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Mi Escritorio y Otras Herramientas de Productividad

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Inspirado por dos grandes de la productividad, Jeroen Sangers y Berto Pena, me he animado a compartir contigo el aspecto que habitualmente presenta mi Escritorio, así como las herramientas que utilizo a diario para llevar a cabo mi trabajo de forma más cómoda y efectiva.

Lo primero es comentarte que uso Windows 7 y no Mac. Sí, lo entiendo, pero tiene que haber de todo

Me gustan las resoluciones altas, tanto si uso pantalla externa como si es la del propio portátil. En ambos casos, la resolución a la que trabajo últimamente es 1920×1200.

Como puedes observar, mi escritorio es realmente minimalista. En el pasado solía tener algunos iconos en el lado izquierdo, no más de una docena, pero poco a poco fui reduciendo el número hasta no dejar ninguno. Al final, y viendo los escritorios de Jeroen y Berto parece que no soy el único que lo piensa, los iconos en el escritorio distraen mucho, por lo que no me parecen una buena idea.

Lo único que puedes observar además de la foto del paisaje es una pequeña barra horizontal en la parte superior derecha. Corresponde a la aplicación AIMP3, mi reproductor musical favorito. Podría tenerlo minimizado pero me resulta más cómodo tenerlo ahí.

En cuanto a la propia foto del paisaje, podría haber sido cualquiera de los cientos que almaceno en el disco duro de mi PC. Llevo muchos años suscrito a la edición Premium de Webshots y me encanta disfrutar de espectaculares paisajes naturales mientras trabajo en el ordenador. Esta aplicación, que además es mi protector de pantalla, va renovando cada hora el fondo de mi escritorio con una nueva foto.

La barra de tareas está configurada para ocultarse automáticamente. En ella tengo una selección de iconos para lanzar con un simple clic de ratón las aplicaciones que utilizo con más frecuencia.

Al otro extremo de la barra de tareas, en la bandeja del sistema, tengo minimizadas varias herramientas que uso con frecuencia.

Una de ellas es DateInTray, una pequeña aplicación que me permite disponer con un click de un sencillo calendario que además incluye los números de semana.

Otra es WindowSpace, utilísima herramientas para manejar ventanas. Puedes moverlas, cambiarlas de tamaño, encajarlas en pantalla, hacerlas siempre visibles o transparentes…

Utilizo también dos aplicaciones para hacer más productivo el uso del ratón sin tener que recordar largas listas de atajos de teclado. Una de ellas es StrokeIt, con la que puedes definir gestos de ratón para simular casi cualquier combinación de teclas que necesites: maximizar, minimizar, cerrar, guardar, navegar… La otra es X-Mouse Button Control, que también sirve para muchas cosas pero yo uso únicamente para activar ventanas pasando el ratón por encima de ellas sin necesidad de hacer click y también para simular con la rueda central del ratón el Alt-Tab de Windows con el que poder ir cambiando de una ventana abierta a otra.

Al igual que Jeroen, también uso F.lux, que ajusta automáticamente la temperatura de color de la pantalla en función de la hora del día.

Una herramienta muy útil para recopilar es GyroQ. La combinación de teclas Ctrl+Q abre una pequeña ventana en la que puedo anotar cualquier cosa que irá más tarde a parar a la bandeja de entrada de mi sistema GTD para ser procesada.

Otra herramienta que uso con frecuencia es The Calculator (la web original ya no existe), una antigua pero muy útil aplicación, ya que con sólo pulsar la tecla Bloq. Num, tengo una completa calculadora en la pantalla, con la ventaja de que permite ver y editar operaciones con muchos términos.

Completando esta pequeña colección, dos “clásicos”: Dropbox y Evernote, que creo no necesitan más presentación, y, por último, Babylon, un completo traductor que puedo usar con cualquier aplicación gracias a su potente OCR.

Como le pasaba a Berto, en el pasado tenía muchísimas aplicaciones, la mayoría de las cuales apenas usaba y simplemente consumían atención y recursos. Un buen día desinstalé todo y decidí que sólo instalaría de nuevo lo que echara en falta en repetidas ocasiones. De este modo llegué a mi configuración actual.

Habitualmente tengo abierto, aunque minimizado, MindManager, ya que ahí están las listas GTD con las que trabajo, y Chrome, donde tengo abiertos los Contactos y el Calendar de Google en pestañas fijas, ya que mi Agenda y mi lista de teléfonos las uso con frecuencia. Siempre intento tener el menor número posible de aplicaciones abiertas y, desde luego, evito siempre la multitarea.

Un Escritorio repleto de iconos es una fuente constante de distracción. Del mismo modo, evitar herramientas innecesarias y saber elegir bien las que te ayudan a ser más productivo, puede marcar la diferencia.

Mejorar es un Camino Creativo

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Conceptos como “calidad”, “mejora” o “proceso” no gozan de buena reputación en el mundo de la empresa. Quiero decir en la práctica, claro, porque es raro el discurso oficial en el que no se menciona, positivamente, alguno de ellos.

A pesar de que las cosas no son buenas ni malas por sí mismas, nos encontramos aquí con otro caso más en el que la implantación incorrecta de iniciativas acaba perjudicando a las propias iniciativas en lugar de perjudicar a quienes fracasaron al implantarlas.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que calidad, mejora o proceso son conceptos aparentemente simples pero con un trasfondo muy profundo, casi filosófico, cuando se piensa detenidamente en ellos. Son tres conceptos de marcado carácter cualitativo. Reflexionar sobre ellos implica plantearnos preguntas de alcance más allá del ¿qué resultado quiero conseguir? Implica evaluar formas de hacer, valorar cómo nuestras acciones pueden impactar en el cliente final o incluso [re]descubrir el sentido de lo que hacemos.

El problema es que su implantación en el mundo empresarial se ha hecho únicamente a partir de su significado más sencillo y superficial, ignorándose el más importante y profundo.

Dicen que cuando tienes un martillo, todo te parecen clavos. Al mundo empresarial tradicional le ocurre algo parecido y es que, debido al paradigma del control en el que opera, tiende a convertir cada nueva herramienta de gestión en una nueva herramienta de control.

Por eso, la mayoría de las personas en las empresas asocia a día de hoy calidad, mejora o proceso con burocracia, papeleo, aburrimiento, auditores cansinos, pérdida de tiempo e hipocresía. Y lo peor es que, por lo general, tienen razón.

No se ha entendido, o no se ha querido entender, el verdadero significado de expresiones como “orientación a la calidad”, “mejora continua” o “reingeniería de procesos”. Y al no entenderse, se han cosificado, ignorando su componente más humano y en el que reside su verdadera fuerza: la satisfacción individual producida por un trabajo bien hecho.

Se ha planteado [mal] la conversación porque se ha hecho únicamente en términos de control, es decir, de coste/beneficio, métricas, indicadores, formularios y procedimientos. La consecuencia es que, en lugar de mejorar, nos hemos encontrado con una burocracia absurda plagada de manuales, certificaciones y auditorías carentes de contenido y valor real.

Las empresas aún no se han dado cuenta de que su supervivencia exige urgentemente un cambio radical de muchos de sus paradigmas. La competitividad no consiste [únicamente] en reducir costes sino, sobre todo, en producir cada vez más y mejor por unidad de coste.

La mejora continua, la orientación a la calidad o la reingeniería de procesos es mucho más que la palabrería vana que en su día les vendió alguna gran consultora. No tiene nada que ver con aumentar el número de horas perdidas en tareas improductivas obligando a la gente a crear y mantener documentos que quedan obsoletos en unos meses, ni a hacer sobreesfuerzos sin sentido para superar auditorías o lograr certificaciones.

Mejorar no es cumplir de vez en cuando unos ritos de paso para conseguir un sello determinado. Tampoco cabe en un manual de procedimientos que nadie consulta y nadie conoce.

Mejorar es devolver a la gente el interés por lo que hace para que vuelva a sentirse responsable de su trabajo; es empoderar a las personas para que decidan e implementen pequeños o grandes cambios cotidianos beneficiosos para los resultados de su tarea.

Mejorar no es una estación donde para el tren de los auditores de cuando en cuando sino un camino creativo que se recorre día a día individual y colectivamente.

El Consejo de los Viernes: En ello. Pendiente. Hecho.

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Una propuesta un poco radical pero muy efectiva es utilizar un código abreviado con tus colegas cercanos. A fin de cuentas todos vosotros estáis ocupados, así que seguramente no os importe pasar por alto las cortesías.

Un ejemplo de este código abreviado sería utilizar las expresiones “En ello“, “Pendiente” y “Hecho” dentro de tu equipo de trabajo. Puedes incluso utilizarlas como asunto en tus e-mail sin necesidad de añadir más texto.

Cuando le pidas algo a alguien o alguien te pida algo a ti, la respuesta puede ser: “En ello“. Si en algún momento alguien “se atasca” puede enviar un mensaje de aviso a las demás personas involucradas diciendo “Pendiente“. En este caso, si hace falta ayuda de alguno de los restantes miembros del equipo, se puede pedir explícitamente ayuda en el cuerpo del e-mail.

Si no se ve ningún mensaje con asunto “Pendiente” después del mensaje “En ello”, todos saben que el tema sigue progresando a ritmo normal.

Cuando se ha terminado, se envía un nuevo e-mail a las personas involucradas con asunto “Hecho“.

Puede parecer una tontería pero en realidad es una práctica que se usa mucho a nivel ejecutivo: E-mails con sólo el asunto o con media docena de palabras en el cuerpo del mensaje. Vamos, que en Twitter les sobraría el 90%

Para personas que reciben literalmente varios cientos de e-mails diarios este tipo de “atajos” puede marcar una diferencia más que notable en el tiempo invertido en gestionar el e-mail.

Lógicamente no tiene sentido utilizar este tipo de comunicación cuando aún no conoces suficiente a tus interlocutores, ya que es muy importante comunicar de forma clara tus intenciones y puntos de vista a fin de asegurar que se entienden correctamente.

Sin embargo, cuando estás trabajando con tus compañeros habituales, con los que ya tienes una relación de confianza, un par de palabras pueden, con frecuencia, ser más que suficientes.