para tomarla, sabiendo que en un momento dado tu sistema te recordará que ha llegado el momento de hacer algo al respecto

Aunque no hay que sobrecargar la agenda con elementos innecesarios, en ocasiones sí tiene sentido utilizarla como lista “Algún día/Tal vez”, ya que este uso te permitirte tomar la decisión de hacer o no hacer algo en el momento más apropiado para decidirlo.

Muchas personas suelen utilizar algún tipo de carpeta, bandeja, cajón o simplemente pila de papeles y otras cosas “pendientes de revisión“, que puede recordar vagamente a las listas “Algún día/Tal vez”.

El problema con estos archivos de asuntos “pendientes de revisión” es que su sola presencia suele producir pensamientos del tipo “a ver si tengo tiempo un día y me ocupo de esto”, que son precisamente esos pensamientos generadores de estrés que la metodología GTD pretende eliminar.

Lo único en común con las listas “Algún día/Tal vez” es que podríamos llamarlas pilas “a ver si algún día/tal vez las proceso” porque, en la práctica, estas pilas de tareas “pendientes” rara vez se revisan.

Como ya hemos visto, el valor de las listas “Algún día/Tal vez” desaparece si no las revisas periódicamente. Esto es precisamente lo que no haces con las listas “pendientes de revisión”: revisarlas. Es más, pasado algún tiempo te insensibilizas ante ellas y dejas de prestarles atención, pasando a ser simplemente un montón de cosas ocupando espacio.

En lugar de ayudarte, estas pilas suelen provocar rechazo debido al trabajo y al tiempo que requieren para ser debidamente procesadas. La causa de este rechazo es que, a diferencia de lo que ocurre con una bandeja de entrada normal, se trata de pilas de cosas que ya has “semi-procesado” en alguna ocasión y, al hacerlo, has visto que eran cosas que no podías hacer en dos minutos, ni delegarlas, ni tirarlas a la papelera, ni archivarlas en tu archivo de referencia…

En resumen, son cosas que aún no has procesado porque la decisión sobre qué hacer con ellas no era inmediata. Es decir, sabes que cuando las proceses “de verdad” te va a tocar dedicarle tiempo a todas y cada una de ellas decidiendo qué vas a hacer en cada caso.

Más que de falta de tiempo deberíamos hablar de pereza mental. Al no ser obvio lo que quieres o debes hacer, te da pereza pensar un momento en ello. Este comportamiento está además reforzado en situaciones de estrés en las que pensar parece una pérdida de tiempo en detrimento del hacer.

Sin embargo, si usas bien GTD, no hay motivo para que tengas que usar una pila de asuntos “pendientes de revisión”, ya que en un sistema GTD “bien engrasado” el procesar las bandejas de entrada lleva muy poco tiempo.

En realidad se trata más de un tema de hábitos. Si de verdad tienes interés en que tu sistema GTD funcione debes adoptar el hábito de procesar las cosas una sola vez. Lo que sale de la bandeja de entrada no puede volver a ella, ni tampoco a una de estas pilas “pendientes de revisión”, que no son más que bandejas de entrada camufladas.

Así que ya lo sabes, evita los pendientes, porque son peligrosos