Recopilar

Procrastinar con GTD Aumenta tu Productividad

Lo puedes leer en aprox. 3:30 minutos

Passage of Time I, cortesía de Michael Himbeault

Como ya vimos en otra entrada anterior, procrastinar, según la RAE, significa simplemente diferir o aplazar, algo que, en principio, parece bastante inocuo.

Sin embargo, la mayoría de las veces que veas o escuches la palabra procrastinar, o procrastinación, será con algún tipo de connotación negativa. Esto es porque lo que habitualmente se aplaza o difiere son cosas que deberías estar haciendo o, al menos, te habías comprometido, al menos contigo mismo, a hacer.

Es fácil detectar cuando estás procrastinando. Habías decidido hacer algo pero de repente sientes una necesidad imparable por hacer algo distinto y, normalmente, irrelevante. Una observación que me parece importante es que cuando procrastinas, por lo general, no holgazaneas sino que sí haces, sólo que algo distinto de lo que deberías hacer o, al menos, distinto de lo que habías decidido inicialmente hacer.

Si te preocupa la procrastinación, una búsqueda en Google te dirigirá a un buen número de recursos de Internet con trucos y consejos sobre cómo vencerla.

Pero enseñarte a vencer la procrastinación no es el objetivo de esa entrada. Hay personas a las que estos trucos para dejar de procrastinar les funcionan pero a mí nunca me han funcionado, así que ni creo en ellos ni los recomiendo. Mi estrategia es mucho más sencilla: “si no puedes con tu enemigo, alíate con él“.

Desde pequeño he oído hasta la saciedad lo de “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy” y, supongo que por este motivo, estuve aplicando y defendiendo ese principio hasta que profundicé en la metodología GTD.

Sin embargo, los principios de no dejar para mañana lo que puedes hacer hoy no son especialmente productivos, ya que adolecen de la misma falta de realismo y exceso de voluntarismo que otros sistemas caducos de la mal llamada gestión del tiempo, como por ejemplo las prioridades ABC o los cuadrantes importante/urgente.

Cuando has captado la esencia de GTD te das cuenta de que lo importante no es qué puedes hacer hoy sino qué tienes que hacer hoy seguido de qué debes hacer hoy.

Tu agenda contiene los compromisos que has ido adquiriendo a lo largo del tiempo y que tienen que cumplirse precisamente hoy. Puede ser asistir a una reunión, comprar unas entradas para el teatro, la cita con tu dentista o felicitar a tu madre por su cumpleaños. En cualquier caso, cosas que si no haces hoy no podrás hacer o harás fuera de plazo e incumpliendo tus compromisos.

Cuando has cumplido con todos los compromisos de tu agenda, llega el momento de ir a tus listas, el lugar en el que te espera el trabajo ya definido. Seguramente hay muchas otras cosas que podrías hacer hoy pero si no están en tus listas de acciones comprometidas, déjalas para otro día. De momento recopílalas para que no se te olviden. Luego, cuando las proceses, ya confirmarás si tienes que hacerlas ahora o pueden esperar en tus listas algún día/tal vez.

Lo importante es ver qué acciones de entre todas las que tienes en tus listas de próximas acciones comprometidas puedes hacer ahora, en función del contexto en el que estás, el nivel de energía que tienes y el tiempo de que dispones. Y, de entre todas ellas, la que más te acerca a los resultados que quieres conseguir a corto, medio y largo plazo.

En un tiempo de sobreabundancia de información y exceso de compromisos, lo inteligente no es decidir qué puedes hacer sino qué puedes no hacer.

Las listas algún día/tal vez son una herramienta potentísima, una de esas “joyas” que encierra GTD y que no siempre se aprovecha, para disparar tu productividad a extremos nunca antes pensados. Usar activamente las listas algún día/tal vez no sólo te asegura que vas a poder decidir nuevamente qué hacer con todas esas cosas en tu próxima revisión semanal, sino también que vas a mantener el volumen de tus próximas acciones comprometidas dentro de unos límites razonables.

El voluntarismo es uno de los peores enemigos de la productividad. Si puedes hacer 50 cosas a la semana, no satures tus listas de próximas acciones con 100. Al final sólo harás 50 y acabarás frustrado y desmotivado. Si puedes hacer sólo 50, decide qué otras 50 podrían esperar al menos hasta mañana, o hasta la semana que viene, y pásalas a tu lista algún día tal vez. Así tendrás sólo 50 acciones en tu lista de próximas acciones comprometidas, las completarás todas y te sentirás el ninja de la productividad.

“No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy” está obsoleto, es improductivo, irrealista y frustrante. Si quieres ser productivo “deja para mañana [en tu lista algún día/tal vez] todo lo que no debas o tengas que hacer hoy“.

10 Errores Típicos al Empezar con GTD

Lo puedes leer en aprox. 3:00 minutos

10 MPH, cortesía de Leo Reynold

A pesar de lo que hayas podido escuchar o leer, GTD es una metodología muy sencilla, tanto de entender como de utilizar.

¿Por qué entonces hay tanta gente que no ha logrado implementar GTD con éxito? Seguramente haya otros muchos motivos además de los 10 que comento a continuación pero lo que sí está claro es que, si evitas estos 10 errores “clásicos”, tienes muchísimas probabilidades de convertirte en un usuario satisfecho más de GTD.

Huelga decir que si cometes alguno o varios de estos errores, tienes prácticamente asegurado el fracaso. Vamos a ver cuáles son:

No haber leído ni “Organízate con Eficacia” ni “Haz que Funcione“, los libros originales de David Allen donde se explica la metodología, su porqué y cómo aplicarla. Cuando digo leer me refiero a leer no “en diagonal” sino de principio a fin y, muy preferiblemente, tomando notas
Utilizar GTD versionado. Muy recomendable la entrada de Miguel de Luis (@sabiavida) al respecto
Obsesionarte con encontrar/construir la herramienta perfecta en lugar de comenzar con lápiz y papel, como recomienda David Allen y muchos otros usuarios avanzados de GTD
No recopilar TODO. Y todo es muy distinto de “casi todo”. Recopilar incluye, entre otras cosas, llevar a cabo un “barrido mental” completo. Si no vacías tu mente, GTD no funciona
Procesar tus bandejas de entrada “casi del todo a medias”. En otras palabras, no sirve “elegir” las tareas de menos de 2 minutos o las que vas a borrar o delegar. Se deben procesar todos y cada uno de los elementos de todas y cada una de tus bandejas de entrada. Si no lo haces así, tu sistema no será fiable y no podrás engañar a tu mente
No diferenciar bien acciones y proyectos. Me preguntaban recientemente en un curso sobre GTD hasta que nivel había que descomponer en acciones. Mi respuesta fue clara: si una acción requiere que antes se complete otra y esta otra debe hacerse con otra herramienta, en otro lugar o en otro momento, entonces hablamos de dos acciones pertenecientes a un proyecto. Si ambas acciones pueden hacerse simultáneamente, o una inmediatamente después de otra, en el mismo lugar y momento, entonces son en realidad una única acción
No utilizar de forma consistente y habitual los contextos [ni contactos] ni los niveles de tiempo y energía. Emplear estos filtros permite que la acción de elegir qué hacer sea algo sencillo y casi automático, pues oculta todo lo que no puedes hacer en ese momento y te muestra únicamente lo que sí puedes hacer
No revisar sistemáticamente. Esto incluye no sólo “saltarte” alguna, o todas, las revisiones semanales, sino también no hacer al menos una revisión diaria
No hacer un uso intensivo de las listas Algún día/Tal vez. Este error suele estar estrechamente vinculado al anterior. Como tu mente sabe que tu sistema GTD no es lo suficientemente fiable (ya que no lo revisas periódicamente), “quiere” que tengas todas las tareas en tu lista de próximas acciones para tenerlas “a la vista”, aunque esto suponga gestionar un volumen de tareas excesivo y poco realista. Las listas Algún día/Tal vez te permiten volver a encontrarte en tu próxima revisión semanal con cosas que no necesariamente tienes que hacer esta semana pero para usarlas con comodidad tienes que confiar en que vas a hacer con certeza dicha revisión semanal
No alternar entre las 3 formas de trabajar. Los buenos propósitos no sirven de nada. No vale la excusa de “no tengo tiempo”. Si de verdad quieres ser productivo tendrás que encontrar la manera de trabajar todos los días de las 3 formas. Sí o sí. Si sólo trabajas en las cosas a medida que surgen, jamás serás productivo. Necesitas dedicar el tiempo necesario, todos los días, a recopilar, procesar y organizar, es decir, a definir tu trabajo. Y luego, evidentemente, tendrás que dedicar tiempo a trabajar en tus listas de tareas (tu trabajo ya definido)

Si te fijas, nada de lo anterior es particularmente complicado. La dificultad radica en convertirlo en hábitos. Pero tú ya sabes que la productividad no es más que un conjunto de hábitos y que GTD es sólo el pegamento que te ayuda a unirlos.

Cómo Uso GTD en la Práctica

Lo puedes leer en aprox. 4:37 minutos

Ya hemos visto en entradas anteriores cuáles son los tres elementos que integran mi herramienta GTD:

MindManager, conocida aplicación para mapas mentales y corazón del sistema
ResultsManager, add-in para MindManager que añade funcionalidades específicas para implantar GTD y que constituye el cuerpo de la herramienta
MindReader, conjunto de macros de SAX Basic, el lenguaje de programación de MindManager, que actúa como un auténtico cerebro integrando los dos elementos anteriores

Veamos ahora cómo utilizo de forma conjunta estos tres elementos en la práctica.

Además de las cosas físicas, que recopilo en bandejas de entrada también físicas, o del email, que se recopila él solito en las bandejas de entrada de correo, cuando estoy trabajando con el ordenador y se me ocurre una idea la capturo con GyroQ, una sencilla herramienta de captura.

Estés haciendo lo que estés haciendo, al activar GyroQ (Ctrl+Q en mi caso), te aparece una pequeña ventana como la que puedes ver en la imagen adjunta. En ella tecleo la acción, o proyecto, utilizando la sintaxis de MindReader, y luego pulso <Enter>.

Al hacerlo, esa acción o proyecto queda guardada temporalmente en un archivo en disco para ser utilizada más adelante, y la ventana de entrada de GyroQ queda limpia y dispuesta para seguir usándose. Si este no fuera el caso, pulsando la tecla <Esc> desaparece.

Cuando no estoy frente al ordenador recopilo en una Moleskine o en el grabador de notas de la BlackBerry o en Post-it que tengo repartidos por toda la casa

Procesar

Cuando proceso, cualquier cosa que no va a la papelera, ni al archivo, ni a la agenda, va a mi herramienta GTD. En otras palabras, todo lo que se gestiona con la lista a la espera, el archivo de seguimiento, la lista de proyectos y la lista de próximas acciones está en el mismo sitio.

Según voy procesando elementos de mis bandejas de entrada, si algo requiere añadir una acción, o proyecto, comprometida o no, presente o futura, entra en el sistema. La forma de hacerlo varía según sean elementos muy dispersos o no. Me explico. De mi mapa central de MindManager salen aproximadamente 30 mapas “temáticos”. Por ejemplo “Deporte y Salud” es uno y “Mejoras Casa” es otro. Así hasta 30.

Si las acciones que voy procesando van a ir a parar a diferentes mapas, utilizo GyroQ de la forma descrita en el apartado Recopilar. Si, por el contrario, voy a añadir muchas acciones y proyectos a un mapa determinado, abro directamente el mapa y las añado allí.

Organizar

Una de las grandes ventajas de mi herramienta GTD es que procesar y organizar ocurren simultáneamente. Es más, en ocasiones, recopilar, procesar y organizar ocurren a la vez.

Esto se debe a la forma en que funciona la herramienta. Si por ejemplo recibo una llamada de Pepe pidiéndome que le envíe una presentación sobre beneficios sociales que necesita el viernes como tarde, en lugar de anotarlo en un Post-it para luego procesarlo y organizarlo, lo que hago es pulsar Ctrl+Q para lanzar GyroQ y a continuación escribo ”enviar presentación a Pepe antes del viernes ts1 ismedium @online ! cbmap” y luego <Enter>.

En sentido estricto esto habría sido simplemente recopilar. Sin embargo, como ya sé que tengo que enviar una presentación al contacto Pepe, por email (@online) antes del viernes (fecha límite representada por “!”) y que es algo que no me va a llevar más de 15′ (ts1) y puedo hacer con un nivel de energía normal (ismedium), lo introduzco directamente así y ya lo tengo además procesado y organizado. Por cierto, “cbmap” le dice a GyroQ que esa acción hay que enviarla al mapa de “Compensación y Beneficios”, que es uno de los que utilizo en mi trabajo.

En resumen, la frase anterior daría lugar a una acción en el mapa “Compensación y Beneficios” que quedaría como “enviar presentación a Pepe”, con contacto Pepe, contexto @online, fecha de inicio hoy, fecha de finalización (límite) el viernes, energía normal y tiempo requerido menor a 15′.

Evaluar

Cada noche a las 3:00, una tarea programada de Windows lanza un script de GyroQ que refresca todos los dashboards diarios de ResultsManager. Si es viernes o sábado, también refresca los semanales.

Entre los diarios tengo “Acciones comprometidas por contexto” o “Acciones comprometidas por contacto”. Entre los semanales, “Revisión semanal de proyectos”, “Revisión de acciones comprometidas futuras” (archivo de seguimiento) o “Revisión de acciones algún día/tal vez”. Tengo otros dashboards que refresco cuando los necesito (tardo un par de minutos en hacerlo), como por ejemplo “Jardín de ideas para el blog”, “Ir de compras”, “Libros que leer” o “Películas que ver”.

En cualquiera de esos casos, refrescar un dashboard consiste en que ResultsManager escudriña el contenido de los 30 mapas de los que te he hablado, filtrando y ordenado la información según los criterios establecidos.

Así, por ejemplo, en el dashboard de “Acciones comprometidas por contexto” sólo tengo acciones comprometidas activas (no están ni las algún día/tal vez ni las del archivo de seguimiento). Tampoco tiene proyectos, sino únicamente la próxima acción de cada uno de ellos y las acciones aparecen agrupadas de la siguiente forma:

En un primer nivel hay 4 grandes bloques: con fecha límite, con fecha objetivo, sin fecha (lo antes posible) y a la espera
Dentro de cada uno de los 4 niveles anteriores, las acciones se agrupan por contexto
Dentro de cada contexto, las acciones se dividen entre profesionales y personales. Así puedo filtrar (ocultar) unas u otras según el momento del día
Cada acción lleva indicados el tiempo y nivel de energía necesarios para realizarla, así que cuando estoy en un contexto y tengo que elegir entre muchas puedo ir filtrándolas según estos criterios

Cada mañana lo primero que hago es comprobar mi agenda y luego el dashboard anterior. Habitualmente empiezo seleccionando alguna acción que requiere nivel de energía alto y un par de horas y empiezo por esa. Si preveo que no voy a tener el ordenador a mano, imprimo el dashboard y me lo llevo conmigo.

Durante la revisión semanal uso los mismos dashboards que a diario junto con los dashboards adicionales específicos para este fin.

Espero que te haya resultado interesante saber un poco más sobre mi herramienta GTD y la forma en que la utilizo. En una próxima entrada sobre GTD compartiré contigo una sencilla herramienta desarrollada en Excel que podrá servirte como punto de partida para desarrollar tu propio sistema. ¡No faltes!