Organizar | Óptima Infinito | Innovación y Productividad (GTD) para un Mundo 2.0

Procrastinar con GTD Aumenta tu Productividad

Lo puedes leer en aprox. 3:30 minutos

Passage of Time I, cortesía de Michael Himbeault

Como ya vimos en otra entrada anterior, procrastinar, según la RAE, significa simplemente diferir o aplazar, algo que, en principio, parece bastante inocuo.

Sin embargo, la mayoría de las veces que veas o escuches la palabra procrastinar, o procrastinación, será con algún tipo de connotación negativa. Esto es porque lo que habitualmente se aplaza o difiere son cosas que deberías estar haciendo o, al menos, te habías comprometido, al menos contigo mismo, a hacer.

Es fácil detectar cuando estás procrastinando. Habías decidido hacer algo pero de repente sientes una necesidad imparable por hacer algo distinto y, normalmente, irrelevante. Una observación que me parece importante es que cuando procrastinas, por lo general, no holgazaneas sino que sí haces, sólo que algo distinto de lo que deberías hacer o, al menos, distinto de lo que habías decidido inicialmente hacer.

Si te preocupa la procrastinación, una búsqueda en Google te dirigirá a un buen número de recursos de Internet con trucos y consejos sobre cómo vencerla.

Pero enseñarte a vencer la procrastinación no es el objetivo de esa entrada. Hay personas a las que estos trucos para dejar de procrastinar les funcionan pero a mí nunca me han funcionado, así que ni creo en ellos ni los recomiendo. Mi estrategia es mucho más sencilla: “si no puedes con tu enemigo, alíate con él“.

Desde pequeño he oído hasta la saciedad lo de “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy” y, supongo que por este motivo, estuve aplicando y defendiendo ese principio hasta que profundicé en la metodología GTD.

Sin embargo, los principios de no dejar para mañana lo que puedes hacer hoy no son especialmente productivos, ya que adolecen de la misma falta de realismo y exceso de voluntarismo que otros sistemas caducos de la mal llamada gestión del tiempo, como por ejemplo las prioridades ABC o los cuadrantes importante/urgente.

Cuando has captado la esencia de GTD te das cuenta de que lo importante no es qué puedes hacer hoy sino qué tienes que hacer hoy seguido de qué debes hacer hoy.

Tu agenda contiene los compromisos que has ido adquiriendo a lo largo del tiempo y que tienen que cumplirse precisamente hoy. Puede ser asistir a una reunión, comprar unas entradas para el teatro, la cita con tu dentista o felicitar a tu madre por su cumpleaños. En cualquier caso, cosas que si no haces hoy no podrás hacer o harás fuera de plazo e incumpliendo tus compromisos.

Cuando has cumplido con todos los compromisos de tu agenda, llega el momento de ir a tus listas, el lugar en el que te espera el trabajo ya definido. Seguramente hay muchas otras cosas que podrías hacer hoy pero si no están en tus listas de acciones comprometidas, déjalas para otro día. De momento recopílalas para que no se te olviden. Luego, cuando las proceses, ya confirmarás si tienes que hacerlas ahora o pueden esperar en tus listas algún día/tal vez.

Lo importante es ver qué acciones de entre todas las que tienes en tus listas de próximas acciones comprometidas puedes hacer ahora, en función del contexto en el que estás, el nivel de energía que tienes y el tiempo de que dispones. Y, de entre todas ellas, la que más te acerca a los resultados que quieres conseguir a corto, medio y largo plazo.

En un tiempo de sobreabundancia de información y exceso de compromisos, lo inteligente no es decidir qué puedes hacer sino qué puedes no hacer.

Las listas algún día/tal vez son una herramienta potentísima, una de esas “joyas” que encierra GTD y que no siempre se aprovecha, para disparar tu productividad a extremos nunca antes pensados. Usar activamente las listas algún día/tal vez no sólo te asegura que vas a poder decidir nuevamente qué hacer con todas esas cosas en tu próxima revisión semanal, sino también que vas a mantener el volumen de tus próximas acciones comprometidas dentro de unos límites razonables.

El voluntarismo es uno de los peores enemigos de la productividad. Si puedes hacer 50 cosas a la semana, no satures tus listas de próximas acciones con 100. Al final sólo harás 50 y acabarás frustrado y desmotivado. Si puedes hacer sólo 50, decide qué otras 50 podrían esperar al menos hasta mañana, o hasta la semana que viene, y pásalas a tu lista algún día tal vez. Así tendrás sólo 50 acciones en tu lista de próximas acciones comprometidas, las completarás todas y te sentirás el ninja de la productividad.

“No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy” está obsoleto, es improductivo, irrealista y frustrante. Si quieres ser productivo “deja para mañana [en tu lista algún día/tal vez] todo lo que no debas o tengas que hacer hoy“.

10 Errores Típicos al Empezar con GTD

Lo puedes leer en aprox. 3:00 minutos

10 MPH, cortesía de Leo Reynold

A pesar de lo que hayas podido escuchar o leer, GTD es una metodología muy sencilla, tanto de entender como de utilizar.

¿Por qué entonces hay tanta gente que no ha logrado implementar GTD con éxito? Seguramente haya otros muchos motivos además de los 10 que comento a continuación pero lo que sí está claro es que, si evitas estos 10 errores “clásicos”, tienes muchísimas probabilidades de convertirte en un usuario satisfecho más de GTD.

Huelga decir que si cometes alguno o varios de estos errores, tienes prácticamente asegurado el fracaso. Vamos a ver cuáles son:

No haber leído ni “Organízate con Eficacia” ni “Haz que Funcione“, los libros originales de David Allen donde se explica la metodología, su porqué y cómo aplicarla. Cuando digo leer me refiero a leer no “en diagonal” sino de principio a fin y, muy preferiblemente, tomando notas
Utilizar GTD versionado. Muy recomendable la entrada de Miguel de Luis (@sabiavida) al respecto
Obsesionarte con encontrar/construir la herramienta perfecta en lugar de comenzar con lápiz y papel, como recomienda David Allen y muchos otros usuarios avanzados de GTD
No recopilar TODO. Y todo es muy distinto de “casi todo”. Recopilar incluye, entre otras cosas, llevar a cabo un “barrido mental” completo. Si no vacías tu mente, GTD no funciona
Procesar tus bandejas de entrada “casi del todo a medias”. En otras palabras, no sirve “elegir” las tareas de menos de 2 minutos o las que vas a borrar o delegar. Se deben procesar todos y cada uno de los elementos de todas y cada una de tus bandejas de entrada. Si no lo haces así, tu sistema no será fiable y no podrás engañar a tu mente
No diferenciar bien acciones y proyectos. Me preguntaban recientemente en un curso sobre GTD hasta que nivel había que descomponer en acciones. Mi respuesta fue clara: si una acción requiere que antes se complete otra y esta otra debe hacerse con otra herramienta, en otro lugar o en otro momento, entonces hablamos de dos acciones pertenecientes a un proyecto. Si ambas acciones pueden hacerse simultáneamente, o una inmediatamente después de otra, en el mismo lugar y momento, entonces son en realidad una única acción
No utilizar de forma consistente y habitual los contextos [ni contactos] ni los niveles de tiempo y energía. Emplear estos filtros permite que la acción de elegir qué hacer sea algo sencillo y casi automático, pues oculta todo lo que no puedes hacer en ese momento y te muestra únicamente lo que sí puedes hacer
No revisar sistemáticamente. Esto incluye no sólo “saltarte” alguna, o todas, las revisiones semanales, sino también no hacer al menos una revisión diaria
No hacer un uso intensivo de las listas Algún día/Tal vez. Este error suele estar estrechamente vinculado al anterior. Como tu mente sabe que tu sistema GTD no es lo suficientemente fiable (ya que no lo revisas periódicamente), “quiere” que tengas todas las tareas en tu lista de próximas acciones para tenerlas “a la vista”, aunque esto suponga gestionar un volumen de tareas excesivo y poco realista. Las listas Algún día/Tal vez te permiten volver a encontrarte en tu próxima revisión semanal con cosas que no necesariamente tienes que hacer esta semana pero para usarlas con comodidad tienes que confiar en que vas a hacer con certeza dicha revisión semanal
No alternar entre las 3 formas de trabajar. Los buenos propósitos no sirven de nada. No vale la excusa de “no tengo tiempo”. Si de verdad quieres ser productivo tendrás que encontrar la manera de trabajar todos los días de las 3 formas. Sí o sí. Si sólo trabajas en las cosas a medida que surgen, jamás serás productivo. Necesitas dedicar el tiempo necesario, todos los días, a recopilar, procesar y organizar, es decir, a definir tu trabajo. Y luego, evidentemente, tendrás que dedicar tiempo a trabajar en tus listas de tareas (tu trabajo ya definido)

Si te fijas, nada de lo anterior es particularmente complicado. La dificultad radica en convertirlo en hábitos. Pero tú ya sabes que la productividad no es más que un conjunto de hábitos y que GTD es sólo el pegamento que te ayuda a unirlos.

Cómo Utilizar la Herramienta GTD en Excel (III)

Lo puedes leer en aprox. 3:20 minutos

Con esta entrada pongo fin a la serie de tres que inicié aquí, y continué aquí, sobre cómo utilizar el prototipo de herramienta GTD en Excel que compartía en esta otra entrada.

Si en días anteriores hemos visto el uso de la herramienta para procesar, organizar y evaluar, hoy vamos a ver cómo hacerlo para la revisión semanal.

Como ya comentaba en la primera entrada de la serie, no aconsejo utilizar la herramienta para la fase recopilar, ya que muchas cosas se habrán ido recopilando, o las habrás ido recopilando tú, en diversas bandejas de entrada de alta y baja tecnología.

Por eso, el primer paso de tu revisión semanal consiste también en recopilar todo lo que has ido dejando por ahí durante la semana y ponerlo en tus bandejas de entrada, incluyendo un completo vaciado de tu mente.

El segundo paso es procesar todo eso que has recopilado. Ya sabes que, al procesar, lograrás tirar muchas cosas, archivar otras y completar las que requieran menos de dos minutos. El resto de acciones irá a parar a tus listas y para organizarlas utilizarás la herramienta GTD en Excel, tal y cómo vimos aquí.

Ahora es cuando puede comenzar la revisión semanal propiamente dicha. Lo primero será revisar tu agenda, tanto las citas previas, para asegurarte de que no se te ha quedado ninguna acción pendiente, como las citas futuras, para tener una idea clara de cómo se presenta la semana y poder prepararte debidamente.

Si, como yo, no utilizas la agenda para marcar fechas límite, será porque las gestionas con tu herramienta GTD. Asumiendo que tu herramienta es este Excel, la forma de identificar todas las fechas límite es tan sencillo como ir a la columna “¿Fecha límite?” y seleccionar “Sí“.

De modo análogo, para identificar las acciones con fecha objetivo, tendrías que ir a la columna “Fecha objetivo” y desmarcar la casilla “Vacías“.

El siguiente paso en tu revisión semanal es revisar tu lista de proyectos para asegurarte de que tienes, al menos, una próxima acción identificada para cada uno de ellos.

La forma de acceder a tu lista de proyectos en la herramienta Excel es ir a la columna “Proyecto” y desmarcar la casilla “Vacías“. Lo normal es que haya varias líneas para cada proyecto, ya que ahora mismo estarías viendo todas las acciones, próximas o no, que has ido añadiendo a los proyectos. Se trata por tanto de que revises todos y cada uno de los proyectos y compruebes que para cada uno de ellos hay, al menos, una acción para la que en “¿Próxima Acción?” pone “Sí“.

Lo siguiente es revisar tu lista de próximas acciones, marcando como completadas todas las que ya estén terminadas. Para ello debes seleccionar en la columna “¿Próxima Acción?” el valor “Sí” y, a continuación, ir a la columna “Completada” y marcar como “Sí” las que proceda. De este modo obtienes tu lista de próximas acciones activas.

Llega ahora el turno de revisar tu lista “a la espera”. Para ello debes ir a la columna “Contexto” y seleccionar el contexto “@A la espera“. Una vez dispongas de tu lista, es el momento de identificar posibles acciones que tendrías que tomar para desbloquear situaciones o acelerar su resolución.

Lo próximo es revisar tus listas de control, algo que por el momento no está implantado en la herramienta Excel, así que tendrás que hacerlo utilizando la herramienta que usas habitualmente para gestionar tus listas de control.

Llega finalmente el momento de revisar tu lista “Algún día/Tal vez”. La forma de generar esta lista es ir a la columna “Tipo de Compromiso” y seleccionar “Algún día/Tal vez“. Si, al igual que yo, usas otras listas de este estilo, también puedes decidir si seleccionarlas todas o ir haciéndolo una a una.

Por último, deberás revisar el material de apoyo, por si fuera necesario identificar alguna próxima acción adicional, algo que harás al margen de la herramienta GTD en Excel.

Como ves, hay algunos pasos de la revisión semanal que, bien por su propia naturaleza, bien por limitaciones del prototipo, no puedes hacer con la herramienta Excel. Sin embargo, la gestión de tus listas de proyectos, próximas acciones, a la espera y algún día/tal vez sí que puedes hacerla de manera rápida, cómoda y sencilla con esta herramienta.

Además de para poder sacar todo el partido a este prototipo, espero que esta serie de entradas te haya servido para tener más claras las posibilidades que una herramienta de generación dinámica y gestión de listas puede ofrecerte a la hora de aplicar GTD.

Me encantará leer tu opinión al respecto en los comentarios