Los diversos caminos hacia la efectividad personal

Este post retoma la conversación iniciada hace unos días por el maestro Julen Iturbe, con un post titulado «Los diferentes caminos hacia la productividad personal».

El motivo es ofrecer un punto de vista alternativo a la falsa dicotomía entre la individualidad de las características personales y la universalidad de los principios productivos que habitualmente, y de manera creciente, se viene intentando establecer en el campo de la efectividad y la productividad personales en los últimos tiempos.

Considero que plantear el debate en estos términos dicotómicos es falaz, en la medida que se presentan como mutuamente excluyentes principios que muy difícilmente pueden serlo, ya que pertenecen a distintos planos de la realidad.

En cualquier caso, y antes de entrar en materia, vayan por delante un par de aclaraciones.

Por una parte, que comparto y defiendo la tesis de que la validez de cualquier método de efectividad personal está supeditada a que dicho método sea precisamente eso, personal, es decir, que respete, se adapte e integre de manera adecuada las innegables peculiaridades individuales de cada persona. Es más, creo que además de adaptarse a las características de cada persona, debe adaptarse también a sus circunstancias personales y profesionales.

Por otra parte, creo que GTD® es incomparablemente mejor que el resto de alternativas que conozco, pero en absoluto pienso que sea un método perfecto o infalible, ni tampoco el único ni el mejor posible. Es más, y para que quede claro, creo que GTD® es mejorable en muchos aspectos. Si no lo creyera, no estaría desarrollando OPTIMA3® 😀

Dicho lo anterior, negar que la efectividad personal es una competencia universal es una obstinación que solo entiendo desde la ignorancia o la mala intención. Me parece inútil querer negar que todos los seres humanos compartimos una misma biología, o que tenemos recursos y limitaciones similares – por muchas diferencias de grado que pueda haber entre personas – o que somos víctimas potenciales de los mismos sesgos cognitivos, por más que el «mapa de sesgos cognitivos» concreto de cada persona pueda ser – que no lo sé – tan exclusivo como sus huellas digitales.

Criticar una metodología por ser «una» carece de sentido, sea la metodología que sea y, sobre todo, cuando además se suele criticar desde su desconocimiento.

Estamos ante una perversión intencional del lenguaje con el propósito de dar a entender que, como la metodología es «una», eso implica de algún modo que todas las personas que quieran aplicarla van a tener que desarrollar idénticos comportamientos, como si fueran clones. ¿En serio?

Siguiendo con esta perversión, es fácil llegar a la absurda conclusión de que la única forma de dar respuesta satisfactoria a las necesidades individuales es desarrollar una metodología distinta para cada persona. Algunas pseudo-metodologías «iluminadas» de productividad personal ya están dando pasos en esta línea.

El motivo por el que metodologías como GTD® perduran después de casi dos décadas y son adoptadas cada día por más personas, es simplemente porque funcionan.

En el caso concreto de GTD®, funciona porque se basa en principios productivos universales, sobre los que no solo permite sino que invita a hacer toda la adaptación a las propias necesidades que sea necesario.

El gran problema al que nos enfrentamos es que, por lo general, la gente critica desde la más absoluta ignorancia. Por mi actividad profesional, estoy harto de leer y escuchar sandeces que empiezan por «GTD® dice…». Y digo sandeces porque hablamos de puro pensamiento supositorio que – por supuesto – la metodología «no dice» en ninguna parte.

En los más de trece años que llevo usando GTD®, he leído muchas veces los libros de Allen, tanto en español como en su versión original en inglés, y me he tomado además la molestia de buscar en más de una ocasión esas supuestas afirmaciones por todas partes, por lo que sé – sin riesgo a exagerar – que más del 99% de esos «GTD® dice» son simples invenciones.

La metodología dice lo que dice, no lo que la gente se inventa que dice 🙂

En cualquier caso, lo importante es entender que la validez de los principios productivos es 100% compatible con su adaptación a las características individuales de la persona.

Por ejemplo, GTD® «dice» que la mejor práctica para elegir con confianza qué hacer en cada momento es filtrar qué opciones – de entre todo lo que tenemos que hacer – podemos hacer en las circunstancias en las que nos encontramos, tener luego en cuenta el tiempo del que disponemos, así como nuestro nivel de energía para, finalmente elegir del conjunto resultante aquella opción que consideremos más prioritaria para nosotros.

Esta «mejor práctica» aplica a todas las personas, independientemente de cualquier factor individual. Tener en cuenta los factores que te limitan, los recursos de los que dispones y, finalmente, cómo de prioritarias son para ti las cosas, te permite elegir sistemáticamente con más confianza en tu elección de la que te proporciona elegir al azar, ignorando toda esa información y empezando impulsivamente por lo último que te ha llegado o lo primero que se te pasa por la cabeza.

Obviamente, esta «mejor práctica» ofrecerá resultados distintos para cada persona. De hecho, uno de los ejercicios que hacemos en el curso inicial de GTD® tiene precisamente como objetivo que las personas experimenten como, ante una situación idéntica, las elecciones individuales de cada una de ellas son distintas.

Conozco a muchísima gente que usa GTD® y, a pesar de ello, no conozco a dos personas con un sistema GTD® idéntico. Cada sistema GTD® es único, original, adaptado a las circunstancias y a la personalidad individuales. De hecho, una característica de GTD® es que se adapta a todo tipo de persona y a cualquier tipo de circunstancia.

Si algo he podido comprobar en los años que llevo trabajando en el campo de la efectividad, es que somos muy buenos «echando balones fuera», en este caso «culpando» a las metodologías porque no se adaptan lo suficiente a nuestras características «especiales». Lo siento, pero no. Las metodologías no fallan, fallan las personas.

En mi experiencia, cuando una persona dice que GTD® no le funciona, lo que ocurre en realidad, en el 100% de los casos, es que:

  1. No ha comprendido qué es GTD®, sino que lo está suponiendo o se lo está inventando
  2. No está dispuesta a emprender el proceso de cambio y mejora personal que conlleva aplicar GTD®

No quiero alargarme más con el post, pero sí romper con la idea de que una metodología, por ser «una», tiene que ser necesariamente algo rígido, incapaz de adaptarse a la individualidad de cada persona.

Las personas somos mucho más parecidas en nuestros comportamientos básicos de lo que nos gusta creer. Aun así, yo también pienso que hay múltiples caminos hacia la efectividad personal. Es más, creo que probablemente haya un camino distinto para cada persona.

Lo que ocurre es que el problema no es «el camino», el problema es que es «un camino».

Cuando hablamos de efectividad, todos los caminos tienen baches y obstáculos; todos pasan por salir de la zona de confort y hacer las cosas de manera distinta y, por supuesto, todos requieren paciencia y perseverancia.

La diferencia entre las personas que llegan al final del camino – y mejoran su efectividad personal – y las que fracasan en el intento, no es qué camino han elegido, sino que las primeras han recorrido un camino y las segundas se han quedado donde estaban, diciendo que el camino no era transitable para ellas.

Cómo recibir un 30% menos de email

Probablemente el título del post te haya llamado la atención y por eso estés leyendo esto. Es posible también que lo hagas con una cierta dosis de escepticismo.

Para tu tranquilidad, te diré que lo del 30% es una estimación a la baja. En realidad, si aplicas bien las técnicas que voy a comentar en el post, podrías llegar a reducir el volumen diario de email que recibes a la mitad o incluso menos.

Por qué necesitas «enfriar» tu email

Uno de los hábitos centrales de la metodología de efectividad personal OPTIMA3® es enfriar el pensamiento. Este hábito se fundamenta en los resultados de las investigaciones más recientes sobre «cognición fría» y «cognición caliente».

Y es que el sistema de pensamiento caliente del que habla Walter Mischel es precisamente uno de los principales responsables del volumen ingente de email que a diario se envía y se recibe en las organizaciones.

Cuando el sistema de pensamiento caliente rige tus actos, tu sistema de pensamiento frío no interviene. Esto significa que tu proceso de toma de decisiones es puramente emocional, con escasa racionalidad.

Lógicamente, los comportamientos que resultan de un proceso de decisión emocional son comportamientos impulsivos.

Un comportamiento impulsivo es el que tiene lugar inmediatamente después de que aparece el estímulo. En el caso del email, un comportamiento impulsivo es leer y responder el email según llega. Si tienes este hábito, significa que respondes sistemáticamente tus emails «en caliente», con todo lo negativo que esto supone.

Por el contrario, un comportamiento reflexivo es aquel en el que la reacción no es inmediata ni impulsiva, sino tranquila y sosegada. En el caso del email, un comportamiento reflexivo es leer los emails únicamente en determinados momentos del día, no responderlos nada más leerlos y demorar al máximo los envíos de las respuestas.

Usar el email como chat es ineficiente y poco profesional

Uno de los hábitos más absurdos e ineficientes que infestan la mayoría de las organizaciones es utilizar el email como si fuera un chat o un teléfono, es decir, como un medio de comunicación síncrono. El email, que tuvo su origen como sustituto del correo postal, es por definición un medio de comunicación asíncrono.

Cuando la comunicación tiene que ser necesariamente síncrona, hay que utilizar un medio síncrono: teléfono, videoconferencia, reunión presencial…

Utilizar el email como herramienta de chat es un hábito altamente inefectivo por múltiples razones. Por una parte, porque se está utilizando una herramienta inadecuada y eso va a perjudicar a la comunicación. Por otra, porque obliga a las demás personas que lo usan a consultarlo con una frecuencia que sería innecesaria si se utilizara bien.

Cuando usas habitualmente el email como chat, haces evidente tu falta de profesionalidad, ya que demuestras: a) no saber utilizar tus herramientas de trabajo de forma efectiva y b) ignorar los hábitos productivos más básicos.

Gran parte del email que recibes es culpa tuya

¿Cuántos emails recibes al día? En realidad, da igual. Calcula que casi la mitad son culpa tuya y, por tanto, podrías «ahorrártelos». La gente se queja de recibir mucho email y a todas horas, sin ser conscientes de que son parte del problema.

Si cada vez que recibes un email, lo respondes en el momento, además de estar reaccionando «en caliente» ante ese email, estás dando lugar a que en pocos minutos te llegue un nuevo email con la respuesta. Si la otra persona tiene el mismo mal hábito que tú, podéis pasaros el día intercambiando emails absurda e ineficientemente.

Si el tema es realmente urgente o necesita que interacciones continuamente con la otra persona, coge el teléfono y llama. Además del email y del WhatsApp, todos los teléfonos móviles modernos tienen una App que sirve precisamente para eso: para llamar por teléfono 😉

Y si no es urgente, ni necesita una interacción continua con la otra persona, entonces este es un buen momento para aprender a usar bien el email y, de paso, reducir drásticamente el volumen de email diario que envías y recibes.

Cómo «enfriar» el email de manera efectiva

El primer paso para «enfriar» el email de manera efectiva es «desintoxicarte» del email. Las notificaciones son adictivas y por eso tienes que empezar a «desengancharte» de ellas. Quita cualquier tipo de notificación o alerta que te esté interrumpiendo cada vez que llega un nuevo email.

Si te sueles quejar de que te interrumpen mucho, asegúrate de no ser tú la causa número uno de tus interrupciones: desactiva todas las notificaciones de todo. Afortunadamente no eres un árbol, así que puedes ir a ver qué te ha llegado cada vez que tenga sentido.

El segundo paso para «enfriar» el email de manera efectiva es leer tu email solo en determinados momentos del día. A no ser que en tu descripción de puesto ponga «lector/a y redactor/a de email», tu trabajo es otro que estar todo el día leyendo emails.

Si lees el email solo en determinados momentos del día, ya estarás «enfriando» la mayoría de ellos. Recuerda que si algo es urgente (casi nada lo es), debería entrar por otro canal. Que los demás usen mal las herramientas no es tu culpa. Cuando vean que has dejado de vivir pendiente del email, ya espabilarán y aprenderán a usar el canal adecuado. Y sí, por supuesto, esto también aplica a tu jefe/a.

El tercer paso para «enfriar» el email de manera efectiva, y el más importante de todos, es diferir el envío de las respuestas.

Una vez hayas escrito el email de respuesta, es fundamental que te hagas la pregunta «¿cuánto puedo retrasar el envío de este email sin que afecte significativamente a este tema?». Una vez tengas la respuesta, programa el envío de acuerdo con ella.

Yo, por ejemplo, únicamente envío email entre las 8:00 y las 18:00 de lunes a viernes laborables. ¿Significa eso que solo escribo email esos días y a esas horas? En absoluto. Yo escribo email cuando tiene sentido. Si un día me despierto antes por lo que sea, puede que esté escribiendo emails a las 5:00. También puede ser un sábado a las 16:00 o un domingo a las 23:00. Da igual cuando lo escribas, lo importante es cuándo lo envías.

Como norma general, evito responder ningún email en el mismo día y lo que hago es programarlos para las 8:00 del día siguiente laborable.

Lógicamente, puede haber excepciones, pero son eso: excepciones. En estos casos, retraso al máximo la respuesta, y como mínimo 3 horas. Y, si es realmente urgente, llamo por teléfono.

Lo que consigo con esto es «inmunizarme» frente a los malos hábitos productivos de otras personas. Si la otra persona tiene la mala costumbre de usar el email como sustituto del teléfono, yo me aseguro de limitar sus email a como mucho uno o dos al día. Si es algo urgente (casi nunca lo es), ya me llamará.

De esta forma, en lugar de recibir media docena de emails por persona al día, únicamente recibes uno o dos. Imagina esto aplicado a todas las personas con las que interaccionas por email a diario.

Demorar el envío es muy fácil. Con Outlook tienes una opción para hacerlo. Con GMail hay varias extensiones. Yo antes usaba Boomerang, pero ahora llevo ya unos años usando Gmelius. Y, en el peor de los casos, siempre puedes dejarlos como borrador y enviarlos más tarde.

Conclusiones

Nos quejamos mucho del entorno y de lo muy negativamente que afecta a nuestra efectividad. Esto está muy bien, pero tú eres la causa principal de tu inefectividad. La buena noticia es que hay montones de cosas que caen en tu zona de influencia.

En lugar de seguir quejándote del mucho email que recibes y de que te interrumpen a todas horas, desactiva las notificaciones, deja de vivir pendiente del email y retrasa el envío de tus respuestas.

Son hábitos sencillos, de eficacia probada y al alcance de cualquiera. Solo tienes que vencer la natural resistencia al cambio y comprobarlo.

Recuerda que si quieres obtener resultados distintos no te queda otra que hacer cosas distintas. Retrasar el envío de tus emails puede ser una forma fantástica de empezar a hacerlo y de acercarte más a los resultados que quieres conseguir.

Adecuado es mejor: Ni más, ni menos

El principal reto al que se enfrenta cualquier profesional del conocimiento es pensar «bien». Muchas de las competencias indispensables según el Foro de Davos para los próximos años dependen de ello: sentido crítico, análisis y toma de decisiones, resolución de problemas complejos

Tan solo hay que echar un vistazo alrededor para comprobar cuánta falta hacen todas estas competencias. Tomemos como ejemplo el pensamiento crítico. Cuando expresamos esta competencia, lo que demostramos es claridad de ideas y conceptos, la capacidad de ver y entender las relaciones existentes entre ellos, las causas y los efectos, los propósitos explícitos e implícitos…

En la ausencia de sentido crítico, aparece el pensamiento simplista, que se centra en lo anecdótico obviando lo relevante, extrayendo conclusiones – casi siempre erróneas – desde las suposiciones y los sesgos, en lugar de hacerlo a partir de los datos y la observación.

El pensamiento simplista ha hecho, y sigue haciendo, mucho daño a la efectividad.

Tomemos un ejemplo concreto. Comentaba en las crónicas de las X Jornadas OPTIMA LAB que estuvo muy presente la frase «lo que no suma, resta». Estamos ante una frase «atractiva», por su brevedad, por su sencillez y por lo indiscutible de la afirmación. A nuestro cerebro no le cuesta ningún esfuerzo procesar obviedades.

Sin embargo, esta afirmación, aparentemente sencilla, encierra más información de la que parece. Para una persona que habitualmente expresa un pensamiento simplista, estaremos hablando únicamente de aritmética, es decir, de sumar y restar.

Desde este planteamiento, la conclusión a la que llegará esta persona es fácilmente predecible: «lo que no resta, suma», que a su vez nos lleva a la manida expresión «menos es más», una afirmación que dista mucho de ser una verdad absoluta y cuya validez dependerá en cualquier caso de las circunstancias.

«Menos es más» es la versión siglo XXI del «caballo grande, ande o no ande», tan de moda el siglo pasado. Por cierto, aunque una recomienda lo contrario que la otra, las dos son igual de absurdas y ambas reflejan el mismo tipo de pensamiento simplista.

Por otra parte, un análisis más profundo de la frase «lo que no suma, resta», nos llevará a la conclusión de que la suma y la resta se refieren a diversos elementos de un mismo conjunto. En concreto, a la relación entre los elementos de un conjunto y al valor que cada elemento aporta al valor del conjunto.

Vamos a ver unos ejemplos:

Imaginemos una fiesta a la que van 5 amigos. Cada amigo lleva algo para beber y «picar». Se pone en común lo que han llevado y se calcula a cuánto «tocan» por amigo. Llamemos «X» a esa cantidad por amigo.

Ahora llega un sexto amigo, que no lleva nada. Desde el punto de vista del número de amigos, ahora son «más». Desde el punto de vista de a cuánto «toca» de beber y «picar» por amigo, a hora «tocan» a menos ➜ Más amigos = menos «X» ➜ «más» es peor

Pero supongamos que el sexto amigo «se estira» y lleva más cosas de las que han llevado ninguno de los otros amigos. Ahora también son «más» amigos, pero además «tocan« a más de beber y picar por amigo ➜ Más amigos = más «X» ➜ «más» es mejor

Si por el contrario llega un sexto amigo con una cantidad «X» de cosas para beber y picar, la situación es distinta. También son «más» amigos que al principio, pero siguen «tocando» a lo mismo ➜ Más amigos = igual «X» ➜ «más» es igual

Este ejemplo plantea varias conclusiones importantes.

Por una parte, que la suma y la resta no son absolutas, sino relativas. Sumar no se calcula por adición, sino por comparación. Por otra parte, que lo relativo de la suma y la resta también es en relación a su contribución a un propósito.

La reflexión a la que nos lleva esto es que los conceptos «más», «menos», «sumar» o «restar» deben contemplarse siempre como atributos de las relaciones entre los elementos y su conjunto, entre las partes y el todo.

Desde esta reflexión, frases como «menos es más» carecen de sentido, ya que les falta el «para qué».

En relación con la efectividad, a menudo me encuentro con gente que, por ejemplo, es reacia a utilizar una nueva aplicación. Afirman que es una aplicación «más» y ya tienen muchas. ¡Como si eso importara algo! Tener cuantitativamente más o menos aplicaciones es irrelevante. El número de aplicaciones en sí mismo ni es mucho ni es poco, ni bueno ni malo, ni mejor ni peor… Lo único relevante es cómo contribuye esta aplicación adicional al propósito que se persigue.

Si aplicamos el pensamiento crítico, observaremos que la única realidad es que «adecuado es mejor». «Adecuado» nos habla de las relaciones y comparaciones entre los elementos, el conjunto y el propósito.

La manera de evaluar si algo es o no adecuado es cualitativa. Esto significa que para saber si algo es adecuado tenemos que saber en qué medida nos acerca o aleja a lo que queremos conseguir. Todo lo que nos aleja del propósito, sea por defecto o por exceso, es inadecuado. Todo lo que nos acerca a él, sea sumando o restando, es adecuado.

Como principio general, adecuado significa «lo menos posible y todo lo necesario para el propósito que busco». ¡Ojo aquí! Porque la primera mitad de esta frase, sin la segunda mitad, es simplemente falsa. Y lo mismo ocurre con la segunda mitad sin la primera.

En resumen, lo importante es olvidarnos de los detalles cuantitativos y centrarnos en la aportación al conjunto y al propósito.

La eficacia tiene que ver con la toma de decisiones correctas, por lo que es importante aprender a decidir bien. Dejémonos ya de repetir como papagayos tonterías del estilo «menos es más», sin tener el cuenta para qué, y empecemos a practicar el pensamiento crítico.

«Menos» será a veces «más», otras veces será «menos» y otras dará exactamente igual. Lo único importante es que sea la cantidad adecuada. Porque, en efectividad, adecuado siempre es mejor: ni más, ni menos.

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