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Una de las herramientas más potentes de la metodología GTD son las Listas de Control, también conocidas como checklists. David Allen las define como una especie de recetas de ingredientes potenciales para proyectos, acciones y áreas de valor, interés y responsabilidad.

La principal ventaja de las Listas de Control es que te permiten ahorrar tiempo en las fases de recopilar, procesar y organizar y pasar directamente a evaluar y hacer.

Esto es posible porque, al tratarse de secuencias recurrentes de acciones, sólo deberas recopilarlas, procesarlas y organizarlas la primera vez que las hagas. A partir de ahí no es necesario repetir estos pasos de nuevo, porque ya conoces la naturaleza de las cosas que tienes que hacer.

Las aplicaciones de las Listas de Control son múltiples. Piensa en cualquier secuencia de tareas de que tengas que hacer cada cierto tiempo y ya tienes un proyecto candidato a ser convertido en Lista de Control.

Yo las uso mucho, sobre todo en temas profesionales. Un ejemplo son los viajes de trabajo, cada uno de los cuales es un proyecto que consta de 3 subproyectos y 18 acciones.

Los tres subproyectos son “completar preparativos del viaje”, que abarca desde “comprar los billetes” a “hacer la maleta” (que tiene su checklist propio), “completar tareas posteriores al viaje”, que incluye cosas como “desactivar la redirección del teléfono fijo al móvil”, y “completar sobres de gastos”, un subproyecto específico para cada viaje, que prefiero gestionar por separado.

Todos y cada uno de los viajes requieren esta misma secuencia de acciones. En ocasiones puedo estar preparando tres o cuatro viajes distintos, cerrando las tareas posteriores de otro y tener a su vez varios sobres de gastos pendientes de procesar de viajes anteriores. Las Listas de Control me permiten saber, sin perder tiempo y sin apenas esfuerzo, no sólo qué he hecho y qué me falta por hacer para cada uno de ellos, sino también poder estar seguro de que no me olvido de ningún paso importante.

Seguramente intervengas en, o seas responsable de, determinados procesos en tu trabajo. Si es así, estás ante un filón de potenciales Listas de Control. En mi caso, por ejemplo, uso también Listas de Control para procesos de selección, promociones y cambios de puesto, entre otras muchas cosas. Ello me facilita manejar un volumen significativo de proyectos semejantes manteniendo absoluto control sobre cada uno de ellos, lo cual me permite no sólo ser más productivo y minimizar los errores, sino también evitar el estrés.

Si nunca has probado a utilizar las Listas de Control, te invito a que lo hagas. Junto con la regla de los dos minutos, son uno de esos elementos de la metodología GTD que puedes utilizar de forma independiente sin que pierdan su efectividad.

Listas y carpetas: A eso se reducen, en términos prácticos, los siete tipos primarios de cosas que debes tener en cuenta a la hora de construir tu sistema de organización.

Las listas te sirven para poder seguir la pista a tus próximas acciones, proyectos y planes futuros que has catalogado como “algún día/tal vez”.

Las carpetas las necesitas para guardar el material de consulta y la información de apoyo para tus proyectos activos. No confundas estas carpetas con las del archivo.

También tienes la opción de utilizar las listas como elementos en carpetas.

Parece un poco extraño que algo con una fama tan “geek” sea en realidad tan sumamente sencillo. La explicación es tan sencilla como el propio GTD: lo “geek” no es la metodología sino muchos de sus usuarios

Ante un sistema tan simple, es normal que haya quien reaccione con escepticismo. Al fin y al cabo casi todo el mundo ha utilizado listas en alguna ocasión y no las ha encontrado particularmente efectivas.

Sin embargo, que no sepas usar las listas, o que las uses mal, no significa que las listas no sean una herramienta extraordinariamente potente y útil. Cuando las listas no funcionan es porque no se usan bien. Si no apuntas en ellas las cosas apropiadas, o las dejas incompletas, estás acabando con su funcionalidad.

Lo esencial para poder gestionar tus listas con eficacia es saber qué va en cada lista. Así de simple y así de fácil.

Un error típico es priorizar las listas, creando una estructura externa que refleja estas prioridades. Además del tiempo que pierdes priorizando y generando estas estructuras por prioridades, tan pronto surge un imprevisto la estructura queda obsoleta y tienes que repetir el ejercicio completo. Esto sucede porque mucha gente ignora que las prioridades muchas veces no las decides tú, sino que te las encuentras. A lo mejor tu máxima prioridad hoy es reservar el billete para tus vacaciones pero si de repente resulta que se te ha quedado el coche sin batería seguramente tus prioridades cambien.

Por otra parte, los sistemas basados en los cuadrantes importante/urgente han hecho mucho daño a la productividad personal y son un motivo de frustración para la organización de mucha gente.

Las listas deben ser únicamente recordatorios de tus compromisos activos, inventarios de cosas que has decidido hacer y aún no has hecho; algo tan simple como grupos de cosas con alguna característica en común. Que las listas sean en papel o en un programa de ordenador es lo de menos.

Si usas las listas de este modo verás como es mucho más sencillo, intuitivo y útil poder asignar prioridades sobre la marcha en función de una serie de variables.