Lo puedes leer en aprox. 3:15 minutos  Será rata?, cortesía de Simón Sánchez Sotomayor Aviso: el contenido de este artículo puede herir la sensibilidad del lector. Están ahí. Nos hablan sobre ellos todos los días. Son los famosos ladrones de tiempo, personajes sin duda tan reales como los gnomos, las sirenas y los elfos. No es que tú tengas poca fuerza de voluntad, ni que nunca te hayas parado a pensar cuál es tu propósito, ni qué en realidad ignores qué resultados quieres obtener, ni que muchos de tus hábitos sean rotundamente improductivos… No. La culpa la tienen los ladrones de tiempo, que son muchos, bien organizados y además maestros en el fino arte del camuflaje, por lo que resulta casi imposible descubrirlos. Tú ya sabes que no debes acercarte a la pantalla de tu ordenador porque, en el momento menos pensado, el brazo férreo de una red social saldrá para agarrarte del cuello y obligarte a permanecer allí sentado durante horas. A ti en realidad no te gustan las redes sociales. El problema es que su canto es irresistible, como el de las sirenas, y por eso tú, aunque haces todo cuanto está en tu mano por evitarlo, acabas sucumbiendo a la tentación. Algo parecido ocurre con la televisión, el móvil, tus amigos… En realidad son algunas de las múltiples formas que los malvados ladrones de tiempo adoptan para engañarte y volverte improductivo. Además, los ladrones de tiempo siempre van un paso por delante. Antes adoptaban la forma de mirar por la ventana, luego se convirtieron en diarios deportivos y crucigramas pero ahora, con los avances tecnológicos, se han vuelto más sutiles. Y por si fuera poco, han encontrado el modo de ser cada vez más adictivos. ¿Cómo huir de ellos, si están por todos lados? ¿Qué hacer antes tan siniestra situación? Porque tú eres sólo una víctima inocente; un alma cándida rodeada de maldad. Eso está claro. Mira. Te voy a contar algunos secretos que sólo conocemos los gurús de la productividad personal. De nada. Para eso somos gurús, ¿o no? Lo primero, necesitas ponerte a dieta. No, no es que estés gordo (bueno, un poco sí pero ese no es el motivo) sino que el primer paso para acabar con los ladrones de tiempo es poner tierra de por medio y, para ello, ¿qué mejor que dejarles sin comer? La mejor dieta es la de información. Esa sirve para que te depures por dentro, como los bífidus, y funciona aún mejor si la combinas con la dieta de email. Hay quién incluso opta por la dieta sin Internet pero a mí me parece demasiado radical. Además, si sigues esta dieta a rajatabla durante toda tu vida, es casi seguro que los ladrones de tiempo no volverán a molestarte. Claro que, si has estado a régimen alguna vez, ya sabes que también hay ladrones de voluntad, primos hermanos de los ladrones de tiempo, y que te obligan a comer entre horas… Pero bueno, en cualquier caso, lo que es importante es que, decidas lo que decidas y hagas lo que hagas, sea siempre algo basado en trucos, como la magia. Lo ideal son los trucos combinados, como mezclar el pomodoro con un bloqueador de redes sociales. Eso no falla. ¿Cómo? ¿Qué el bloqueador lo has instalado tú y podrías desactivarlo en cualquier momento? Bueno, sí, pero tú no harías eso, ¿verdad? Claro, que si te obliga algún ladrón de tiempo… En cualquier caso, si alguien te dice, o lees en algún sitio, que la única forma de ser productivo no es matar ladrones de tiempo sino adquirir hábitos productivos, no le hagas ni caso. Sobre todo si te hablan de una extraña magia negra llamada GTD. Fíjate si llegan a ser osados esos tipos que afirman que el único ladrón de tiempo eres tú. ¡Habrase visto! Estos del GTD usan unos conjuros complicadísimos que aseguran te vuelve productivo. Dicen que tienes que capturar, aclarar, organizar y reflexionar antes de hacer. Casi nada. Que tienes que sacar todo de tu cabeza y usar recordatorios. Que para todo, sí, sí, para todo, tienes que identificar cuál es la próxima acción. ¡Ah! Y por si fuera poco, que tienes que hacer una revisión de tu sistema GTD ¡todas las semanas! Como si los ladrones de tiempo te lo fueran a permitir. En fin, que se nota que son unos iluminados. Así que ya sabes. Tú a lo tuyo, que es hacer dieta. Mucha dieta y mucho pomodoro. Lo del GTD no te sirve. Eso es sólo productividad para adultos. Lo puedes leer en aprox. 3:00 minutos  10 MPH, cortesía de Leo Reynold A pesar de lo que hayas podido escuchar o leer, GTD es una metodología muy sencilla, tanto de entender como de utilizar. ¿Por qué entonces hay tanta gente que no ha logrado implementar GTD con éxito? Seguramente haya otros muchos motivos además de los 10 que comento a continuación pero lo que sí está claro es que, si evitas estos 10 errores “clásicos”, tienes muchísimas probabilidades de convertirte en un usuario satisfecho más de GTD. Huelga decir que si cometes alguno o varios de estos errores, tienes prácticamente asegurado el fracaso. Vamos a ver cuáles son: - No haber leído ni “Organízate con Eficacia” ni “Haz que Funcione“, los libros originales de David Allen donde se explica la metodología, su porqué y cómo aplicarla. Cuando digo leer me refiero a leer no “en diagonal” sino de principio a fin y, muy preferiblemente, tomando notas
- Utilizar GTD versionado. Muy recomendable la entrada de Miguel de Luis (@sabiavida) al respecto
- Obsesionarte con encontrar/construir la herramienta perfecta en lugar de comenzar con lápiz y papel, como recomienda David Allen y muchos otros usuarios avanzados de GTD
- No recopilar TODO. Y todo es muy distinto de “casi todo”. Recopilar incluye, entre otras cosas, llevar a cabo un “barrido mental” completo. Si no vacías tu mente, GTD no funciona
- Procesar tus bandejas de entrada “casi del todo a medias”. En otras palabras, no sirve “elegir” las tareas de menos de 2 minutos o las que vas a borrar o delegar. Se deben procesar todos y cada uno de los elementos de todas y cada una de tus bandejas de entrada. Si no lo haces así, tu sistema no será fiable y no podrás engañar a tu mente
- No diferenciar bien acciones y proyectos. Me preguntaban recientemente en un curso sobre GTD hasta que nivel había que descomponer en acciones. Mi respuesta fue clara: si una acción requiere que antes se complete otra y esta otra debe hacerse con otra herramienta, en otro lugar o en otro momento, entonces hablamos de dos acciones pertenecientes a un proyecto. Si ambas acciones pueden hacerse simultáneamente, o una inmediatamente después de otra, en el mismo lugar y momento, entonces son en realidad una única acción
- No utilizar de forma consistente y habitual los contextos [ni contactos] ni los niveles de tiempo y energía. Emplear estos filtros permite que la acción de elegir qué hacer sea algo sencillo y casi automático, pues oculta todo lo que no puedes hacer en ese momento y te muestra únicamente lo que sí puedes hacer
- No revisar sistemáticamente. Esto incluye no sólo “saltarte” alguna, o todas, las revisiones semanales, sino también no hacer al menos una revisión diaria
- No hacer un uso intensivo de las listas Algún día/Tal vez. Este error suele estar estrechamente vinculado al anterior. Como tu mente sabe que tu sistema GTD no es lo suficientemente fiable (ya que no lo revisas periódicamente), “quiere” que tengas todas las tareas en tu lista de próximas acciones para tenerlas “a la vista”, aunque esto suponga gestionar un volumen de tareas excesivo y poco realista. Las listas Algún día/Tal vez te permiten volver a encontrarte en tu próxima revisión semanal con cosas que no necesariamente tienes que hacer esta semana pero para usarlas con comodidad tienes que confiar en que vas a hacer con certeza dicha revisión semanal
- No alternar entre las 3 formas de trabajar. Los buenos propósitos no sirven de nada. No vale la excusa de “no tengo tiempo”. Si de verdad quieres ser productivo tendrás que encontrar la manera de trabajar todos los días de las 3 formas. Sí o sí. Si sólo trabajas en las cosas a medida que surgen, jamás serás productivo. Necesitas dedicar el tiempo necesario, todos los días, a recopilar, procesar y organizar, es decir, a definir tu trabajo. Y luego, evidentemente, tendrás que dedicar tiempo a trabajar en tus listas de tareas (tu trabajo ya definido)
Si te fijas, nada de lo anterior es particularmente complicado. La dificultad radica en convertirlo en hábitos. Pero tú ya sabes que la productividad no es más que un conjunto de hábitos y que GTD es sólo el pegamento que te ayuda a unirlos. Lo puedes leer en aprox. 3:20 minutos  Con esta entrada pongo fin a la serie de tres que inicié aquí, y continué aquí, sobre cómo utilizar el prototipo de herramienta GTD en Excel que compartía en esta otra entrada.
Si en días anteriores hemos visto el uso de la herramienta para procesar, organizar y evaluar, hoy vamos a ver cómo hacerlo para la revisión semanal. Como ya comentaba en la primera entrada de la serie, no aconsejo utilizar la herramienta para la fase recopilar, ya que muchas cosas se habrán ido recopilando, o las habrás ido recopilando tú, en diversas bandejas de entrada de alta y baja tecnología. Por eso, el primer paso de tu revisión semanal consiste también en recopilar todo lo que has ido dejando por ahí durante la semana y ponerlo en tus bandejas de entrada, incluyendo un completo vaciado de tu mente. El segundo paso es procesar todo eso que has recopilado. Ya sabes que, al procesar, lograrás tirar muchas cosas, archivar otras y completar las que requieran menos de dos minutos. El resto de acciones irá a parar a tus listas y para organizarlas utilizarás la herramienta GTD en Excel, tal y cómo vimos aquí. Ahora es cuando puede comenzar la revisión semanal propiamente dicha. Lo primero será revisar tu agenda, tanto las citas previas, para asegurarte de que no se te ha quedado ninguna acción pendiente, como las citas futuras, para tener una idea clara de cómo se presenta la semana y poder prepararte debidamente. Si, como yo, no utilizas la agenda para marcar fechas límite, será porque las gestionas con tu herramienta GTD. Asumiendo que tu herramienta es este Excel, la forma de identificar todas las fechas límite es tan sencillo como ir a la columna “¿Fecha límite?” y seleccionar “Sí“. De modo análogo, para identificar las acciones con fecha objetivo, tendrías que ir a la columna “Fecha objetivo” y desmarcar la casilla “Vacías“. El siguiente paso en tu revisión semanal es revisar tu lista de proyectos para asegurarte de que tienes, al menos, una próxima acción identificada para cada uno de ellos. La forma de acceder a tu lista de proyectos en la herramienta Excel es ir a la columna “Proyecto” y desmarcar la casilla “Vacías“. Lo normal es que haya varias líneas para cada proyecto, ya que ahora mismo estarías viendo todas las acciones, próximas o no, que has ido añadiendo a los proyectos. Se trata por tanto de que revises todos y cada uno de los proyectos y compruebes que para cada uno de ellos hay, al menos, una acción para la que en “¿Próxima Acción?” pone “Sí“. Lo siguiente es revisar tu lista de próximas acciones, marcando como completadas todas las que ya estén terminadas. Para ello debes seleccionar en la columna “¿Próxima Acción?” el valor “Sí” y, a continuación, ir a la columna “Completada” y marcar como “Sí” las que proceda. De este modo obtienes tu lista de próximas acciones activas. Llega ahora el turno de revisar tu lista “a la espera”. Para ello debes ir a la columna “Contexto” y seleccionar el contexto “@A la espera“. Una vez dispongas de tu lista, es el momento de identificar posibles acciones que tendrías que tomar para desbloquear situaciones o acelerar su resolución. Lo próximo es revisar tus listas de control, algo que por el momento no está implantado en la herramienta Excel, así que tendrás que hacerlo utilizando la herramienta que usas habitualmente para gestionar tus listas de control. Llega finalmente el momento de revisar tu lista “Algún día/Tal vez”. La forma de generar esta lista es ir a la columna “Tipo de Compromiso” y seleccionar “Algún día/Tal vez“. Si, al igual que yo, usas otras listas de este estilo, también puedes decidir si seleccionarlas todas o ir haciéndolo una a una. Por último, deberás revisar el material de apoyo, por si fuera necesario identificar alguna próxima acción adicional, algo que harás al margen de la herramienta GTD en Excel. Como ves, hay algunos pasos de la revisión semanal que, bien por su propia naturaleza, bien por limitaciones del prototipo, no puedes hacer con la herramienta Excel. Sin embargo, la gestión de tus listas de proyectos, próximas acciones, a la espera y algún día/tal vez sí que puedes hacerla de manera rápida, cómoda y sencilla con esta herramienta. Además de para poder sacar todo el partido a este prototipo, espero que esta serie de entradas te haya servido para tener más claras las posibilidades que una herramienta de generación dinámica y gestión de listas puede ofrecerte a la hora de aplicar GTD. Me encantará leer tu opinión al respecto en los comentarios  | | |
Últimos comentarios