Consultoría Artesana con Propósito

poliedros Consultoría Artesana con Propósito

Poliedros, cortesía de Asier Gallastegui (@gallas73)

Los pasados 22 y 23 de febrero, viernes y sábado, nos reunimos, en IZADA, un grupo de profesionales que practicamos la Consultoría Artesana.

Si la primera reunión, allá por mayo del 2009, y la segunda, en enero del 2010, estuvieron encaminadas a destilar una declaración de principios sobre formas alternativas de trabajar por la mejora y la evolución de las organizaciones, los dos encuentros siguientes gravitaron alrededor del conocimiento compartido en los campos de la [no] formación y las finanzas.

Cuatro encuentros con un objeto común: la propia comunidad artesana. Reconocerse y definirse inicialmente para luego compartir y crecer. Comunidad de práctica con vocación de comunidad de aprendizaje.

Pero en esta quinta ocasión había algo distinto en el ambiente: la voluntad de hacer algo de forma conjunta. La gran pregunta era “¿para qué?”

En un momento dado del taller surgió la duda: ¿existen los clientes artesanos? Personalmente estoy convencido de que sí. De hecho, creo que muchos de los clientes con los que trabajo lo son, aunque tal vez ellos aún no lo llamen así.

Hay una gran necesidad de cambio en las organizaciones. A diferencia de lo que ocurría hace tan solo unos años, la toma de conciencia sobre esta realidad es cada vez mayor y son ya muchas las personas que han asumido que los planteamientos y enfoques tradicionales son insuficientes para dar respuesta a las necesidades actuales.

La reconversión rápida y en el último momento de los proveedores y partners “de siempre” inspira, lógicamente, poca confianza. Las organizaciones desean y necesitan ayuda pero no saben a quién acudir. Los recursos son escasos y los riesgos, en caso de error, considerables. No es momento para tomar decisiones a la ligera.

Desde #redca creemos que tenemos algo distinto que ofrecer. Algo tangible, con valor real, mucho más allá de conceptos “cool” o frases grandilocuentes. Estamos convencidos de que la transparencia, compartir conocimiento, conversar, trabajar con las personas y disfrutar con tu trabajo marcan una diferencia real en los resultados.

Pero somos conscientes de que seguimos siendo “invisibles” para la mayor parte de las grandes organizaciones. No nos movemos en los circuitos que ellas frecuentan ni hablamos el lenguaje al que ellas están acostumbradas. Nuestra defensa de “modelos no invasivos de acercamiento a los clientes” nos autoexcluyen, en cierta medida, de su campo de atención.

¿Cómo podemos ayudar a estas grandes organizaciones a que amplíen su actual abanico de opciones? ¿Qué podemos hacer para que descubran otras formas distintas de hacer consultoría? ¿Qué propuesta de valor podemos tejer desde el poliedro – genial metáfora de Manel – que es #redca?

Porque más allá de la diversidad y complementariedad de este poliedro de conocimientos y competencias, hay algo un rasgo esencial que nos caracteriza y que es diferencial en nuestra propuesta de valor. Un rasgo que es independiente de las motivaciones individuales. Da igual que sea el fomento del management humanista, o la difusión de las “maneras de hacer” artesanas, o la popularización del modelo de Consultoría Artesana como alternativa profesional viable, o la evolución de las organizaciones hacia estructuras centradas en las personas.

Lo que nos une a los profesionales que ejercemos la Consultoría Artesana es que no solo trabajamos por valores con los que impregnamos nuestro trabajo sino que, además, trabajamos con un propósito.

Este taller artesano ha sido el punto de partida de una nueva etapa. Más allá de la transparencia que siempre hemos mantenido, buscamos abrir, dar a conocer, mostrar lo que hacemos. Aún no sabemos cuál será el formato concreto, pero iremos compartiendo las novedades. Vaya desde aquí mi reconocimiento para los que estuvimos - AmalioAntonio JoséAsierJuanJuanjoJulenManel y María Jesús - y un fuerte abrazo para los que no pudieron estar en esta ocasión.

Si quieres saber más sobre este 5º taller de Consultoría Artesana, puedes pasarte por los blogs de los que asistimos y leer las distintas crónicas que por allí van apareciendo. Además, puedes echarle un vistazo al álbum que ha creado Amalio en flickr, el video creado por Asier o al Storify que preparé con los tuits más relevantes.

La aventura continúa

Productividad: Guía Fácil para el Buen Uso de la Agenda en GTD

agenda dia 10 Productividad: Guía Fácil para el Buen Uso de la Agenda en GTD

|10|, cortesía de Emi Yañez

Son muchas las personas que usan una agenda para gestionar su productividad personal y, sin embargo, sólo una pequeña porción de ellas la usa correctamente.

Después de muchos años trabajando en posiciones europeas, una de las cosas que más me está llamando la atención en mi nueva etapa profesional es el especial mal uso que se hace de la agenda en España, con todas las excepciones que queramos, que imagino las habrá.

Es algo que suelo comentar en los talleres que facilito sobre GTD y que, sorprendentemente, no sólo no genera discusión, sino que es reconocido abiertamente como un problema real.

No sé si es una flexibilidad mal entendida, un excesivo “querer agradar” debido a razones culturales, un ejemplo más de apasionamiento latino traducido en voluntarismo, una más de las muchas malas prácticas de gestión que abundan en nuestras organizaciones o el simple desconocimiento de cómo se debe usar una agenda para que sirva de algo.

Por si se trata de lo último, comparto aquí algunos principios básicos, a modo de guía, que te ayudarán a convertir tu agenda en una verdadera herramienta de productividad.

Asegúrate de anotar todos los compromisos que caducan y sólo los que caducan

La agenda debe utilizarse, única y exclusivamente, para anotar tareas que te has comprometido a hacer en una fecha o en una fecha y hora determinadas. Cosas que, o haces en ese momento concreto o ya no podrás, o no tendrá sentido, hacer.

Puedes también utilizarla como recordatorio de cosas que tal vez no hagas pero sobre las que tendrás que tomar una decisión en una fecha o momento determinados.

En cualquier caso, la agenda no debe incluir tareas sólo porque te gustaría hacerlas antes de una fecha determinada, ni tampoco tu lista de cosas por hacer.

La finalidad de la agenda es darte especial visibilidad sobre compromisos adquiridos que sólo puedes cumplir en momentos concretos. Si mezclas este tipo de compromisos con otros que simplemente debes hacer lo antes posible, esa utilidad desaparece por completo.

No conviertas tu agenda en una lista de deseos ni en una declaración de intenciones

La agenda debe contener únicamente tareas que te has comprometido a hacer. Esto significa que no debe incluir tareas que “te gustaría poder hacer”, “a lo mejor vas a hacer”, “harás si te da tiempo”, etc. Todo este tipo de tareas deben ir a parar a tu lista algún día/tal vez hasta que, en una de tus revisiones semanales, decidas comprometerte, de verdad, a hacerlas.

Si mezclas lo que vas a hacer con lo que tal vez hagas estás añadiendo ruido a tu sistema, aumentas el riesgo de procrastinar y, en definitiva, estás minando la fiabilidad de tu agenda y, con ello, su utilidad.

Considera tu agenda territorio sagrado

En línea con el consejo anterior, lo que entra en tu agenda no se mueve ni se cambia. La agenda es un territorio sagrado que no se modifica salvo causa mayor. Cuando cambias algo que has anotado en tu agenda, no sólo saboteas tu propia productividad sino la de las demás personas implicadas, que se ven obligadas a cambiar también sus respectivas agendas.

En la última empresa en la que trabajé, las reuniones mensuales de comité de dirección europeo se fijaban para todo el año y excepto una o, como mucho, dos, todas se celebraban en la fecha y lugar previstos. ¿Te imaginas algo así en una empresa española?

Evita que tu agenda parezca un Tetris

Una agenda en la que los distintos compromisos se solapan o son consecutivos delata una baja productividad. El objetivo no es “encajar” una reunión o conferencia con otra para que quede como un Tetris perfecto sino precisamente lo contrario.

Los motivos por los que debes dejar espacio entre los compromisos que anotas en tu agenda son muchos. Por ejemplo, por si ese compromiso se alarga más de lo esperado o para asegurar que puedes desplazarte entre compromisos si es necesario. Pero el más importante es porque necesitas dejar espacios en los que trabajar en tu trabajo ya definido, es decir, tus listas GTD, y también para definir tu trabajo.

Si tu agenda consume habitualmente todo tu día nunca serás productivo. Así que ya sabes, huye de las reuniones siempre que puedas porque o te reúnes o trabajas.

Gana perspectiva trabajando a largo plazo

Una de las cosas que me llama poderosamente la atención es lo mal que, en general, se gestionan en España las invitaciones para contribuir a la difusión de diversos eventos. En muchos de estos casos se trata de eventos en los que los ponentes son personajes conocidos, con frecuencia extranjeros, cuyas agendas me consta son a varios meses vista. De hecho, la complejidad logística del propio evento exige una preparación que como mínimo se mide en semanas.

¿Por qué entonces se envían las invitaciones para asistir con tan escasa antelación, con frecuencia sólo uno o dos días antes? Avisar en el último momento aumenta enormemente la probabilidad de no poder asistir, ya que hace casi imposible que las personas puedan renegociar sus compromisos ya existentes.

Al menos en mi experiencia, este tipo de comportamientos son inimaginables en cualquiera de nuestros países vecinos. No digo yo que debamos reservar las vacaciones de verano en Navidad, práctica habitual en los países nórdicos, pero existe un término medio. Si llevas organizando un evento, con fecha confirmada, desde hace semanas, ¿por qué esperas al último momento para invitar a personas que, se supone, tienes interés en que asistan?

No lo olvides. Poder bloquear fechas en tu agenda con antelación te ayuda a tener más perspectiva y a dosificar mejor tus esfuerzos, a la vez que te permite renegociar tus compromisos en caso necesario.

Reserva espacios para reunirte contigo mismo

Este sencillo truco te permite encontrar esos bloques de tiempo sin interrupciones que en ocasiones necesitas para sacar adelante una oferta, o una presentación o, simplemente, para ponerte al día después de un pico de trabajo.

Lo único que debes tener en cuenta es que esta reunión contigo mismo es tan importante o más que una reunión con tu jefe, así que actúa en consecuencia.

Ten siempre el contenido actualizado al 100%

Todo lo anterior no sirve de mucho si en tu agenda conviven compromisos cancelados o que han cambiado de fecha y hora.

Si quieres poder seguir confiando en tu agenda, asegúrate de reflejar de forma inmediata cualquier cambio que se produzca en uno de tus compromisos.

Conclusión

La agenda es una herramienta potentísima si sabes hacer buen uso de ella. La forma de lograrlo es muy sencilla: convertir en hábitos las 6 prácticas que te recomiendo. Si lo consigues, te aseguro que notarás un incremento espectacular de tu productividad.

Desarrollo Profesional: El Reto de Dirigir a Distancia

direccion remota Desarrollo Profesional: El Reto de Dirigir a DistanciaSi dirigir personas ya supone un reto considerable que precisa de excelentes dotes de liderazgo para ser abordado con éxito, la complejidad adicional de hacerlo a distancia lo convierte en un verdadero desafío.

Sin embargo dirigir personas o equipos a distancia no sólo es factible, sino que puede hacerse de forma muy efectiva teniendo en cuenta algunos principios básicos.

Como en cualquier otro tipo de relación humana, lo más importante es construir un vínculo sólido con las personas. La distancia es un obstáculo para lograrlo pero eso no significa que sea un impedimento.

Lo principal a tener en cuenta es que en la dirección a distancia generalmente te va a faltar la comunicación visual, lo que significa que buena parte de la comunicación no verbal desaparece. La forma de compensar esta carencia en la medida de lo posible es comunicar con frecuencia, expresarte de forma muy clara y concisa, escuchar con atención sin interrumpir y evitar todo tipo de situación ambigua que obligue a tu interlocutor a interpretar lo que dices.

En ocasiones es posible que ni siquiera conozcas físicamente a la otra persona, al menos durante algún tiempo. También puede ocurrir que la conozcas pero no estés familiarizado con la cultura del país donde reside. En cualquier caso es importante que abordes estas situaciones desde la confianza, evitando precipitarte al juzgar comentarios o actitudes. Lo más normal es que lo que ahora no entiendes tenga una explicación bastante sencilla una vez hayas conocido cara a cara a la persona y seas capaz de ponerlo todo en su debido contexto.

Por eso la prioridad número uno es construir la relación con las personas de tu equipo y formar con ellas un vínculo de confianza mutua. Intenta reunirte cara a cara con todos los miembros del equipo lo antes posible y pasa tiempo con ellos hablando no de trabajo sino conociéndolos como personas. Una vez creado, es necesario que cultives ese vínculo para que perdure y se fortalezca, tanto con las personas a título individual como con todo el equipo.

Una buena práctica es mantener una reunión semanal de un par de horas con cada una de la personas que diriges a distancia, aunque sea por teléfono. Dedica una parte considerable de ese tiempo a hablar de cosas no directamente relacionadas con el trabajo diario. Puedes hablar sobre intereses extra-laborales, aficiones, familia, proyectos de futuro, deporte, etc. Imagínate que te estás tomando un “café virtual” con esa persona del mismo modo que lo haces con tus otros compañeros de oficina.

El resto de la semana permanece localizable y esfuérzate por estar especialmente accesible para las personas en remoto de tu equipo.

Cuando no sepas cómo abordar una situación con alguien de tu equipo virtual, bien porque aún no le hayas conocido cara a cara o porque desconozcas la cultura de su país, una pregunta que a mí me ha resultado siempre muy útil es “Si tú estuvieras en mi lugar, ¿cómo lo harías?“. Evidentemente sigue siendo tú responsabilidad decidir qué hay que hacer pero seguro que tu colaborador te hace sugerencias muy valiosas sobre cómo hacerlo.

También es recomendable hacer reuniones periódicas y frecuentes con todo tu equipo, por ejemplo una al mes. Lo ideal es que sea presencial para que todos puedan interaccionar cara a cara y conocerse más a fondo pero si esto no es posible, hazla virtual. Lo fundamental es trabajar el espíritu de equipo, aunque sea en la distancia, y una práctica que ayuda mucho es facilitar e incentivar que todos los miembros del mismo intervengan, aunque sea brevemente. Fomenta el debate y la participación y asegúrate de que las reuniones sean dinámicas, entretenidas y productivas.

En este tipo de reuniones virtuales con varios asistentes es aún más importante respetar las normas básicas de comunicación: puntualidad con las horas de comienzo y finalización, tanto de la reunión como de las diversas intervenciones, que no haya interrupciones, eliminar ruidos de fondo que distraigan o entorpezcan la escucha…

La mayor parte de los equipos que he dirigido a lo largo de mi carrera profesional tenían varios miembros en remoto, dentro y fuera de España, y muchos de mis jefes de la última década han sido franceses, italianos, alemanes o británicos. Esto no ha impedido que mi relación con casi todos haya sido excelente y de hecho sigo en contacto con muchos de ellos.

Dirigir o ser dirigido a distancia es una realidad cada vez más habitual y estoy convencido de que lo será aún más en un futuro próximo. Por otra parte se trata de una experiencia muy enriquecedora, desde ambas perspectivas, y un desafío cuya superación aporta grandes satisfacciones.

Superarlo requiere esencialmente dos cosas: ser consciente de que la distancia hace aún más importante tratar a los colaboradores como personas y tener la voluntad de hacerlo.

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