Procesar | Óptima Infinito | Innovación y Productividad (GTD) para un Mundo 2.0

GTD: Por Qué Fallan los Sistemas de Productividad Personal

Lo puedes leer en aprox. 3:36 minutos

Dice David Allen que la razón por la que la gente está descubriendo que GTD es eficaz es porque se trata del primer modelo de productividad personal que realmente funciona.

Por mi parte, llevo años utilizando GTD y también siguiendo de cerca los desarrollos en materia de productividad personal y, en todo este tiempo, parece que no se ha diseñado nada aún que siquiera se le acerque en funcionalidad y, sobre todo, en resultados.

La mayor parte de las soluciones tradicionales, lo que comúnmente se conoce como técnicas de “gestión del tiempo”, no suelen funcionar a la altura de las expectativas y no lo hacen porque son excesivamente simples, incompletas, poco naturales o una combinación de los factores anteriores.

Es más, me atrevo a afirmar que las técnicas tradicionales de gestión del tiempo han hecho, y siguen haciendo, mucho daño a la productividad personal porque hacen creer a las personas que pueden controlar el futuro. Esto es algo que veo constantemente en los talleres para la implantación de la metodología GTD que facilito.

Cuando las personas dicen que necesitan “organizarse”, a lo que se refieren en realidad es a que necesitan controlar su entorno, tanto físico como mental. El problema es que pretenden hacerlo de una forma rápida y sencilla, lo cual no es realista, ya que ese entorno que quieren controlar no es en absoluto sencillo.

Guste o no, para controlar tu entorno necesitas, primero, capturar todo aquello que creas que no tienes claro o que está fuera de su lugar final para, después, aclarar qué vas a hacer con cada una de esas cosas y, finalmente, organizarlas de forma apropiada para poder hacerlas.

Y esto no es todo. Para que ese control no se desvanezca en cuestión de días, o incluso de horas, necesitas revisar el sistema de forma periódica. Puede parecer complicado, aburrido, que requiere mucho tiempo y todo lo que quieras pero me temo que no hay otra forma.

Por eso GTD prepara a las personas para que sean capaces de hacer un inventario de todo lo que tienen en la mente, y de sus objetivos, antes de pensar y tomar decisiones sobre ello. GTD es el primer sistema consciente de esta necesidad, y que yo sepa, el único hasta ahora.

Los sistemas antiguos de “gestión del tiempo” fallan precisamente porque no han sido capaces de incorporar elementos esenciales para conseguir control y perspectiva.

Por ejemplo, los sistemas basados en prioridades no ayudan a cerrar temas poco prioritarios sin desatender ningún compromiso, lo que hace que, antes o después, esos temas se conviertan en importantes y/o urgentes. Además, aunque hablan de la importancia de fijarse metas, no definen ni con cuántos tipos de metas y niveles operamos ni las diferentes estructuras que las metas necesitan para ser alcanzadas.

Por otra parte, el fallo común a todos los sistemas de “gestión del tiempo” tradicionales es que dan por sentado, de forma sorprendentemente ingenua, que puedes empezar en cualquier momento desde cero y sin una preparación previa, partiendo de una perspectiva actual y completa de todo lo que puedes hacer, que en todo instante y circunstancia puedes asumir compromisos de forma inteligente y racional integrándolos de forma automática en tu visión global y que vas a ser capaz de mantener la estabilidad y coherencia de tus decisiones de forma permanente llevando a cabo esos planes preconcebidos sin que nada lo impida.

¿Conoces de verdad a alguien con una vida así de fácil, predecible y estable?

Por suerte o por desgracia, el mundo real es mucho más complicado que todo eso. Nuevas peticiones, urgencias, información o prioridades surgen a cada momento y nuestro cerebro las integra lo mejor que puede para mantener nuestro control y nuestro enfoque. Es algo que hacemos de forma continua e inconsciente y por eso constantemente estamos modificando nuestras perspectivas y decisiones en función de los nuevos datos que vamos incorporando.

Cuando un sistema de organización personal te obliga a “planificar”, lo que hace es forzarte a que definas cómo van a suceder las cosas. Esta peculiar forma de afrontar la realidad choca frontalmente contra la forma de incorporar datos y reajustar en consecuencia que tu cerebro lleva a cabo de forma permanente, espontánea y natural. Este es el motivo por el que acabas dejando de usar, o no usas, estos sistemas de “gestión del tiempo”, porque van en contra de la forma natural de funcionar de tu cerebro y porque no le permiten procesar e integrar la información de forma continua para tomar decisiones a partir de ella.

GTD hace precisamente lo contrario. En lugar de obligarte a “predecir el futuro”, te proporciona una serie de herramientas que refuerzan y apoyan la forma natural de trabajar de tu cerebro. GTD está diseñado para facilitarte la incorporación de nuevos datos y para que mantengas la visión global de forma fácil y efectiva, dándote la perspectiva que necesitas para tomar la mejor decisión en cada momento, por mucho que cambien tus planes y por muchas interrupciones y sorpresas que haya.

Por eso, así de fácil y así de sencillo, GTD funciona donde los demás sistemas de productividad personal fracasan.

GTD: Mucho Más que una Moda

Lo puedes leer en aprox. 2:17 minutos

El modelo GTD ha sido investigado, puesto a prueba y perfeccionado en situaciones reales y con personas reales. Al igual que otras metodologías, su origen es por completo empírico, ya que David Allen dedicó mucho tiempo a descubrir técnicas de autogestión que funcionaran y, solo después, a estudiar por qué eran efectivas.

Su obsesión era identificar los principios en los que se fundamentaban las técnicas, ya que si conoces los principios, puedes aplicarlos a un número infinito de métodos y técnicas.

Por ejemplo, observó que escribir una larga lista con todas las cosas que tenía en mente cambiaba su actitud hacia las mismas y le ayudaba a percibirlas con mayor claridad. A partir de ahí estableció la hipótesis de que el motivo por el que se sentía mejor al escribirlas era porque cuando las tenía grabadas en la mente, una parte de él pensaba constantemente que debería ocuparse de ellas, creando así una situación altamente estresante e improductiva. Al escribirlas, notaba una sensación de relajación, ya que dejaba de pensar en ellas.

¿Era este uno de esos principios fundamentales que andaba buscando? ¿Los efectos de vaciar la mente eran siempre los mismos en cualquier lugar, para cualquier persona y en cualquier situación? Sin duda, sí.

David Allen siguió un proceso similar para conseguir identificar todos los principios fundamentales que constituyen GTD. Después, se preguntó a sí mismo sobre el cómo y el porqué del funcionamiento de estos principios, no solo para comprenderlos mejor, sino también para poderlos aplicar de forma universal.

La conclusión a la que llegó es que todo lo que era efectivo en alguno de los métodos analizados estaba conectado con una verdad más básica y profunda relacionada con el funcionamiento de las cosas y cómo las trabajamos.

Así, procesar lo que hay en una bandeja de temas pendientes refleja la manera más apropiada de crear una relación de cooperación con las cosas que van apareciendo en tu entorno, ya que procesar regularmente lo que va apareciendo en tu radar es, probablemente, la forma más eficaz de interactuar con tu realidad de forma proactiva.

Del mismo modo, organizar y revisar el inventario de tus asuntos inacabados está relacionado con que llegues a controlar tu carga de trabajo y también con que seas capaz de gestionar de forma igualmente productiva cosas tan dispares como la relación con tus padres y un proyecto de gran envergadura.

Asimismo, si aclarar tus áreas de enfoque y responsabilidad en el trabajo te da mayor y mejor visibilidad sobre tus proyectos profesionales, aplicar este mismo principio a todas las áreas de tu vida incrementará tu equilibrio e integrará esas diferentes facetas para proporcionarte una experiencia vital más amplia.

En resumen, la conclusión a la que llegó David Allen al finalizar este proceso de búsqueda y análisis es que las aplicaciones y las implicaciones de cada uno de los principios esenciales del modelo GTD parecían ser ilimitadas.

Como se demostraría años más tarde, son principios cuyo origen se encuentra en las raíces más profundas de la psicología humana, lo que hace que GTD conserve íntegra su validez con el paso del tiempo y que esta metodología sea mucho más que una moda.

Sí al Inbox a cero, porque No Existe Productividad sin Control

Lo puedes leer en aprox. 3:40 minutos

Mi amigo Berto Pena, con quien habitualmente comparto muchos puntos de vista sobre productividad personal, publicaba recientemente un artículo titulado “No al ‘Inbox a cero’, sí al Email inteligente” con el que discrepo bastante, no en la esencia pero sí en el planteamiento, ya que este último choca frontalmente tanto con mi experiencia personal como con los principios de la metodología GTD.

David Torné seguía profundizando en el tema unos días más tarde con su “Decálogo para no morir ahogado por el email“, haciendo una serie de interesantes propuestas, mucho más en la línea de GTD, que sin duda pueden ayudar a paliar el problema pero que, en mi opinión, siguen sin atacar realmente a las verdaderas causas del mismo y, por tanto, no lo resuelve.

El email es una herramienta útil, creo que en eso coincidimos todos. El problema es el abuso y el mal uso que se hace del email y que se traduce en que muchas personas reciban una cantidad ingente de correos diarios que consumen buena parte de su tiempo, energía y atención.

Si el uso incorrecto del email se traduce en un exceso de correos que nos absorben y alejan de otras cosas más importantes, lo lógico parece no prestarles más atención de la estrictamente necesaria para así poder prestar esa atención a lo que realmente la merece. Como teoría está bien y en esa línea van las propuestas de Berto y David. Sin embargo, en la práctica, este planteamiento no acaba de funcionar.

Y no acaba de funcionar porque el problema no son los correos en sí, ni que recibamos muchos o pocos, ni que sean importantes, urgentes o irrelevantes. El verdadero problema es que cada correo es un “frente abierto”, es decir, algo sobre lo que tendrás que tomar una decisión antes o después. Es el “significado potencial” de cada correo que recibes lo que te intranquiliza y estresa. ¿Y si es importante? ¿Y si es urgente? ¿Y si es de mi jefe que quiere algo para ya?

Un Inbox lleno de correos es una bomba en potencia, algo que puede explotarte en cualquier momento. Mientras no sepas que hay ahí realmente, no te olvidarás del email, por muchos filtros automáticos que uses. Seguirán siendo “cosas pendientes” que, quieras o no quieras, ya tienen tu atención, porque sabes que están ahí.

El principio básico de GTD es “presta atención a lo que ya tiene tu atención“. Sólo haciendo esto serás capaz de liberarla para poder dedicarla a otras cosas. Si tu atención está dispersa, si no estás concentrado en lo que estás haciendo en ese momento, jamás tendrás una mente como el agua y será difícil que rindas a tu máximo potencial.

Por eso GTD es una metodología que busca proporcionarte control y perspectiva, para que disfrutes de esa “intuición formada” que te permite decidir con confianza, en cada momento, qué hacer y qué no hacer.

Procesar el Inbox en GTD no requiere horas, ni mucho menos. Incluso con un volumen muy elevado de correos al día, digamos 300 por poner una cifra, estaríamos hablando de menos de una hora diaria. ¡Menos de una hora para tener tu Inbox bajo absoluto control!

Sí, es cierto, el Inbox se volverá a llenar tan pronto lo vacíes. Así son las cosas. Pero también comes habitualmente a pesar de saber que volverás a tener hambre en unas horas, ¿no?

Procesar [el Inbox] en GTD no es lo que la gente suele llamar “procesar”. Procesar no es hacer. Es simplemente ir abriendo los correos uno a uno, empezando por el primero y terminando por el último, y para cada uno decidir si ese email requiere que se haga algo con él o no. Si no hace falta hacer nada con él, lo puedes tirar, archivar o dejar “incubando” para más adelante en tu lista “algún día/tal vez”. Si hace falta hacer algo con él y te va a llevar menos de 2 minutos, hazlo. Si te va a llevar más de 2 minutos, mira a ver si puedes delegarlo y delégalo y, si no puedes, anota lo que tienes que hacer con él en tu lista de próximas acciones, o en tu agenda, para hacerlo más adelante.

Yo recibo bastante email, cerca de 200 correos diarios. En el pasado he llegado a recibir más del doble. Desde que uso GTD te puedo asegurar que mi Inbox queda a cero tres veces al día y que no dedico más de 10 segundos de media a procesar un mensaje, es decir, un total de media hora al día a procesar el Inbox, unos 10 minutos cada vez que lo proceso.

A cambio tengo absoluta certeza de saber lo que implican mis decisiones cuando decido qué hago y qué no hago, con la tranquilidad de saber que no hay ninguna “bomba” escondida en mi Inbox que me va a explotar cuando menos lo espero.

Prestar atención tres veces al día durante 10 minutos a mi Inbox me permite poder dedicar mi atención a cualquier otra cosa el resto del día. Porque al vaciar mi Inbox recupero el control que me permite ser productivo.

Porque, no lo olvides, no existe productividad sin control.