GTD: Cómo Gestionar Interrupciones y Sorpresas

Ignorar lo inesperado supondría vivir sin la oportunidad, la espontaneidad y los momentos llenos de riqueza de los cuales está hecha la vida.
Stephen Covey

caja con sorpresa GTD: Cómo Gestionar Interrupciones y Sorpresas
Un cinturón negro de karate es capaz de desplazar el peso de una pierna a otra en décimas de segundo, lo cual es posible gracias a que opera en un estado de “alerta perfecta“, el mismo estado que logras cuando aplicas GTD.

Las sorpresas siempre están ahí, esperando a la vuelta de la esquina. Mientras tú estás tranquilamente procesando tus bandejas de entrada puede aparecer alguien con un problema que requiere solución inmediata. Si eres un usuario “consolidado” de GTD ya sabes que no pasa nada: el “cesto” sigue en su lugar pendiente de que acabes de procesarlo cuando puedas.

El mejor modo de contrarrestar las sorpresas y las interrupciones es aprovechar al máximo los “tiempos muertos”, que en realidad son “tiempos [no] muertos”, como decimos habitualmente en #redca.

Por ejemplo, hasta que llegue una llamada que estás esperando, puedes revisar tus listas de próximas acciones y hacerte una idea de lo que harás después de la llamada. Del mismo modo, mientras esperas a que empiece una reunión, o en el aeropuerto hasta que salga tu vuelo, es un buen momento para leer parte de los elementos que en su día guardaste en la carpeta, física o virtual, “Leer/revisar”.

Tendemos a malgastar estos breves espacios de tiempo porque creemos que “no se puede hacer nada en tan poco tiempo”, pero no es cierto. El modelo de contextos de GTD te permite aprovechar al máximo estos tiempos [no] muertos y completar un número sorprendentemente alto de próximas acciones en estos breves momentos que la mayoría de la gente malgasta.

Lo fundamental que no debes perder de vista es que no puedes llevar a cabo más de una próxima acción a la vez y por eso es tan importante que puedas confiar en tu elección sobre lo que has decidido hacer.

La pregunta difícil es: ¿cómo tomar esa decisión? Ya sabes que la respuesta es “fiándote de tu intuición” pero sin duda hay algunas preguntas que te pueden ayudar. ¿Qué importancia tiene para ti finalizar ese trabajo inesperado en comparación con el resto? ¿cuánto tiempo puedes dejar pasar antes de volver a procesar la bandeja de entrada y revisar tus listas de próximas acciones?

Lo peor de las cosas urgentes es que el cerebro les añade automáticamente la etiqueta de “importante”, aunque no lo sean, por lo que ubicar adecuadamente el trabajo inesperado en el marco de todos tus compromisos es esencial para romper esta dinámica tan peligrosa.

Muchas personas se quejan de que las interrupciones no les dejan hacer su trabajo pero las interrupciones son parte inevitable de la vida. El problema no son las interrupciones sino la falta de habilidad para incorporarlas a nuestro flujo de trabajo.

Cuanto más claro tengas la naturaleza y objetivos de tu trabajo, más fácil te resultará decidir qué debes hacer en cada momento. De hecho, tu capacidad para manejar las sorpresas es lo que determinará tus límites competitivos.

Para saber si deberías estar haciendo una cosa o no debes tener dudas sobre cómo encaja con los objetivos de tu trabajo y con el resto de aspectos de tu vida, o de lo contrario acabarás limitándote a realizar únicamente el trabajo a medida que surja y ello hará desaparecer todo indicio de efectividad.

Así que paradójicamente la mejor forma de estar preparado para gestionar las interrupciones y sorpresas es someter tu vida y tu trabajo a una buena evaluación a  múltiples niveles, tema al que dedicaremos la próxima entrada sobre GTD.

El Consejo de los Viernes: Decide lo Que No vas a Hacer

cut to the chase El Consejo de los Viernes: Decide lo Que No vas a HacerCuando estableces prioridades, sueles hacer primero lo más importante y mover hacia abajo en tus listas todo lo demás. A veces, sin embargo, puede ser una buena idea quitar definitivamente alguna de esas cosas de la lista en lugar de sólo moverla.

Las empresas, en su inmensa mayoría, dimensionan sus recursos de forma que es imposible abarcar la totalidad del trabajo existente. No te escandalices. Lo contrario supondría un incremento sustancial de costes improductivos que implicarían un serio riesgo para la viabilidad de la empresa.

Alégrate además, porque no es culpa tuya no dar abasto. Ahora ya sabes que es imposible, por diseño, que termines todas las cosas que van a parar a tu bandeja de entrada laboral.

Por eso es muy importante que sepas decidir con rapidez qué no vas a hacer, a fin de que lo arrojes directamente a la papelera antes de invertir tiempo alguno en ello.

Cuando proceses tus bandejas de entrada, pregúntate para cada uno de los elementos:

  • ¿Aporta algún valor a la organización?
  • ¿Está relacionado con alguno de los objetivos estratégicos?
  • ¿Es crítico para que yo o mi equipo podamos llevar a cabo nuestro trabajo de forma efectiva?
  • ¿Afecta directamente a mis clientes?
  • ¿Voy a aprender algo nuevo o importante haciéndolo?

Si la respuesta a todas las preguntas anteriores es “no”, lo mejor es que te olvides de ello.

Actuar de este modo habitualmente te hará ser mucho más efectivo con todas las demás cosas que decidas sí hacer.

Recuerda que lo importante no es hacer todo lo que va a parar a tu bandeja de entrada sino elegir correctamente lo que vas a dejar sin hacer.

GTD: La Productividad se Expresa con Verbos de Acción

claqueta GTD: La Productividad se Expresa con Verbos de AcciónUno de los errores más habituales cuando comienzas a usar GTD, y también uno de los menos evidentes, es no utilizar los verbos adecuados a la hora de definir tus proyectos y próximas acciones. Esto se suma a la dificultad que ya encierra de por sí distinguir qué es un proyecto y qué es una próxima acción cuando tampoco estás acostumbrado a hacerlo.

En el lado positivo, si aprendes a utilizar el verbo adecuado para expresar lo que tienes que hacer, identificarás con mucha más facilidad si en realidad se trata de un proyecto o de una próxima acción.

En función de lo que expresan, los verbos se clasifican en “verbos de proyecto” y “verbos de acción” y, al igual que los proyectos “contienen” varias acciones, los verbos de proyecto son “contenedores” de varios verbos de acción.

Te será muy útil disponer de una lista dividida en dos columnas donde vayas apuntando los verbos que usas para describir tus proyectos y próximas acciones.

Según vayas usando la lista, si ves que un verbo que has considerado de proyecto lo empleas habitualmente para expresar próximas acciones, no pasa nada porque lo taches y lo pases a la otra columna.

No existe además una regla fija para decidir si un verbo es “de proyecto” o “de acción”. Incluso hay algunos verbos que pueden utilizarse en ambos casos. No te preocupes por tanto por si el verbo está en la columna “correcta” o no.

Ten en cuenta que el objetivo de esa lista es facilitarte una especie de “chuleta” que te ayude a expresar mejor lo que tienes que hacer, así que no hay razón para que sea una lista estática.

Verás que hay muchos más verbos de proyecto que verbos de acción. Por este motivo lo normal es que tengas muchos más proyectos que próximas acciones. En caso contrario, seguramente estás identificando como acciones muchas cosas que en realidad son proyectos, así que a lo mejor tiene sentido que repases tus listas de acciones.

Te dejo a continuación un par de listas de verbos de ambos tipos para que las tengas de ejemplo y las puedas usar como base para crear las tuyasEspero que te resulten útiles:

  • Verbos de proyecto: aclarar, acordar, actualizar, aprender, asegurar, aumentar, averiguar, completar, comprender, configurar, consolidar, controlar, coordinar, desarrollar, discutir, entrevistar, enviar (paquete), escribir (un libro). establecer, estandarizar, finalizar, gestionar, guardar, implementar, instalar, inventar, investigar, leer (un informe), maximizar, minimizar, negociar, obtener, optimizar, ordenar, organizar, participar, preparar, probar, reducir, reparar, resolver, resumir, revisar, solucionar, terminar, tratar
  • Verbos de acción: avisar, buscar, comprar, confirmar, contar, contestar, decidir, decir, encontrar, enviar (e-mail), escribir (una nota), imprimir, leer (una nota), llamar, recoger, recordar (algo a alguien), rellenar, reunir, tirar, tomar
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