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GTD: Cómo Hacerte un Experto en las Listas Algún día/Tal vez

Lo puedes leer en aprox. 3:25 minutos

Snooze, cortesía de Anthony Armijo

A diferencia del resto de metodologías de productividad personal, GTD no sólo es una herramienta enfocada a la consecución de resultados sino que, además, ofrece una productividad libre de estrés.

De hecho, el principio sobre el que descansa toda la metodología GTD es la necesidad de alcanzar un estado de alerta perfecta, lo que en el mundo del karate se conoce como la mente como el agua o, lo que es lo mismo, un estado ideal de equilibrio y relajación que nos permite modular nuestras reacciones a la medida de las cosas.

Este estado de alerta perfecta es lo que te posibilita aislarte del entorno y centrarte únicamente en aquéllo que estás haciendo en ese momento, lo que se conoce como estado de flujo, ya que es en ese estado cuando puedes dar lo mejor de ti mismo y alcanzar las máximas cotas de productividad.

Según David Allen, el principal obstáculo para poder alcanzar dicho estado, es decir, para fluir, es que permitimos que nuestra mente se mantenga ocupada con un sinfín de cosas indefinidas o, dicho de otra forma, cosas que no sabemos ni qué son ni si requieren acción y para las que, por supuesto, no hemos decidido aún qué hacer con ellas.

Al procesar, el segundo de los cinco pasos del flujo de trabajo, es cuando defines qué es y qué debes hacer con cada uno de los elementos en tu bandeja de entrada.

Es en ese momento cuando las listas Algún día/Tal vez pueden convertirse en tus mejores aliadas, ya que te permiten vaciar tu mente de forma rápida y efectiva pero asegurándote que todas esas cosas que sacas de tu mente sigan a tu alcance por si alguna vez las necesitas.

De hecho, dominar el uso de las listas Algún día/Tal vez y la revisión semanal es, en mi opinión, una de las claves principales para que una implementación de GTD funcione de forma sostenible.

A veces nos obsesionamos tanto con “hacer” que olvidamos la importancia de “no hacer”. Las listas Algún día/Tal vez son la herramienta más potente que conozco para canalizar la procrastinación de forma efectiva, convirtiéndola en tu aliada en lugar de en tu enemiga.

Si aprovechas al máximo el potencial de las listas Algún día/Tal vez, lo normal es que acabes teniendo en ellas un volumen más que considerable de acciones, lo cual puede dificultar el proceso de revisión periódica de las mismas. Ese ha sido al menos el problema con el que yo me he encontrado tras varios años de uso diario de GTD.

A día de hoy tengo algo más de 700 acciones en mis listas Algún día/Tal vez y, aunque a primera vista puedan parecer muchas, no son tantas. Por ejemplo, más de 100 son ideas para posibles entradas en este blog, unas 50 son libros que algún día me gustaría leer, unas 30 son películas que también querría ver en algún momento, otro centenar largo son las acciones de varios proyectos de mejora en casa y algo parecido ocurre con aplicaciones y herramientas que me gustaría probar.

El caso es que en un momento dado el volumen era muy grande y hacía que las revisiones semanales se convirtieran en algo lento y aburrido, por lo que el verano pasado decidí subdividir las listas Algún día/Tal vez en 3 grandes bloques:

Algún día/Tal vez Pronto: Aquí van las cosas que no voy a hacer seguro en la próxima semana pero que sí me he comprometido a hacer en las próximas semanas o, a lo sumo, próximo par de meses. Estas listas las reviso siempre como parte de mi revisión semanal
Algún día/Tal vez Más Adelante: En estas listas anoto las cosas que me gustaría, y creo, que voy a hacer pero que sé que no voy a poder abarcar a corto plazo. Son cosas que típicamente espero poder hacer en un plazo que va de los próximos seis meses a un año. Estas listas las reviso únicamente en mi revisión mensual y, si voy mal de tiempo y no puedo hacerlo, al menos trimestralmente
Algún día/Tal vez Nunca: Ya escribí una entrada sobre esta lista en particular, ya que fue la primera que creé para gestionar el volumen creciente de acciones que iba teniendo. Actualmente uso estas listas para tener un registro de cosas que quiero seguir teniendo en mi radar pero que seguramente nunca haga, por lo que las reviso únicamente una o dos veces al año

Aplicar estas divisiones ha devuelto la agilidad a mis revisiones semanales y creo que ha fortalecido todo mi sistema GTD. Espero que a ti también te resulten útiles.

Productividad: ¿Qué es Procrastinar en el contexto GTD?

Lo puedes leer en aprox. 3:07 minutos

Hace un par de semanas, Agustí Brañas planteaba en twitter la siguiente pregunta:

Y digo yo: ¿Procrastinar no es una forma de crear también? cc @yoriento @jmbolivar o, incluso, ¿para pensar diferente? @sandopenMon Nov 01 09:31:00 via TweetDeckAgustí Brañas
agustibranas

No era la primera vez que veía una cierta polémica alreadedor del concepto “procrastinar” y aquello me hizo recordar que había una acción en mis listas “Algún día/Tal vez” a la que había llegado el momento de pasar a la lista de próximas acciones comprometidas: “escribir un post sobre lo que significa procrastinar en el contexto GTD”.

La RAE no se complica la vida y se limita a decir que procrastinar significa diferir o aplazar. Por cierto, aprovecho para aclarar que la palabra procrastinar no es un neologismo sino que proviene del latín procrastinare y que la forma correcta de escribirla es con una erre en las dos primeras sílabas: pro-cras-ti-nar (en lugar de pro-cas-ti-nar).

Si aplicamos la definición de la RAE, cada vez que diferimos o aplazamos algo que habíamos decidido hacer estamos procrastinando. Desde este punto de vista, podrían darse tres situaciones, en función de lo que haces en lugar de lo que ibas a hacer:

a) Que no hagas nada

b) Que hagas algo menos importante que lo que has dejado sin hacer

c) Que hagas algo más importante que lo que has dejado sin hacer

El tercer caso corresponde con lo que podríamos llamar “procrastinación buena” y entiendo que es al tipo de procrastinación al que se estaba refiriendo Agustí en su tweet.

Sin embargo, en un contexto GTD la situación anterior se simplifica, ya que GTD es, por diseño, un sistema para gestionar la “procrastinación buena” de forma efectiva. Desde esta perspectiva, en GTD sólo cabe hablar de “procrastinación mala”, o procrastinación “a secas”, ya que la “procrastinación buena” forma parte de la esencia del sistema.

De hecho, las técnicas tradicionales, las llamadas de “gestión del tiempo”, fracasan porque no integran la “procrastinación buena” en sus modelos. Esto, que en épocas anteriores al trabajo del conocimiento podía ser una simplificación con cierto sentido, a día de hoy es un error de bulto, ya que las prioridades cambian constantemente y nos obligan a un proceso continuo de renegociación [procrastinación] de nuestros compromisos.

Por eso, diferir o aplazar son parte de las fases procesar y evaluar de GTD, si bien desde enfoques distintos.

Por ejemplo, cuando procesas, estás definiendo el propio trabajo. Por tanto, si procesas algo que requiere acción pero va a llevar más de dos minutos completarlo, lo correcto es procrastinarlo. Para ello, lo anotas en tu lista de próximas acciones, para retomarlo cuando estés trabajando en un trabajo definido previamente y se den las condiciones idóneas para abordarlo.

Del mismo modo, cuando evalúas, estás en realidad renegociando tus compromisos, que no es sino procrastinar unos a favor de otros. En este sentido, cuando dejas de hacer una próxima acción con la que te habías comprometido para hacer otra, podría tener sentido hablar o no de “procrastinación mala” según el motivo por el que lo haces.

Si dejas de hacer una próxima acción comprometida para hacer otra que se ajusta mejor a tu propósito, no sólo no estás procrastinando [mal] sino que estás haciendo un uso óptimo de GTD.

Si por el contrario dejas de hacer una próxima acción comprometida porque simplemente te da pereza abordarla y en su lugar haces otra que se ajusta peor a tu propósito, entonces sí estás procrastinando [mal] y de forma un tanto absurda.

Y digo un tanto absurda porque la “procrastinación mala” no tiene demasiado sentido en GTD y suele ser síntoma de una deficiencia en la implantación de tu sistema.

Cuando en GTD procrastinas [mal] suele ser habitualmente por dos motivos:

No has identificado correctamente la próxima acción (ocurre sobre todo cuando eres “novato” usando GTD)
No estás realmente comprometido a hacerla, en cuyo caso deberías [~~procrastinarla~~] pasarla a tus listas “Algún día/Tal vez” (esto te pasará con frecuencia si no llevas a cabo las revisiones semanales regularmente)

En resumen, GTD es probablemente el único sistema de productividad personal que no sólo no te penaliza haciéndote sentir culpable por procrastinar sino que además te ayuda a hacer de este “vicio” una “virtud” a tu favor.

¡Aprovéchalo!

El Consejo de los Viernes: Procrastinar Envejece

Lo puedes leer en aprox. 1:20 minutos

Según los doctores Michael Roizen y Mehmet Oz, coautores del best-seller “Tú: El Manual de Instrucciones“, no todos los tipos de estrés tienen la misma incidencia en el envejecimiento prematuro.

El estrés que causa más problemas de salud no es, por sorprendente que pueda parecer, el generado por plazos incumplibles, crisis inesperadas o jefes exigentes.

El más peligroso de todos los tipos de estrés es el que se deriva de lo que Roizen y Oz llaman NUTs, que son las siglas de Nagging Unfinished Tasks, es decir, “Molestas Tareas Incompletas“, aprovechando también el juego de palabras en inglés (to drive someone nuts = volver loco a alguien).

Según los autores, cada una de estas tareas inacabadas que se mantienen a lo largo del tiempo puede hacerte envejecer una media de ocho años, lo que significa que si tienes treinta aparentarás treinta y ocho.

Sin embargo, terminar todas las tareas a diario es una misión prácticamente imposible. ¿Cómo solucionar entonces el problema?

Parece que la solución consiste en aprender que saber convivir bien con las tareas incompletas es tan importante como incrementar tu productividad para ser capaz de completar un número mayor de ellas.

Por eso, cuando te sientas abrumado por todas esas cosas sin hacer, estos consejos te pueden resultar de utilidad:

Haz pausas con regularidad y aprovecha para realizar suaves estiramientos, respirando con inspiraciones lentas y profundas unas cuantas veces
Ríe. No hay mejor desestresante
Pasa tiempo con tus amigos. Parece ser que las personas que pasan habitualmente tiempo con sus amigos son más felices y longevas que las que no lo hacen

Aunque la mejor línea de defensa frente a las NUTs es completar las tareas lo antes posible, también es importante que sepas que cuando eso no sea factible siempre te queda la opción de respirar hondo, reír y recordar todas las cosas fuera del trabajo por las que estás trabajando.