Cómo recibir un 30% menos de email

Probablemente el título del post te haya llamado la atención y por eso estés leyendo esto. Es posible también que lo hagas con una cierta dosis de escepticismo.

Para tu tranquilidad, te diré que lo del 30% es una estimación a la baja. En realidad, si aplicas bien las técnicas que voy a comentar en el post, podrías llegar a reducir el volumen diario de email que recibes a la mitad o incluso menos.

Por qué necesitas «enfriar» tu email

Uno de los hábitos centrales de la metodología de efectividad personal OPTIMA3® es enfriar el pensamiento. Este hábito se fundamenta en los resultados de las investigaciones más recientes sobre «cognición fría» y «cognición caliente».

Y es que el sistema de pensamiento caliente del que habla Walter Mischel es precisamente uno de los principales responsables del volumen ingente de email que a diario se envía y se recibe en las organizaciones.

Cuando el sistema de pensamiento caliente rige tus actos, tu sistema de pensamiento frío no interviene. Esto significa que tu proceso de toma de decisiones es puramente emocional, con escasa racionalidad.

Lógicamente, los comportamientos que resultan de un proceso de decisión emocional son comportamientos impulsivos.

Un comportamiento impulsivo es el que tiene lugar inmediatamente después de que aparece el estímulo. En el caso del email, un comportamiento impulsivo es leer y responder el email según llega. Si tienes este hábito, significa que respondes sistemáticamente tus emails «en caliente», con todo lo negativo que esto supone.

Por el contrario, un comportamiento reflexivo es aquel en el que la reacción no es inmediata ni impulsiva, sino tranquila y sosegada. En el caso del email, un comportamiento reflexivo es leer los emails únicamente en determinados momentos del día, no responderlos nada más leerlos y demorar al máximo los envíos de las respuestas.

Usar el email como chat es ineficiente y poco profesional

Uno de los hábitos más absurdos e ineficientes que infestan la mayoría de las organizaciones es utilizar el email como si fuera un chat o un teléfono, es decir, como un medio de comunicación síncrono. El email, que tuvo su origen como sustituto del correo postal, es por definición un medio de comunicación asíncrono.

Cuando la comunicación tiene que ser necesariamente síncrona, hay que utilizar un medio síncrono: teléfono, videoconferencia, reunión presencial…

Utilizar el email como herramienta de chat es un hábito altamente inefectivo por múltiples razones. Por una parte, porque se está utilizando una herramienta inadecuada y eso va a perjudicar a la comunicación. Por otra, porque obliga a las demás personas que lo usan a consultarlo con una frecuencia que sería innecesaria si se utilizara bien.

Cuando usas habitualmente el email como chat, haces evidente tu falta de profesionalidad, ya que demuestras: a) no saber utilizar tus herramientas de trabajo de forma efectiva y b) ignorar los hábitos productivos más básicos.

Gran parte del email que recibes es culpa tuya

¿Cuántos emails recibes al día? En realidad, da igual. Calcula que casi la mitad son culpa tuya y, por tanto, podrías «ahorrártelos». La gente se queja de recibir mucho email y a todas horas, sin ser conscientes de que son parte del problema.

Si cada vez que recibes un email, lo respondes en el momento, además de estar reaccionando «en caliente» ante ese email, estás dando lugar a que en pocos minutos te llegue un nuevo email con la respuesta. Si la otra persona tiene el mismo mal hábito que tú, podéis pasaros el día intercambiando emails absurda e ineficientemente.

Si el tema es realmente urgente o necesita que interacciones continuamente con la otra persona, coge el teléfono y llama. Además del email y del WhatsApp, todos los teléfonos móviles modernos tienen una App que sirve precisamente para eso: para llamar por teléfono 😉

Y si no es urgente, ni necesita una interacción continua con la otra persona, entonces este es un buen momento para aprender a usar bien el email y, de paso, reducir drásticamente el volumen de email diario que envías y recibes.

Cómo «enfriar» el email de manera efectiva

El primer paso para «enfriar» el email de manera efectiva es «desintoxicarte» del email. Las notificaciones son adictivas y por eso tienes que empezar a «desengancharte» de ellas. Quita cualquier tipo de notificación o alerta que te esté interrumpiendo cada vez que llega un nuevo email.

Si te sueles quejar de que te interrumpen mucho, asegúrate de no ser tú la causa número uno de tus interrupciones: desactiva todas las notificaciones de todo. Afortunadamente no eres un árbol, así que puedes ir a ver qué te ha llegado cada vez que tenga sentido.

El segundo paso para «enfriar» el email de manera efectiva es leer tu email solo en determinados momentos del día. A no ser que en tu descripción de puesto ponga «lector/a y redactor/a de email», tu trabajo es otro que estar todo el día leyendo emails.

Si lees el email solo en determinados momentos del día, ya estarás «enfriando» la mayoría de ellos. Recuerda que si algo es urgente (casi nada lo es), debería entrar por otro canal. Que los demás usen mal las herramientas no es tu culpa. Cuando vean que has dejado de vivir pendiente del email, ya espabilarán y aprenderán a usar el canal adecuado. Y sí, por supuesto, esto también aplica a tu jefe/a.

El tercer paso para «enfriar» el email de manera efectiva, y el más importante de todos, es diferir el envío de las respuestas.

Una vez hayas escrito el email de respuesta, es fundamental que te hagas la pregunta «¿cuánto puedo retrasar el envío de este email sin que afecte significativamente a este tema?». Una vez tengas la respuesta, programa el envío de acuerdo con ella.

Yo, por ejemplo, únicamente envío email entre las 8:00 y las 18:00 de lunes a viernes laborables. ¿Significa eso que solo escribo email esos días y a esas horas? En absoluto. Yo escribo email cuando tiene sentido. Si un día me despierto antes por lo que sea, puede que esté escribiendo emails a las 5:00. También puede ser un sábado a las 16:00 o un domingo a las 23:00. Da igual cuando lo escribas, lo importante es cuándo lo envías.

Como norma general, evito responder ningún email en el mismo día y lo que hago es programarlos para las 8:00 del día siguiente laborable.

Lógicamente, puede haber excepciones, pero son eso: excepciones. En estos casos, retraso al máximo la respuesta, y como mínimo 3 horas. Y, si es realmente urgente, llamo por teléfono.

Lo que consigo con esto es «inmunizarme» frente a los malos hábitos productivos de otras personas. Si la otra persona tiene la mala costumbre de usar el email como sustituto del teléfono, yo me aseguro de limitar sus email a como mucho uno o dos al día. Si es algo urgente (casi nunca lo es), ya me llamará.

De esta forma, en lugar de recibir media docena de emails por persona al día, únicamente recibes uno o dos. Imagina esto aplicado a todas las personas con las que interaccionas por email a diario.

Demorar el envío es muy fácil. Con Outlook tienes una opción para hacerlo. Con GMail hay varias extensiones. Yo antes usaba Boomerang, pero ahora llevo ya unos años usando Gmelius. Y, en el peor de los casos, siempre puedes dejarlos como borrador y enviarlos más tarde.

Conclusiones

Nos quejamos mucho del entorno y de lo muy negativamente que afecta a nuestra efectividad. Esto está muy bien, pero tú eres la causa principal de tu inefectividad. La buena noticia es que hay montones de cosas que caen en tu zona de influencia.

En lugar de seguir quejándote del mucho email que recibes y de que te interrumpen a todas horas, desactiva las notificaciones, deja de vivir pendiente del email y retrasa el envío de tus respuestas.

Son hábitos sencillos, de eficacia probada y al alcance de cualquiera. Solo tienes que vencer la natural resistencia al cambio y comprobarlo.

Recuerda que si quieres obtener resultados distintos no te queda otra que hacer cosas distintas. Retrasar el envío de tus emails puede ser una forma fantástica de empezar a hacerlo y de acercarte más a los resultados que quieres conseguir.

Efectividad: Competencia transversal clave para lograr resultados

El tiempo pasa, pero en algunas organizaciones lo hace más despacio que en otras.

Ya inmersos de lleno en pleno siglo XXI, no deja de sorprenderme la enorme cantidad de personas y organizaciones que continúan ancladas en el paradigma de la «gestión del tiempo».

Reconozco que es una lucha que me resisto a abandonar, porque seguimos ganando batallas aunque sigamos perdiendo la guerra.

Hace siete años publicaba «por qué productividad personal no es gestión del tiempo». Todo lo que decía en ese post sigue siendo 100% vigente.

Hace tres, volvía a la carga con «gestión del tiempo, gente efectiva y productividad personal», donde explicaba que la «gestión del tiempo» es una antigualla del siglo XVIII carente del menor sentido a día de hoy. Se sigue pensando en términos de eficiencia post-revolución industrial, y se ignora que el trabajo del conocimiento actual poco o nada tiene que ver con una fábrica del siglo XIX.

Y tan solo hace dos años, lo dije aún más claro: «#cienciaGTD: la ciencia invalida la gestión del tiempo». Señores y señoras: esto es independiente de opiniones, estamos hablando de evidencias científicas.

A estas alturas, me parece inconcebible que gran parte de los profesionales del conocimiento, y en particular si trabajan en Recursos Humanos, siga sin entender ni saber con nitidez las diferencias entre eficiencia, eficacia y efectividad. Imagino que la escasa importancia que se presta al aprendizaje tiene mucho que ver con esta situación.

Hace unos días, una persona de RRHH me decía que todo esto eran teorías, tan «respetables» unas como otras.

Vamos, que lo dice tu vecino, que de cuando en cuando escribe en su blog sobre un método revolucionario de «gestión del tiempo» que se ha inventado, compite «de tú a tú» con las investigaciones de los señores Kahneman, GolemanLevitin, Mischel, Steel, Dolan, Sapolsky, Ariely o Fullagar, por citar tan solo a unos pocos.

Es lo que tiene ignorar creyendo que sabes más que nadie y lo que explica por qué sigue proliferando la #productividadbasura.

La verdad es que hay algunos hechos que admiten poca discusión. Por ejemplo, que la naturaleza del trabajo ha cambiado sustancialmente en tan solo unas pocas décadas.

Otro hecho indiscutible es que nuestros comportamientos «por defecto», los que nos salen de manera espontánea, son resultado de un proceso evolutivo de miles de años.

Un tercer hecho es que esos comportamientos eran muy útiles para la supervivencia en los orígenes de nuestra especie, pero un serio problema para la efectividad en el trabajo del conocimiento.

Esto nos lleva a una conclusión obvia: la efectividad no es innata. Por tanto, como ya puso de manifiesto hace años el genial Peter Drucker: la efectividad debe aprenderse.

La gran noticia es que cualquiera puede hacerlo, ya que la efectividad personal es una competencia universal, en la medida que todas las personas compartimos la misma naturaleza humana.

Cuando hace un par de años escribía «Competencias 2020: Davos apuesta por la efectividad», el mensaje que quería hacer llegar es que la efectividad personal es una competencia transversal clave, ya que es a la vez requisito y catalizador de la gran mayoría, por no decir de la totalidad, de las competencias necesarias para ser profesional del conocimiento.

Un problema recurrente que me encuentro en las organizaciones son los malos diagnósticos. ¿Que el clima laboral está enrarecido, los proyectos no avanzan suficientemente rápido y el estrés sigue aumentando de manera imparable? Muy fácil. La solución es hacer unos cursos de «gestión del tiempo»… En fin, España es uno de los países europeos con mayor tasa de automedicación, así que es lógico que encontremos el mismo comportamiento en las organizaciones.

La razón de un mal diagnóstico es casi siempre la ignorancia. En este caso, la ignorancia sobre qué tratamientos son efectivos y cuáles son pura homeopatía organizativa.

Hay dos tipos de organizaciones: las que saben qué es la efectividad y las que no. Las primeras, con muchas de las cuales llevamos trabajando desde hace más de siete años, saben que la efectividad personal es componente esencial para el éxito de cualquier proceso de transformación organizativa relevante:

  • Cambio de la cultura organizativa
  • Nuevas formas de trabajar
  • Reducción y eliminación del estrés
  • Adaptación al trabajo por proyectos
  • Evolución hacia estructuras organizativas más planas y autónomas
  • Adopción de metodologías ágiles, como Scrum
  • Implantación de diversas metodologías de mejora: Lean, 5S…
  • Trabajo colaborativo, comunidades de práctica…

Es obvio. Si una organización quiere tener éxito en cualquiera de los procesos de transformación y cambio arriba mencionados, lo primero que necesita es preparar a sus profesionales para ello. Pretender que estos procesos funcionen sin liberar ni generar recursos específicos para ello es wishful thinking.

El problema que padecen los profesionales y las organizaciones es que la gran mayoría de los profesionales no sabe trabajar. Saber trabajar no tiene que ver con saber mucho «de lo tuyo». Se puede ser un excelente profesional «en lo tuyo» y, a pesar de ello, no saber trabajar.

Saber trabajar es una competencia transversal previa, que tiene que ver con cómo interaccionar con un entorno volátil, incierto, cambiante y ambiguo, en el que el trabajo no es evidente y, por tanto, antes de poder llevarlo a cabo requiere un trabajo previo, que es convertir la tarea en evidente.

Las personas terminan sus programas académicos y siguen ignorando lo básico, que es cómo funciona su cerebro y cómo aprender a usarlo. ¿No te parece curioso que la gente pase toda su jornada laboral usando su cerebro para trabajar sin saber cómo funciona?

Cuando sabes trabajar, sabes también que casi nada es urgente, del mismo modo que sabes que es imposible ser una persona efectiva si no gestionas proactivamente las interrupciones, ni te centras en lo relevante, ni «estás a lo que estás», ni eliges con confianza qué hacer y qué no en cada momento…

Y, desde luego, la efectividad es imposible cuando lo máximo que eres capaz de prestar atención a una misma cosa no llega de media a los 15′.

La triste realidad es que la gente se queja de falta de tiempo y ese no es el problema. Tiempo sobra, lo que falta es foco.

Por eso, por mucha «gestión del tiempo» que se haga en las organizaciones, los días seguirán teniendo 24 horas y la gente seguirá malgastándolas, porque seguirá sin saber trabajar.

La solución es emprender un proceso de transformación centrado en las personas, enseñándoles a enfocarse en la tarea, a pensar y a decidir, a elegir bien qué hacer en cada momento, y a gestionar su atención y su energía mental.

En otras palabras, la solución está en enseñar a las personas a trabajar o, lo que es lo mismo, en ayudarlas a desarrollar la competencia de la efectividad, competencia transversal clave para lograr resultados.

Diferencias entre Registrar (OPTIMA3®) y Capturar (GTD®)

En posts anteriores hemos visto todo sobre el hábito de «Registrar» y también el hábito de «Registrar» explicado con ejemplos. En este post vamos a ver las diferencias entre el hábito «Registrar» de la metodología OPTIMA3® y el paso «Capturar» de GTD® (también llamado «Recopilar» en las primeras versiones del método).

Aunque a primera vista puede dar la impresión que se trata de dos comportamientos muy parecidos, casi iguales, la realidad es que son muchas más las diferencias que las semejanzas entre ellos. Dicho esto, «Registrar» tiene su origen en «Capturar», luego es normal que se perciban como hábitos similares. Veamos a continuación en qué se diferencian «Registrar» y «Capturar».

En cuanto a definición

En GTD®, Capturar es reunir lo que llama tu atención en contenedores de confianza que vacías regularmente. Este es un planteamiento únicamente reactivo/pasivo.

En OPTIMA3®, Registrar es asegurar que todo elemento potencialmente relevante a nuestro alcance entre en nuestro sistema de organización personal. Esto incorpora un elemento de proactividad sobre Capturar.

Por otra parte, «vaciar» en GTD® aparece tanto en la definición de Capturar como en la de Aclarar. Desde el punto de vista de OPTIMA3®, esto es un error, tanto metodológico como pedagógico. En OPTIMA3®, «vaciar» no guarda relación alguna con Registrar y es parte únicamente del hábito de «Evidenciar».

En cuanto a propósito

En OPTIMA3®, Registrar permite desarrollar el hábito de «enfriar el pensamiento», acabando con el inefectivo hábito de «decidir en caliente». Esto nos ayuda a decidir mejor, es decir, a mejorar nuestra eficacia personal.

En GTD® no aparece el concepto de enfriar el pensamiento.

En cuanto a qué se Captura o Registra

En GTD® se capturan «incompletos» o «asuntos pendientes». La expresión concreta que usa Allen es «open loops», que no tiene traducción directa al español. Para saber si algo es un incompleto, o está pendiente, es necesario pensar y decidir.

En OPTIMA3® se registran únicamente «cosas». Esto es muy importante, ya que Registrar bien implica hacerlo de manera automática, sin pensar ni decidir.

En cuanto a cómo Capturar o Registrar

En GTD® se puede Capturar de cualquier forma, sin ningún tipo de restricción en cuanto a forma de redacción o extensión.

En OPTIMA3® todos los elementos registrados tienen que ser nombres y únicamente nombres. No se puede Registrar nada que contenga un verbo. Por otra parte, Registrar tiene que hacerse buscando la máxima eficiencia, es decir, con el menor número posible de palabras.

En GTD®, anotar «comprar regalo de cumpleaños para Carlitos» sería Capturar de forma correcta. Desde el punto de vista de OPTIMA3®, esto es un error, tanto metodológico como pedagógico. Lo correcto sería «Carlitos» o «regalo Carlitos», es decir, algo con nombre, breve y sin verbo, que se puede Registrar sin pensar ni decidir.

Obviamente, cuando la forma de Capturar o Registrar algo es con una foto, un audio, o un objeto en sí mismo, todo lo anterior no aplica.

En cuanto a cuándo Capturar o Registrar

En OPTIMA3®, la forma óptima de Registrar es hacerlo en el mismo momento en que el elemento potencialmente relevante aparece por primera vez, ya que lo que se persigue es generar un hábito, es decir, un automatismo que se active de manera inconsciente cada vez que aparece un elemento potencialmente relevante.

En GTD®, se puede Capturar cuando quieras, es decir, puedes Capturar un elemento la primera vez que llama tu atención, pero también puedes decidir no hacerlo en ese momento y dejarlo para capturarlo, si quieres, la próxima vez que llame tu atención.

Desde el punto de vista de OPTIMA3®, la práctica que plantea GTD® es otro error metodológico y pedagógico, en la medida que dificulta el desarrollo y mantenimiento del automatismo y, además, permite pensar y decidir (si capturarlo o no).

Conclusión

Aunque parecidos, los comportamientos de Capturar y Registrar presentan diferencias muy significativas.

Mi opinión profesional1 es que la forma en que está planteado el paso de Capturar puede dificultar tanto su comprensión, como su aprendizaje y puesta en práctica, pero sobre todo su aprovechamiento. Esta afirmación se basa en lo siguiente:

  • Considero metodológicamente incorrecto y pedagógicamente contraproducente que «vaciar» aparezca tanto en el paso de Capturar como en el de Aclarar. Metodológicamente incorrecto, porque «vaciar» no forma realmente parte del comportamiento Capturar, sino que es un paso posterior que se aplica cuando las cosas ya han sido capturadas. Pedagógicamente contraproducente porque genera confusión al delimitar en qué consiste concretamente el comportamiento Capturar, solapándolo con Aclarar.
  • Son muchas las personas que anotan «tareas». Esto significa que piensan y deciden antes de anotar un recordatorio de lo que han decidido. Desde el punto de vista de GTD®, estarían haciendo algo parecido a Capturar+Aclarar+Organizar, pero todo a la vez. En GTD®, «comprar pilas alcalinas» es una redacción válida tanto para algo Capturado, como para algo Aclarado y Organizado. El hecho de no marcar claramente la diferencia entre el nuevo comportamiento que se plantea y el antiguo – cosa que sí hace OPTIMA3® – dificulta su comprensión.
  • El hecho de que Capturar pueda hacerse de manera opcional y sin restricciones en la forma de hacerlo, hace que las personas que ya anotan «tareas» apenas perciban diferencia alguna entre el nuevo comportamiento que se les ofrece y el comportamiento que ya tienen, lo que lógicamente se traduce en que tampoco le vean un beneficio adicional a adoptarlo. En consecuencia, Capturar se percibe a menudo como «hacer más de algo que no es particularmente útil», lo que genera resistencia y dificulta su adopción.
  • El principio fundamental de la generación de hábitos es la repetición. En esencia, generar un hábito es conseguir que un comportamiento concreto deje de ser gestionado por el Sistema 2 y pase a ser gestionado por el Sistema 1 (Kahneman). Intentar generar hábitos teniendo que pensar y decidir es como intentar aprender a flotar llevando puesto un cinturón de plomo.
  • El poder Capturar unas cosas sí y otras no, incorpora una aleatoriedad y una inconsistencia que dificulta la repetición y, por tanto, el desarrollo del hábito.
  • La libertad para utilizar verbos al Capturar facilita tener que pensar y decidir antes de hacerlo. Cuando el verbo que se va a utilizar no es evidente, aumenta además la probabilidad de no Capturar en el momento y dejarlo para más adelante. Todo esto dificulta también la repetición y, por consiguiente, el desarrollo del hábito.
  • En la medida que se permite pensar y decidir antes de Capturar, se favorece mantener el hábito de decidir en caliente, es decir, se dificulta la adquisición del hábito de enfriar el pensamiento, que es el principal valor añadido del paso Registrar en OPTIMA3®. La utilidad indudable de enfriar el pensamiento ha sido puesta de manifiesto por numerosos expertos, entre los que se encuentran Walter Mischel y Piers Steel.

«Capturar» es un gran hábito productivo, como han experimentado miles de personas hasta la fecha. «Registrar» aprovecha todo lo que de positivo tiene Capturar, favorece su comprensión y adquisición, limita el riesgo de errores y malas interpretaciones, potencia su máximo aprovechamiento y añade beneficios adicionales – como el de enfriar el pensamiento – que multiplican su utilidad.

1 DISCLAIMER: Mi opinión profesional sobre GTD® viene avalada por mi condición de Certified Master Trainer en GTD® por la David Allen Company. Mi opinión profesional sobre OPTIMA3® viene avalada por mi condición de autor de dicha metodología.

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