El ruido conceptual como motor del aprendizaje

Uno de los rasgos diferenciales de la red productiva OPTIMA LAB es nuestro compromiso con el aprendizaje. Esto significa que uno de los principales criterios que utilizamos para evaluar la calidad de nuestro trabajo es la cantidad y la calidad del aprendizaje que se ha producido en cada ponencia, curso, taller, reunión de coaching o jornada de consultoría que realizamos. Para nosotros, el aprendizaje es la medida de la efectividad de lo que hacemos, y por ese motivo investigamos constantemente todos los factores que lo afectan, tanto positiva como negativamente, a fin de mejorar cómo facilitarlo y potenciarlo.

Ya adelanto que carezco de evidencias científicas que avalen lo que hoy en concreto voy a compartir contigo en este post. Lo que cuento es simplemente resultado de mi propio proceso de aprendizaje a lo largo de las más de 3.500 horas de experiencia que llevo acumuladas como facilitador y formador en efectividad personal.

Mi punto de partida es muy simple: «si una persona cree que ya sabe algo, es incapaz de aprender nada nuevo sobre ello». En mi opinión, tener este principio en cuenta es absolutamente fundamental a la hora de diseñar cualquier cosa destinada a ser aprendida, tanto si es un manual de instrucciones, como si es una receta de cocina o una metodología.

En el caso concreto de la productividad personal, si alguna vez has intentado explicar a otra persona qué es GTD®, habrás sufrido un pequeño calvario con ciertos conceptos. ¿Por qué? Porque GTD® ignora este principio fundamental que acabo de comentar y además de usar un buen número de conceptos y expresiones comunes, los usa con un significado distinto de su significado común. Algunos de estos conceptos son «proyecto», «lista», «acción», «a la espera» o «algún día/tal vez».

Por ejemplo, todo el mundo en una organización ha oído en algún momento de su vida profesional la palabra «proyecto», por lo que ya cuenta con una imagen y un significado de ese concepto. Así, para la mayoría de la personas, un proyecto es algo en lo que generalmente interviene un número significativo de gente, suele contar con un presupuesto más o menos importante, es relativamente complejo y puede prolongarse durante un periodo bastante amplio de tiempo. Sin embargo, en GTD®, «un proyecto es cualquier resultado que requiere más de un paso y puede completarse en el plazo de un año».

Si aplicamos esta definición, «tareas» como hacerle una revisión al coche serían en realidad un «proyecto», ya que necesitas llamar para pedir cita, luego tienes que llevarlo al taller, esperar a que te avisen cuando esté terminado (o que te pasen un presupuesto si surge algo inesperado) y finalmente ir a recogerlo (para lo cual es posible que también necesites pedirle a alguien que te lleve). Cada uno de estos pasos es independiente del anterior y tiene lugar en momentos y circunstancias distintas, por lo que cada uno de ellos es una «acción». Por ejemplo, «llamar para pedir cita» es algo que puedes hacer en cualquier momento y lugar, siempre que tengas un teléfono a mano. Sin embargo, para poder «llevar el coche al taller» tienes que estar necesariamente en el mismo lugar en que esté el coche, sea en tu casa o en tu trabajo, y tienes que hacerlo en un momento concreto (el día y la hora en que te han dado cita). En GTD®, cada uno de estos pasos es una «acción», es decir, una «actividad física y visible que permite que algo avance» (en este caso la revisión de tu coche).

¿Cuál es el problema desde el punto de vista del aprendizaje? Que cuando una persona que ya conoce con anterioridad conceptos como «proyecto» o «acción» los escucha o lee por primera vez en relación con GTD®, ignora la explicación sobre su significado porque (cree que) ya lo conoce, es decir, es víctima del pensamiento supositorio. Y, en consecuencia, como realmente sigue sin saber el verdadero significado de estos conceptos, va a aplicar necesariamente mal la metodología. Para esa persona, seguirá siendo absurdo llamar «proyecto» a algo «tan fácil» como pasar la revisión del coche. Para ella, eso seguirá siendo una «tarea» o, casi peor, puede que pase a considerarlo una «acción».

Este mismo problema se replica una y otra vez a lo largo de la metodología. Así, para la mayoría de la gente una «lista» es una secuencia de tareas, generalmente con un formato de una o más columnas. Sin embargo, en GTD®, «lista» es cualquier recordatorio visible. De hecho, en GTD®, el calendario es una «lista» de las acciones que tienes que realizar en fechas y momentos concretos, junto a recordatorios de información que es relevante en fechas concretas. Sin embargo, poca gente llamaría «lista» a su calendario…

De forma análoga, para la mayoría de la gente, una lista «a la espera» contiene cosas que aún no van a hacer (porque están «a la espera» de decidir si hacer algo con ello o no). Estas cosas deberían estar en realidad en una lista «algún día/tal vez». Por el contrario, en GTD®, la «lista a la espera» contiene acciones que realizan otras personas (lo que mucha gente organiza en listas bajo el nombre de «pendientes»).

Del mismo modo, un tablero de Pinterest con imágenes de etiquetas de vinos que te gustaría probar o de carteles de películas que te gustaría ver es un ejemplo estupendo de una lista «algún día/tal vez», aunque para nada tenga aspecto de «lista».

Podría seguir poniendo ejemplos, pero creo que queda suficientemente claro.

En los cursos de formación GTD® oficial, todos estos conceptos se explican y trabajan en detalle con numerosos ejercicios y dinámicas, por lo que aseguramos su correcta comprensión.  El problema está – y hablo de mi propia experiencia – cuando te acercas a la metodología de forma independiente y autodidacta, creyéndote que has entendido lo que has leído y aplicándolo mal, hasta que te caes unas cuantas veces del carro y descubres que la realidad es muy distinta de lo que pensabas.

OPTIMA3® tiene en cuenta esta problemática y la he diseñado pensando desde el minuto cero en cómo facilitar al máximo su aprendizaje, también el autodidacta. Por eso, todos sus términos son:

  1. intencionalmente «raros» o «extraños», para asegurar que su significado sea desconocido o
  2. su significado coincide con el que la gente ya tiene sobre ese concepto o expresión

Por ejemplo, en lugar de «listas», en OPTIMA3® se usan «vistas». Si ya sabes lo que es una vista, comprobarás que el significado es el que ya conoces. Si no, tendrás que aprender necesariamente qué es una «vista», por lo que evitamos el riesgo de que «creas que ya lo sabes» y te quedes sin aprenderlo.

Otra diferencia es que todos los conceptos en OPTIMA3® son acrónimos de 3 letras (no, no es una coincidencia 😉 ). Así, las «acciones» dejan paso a las UPAs (Unidades Personales de Acción) y los «proyectos» a los RATs (Resultados Alcanzables Tachables) y a los RFTs (Resultados Finales Tachables). Por otra parte, no existe ninguna lista «calendario», sino una vista FOC (Fechas Objetivas Concretas) en la que únicamente hay UPAs con fecha objetiva. Tampoco existe una lista «a la espera», sino una vista LHO (Lo Hacen Otros). En cuanto a las posibilidades que se enfrían (aquí no se incuba, ya explicaré otro día por qué), están en las vistas ESN (Esta Semana No) y ETD (El Tiempo Dirá). Los contextos se combinan con el tiempo y la energía, incorporan el principio de máxima eficiencia y evolucionan a COEs (Circunstancias Óptimas de Ejecución), dentro de los cuales están los «COEs Matrioska», sobre los que también escribiré en su momento. Además, aparecen nuevas vistas específicas, como FRF (Fechas de Referencia Futura), DAO (Debo A Otros) o YCO (Yo Con Otros).

Por cierto, si sientes curiosidad sobre los nombres en la versión en inglés de la metodología, son: PAU (Personal Action Unit), SAR (Specific Achievable Result), SFR (Specific Final Result), SOD (Specific Objective Dates), OEC (Optimal Execution Circumstances), ODI (Others Do It), IOO (I Owe Others), IWO (I With Others), NTW (Not This Week), TWT (Time Will Tell) y FRD (Future Reference Dates).

Si todo lo anterior te parece un poco (o un mucho) «lioso» o «complicado», me alegro un montón, porque de eso precisamente se trata. Vas a tener que invertir tiempo en a) comprender y, b) memorizar todos esos acrónimos y sus respectivos significados. La buena noticia es que hemos eliminado el riesgo de que «creas» que ya sabes lo que significan y te quedes sin aprenderlo. Todos los acrónimos de OPTIMA3® parecen ruido porque son ruido. Son «ruido conceptual», totalmente intencional, porque la extrañeza es la fuente de la curiosidad, la curiosidad es la chispa del interés y el interés, junto a la voluntad de aprender, es el motor del aprendizaje.

Comunicación efectiva: Principio de Cooperación de Grice

Como ya se ha explicado por aquí, la materia prima del trabajo del conocimiento es el conocimiento y este se expresa en palabras. Sin embargo, a pesar de la importancia de las palabras, la mayoría de los profesionales del conocimiento desconoce el impacto que el mal uso de las palabras produce en tanto en su efectividad como en la de los demás.

Desde el punto de vista de la efectividad, la eficacia consiste en decidir las cosas correctas, entendiendo como correctas las opciones que aportan más valor y contribuyen de forma más significativa a los resultados en cada momento. Por su parte, la calidad de los procesos de toma de decisiones viene condicionada en gran medida por la calidad de la información que manejamos para decidir. Por tanto, el uso efectivo de las palabras es crítico, ya que las palabras transportan gran parte de la información que se utiliza en los procesos de toma de decisiones.

En mi experiencia, muchos de los problemas que encontramos en el campo de la efectividad se deben a malos hábitos de comunicación, es decir, a una comunicación poco o nada efectiva. Por eso, las metodologías de efectividad personal más recientes, como por ejemplo OPTIMA3, incluyen hábitos productivos relacionados específicamente con la comunicación efectiva.

En el libro que estoy leyendo actualmente, The Organized Mind, el escritor y neurocientífico Daniel Levitin aborda el problema de la sobrecarga de información, explicando el porqué de sus efectos y proponiendo soluciones. En uno de los capítulos del libro menciona a Paul Grice, un filósofo del lenguaje experto en pragmática, es decir, en cómo el contexto en el que tiene lugar la comunicación influye en la interpretación de su significado y a John Searle, otro filósofo del lenguaje especializado en la intencionalidad de la comunicación.

Grice en particular plantea una serie de condiciones para que nuestro interlocutor entienda lo que le estamos diciendo, una especie de requisitos que todos los participantes en cualquier conversación deben cumplir para que la conversación sea coherente. Estas condiciones se agrupan bajo el denominado Principio de Cooperación. Este principio se concreta en una serie de categorías, denominadas máximas de conversación, las cuales describen cómo ha de ser lo que se dice en una conversación, para que ésta sea más precisa y menos ambigua, es decir, para que la comunicación sea lo más efectiva posible. Las máximas son las siguientes:

  1. Máxima de cantidad. Guarda relación con la cantidad de información que se aporta a la conversación. Contempla dos aspectos:
    1. Que tu contribución sea tan informativa como es preciso, es decir, no aportar información de menos.
    2. Que tu contribución no sea más informativa de lo que es preciso, es decir, no aportar información de más.
  2. Máxima de calidad. Guarda relación con el rigor y la veracidad de la información que se transmite. Contempla dos aspectos:
    1. Evita decir nada que sepas que es falso, es decir, evita mentir deliberadamente.
    2. Evita decir nada sobre lo que no tengas evidencias suficientes, es decir, evita el pensamiento supositorio.
  3. Máxima de forma. Guarda relación con la manera en que te expresas. Contempla cuatro aspectos:
    1. Evita utilizar palabras cuyo significado pueda ser desconocido para la otra persona, es decir, comunica con la máxima sencillez posible.
    2. Evita la ambigüedad, es decir, asegúrate de que lo que dices es lo más concreto y menos interpretable posible.
    3. Sé breve, es decir, evita «enrollarte». Se puede aportar mucha información de calidad en pocas palabras y se pueden decir muchas cosas sin que aporten ninguna información de valor.
    4. Mantén un orden, es decir, que tu comunicación tenga una estructura coherente fácil de seguir por la otra persona.
  4. Máxima de relación o pertinencia, es decir, que la información que aportas sea útil y relevante para la conversación.

Vamos a ver algunos ejemplos.

Ejemplo 1: Si a preguntas como ¿qué tal el día en el trabajo? o ¿qué vas a hacer esta noche? se responde «mal» o «salir», nos encontraríamos ante un incumplimiento de la máxima 1.1, ya que las preguntas llevan implícitas la expectativa de una respuesta que incluya cierto nivel de detalle y la otra persona responde de manera claramente no-cooperativa desde el punto de vista de lo que es una comunicación efectiva. Lo mismo ocurriría si pides una carta de recomendación a tu antiguo jefe y te envía algo como «la profesionalidad de X durante los años que hemos trabajo juntos ha sido correcta y en su rendimiento ha estado en la media de la organización».

Ejemplo 2: Si preguntas a un compañero si sabe dónde está la grapadora y te responde algo así como «sí, está en la mesa pequeña junto a la impresora, en el mismo sitio en el que la dejaste la semana pasada y del que te he dicho que la quites varias veces», nos encontraríamos ante un incumplimiento de la máxima 1.2, ya que la respuesta incluye información adicional innecesaria, cuya intención es «regañar» a la otra persona por su comportamiento, lo que también es un comportamiento no-cooperativo.

Ejemplo 3: Si hoy es lunes y preguntas a alguien si sabe si ha venido a la oficina X y te responde «X siempre viene a la oficina los lunes», estaríamos ante un incumplimiento de la máxima 4, ya que esa información no responde a la pregunta y, por tanto, no aporta nada a la conversación. Ante una pregunta cerrada, lo único correcto es «sí/no/no sé».

Ejemplo 4: Si a la pregunta del Ejemplo 3 la otra persona responde «sí», porque cree que sí ha venido, pero no la ha visto en realidad, estaríamos ante un incumplimiento de la máxima 2.2, es decir, ante un ejemplo claro de pensamiento supositorio.

Como puedes comprobar, los incumplimientos de estas máximas son bastante frecuentes en el día a día, lo cual explica muchas de las ineficiencias, y también muchos de los conflictos interpersonales, que existen tanto en las organizaciones como en nuestro ámbito privado.

En OPTIMA LAB somos muy conscientes del impacto de la comunicación en la efectividad, y por eso utilizamos habitualmente lo que llamamos el «Modelo de Competencias de Comunicación Artesana», sobre el que escribiré con más detalle en otro momento. Este modelo de comunicación se basa a su vez en el Modelo OPTIMA3 de Comunicación Efectiva y es uno de los rasgos que nos caracteriza y distingue como facilitadores y formadores, razón por la que lo consideramos una parte esencial de nuestra proposición de valor.

Descubrir el Principio de Cooperación de Grice ha sido una agradable sorpresa ya que, curiosamente, todas las máximas anteriores están incluidas, junto a otras complementarias, en los dos modelos de comunicación anteriores. Esto es una excelente noticia, porque significa que muchas de las prácticas que aplicamos en OPTIMA LAB tienen, además de la validez empírica que nosotros mismos hemos comprobado, un fundamento teórico, lo cual supone otro aliciente más para seguir adelante haciendo camino.

Pensar y decidir sobre objetos y significados

Para muchas personas, OPTIMA3® o GTD® son metodologías «complejas» o, al menos esa es la sensación que tienen. En realidad, estas metodologías son tan simples como el mecanismo de un lápiz y por eso cualquier persona puede usarlas. El motivo por el que son tan simples es que todo el mundo sabe capturar cosas, decidir sobre ellas, ponerse recordatorios, revisar listas y hacer cosas.

La supuesta complejidad de OPTIMA3®, o de GTD®, es en realidad la complejidad del día a día. La mayoría de los sistemas de organización personal fracasan, entre otras razones, porque ofrecen una visión artificialmente sobre-simplificada de la realidad, es decir, porque transmiten la sensación de que las cosas son mucho más sencillas de lo que realmente son. Por eso, cuando la gente empieza a usar metodologías «serias» como OPTIMA3® o GTD®, y descubre la complejidad real de su día a día, en lugar de admitir que han estado viviendo en algo parecido a los Mundos Pinypon hasta ese momento, lo que hace es culpar a la metodología en lugar de a la complejidad de sus vidas.

Mi sensación es que, durante el proceso de gestación de GTD®, David Allen se encontró de manera habitual, como nos encontramos todos los formadores en efectividad personal, con este tipo de queja recurrente, y que eso pudo influir en la forma final de la metodología. Insisto en que es una impresión muy personal, carente de ningún tipo de evidencia o confirmación. El caso es que, como ya he comentado por aquí, creo que determinados aspectos de GTD® pueden resultar excesivamente simplificados para determinado tipo de personas, y eso se nota en la dificultad que conlleva para ellas la comprensión y aplicación de esos aspectos de la metodología.

Uno de los objetivos de OPTIMA3® es precisamente profundizar en estos aspectos sobre-simplificados, con la intención de facilitar su comprensión y aplicación a todo el mundo. Por ejemplo, el paso de Procesar o Aclarar de GTD® es uno de los aspectos que en OPTIMA3® se aborda de forma diferente, más «compleja» dirían algunos 😉 Vamos a ver cómo.

Cuando procesamos o aclaramos en GTD® lo hacemos con cada «objeto» de la bandeja de entrada, pero también lo hacemos – simultáneamente – con su «significado». La pregunta «¿qué es?» que aparece en los diagramas de flujo de GTD® parece referirse únicamente al «objeto», pero la metodología aclara que en realidad se refiere – sobre todo – a «¿qué significado tiene esto para mí?». A partir de aquí, tenemos un problema potencial entre manos, ya que lo que hay que hacer con el «objeto» puede coincidir o no con lo que hay que hacer con su «significado». De hecho, en algunos casos coincide y en otros – en la mayoría – no coincide.

En OPTIMA3® el paso de GTD Procesar o Aclarar se llama Transformar y Concretar. «Transformar» porque se transforman «cosas» en «objetos» y «significados». «Concretar» porque cualquier Compromiso resultante de Transformar un «significado» tiene que ser «tachable», bien sea una UPA o un RAT.

En GTD®, las preguntas iniciales al Procesar o Aclarar son «¿qué es?» (que a su vez incluye «¿qué significado tiene para ti?») y, a continuación, «¿requiere acción?». Sin embargo, cuando en OPTIMA3® Transformamos y Concretamos, lo que hacemos es un proceso dual que abarca tanto al «objeto» como a su «significado», pero en lugar de simultáneamente, como en GTD®, lo hacemos por separado.

Al Transformar, primero tomamos el «objeto» y nos preguntamos «¿qué es esto?». A diferencia de en GTD®, la pregunta se refiere únicamente al objeto físico. Algunas respuestas posibles pueden ser: un email, una llamada perdida, un post-it, una foto, un folleto publicitario, etc.

En un segundo paso, pensamos en el «significado» del «objeto» y nos preguntamos «¿qué significado tiene para mí?». Algunas respuestas posibles pueden ser: una petición de mi jefe, un cliente que ha intentado localizarme, un idea para estas vacaciones, un compromiso que he adquirido, SPAM, etc.

El tercer paso sería hacernos una serie de preguntas únicamente sobre el «significado»:

  1. ¿Tengo que hacer algo con ello antes de una fecha objetiva?
  2. ¿Si no hago nada con ello en los próximos 7 días, puede tener consecuencias indeseables para mí?
  3. ¿Tengo un compromiso firme de hacer algo con ello en los próximos 7 días?
  4. Si la respuesta a las tres preguntas anteriores es «no», entonces es necesaria una cuarta pregunta: ¿Necesito revisarlo por si quiero o tengo que hacer algo con ello en un futuro?

Si la respuesta a alguna de las tres primeras preguntas es «sí», entonces ese «significado» es un Compromiso y requiere acción. En ese caso, hay que Concretar cuál es el RAT deseado y la primera UPA para alcanzarlo. Luego hay que seguir pensando y decidiendo sobre ello para, una vez decidido, generar los recordatorios correspondientes y organizarlos.

Si la respuesta a las tres primeras preguntas es «no» y la respuesta a la cuarta pregunta es «sí», entonces ese «significado» es una Posibilidad, que hoy por hoy no requiere acción. En ese caso, hay que generar el recordatorio correspondiente y organizarlo.

Como puedes ver, el resultado de Transformar un «significado» que requiere, o puede requerir acción, es decir, un Compromiso o una Posibilidad, siempre da lugar a la generación de recordatorios, que luego hay que organizar. Además, en el caso concreto de los Compromisos, antes de generar los recordatorios, hay que Concretar cuál es el RAT deseado y la primera UPA.

Si la respuesta a las cuatro preguntas anteriores es «no», entonces podemos Ignorar el «significado» y hemos terminado de Transformarlo y Concretarlo, ya que no necesitamos generar ni organizar ningún recordatorio.

Una vez Transformado y Concretado el «significado», el cuarto paso consiste en hacernos preguntas únicamente sobre el «objeto» para Transformarlo:

  1. ¿Me puede servir? Si no me puede servir, entonces ese «objeto» es Basura y hay que tirarlo.
  2. Si me puede servir, entonces la siguiente pregunta es ¿está relacionado con alguna de mis UPAs o RATs actuales?
    1. Si no está relacionado con ninguna de mis UPAs o RATs actuales, entonces el «objeto» es Material de Archivo y debo organizarlo (archivarlo) en el Archivo correspondiente.
    2. Si está relacionado con alguna de mis UPAs o RATs actuales, entonces el «objeto» es Material de Soporte y debo organizarlo (conservarlo) en el contenedor temporal adecuado hasta que se completen las UPAs o RATs correspondientes

Como ves, las únicas tres opciones aplicables a un «objeto» son tirarlo, conservarlo en un contenedor temporal, por si es necesario para una UPA o un RAT, o archivarlo. En el caso de conservarlo para una UPA o RAT, una vez completada la UPA o alcanzado el RAT, habría que tirar el «objeto» o archivarlo.

¿Dónde está entonces el problema con GTD®? Vamos a ver algunos ejemplos.

Ejemplo 1: Encuentro en el buzón de casa un folleto publicitario sobre reparación de tejados y yo estoy pensando reparar el tejado de casa este verano. ¿Cómo proceso o aclaro y, sobre todo, cómo organizo eso en GTD®? ¿Lo archivo o lo incubo? La respuesta es poco evidente y, de hecho, la opinión está normalmente bastante repartida entre ambas opciones. ¿Por qué? Muy sencillo, porque el «significado» es lo que en OPTIMA3® llamamos una Posibilidad y por tanto deberíamos generar un recordatorio y «enfriarlo» (en OPTIMA3®) o «incubarlo» (en GTD®). Sin embargo, el «objeto» es Material de Archivo y por tanto debería archivarse. De ahí surge la confusión.

Por cierto,  habrás observado que en OPTIMA3® no se «incuba», sino que se «enfría». Escribiré un post detallado sobre por qué esto es así y cómo y con qué contenedores se «enfría».

Ejemplo 2: Un amigo me recomienda una serie que le ha encantado y yo apunto el nombre de la serie en un post-it. En este caso, el «significado» es «una serie que podría querer ver algún día», es decir, es también una Posibilidad, como en el Ejemplo 1. Lo que tengo que hacer con ese «significado» es lo mismo de antes, es decir, generar un recordatorio y enfriarlo. A diferencia de lo que ocurría en el Ejemplo 1, aquí el «objeto», o sea, el post-it, es Basura, por lo que debería tirarlo.

Ejemplo 3: Mi jefe me envía un Whatsapp pidiéndome que le envíe un email con el informe final de un proyecto en cuanto lo tenga. En este caso, el «significado» es «una petición de mi jefe» y requiere acción por mi parte. De hecho, requiere varias acciones, ya que primero tengo que pedir las cifras a Finanzas, por lo que tendré que generar recordatorios para el RAT (informe final del proyecto X enviado a mi jefe) y una primera UPA (enviar email a Finanzas pidiéndoles las cifras del proyecto X), y luego organizarlos en mi sistema. Por su parte, el «objeto» no requiere ninguna acción, es decir, es Basura. No hace falta que lo borre, pero una vez Transformado, puedo olvidarme del Whatsapp.

Ejemplo 4: En lugar de un Whatsapp, mi jefe me pide lo mismo por email. Desde un punto de vista lógico, el tratamiento debería ser idéntico al del Ejemplo 3 y así suele ser en lo que atañe al «significado». Sin embargo, muchas personas considerarían que es ¿necesario? conservar el email del jefe para poder enviarle el informe. ¿Absurdo? Sin duda, pero es lo que hay. En ese caso, el «objeto» email de tu jefe sería Material de Apoyo (en GTD®) o Material de Soporte (en OPTIMA3®) y habría que organizarlo (conservarlo) en un contenedor temporal hasta utilizarlo.

Ejemplo 5: Tengo la garantía de una TV que acabo de comprar. El «significado» de la garantía es «un documento que me puede hacer falta si se estropea la TV». La respuesta de las cuatro preguntas anteriores es «no», por lo que podemos Ignorarlo, ya que no necesitamos generar ningún recordatorio ni organizarlo. Sin embargo, el «objeto» me puede servir y no está relacionado con ninguna de mis UPAs o RATs actuales, por lo que es Material de Archivo y debo organizarlo (archivarlo) en el Archivo correspondiente.

Estos cinco ejemplos nos demuestran la independencia entre los «objetos» y sus «significados»:

  • En el Ejemplo 1, el recordatorio asociado al «significado» se enfría, mientras que el «objeto» se archiva como Material de Archivo.
  • En el Ejemplo 2, el recordatorio asociado al «significado» se enfría, mientras que el «objeto» se tira como Basura.
  • En el Ejemplo 3, los recordatorios asociados al «significado» se organizan en dos contenedores distintos (el RAT en uno y la UPA en otro), mientras que el «objeto» se tira como Basura.
  • En el Ejemplo 4, los recordatorios asociados al «significado» se organizan en dos contenedores distintos (el RAT en uno y la UPA en otro), mientras que el «objeto» se conserva como Material de Soporte.
  • En el Ejemplo 5, el «significado» se ignora, al no necesitar recordatorio alguno, mientras que el «objeto» se archiva como Material de Archivo.

Muchas de las prácticas más improductivas que lastran la competitividad de las organizaciones tienen que ver con la burocracia absurda e innecesaria que se ha ido creando en torno a la gestión de «objetos» y, en concreto, del email. Una obsesión improductiva que, paradójicamente, va asociada a una gestión cada vez más superficial, ineficaz e ineficiente de los «significados».

En un mundo en el que – cada vez más – falta tiempo para tanta información, aprender a gestionar por separado los «objetos» y sus «significados» nos permite no solo una mayor claridad a la hora de pensar y decidir sobre ellos, sino que además ayuda a entender que lo que hay que hacer con los «significados» es con frecuencia independiente de lo que hay que hacer con los «objetos», y mucho más relevante. Si sabemos dónde reside el valor del trabajo en el trabajo del conocimiento, este puede ser un muy buen primer paso para dejar de prestar toda esa atención innecesaria a lo superfluo y empezar a prestársela a lo que es realmente significativo.

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