Reuniones | Óptima Infinito | Innovación y Productividad (GTD) para un Mundo 2.0

El Consejo de los Viernes: La Gente Odia las Reuniones por Algo

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Admitámoslo. No hay nada más odiado en el mundo laboral que las reuniones. A todos nos sienta mal perder el tiempo en la forma en que habitualmente se pierde en ellas.

Eso no significa que las reuniones en sí supongan una pérdida de tiempo ni que sean algo negativo o a evitar. Una reunión bien planteada y bien conducida puede ser una forma excelente de hacer un montón de cosas en un breve plazo de tiempo.

El secreto es centrarte en lo relevante y no dejar espacio para lo irrelevante. Para ello es importante que sigas estas tres reglas:

* Comienza puntual dejando claro cual es el objetivo, u objetivos, y la duración. Ten también en cuenta que las reuniones suelen eternizarse y, de hecho, la gente ya cuenta con ello, así que no es suficiente con que hayas puesto la hora de finalización en la agenda. Es necesario que al principio de la reunión recuerdes a todo el mundo el tiempo del que se dispone, ya que ello ayudará a no desviarse del tema. Asegúrate de descontar el tiempo perdido cuando vaya a intervenir a la gente que se haya incorporado tarde.

* Mantén la conversación centrada en el tema de discusión. A mucha gente le encanta oírse e irse por las ramas. Cada vez que observes alguno de estos comportamientos, interrúmpelos de inmediato y resume por donde ibais antes de que se cambiara de tema. Ello ayudará a retomar rápidamente la conversación relevante y a evitar pérdidas de tiempo.
Recuerda que tu papel dirigiendo la reunión no es que todos los asistentes puedan dar rienda suelta a su ego sino que se alcancen los objetivos de la misma.

* Pregunta y fomenta la participación sobre el tema que se está discutiendo. Cuando pides a la gente su opinión les animas a centrarse en la discusión y fomentas su creatividad. No seas uno de esos bustos parlantes que convoca reuniones sólo para oírse a sí mismo. Si logras que la gente participe y forme parte de las conclusiones verás como no sólo dejan de odiar las reuniones sino que pasarán a considerarlas una herramienta útil y efectiva.

Si sigues estos consejos seguramente consigas que la gente deje de odiar las reuniones, al menos las que tú organices.

El Consejo de los Viernes: Corta sin Ser Cortante

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Si tiendes a comportarte como una apisonadora con tus compañeros lo único que conseguirás es ganarte su antipatía.

Esto es algo que no debes perder de vista porque puedes pensar que estás yendo al grano cuando lo que estás haciendo en realidad es cortar a los demás.

Un ejemplo típico es cuando estás moderando o dirigiendo una reunión. Un exceso de celo haciendo respetar los tiempos asignados en la agenda puede resultar contraproducente si cortas sistemáticamente a quienes intervienen.

Del mismo modo, cuando alguien “se sale por la tangente” le debes reconducir al tema de la reunión pero sin ser cortante. De lo contrario es poco probable que esa persona a la que has cortado tan tajantemente vuelva a intervenir en la reunión.

Lo anterior no significa que no debas intervenir para mantener las cosas en su sitio siempre que sea preciso, sino que emplees formas menos hirientes para reconducir estas situaciones.

Si alguien se está “enrollando” o “yéndose por las ramas” siempre puedes hacer un comentario en genérico, por ejemplo “os recuerdo que tenemos muchos temas por tratar y el tiempo es limitado. ¿Os parece bien que volvamos al objeto de la reunión y nos centremos en él?”.

Acuérdate de dar las gracias a quien has interrumpido si accede a tu propuesta.

Lo más importante que debes recordar es que no es necesario herir para reconducir. Siempre se puede pedir educadamente a la gente que se ciña a los puntos de la agenda y normalmente su respuesta será buena.

Ten en cuenta que, al fin y al cabo, ellos seguramente tampoco quieran malgastar su tiempo.

El Consejo de los Viernes: Cierra el Círculo

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Seguramente alguna vez alguien te haya dicho “no se preocupe, si hay algún problema le avisamos”. Pero pasaron los días, tal vez semanas, y nadie te avisó de nada.

Es probable que entonces empezaras a preguntarte: “¿estará todo bien de verdad? ¿y si ha surgido algún problema y se les ha olvidado llamarme?”.

Lo peor de todo es que a veces hay un problema y se les olvida llamarte.

Cuando alguien no cierra el círculo lo que hace es dejar a los demás intranquilos. Eso no sólo es molesto por sí mismo, sino que además va erosionando poco a poco la relación con los demás.

Cualquiera puede hacer seguimiento de los temas pendientes y cerrar los círculos abiertos. Es tan fácil como tener una mínima voluntad por ser serio y disciplinado.

Por ejemplo, responder con rapidez a invitaciones y convocatorias de reuniones ayuda mucho a quienes las están organizando. También, cuando alguien te pregunte algo por e-mail o por teléfono, responde lo antes posible o reenvía la pregunta a quien pueda contestarla, asegurándote por supuesto de que se contesta.

En resumen, no dejes que te etiqueten como alguien poco digno de confianza o luego te costará un gran esfuerzo librarte de esa etiqueta.

Por el contrario, si te acostumbras a cerrar el círculo siempre, te ganarás una reputación de profesional serio y en quien se puede confiar. Recuerda que rigor, coherencia y continuidad son los tres elementos clave de los que te permitirán aumentar tu credibilidad.

Cierra el círculo en todo lo que hagas y pide a la gente con la que trabajas que haga lo mismo. Verás como todos salís ganando.