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El Infierno Productivo está lleno de Creyentes

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demonio en el infierno El Infierno Productivo está lleno de Creyentes En el trabajo del conocimiento, cuando hablamos de productividad, los dos pecados capitales son elegir mal y no gestionar bien la atención. En este post me gustaría referirme al primero ya que, por otra parte, si eres muy eficaz haciendo lo incorrecto es casi peor…

De hecho, cuando llegas a casa con esa sensación de “no he parado en todo el día y no he hecho nada”, lo que ocurre es que has estado todo el día haciendo lo que creías que tenías que hacer en lugar de lo que realmente tenías que hacer.

Elegimos mal porque nuestro proceso de toma de decisiones es, por lo general, muy mejorable. Dice Miguel Ariño que tomar una buena decisión no consiste en tomar la solución acertada, sino la correcta. Y ese es precisamente nuestro problema, que nos solemos preocupar más por acertar que por hacer lo correcto.

En los talleres que facilito para la mejora de la productividad personal mediante la metodología GTD, observo este fenómeno una y otra vez. Cuando explico la “regla de los 2 minutos“, repito hasta la saciedad que esta regla de GTD no debe interpretarse en sentido literal de “menos de 2 minutos” sino como “si sabes con seguridad que vas a tardar más en registrarlo en tu sistema que en hacerlo, hazlo”.

Lo curioso es que minutos después, en la parte práctica, cuando procesamos en grupo una nota ficticia recopilada que pone “ha llamado el Sr. López”, más del 80% de las personas lo procesa como “hacer” en lugar de “aplazar”, es decir, aplica la “regla de los 2 minutos”.

¿Qué significa esto? Que nuevamente estamos tomando una decisión incorrecta basada en creencias y no en datos objetivos.

Cuando decides procesar la nota del Sr. López interrumpiendo el vaciado de tu bandeja de entrada, lo haces porque “crees” que esa llamada te va a llevar menos de 2 minutos. Y lo crees genuinamente. Del mismo modo que crees que vas a encontrar ese email que has visto hace nada y luego resulta que te tiras 10′ minutos buscándolo y al final no aparece. O eso que dejas para el último momento porque crees que te va a llevar poco y luego te lleva dos horas más de lo que “creías”.

Los ejemplos en los que lo que finalmente ocurre se parece como un huevo a una castaña a lo que creíamos que iba a ocurrir son casi infinitos y a pesar de ello no escarmentamos y seguimos haciendo lo que creemos y no lo que debemos.

Sin embargo, la realidad es que no sabemos con certeza qué quiere el Sr. López ni cuanto tiempo nos va a llevar esa conversación, por lo que la decisión correcta es no interrumpir el procesado de nuestra bandeja de entrada y aplazar la llamada.

Por eso aviso a mis alumnos de que la “regla de los 2 minutos” de GTD es un arma envenenada. Bien usada, es muy útil, pero para las personas que se están iniciando en GTD es una peligrosa tentación que dificulta enormemente la adquisición del hábito de procesar.

“Menos de 2 minutos” en GTD significa “si sabes con certeza que no va a interrumpir el procesado, hazlo, pero si existe la más mínima posibilidad de que no sea así, aplázalo, es decir, espera a haber terminado de vaciar la bandeja de entrada”.

Hay otros muchos conceptos de GTD que se malinterpretan de forma parecida, como por ejemplo “contexto“, que no significa dónde crees que vas a hacer algo sino “qué necesitas” para poder hacer algo, o “planificar“, que no significa cuándo vas a hacer algo sino qué pasos necesitas, y en qué secuencia, para alcanzar un resultado concreto.

Todos estos conceptos de GTD los explica David Allen de forma clara y cristalina en sus libros, es decir, que significan lo que su autor dice que significan, que no tiene por qué coincidir necesariamente con lo que tú crees que significan, y están ahí para ayudarte a tomar mejores decisiones.

Porque ya hemos visto por aquí que al Universo lo que tu creas le importa un comino. Sé que la tentación es fuerte porque las decisiones basadas en creencias tienen un fuerte componente emocional y dejarlas a un lado no es fácil. Pero no hay nirvana productivo sin buenas decisiones y lo importante para tomar una decisión correcta no es lo que crees sino lo que sabes.

Y la prueba de lo anterior es que el infierno productivo está lleno de creyentes…

Cómo Dominar el Flujo de Trabajo con GTD

Lo puedes leer en aprox. 1:40 minutos

GTD WorkFlow, cortesía de Jinho Jung

Ya hemos visto que la forma de deshacerte de los lastres que bloquean tu productividad es sencilla:

captura todo aquello que llame tu atención, sin excepciones
aclara qué resultado esperas de cada una de esas cosas y qué pasos concretos debes dar para conseguirlo
organiza recordatorios de forma que puedas verlos solo cuando puedas hacer algo con ello y
revisa periódicamente el sistema, con la frecuencia que encuentres más idónea, para que conserve su fiabilidad

Según estos principios universales, dominar el flujo de trabajo en GTD consiste en seguir cinco pasos:

Recopilar
Procesar
Organizar
Revisar
Hacer

Esta es la forma más eficaz de capturar, pensar, organizar y administrar el inventario de todas las cosas con las que tenemos, queremos o necesitamos hacer algo en un momento dado.

Sin embargo, para que estos cinco pasos sirvan para algo, hay que seguirlos de forma correcta.

Así, recopilar implica captar todos los inputs “en crudo”. Esto significa que hay que capturarlo TODO y que hay que recopilar las cosas la primera vez que aparecen en nuestro radar. “En crudo” significa que recopilar es solo eso, capturar cosas. La acción de recopilar se expresa llenando unos contenedores a los que en GTD nos referimos de forma genérica como “bandejas de entrada”. Si cuando recopilas, también tomas decisiones sobre lo recopilado, estás recopilando mal.

Las decisiones sobre qué hacer o no hacer, con qué o con quién y cuándo o dónde hacer algo se deben tomar en un paso aparte, completamente independiente del primero, llamado procesar.

Organizar consiste en depositar las acciones resultantes de nuestras decisiones en los contenedores apropiados para verlas solo cuando tiene sentido y podemos hacer algo al respecto.

Evaluar supone tener en cuenta tanto las partes como la totalidad del sistema para poder llevar a cabo elecciones fiables sobre qué hacer en cada momento.

Hacer es la expresión última de la productividad. No es suficiente con los pasos anteriores porque, si bien la productividad personal depende sobre todo de la calidad de las decisiones que tomas, si no haces, no eres una persona productiva.

Estos cinco pasos suponen lo que David Allen llama “enfoque horizontal” de la organización personal y, aunque son sólo una de las tres herramientas clave de GTD, son la parte más conocida, ya que se pueden aplicar de forma fácil y con resultados inmediatos.

GTD: Por Qué Fallan los Sistemas de Productividad Personal

Lo puedes leer en aprox. 3:36 minutos

Dice David Allen que la razón por la que la gente está descubriendo que GTD es eficaz es porque se trata del primer modelo de productividad personal que realmente funciona.

Por mi parte, llevo años utilizando GTD y también siguiendo de cerca los desarrollos en materia de productividad personal y, en todo este tiempo, parece que no se ha diseñado nada aún que siquiera se le acerque en funcionalidad y, sobre todo, en resultados.

La mayor parte de las soluciones tradicionales, lo que comúnmente se conoce como técnicas de “gestión del tiempo”, no suelen funcionar a la altura de las expectativas y no lo hacen porque son excesivamente simples, incompletas, poco naturales o una combinación de los factores anteriores.

Es más, me atrevo a afirmar que las técnicas tradicionales de gestión del tiempo han hecho, y siguen haciendo, mucho daño a la productividad personal porque hacen creer a las personas que pueden controlar el futuro. Esto es algo que veo constantemente en los talleres para la implantación de la metodología GTD que facilito.

Cuando las personas dicen que necesitan “organizarse”, a lo que se refieren en realidad es a que necesitan controlar su entorno, tanto físico como mental. El problema es que pretenden hacerlo de una forma rápida y sencilla, lo cual no es realista, ya que ese entorno que quieren controlar no es en absoluto sencillo.

Guste o no, para controlar tu entorno necesitas, primero, capturar todo aquello que creas que no tienes claro o que está fuera de su lugar final para, después, aclarar qué vas a hacer con cada una de esas cosas y, finalmente, organizarlas de forma apropiada para poder hacerlas.

Y esto no es todo. Para que ese control no se desvanezca en cuestión de días, o incluso de horas, necesitas revisar el sistema de forma periódica. Puede parecer complicado, aburrido, que requiere mucho tiempo y todo lo que quieras pero me temo que no hay otra forma.

Por eso GTD prepara a las personas para que sean capaces de hacer un inventario de todo lo que tienen en la mente, y de sus objetivos, antes de pensar y tomar decisiones sobre ello. GTD es el primer sistema consciente de esta necesidad, y que yo sepa, el único hasta ahora.

Los sistemas antiguos de “gestión del tiempo” fallan precisamente porque no han sido capaces de incorporar elementos esenciales para conseguir control y perspectiva.

Por ejemplo, los sistemas basados en prioridades no ayudan a cerrar temas poco prioritarios sin desatender ningún compromiso, lo que hace que, antes o después, esos temas se conviertan en importantes y/o urgentes. Además, aunque hablan de la importancia de fijarse metas, no definen ni con cuántos tipos de metas y niveles operamos ni las diferentes estructuras que las metas necesitan para ser alcanzadas.

Por otra parte, el fallo común a todos los sistemas de “gestión del tiempo” tradicionales es que dan por sentado, de forma sorprendentemente ingenua, que puedes empezar en cualquier momento desde cero y sin una preparación previa, partiendo de una perspectiva actual y completa de todo lo que puedes hacer, que en todo instante y circunstancia puedes asumir compromisos de forma inteligente y racional integrándolos de forma automática en tu visión global y que vas a ser capaz de mantener la estabilidad y coherencia de tus decisiones de forma permanente llevando a cabo esos planes preconcebidos sin que nada lo impida.

¿Conoces de verdad a alguien con una vida así de fácil, predecible y estable?

Por suerte o por desgracia, el mundo real es mucho más complicado que todo eso. Nuevas peticiones, urgencias, información o prioridades surgen a cada momento y nuestro cerebro las integra lo mejor que puede para mantener nuestro control y nuestro enfoque. Es algo que hacemos de forma continua e inconsciente y por eso constantemente estamos modificando nuestras perspectivas y decisiones en función de los nuevos datos que vamos incorporando.

Cuando un sistema de organización personal te obliga a “planificar”, lo que hace es forzarte a que definas cómo van a suceder las cosas. Esta peculiar forma de afrontar la realidad choca frontalmente contra la forma de incorporar datos y reajustar en consecuencia que tu cerebro lleva a cabo de forma permanente, espontánea y natural. Este es el motivo por el que acabas dejando de usar, o no usas, estos sistemas de “gestión del tiempo”, porque van en contra de la forma natural de funcionar de tu cerebro y porque no le permiten procesar e integrar la información de forma continua para tomar decisiones a partir de ella.

GTD hace precisamente lo contrario. En lugar de obligarte a “predecir el futuro”, te proporciona una serie de herramientas que refuerzan y apoyan la forma natural de trabajar de tu cerebro. GTD está diseñado para facilitarte la incorporación de nuevos datos y para que mantengas la visión global de forma fácil y efectiva, dándote la perspectiva que necesitas para tomar la mejor decisión en cada momento, por mucho que cambien tus planes y por muchas interrupciones y sorpresas que haya.

Por eso, así de fácil y así de sencillo, GTD funciona donde los demás sistemas de productividad personal fracasan.