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GTD: Mucho Más Allá de la Productividad Personal

Lo puedes leer en aprox. 2:38 minutos

Leap..., cortesía de Vishal Patel

Dice David Allen que cuando “pelamos la cebolla del GTD” nos encontramos con muchos niveles por explorar, aunque a los últimos, por lo general, sólo llegan los usuarios más avanzados y experimentados. Esto sucede porque hay un gran salto entre entender GTD, ponerlo en práctica y adoptarlo completamente.

Entender GTD es un gran logro, ya que son muchas las personas que no lo consiguen. La mayoría, en realidad, ni siquiera lo intenta porque, como seguramente hayas oído decir alguna vez, lo encuentra muy complicado.

En realidad, GTD simplemente refleja y se adapta a la complejidad del entorno que pretende ayudarte a gestionar, por lo que simplificarlo más acabaría con su utilidad.

Poner en práctica GTD supone realizar un esfuerzo aún mayor que en entenderlo, esfuerzo que se ve recompensado con creces gracias a las mejoras que obtienes en cuanto a control, enfoque, energía y creatividad.

Adoptar completamente GTD significa dar el salto a un nivel superior y conlleva haber interiorizado y convertido en hábito la metodología, aplicándola lo más a conciencia posible, lo cual te permite explotar al máximo tu potencial personal y profesional.

Si emplear las técnicas básicas de la metodología proporciona un alivio inmediato al “dolor constante” causado por las incesantes interrupciones y cambios, eso es sólo una mínima parte de lo que GTD ofrece. Nadie niega que sobrevivir al correo electrónico esté bien pero seguramente tu problema de “falta de tiempo” vaya mucho más allá.

La gente está desesperada por salir del túnel improductivo en el que se encuentra y, con las prisas, se lanza sin pensarlo mucho a aplicar versiones simplificadas de la metodología GTD. Esta decisión produce un alivio momentáneo pero acaba conduciendo, de manera casi inexorable, al abandono del método y al regreso a los antiguos hábitos improductivos.

En cualquier caso, la aplicación de GTD a cualquier nivel proporciona una experiencia real de organización personal muy positiva, porque te hace experimentar un mayor control y un punto de vista más rico y constructivo. Al fin y al cabo, todos necesitamos sentir que tenemos control sobre las cosas y que somos capaces de dirigirlas de forma apropiada. Es más, cuando esto no es así, nos estresamos.

Tú también necesitas esa sensación de tener un control suficiente de la situación para poder pensar de forma creativa. Necesitas un control más allá de la supervivencia para poder pensar en lo que estás haciendo y también necesitas sentir que lo que haces obedece a una visión y a un propósito; que tiene un sentido y un objetivo.

Por eso, lo importante cuando te aproximas a GTD es entender que no se trata tanto de abarcar por completo la metodología como de comprender sus principios y la forma en que estos se relacionan entre sí.

Por ejemplo, el primer paso para conseguir tener control sobre tu flujo de trabajo es capturar todo lo que ya tiene tu atención, apuntarlo y clasificarlo de tal forma que puedas decidir qué significa para ti y qué vas a hacer con ello.

El principio en el que se apoya lo anterior es que para tener control necesitas sacar las cosas de tu cabeza y aclarar qué vas a hacer con ellas.

En general, la metodología GTD va mucho más allá de ser una simple herramienta de productividad personal. Es un enfoque sistémico orientado a que te relaciones con tu realidad de una forma proactiva en lugar de reactiva.

La gran noticia es que, si entiendes los principios en los que se apoya, y cómo y porqué funcionan, alcanzarás la libertad necesaria para poner esos principios en práctica de la forma que tu quieras.

Haz que Funcione GTD

Lo puedes leer en aprox. 3:23 minutos

Cuando David Allen escribió Getting Things Done – The Art of Stress-Free Productivity hace ahora algo más de una década, lo hizo fundamentalmente a partir de sus experiencias como coach y consultor y de lo que había podido ver y comprobar personalmente. Este primer libro es, por tanto, un intento por convertir un conocimiento mayoritariamente tácito en conocimiento explícito, a fin de facilitar su difusión. Se encuentra traducido al español como Organízate con Eficacia – Máxima Productividad Personal Sin Estrés y está publicado por Empresa Activa.

Hubo que esperar hasta 2007, fecha en la que Francis Heyligen y Clément Vidal publicaron un paper titulado Getting Things Done – The Science behind Stress-Free Productivity, para contar con un soporte científico a las tesis planteadas empíricamente por Allen varios años antes. En este paper se evidencia, por primera vez, cómo los principios sobre los que se fundamenta GTD se adecuan a la forma en que el cerebro humano procesa la información, incorpora nuevos elementos, establece y cambia prioridades, gestiona la atención y toma decisiones.

Casi diez años después de su obra inicial, David Allen escribe Making It All Work: Winning at the Game of Work and the Business of Life, traducido al español como Haz que Funcione: Una hoja de ruta hacia el éxito a través de la eficacia y la organización personal, publicado por Alienta Editorial este mismo año 2011.

Haz que Funcione aporta el conocimiento práctico y las nuevas perspectivas adquiridas por Allen tras una década de experiencia aplicando la metodología GTD. Es el libro que recomiendo a los asistentes a mis talleres y, en general, a todos aquellos que se acercan por primera vez a esta metodología.

El libro comienza con varios capítulos dedicados a “crear contexto”, es decir, a explicar en qué consiste el fenómeno GTD y por qué su influencia sigue extendiéndose de forma imparable a nivel global. El resto del libro se dedica a los dos grandes ejes de la metodología: el control y la perspectiva.

Una de las principales diferencias con el primer libro es el detalle con el que trata estos dos aspectos. En Getting Things Done, la parte del control se analizaba de forma exhaustiva, dejando sin embargo la parte de la perspectiva un tanto inacabada. Este desequilibrio a la hora de cubrir los dos aspectos básicos de GTD, hizo a Allen y a su metodología merecedores de muchas críticas, sobre todo por parte de lectores más habituados a enfoques en los que prima lo conceptual sobre lo operativo, como el clásico Los siete hábitos de las personas altamente efectivas.

Personalmente creo que en aquel momento Allen no había reflexionado aún lo suficiente sobre el tema de la perspectiva. En aquella época, presumo, GTD era esencialmente una metodología de gestión personal más centrada en los aspectos cuantitativos que en los cualitativos y -son sólo conjeturas mías- la primera reflexión seria de Allen sobre el tema de la perspectiva fue precisamente cuando tuvo que escribir el libro.

En Haz que Funcione, el tratamiento de los dos ejes de GTD es radicalmente distinto. La parte del control ocupa 6 capítulos mientras que la parte de la perspectiva ocupa 8. El resultado es un mejor ensamblaje entre ambos elementos, que encajan de forma fluida y natural a lo largo de toda la obra.

Otro aspecto interesante es que el libro incluye varios apéndices que resumen los contenidos principales del libro, lo que constituye una muy práctica y útil guía de referencia rápida para los usuarios de la metodología que quieran refrescar o comprobar un concepto determinado.

Por último, el estilo de escritura es mucho más tipo “inglés de negocios” que el primero, escrito en “inglés para americanos” y que incluía muchas expresiones coloquiales, lo que dificultaba la lectura a los lectores no nativos en inglés. Si a esto le añadimos que la calidad de la traducción de Haz que Funcione es también mejor que la de Organízate con Eficacia, el resultado es una obra que podemos considerar como la única de necesaria lectura para conocer, entender y aplicar la metodología GTD.

A partir de ahora, de forma análoga a como hice en su día con Organízate con Eficacia, iré recorriendo, en entradas alternas, el contenido de Haz que Funcione. Bajo el lema “una idea, una entrada“, desgranaré paso a paso las enseñanzas de David Allen, combinándolas cuando proceda con comentarios propios basados en la experiencia que he adquirido en estos 6 años usando GTD.

Tanto si conoces GTD como si no, sí ya usas esta metodología como si no y si has leído Haz que Funcione como si no, te invito a que me acompañes en este enriquecedor viaje a lo largo de los próximos meses. ¡Disfruta del camino!

El Cómo como Punto de Encuentro

Lo puedes leer en aprox. 2:51 minutos

Meeting point, cortesía de Xosé Arsenio Coto

Hace poco más de un año escribía una entrada titulada “El Cómo como Zona Creativa” en la que hablaba del uso del “cómo” como herramienta que facilita la transición hacia nuevas formas de gestión, mucho más participativas y también más próximas al verdadero liderazgo que a la tradicional dirección.

La palabra “cómo”, aparentemente tan simple, es una de mis favoritas como coach. Responder a la pregunta “cómo” te ayuda a rellenar el espacio en blanco entre donde estás y donde quieres estar; entre lo que tienes o eres y lo que quieres ser o tener. Pero sobre esto escribiré en otra ocasión porque hoy me gustaría ceñirme al uso del “cómo” en el campo de las negociaciones.

En mi experiencia profesional de la última década me he visto involucrado con cierta frecuencia en variados y complejos procesos de negociación en los que los puntos de partida de las partes implicadas estaban realmente distantes entre sí, por no decir directamente en las antípodas unos de otros.

En la mayoría de estos casos el acuerdo final no fue posible hasta que la conversación no abandonó el terreno de los “qué” y los “por qué” y descendió hasta la arena de los “cómo”.

Cuando negocias, te sueles centrar en el “qué” o, en su defecto, en el “para qué” o en el “por qué”. El problema es que, muchas veces, das por sentado que ese “qué”, o sus variantes, implican una serie de respuestas concretas, que no te gustan, a los “cómo”.

Por eso es tan importante, antes de tomar una posición en un proceso de negociación, entender bien cual es el terreno común, es decir, el terreno en el que sí es posible llegar a un acuerdo con la otra parte.

En la mayoría de las negociaciones existe este área común, esa zona en la que lo que tú quieres coincide con lo que la otra parte quiere. Lo que ocurre es que ese área no suele ser evidente. Pero existe una forma de delimitar ese área y llegar al punto de encuentro, que es desviar la conversación hacia los posibles “cómo”.

Un ejemplo sencillo. Un amigo te pide que le dejes tu furgoneta para hacer la mudanza de su casa. Tu reacción instintiva es negarte. Y no porque seas un egoísta, sino porque la experiencia que tienes hasta ahora con este tipo de situaciones es que la furgoneta te la devuelven tarde, sucia y con algo roto o estropeado. Así que tu respuesta es no.

A partir de ahí tu amigo puede empezar a preguntarte “por qué” no le dejas la furgoneta, lo cual no ayuda, ya que no tienes ninguna obligación de darle explicaciones.

Imagina que en lugar de eso tu amigo te dice: ” te devuelvo la furgoneta el lunes a las 8:00, lavada y con el depósito lleno. Además, si se daña algo durante la mudanza, no sólo me encargo de los gastos sino que te la llevo yo a reparar”. ¿Seguirías negándote a dejarle la furgoneta?

En el ámbito empresarial, imagina una negociación con un proveedor. Tú quieres pagar menos y tu proveedor quiere asegurar su margen. Si ambos os centráis únicamente en el precio, es difícil que encontréis un punto de encuentro. Sin embargo, si habláis de los “cómo” es muy probable que lo encontréis. Un cómo puede ser comprar un volumen mayor que justifique un mayor descuento. O pagar por adelantado o al contado. O recibir un producto o servicio más sencillo, con algunas características menos que el habitual pero conservando las que sí son importantes para ti.

Precisamente por el carácter creativo del “cómo”, cuando dejas de negociar centrado en el “qué” quieres conseguir para centrarte en los distintos “cómo” que te valdrían para conseguirlo, amplías enormemente tus opciones de éxito, ya que te estás dirigiendo desde el primer momento hacia el punto de encuentro.