Clasificar, o cómo perder tiempo sin trabajar

Uno de los hábitos más improductivos y absurdos que existe es el de «clasificar» emails. A pesar de ello, son muchas las personas que creen que clasificar sus emails es una de las actividades más importantes para su organización personal. Es más, hay quienes creen incluso que sus problemas de organización se deben en parte a que no lo clasifican lo suficiente… El problema de esta creencia es que, debido a ella, mucha gente desperdicia de manera habitual una cantidad considerable de recursos en clasificar su correo electrónico, en lugar de aprovechar esos recursos para aportar valor a su trabajo.

Organizarse sirve para liberar carga cognitiva sobre el cerebro y ser una persona organizada conlleva desperdiciar cero recursos en actividades que aportan nulo valor, como es el caso de tener que recordar dónde están las cosas.

Por ejemplo, dejar el móvil siempre en un mismo sitio libera al cerebro de la carga que supone tener que recordar dónde se ha dejado en cada ocasión. Esto sucede gracias a que la repetición de comportamientos da lugar a la creación de conexiones neuronales que automatizan el proceso de recuperación de la información. Este proceso automatizado es incomparablemente más eficiente en términos de consumo de energía mental, debido a que la diferencia en el consumo de energía mental que existe entre que una actividad se lleve a cabo de forma consciente o inconsciente puede llegar a ser de un 95%.

Si una persona tiene el mal hábito de dejar el móvil cada vez en un sitio distinto, su cerebro va a necesitar llevar a cabo un proceso consciente para recordar dónde lo ha dejado en cada ocasión. Sin embargo, si tiene el buen hábito de dejar siempre el móvil en el mismo sitio, su cerebro generará una relación entre un espacio físico y un significado, es decir, acotará una zona del espacio en el que habitualmente se mueve y, por decirlo de algún modo, asignará a ese espacio el significado «lugar habitual del móvil», lo cual hará innecesario tener que recordar dónde está, ya que el cerebro siempre sabrá dónde está.

Clasificar es útil cuando significa organizar bien, es decir, cuando sirve para liberar la carga cognitiva sobre el cerebro. Clasificar es inútil, además de contraproducente, cuando significa organizar mal, es decir, cuando se limita a distribuir o reagrupar la información sin liberar la carga cognitiva sobre el cerebro o, en el peor de los casos, incluso aumentándola.

Por desgracia, lo que hace la mayoría de las personas al «clasificar» su correo electrónico es organizar mal.

Vamos a ver a qué me refiero concretamente con un ejemplo. Supongamos que la persona protagonista del ejemplo se encuentra con estos seis emails en su bandeja de entrada:

  1. Un email de Cliente1 haciendo una consulta sobre un elemento de la propuesta comercial para la Fase II de su Proyecto A. Para poder responder a esa consulta, nuestra persona protagonista necesita antes hablar el tema con su Superior.
  2. Un email de su Superior diciendo que tienen que reunirse para revisar los plazos del presupuesto del Proyecto B, que también es para el Cliente1.
  3. Otro email de Cliente1 diciendo que ha detectado un error en la factura de la Fase I del Proyecto A. Para poder responder a ese email, es necesario hablar antes con Financiero.
  4. Un email de Financiero diciendo que necesita aclarar con nuestra persona protagonista unas dudas sobre el presupuesto del Proyecto B de Cliente1.
  5. Otro email de su Superior con los análisis de riesgos de la Fase II del Proyecto A del Cliente1 y del Proyecto C del Cliente2, para que los lea con detenimiento y los conserve durante el tiempo que estén activos esos proyectos.
  6. Un email de Cliente2 pidiendo un aplazamiento en el pago de la factura de los servicios del Proyecto C. Para responder a ese email, primero hay que conseguir la aprobación del Superior y, a continuación, la aprobación de Financiero.

Esto puede parecer un poco complejo, pero refleja bastante bien la vida real de muchas organizaciones.

En mi experiencia, un porcentaje muy considerable de personas mantendría estos seis emails en su bandeja de entrada después de haberlos leído, al margen de lo que adicionalmente hicieran con ellos. Esto, de por sí, ya es una pésima forma de organizar, porque se están mezclando en un mismo sitio elementos con significados distintos, es decir, «emails que aún no he leído y no sé de qué van» junto a «emails que ya he leído y sé de qué van».

Las formas de «clasificar» estos emails suelen ser de lo más variopinto. Por ejemplo, habría muchas personas que los marcarían como «no leído», para recordar que tienen que hacer cosas con ellos. De todas la posibles, esta es la peor forma de clasificar de todas, ya que aumenta extraordinariamente la carga cognitiva sobre el cerebro, que tiene que recordar constantemente qué emails son no leídos «de verdad» y cuáles son no leídos «de mentira».

Otra forma de clasificar es asignar marcadores de colores según diversos criterios, todos ellos igual de ineficientes. Por ejemplo, hay quien usaría un mismo color para identificar los emails de un mismo Proyecto. Si este fuera el criterio elegido, los emails 1 y 3 irían en un color, el 2 y 4 en otro, el 6 en un tercer color y con el 5 tendríamos un problema, ya que pertenece a dos proyectos distintos. Si quisiéramos además distinguir las Fases I y II del Proyecto A, la cosa se complicaría aún más.

Otra posibilidad sería asignando un color por Cliente. Si este fuera el criterio elegido, los emails 1, 2, 3 y 4 irían en un color, el 6 en otro color y con el 5 volveríamos a tener un problema, ya que pertenece a dos clientes distintos.

Una tercera alternativa sería clasificar por persona. Se podría usar un color para los emails que hay que ver con el Superior, otro color para Financiero, otro para Cliente1 y otro para Cliente2. Este planteamiento es aún más ineficiente que los anteriores, porque habría que ir cambiando de color a los emails según se fuera avanzando con ellos… Además, cuando un email involucra a varias personas, ¿qué color se elige?

Llegados a este punto, y por difícil que parezca, hay quienes empeorarían aún más la situación asignando prioridades, es decir, añadiendo un extra de carga cognitiva a su cerebro, de tal forma que cada uno de los 6 emails incorporaría información adicional (inútil) sobre su prioridad. Evidentemente, una prioridad que además de subjetiva es cambiante y que, en la gran mayoría de los casos, no tendrá nada que ver con el orden real en que se aborden los temas después…

En lugar de colores, otras personas preferirían clasificar usando carpetas. La ineficiencia y la inutilidad de las carpetas es la misma que la de los colores, ya que se trata únicamente otra forma distinta de hacer mal las cosas.

¿El resultado de «clasificar»? Energía mental desperdiciada, avance nulo en cuanto a trabajo realizado, carga cognitiva igual o superior a la inicial, sensación de agobio porque hay «mucho trabajo pendiente» en esos emails…

Lo que me resulta más llamativo de todo esto es que luego la gente se sorprenda del nivel de estrés que tiene, de no llegar a nada, de que se le olviden cosas importantes, de que les cueste enfocarse en lo relevante o de no parar de hacer cosas en todo el día y sentir que no hacen nada… Lo realmente extraño sería que ocurriera lo contrario.

Abrir un email, echarle un vistazo y volver a cerrarlo, aporta valor cero al trabajo. El mismo valor cero que aporta ponerle «colorines» o «banderitas». Clasificar emails es una pérdida de tiempo que solo sirve para generar una falsa y momentánea sensación de control y como autojustificación para no trabajar en lo que de verdad importa.

En serio, si hay un mal hábito particularmente ineficiente y estresante, ese mal hábito es clasificar emails.

Afortunadamente, hay otra forma de gestionar el email. En un próximo post, veremos cuál es la alternativa efectiva a «clasificar», así que no te pierdas «Evidenciar, o cómo pensar para aportar valor».

La efectividad personal es una competencia universal

Circula por ahí una frase, atribuida a Goebbels, que afirma que «una mentira repetida mil veces se convierte en una verdad». Lo mejor del caso es que la frase en sí es un ejemplo de ello, ya que Goebbels nunca la dijo. La frase correcta, pronunciada en un discurso a las SA el 25 de agosto de 1934, es «si se dice una gran mentira y se repite con bastante frecuencia, al final la gente la creerá».

En el campo de la efectividad personal ocurre algo parecido. Desde hace algún tiempo, es habitual encontrar voces, algunas de ellas supuestamentes expertas, que intentan desprestigiar tanto los últimos avances de la neurociencia, como las metodologías basadas en ellos. Estas voces afirman que dichos avances son «cuestionables» ya que – según ellas – únicamente se cumplen en algunos casos. Estas mismas voces aseguran además que no existe ningún método perfecto porque cada «persona es distinta y necesita su propio método a medida».

Obviamente, ambas afirmaciones, además de ser una estupidez, son mentira. Todas las personas compartimos una misma biología, lo que hace que nuestros comportamientos primarios sean idénticos. Una cosa es que alguien crea ser una excepción y otra es que realmente lo sea. Por otra parte, puede que el método perfecto exista o puede que no, pero en cualquier caso eso es independiente del hecho de que ninguna persona es tan distinta de las demás como para necesitar un método a su medida.

Lo que hacen estas afirmaciones es manipular la circunstancia de que un mismo principio universal puede por lo general expresarse – sin perder validez – de distintas formas. Mediante esta manipulación, intentan confundir a las personas haciéndolas creer que lo relevante de las metodologías son los detalles anecdóticos relacionados con «cómo» aplicar los principios, cuando lo verdaderamente relevante son los principios en sí.

Mi objetivo en este post es evidenciar que esos principios productivos universales existen y son aplicables a todas las personas, sin excepciones. Para ello, voy a centrarme tan solo en tres de los muchos principios productivos existentes. La validez de estos ejemplos, además de estar sobradamente avalada por innumerables estudios científicos, puede ser fácilmente comprobada por cualquiera.

Externalizar la memoria mejora la efectividad

La memoria es un recurso limitado y poco fiable. A día de hoy sabemos que alguna de las cosas que recordamos con nitidez y claridad podría, a pesar de ello, no haber ocurrido nunca y ser tan solo fruto de nuestra imaginación. Por otra parte, la memoria operativa o de trabajo es muy limitada en cuanto al número de elementos que puede gestionar de manera efectiva. Una de las razones para la aparición del lenguaje es precisamente la necesidad de externalizar la memoria, no solo para ampliar su capacidad, sino también para asegurar la fiabilidad de su contenido. Cuando algo se escribe, además de permanecer escrito, queda de paso a salvo de las manipulaciones de nuestra imaginación.

También sabemos que mantener algo en la memoria supone una carga cognitiva y que, además, dificulta pensar. Como dice Kahneman, «cualquier cosa en tu memoria de trabajo reduce tu capacidad para pensar». Externalizar la memoria reduce dicha carga sobre el cerebro, facilita una mejor gestión de la atención y permite utilizar esos recursos liberados para otros fines como, por ejemplo, pensar.

En este caso, el principio productivo universal sería «externalizar al máximo la memoria en contenedores de confianza» y su aplicación nos llevaría a que todas las personas – sin excepción – mejoran su efectividad cuando externalizan su memoria en contenedores de confianza.

Alinear los niveles de energía mental con la energía mental que requiere lo que se tiene que hacer mejora la efectividad

La mayoría de los cursos de #productividadbasura plantean «soluciones» como madrugar o empezar el día con las cosas más difíciles o las que nos dan más pereza. Nuevamente, esto es una estupidez con nulo fundamento científico. Lo que la ciencia sabe a día de hoy es que las horas de máxima energía mental están bastante repartidas, hasta el punto que madrugar solo beneficia al 20% de la población y hasta un 30% de la misma tiene su máxima energía mental por la tarde/noche. Esto es algo que yo mismo he podido comprobar durante los últimos seis años, preguntando sistemáticamente a miles de personas en qué momento del día tienen su máximo de energía mental.

Lo que nos dice la neurociencia es que el tiempo que nuestro cerebro es capaz de rendir al máximo antes de necesitar una recuperación prolongada es bastante limitado. El momento concreto del día en el que el cerebro se encuentra en este estado varía de unas personas a otras. Por eso, madrugar puede ser una idea fantástica para algunas personas y algo absurdo para otras. Lo que sí está claro es que:

  1. No todo lo que tienes que hacer requiere el mismo nivel de energía mental y
  2. No todo el día tienes el mismo nivel de energía mental.

El principio productivo universal sería por tanto «hacer coincidir el nivel de energía mental con el nivel de energía mental que requieren las cosas que hay que hacer», lo que nos llevaría a que todas las personas – sin excepción – mejoran su efectividad cuando alinean sus niveles de energía mental con la energía mental que requieren las cosas que tienen que hacer.

Gestionar la atención de manera adecuada mejora la efectividad

La atención es un recurso escaso que consume energía, por eso prestar atención durante mucho tiempo a algo, o tener que prestar atención a muchas cosas, produce cansancio. Desde un punto de vista puramente económico, existe una relación directa entre la forma en que se gestiona la atención y la productividad. La frase que resume esta relación sería «prestar atención más de una vez, a una misma cosa, con un mismo fin, y sin que se produzca avance alguno, es ineficiente», ya que no aumenta ni la cantidad ni la calidad del resultado. Hay pocos hábitos más improductivos que tomar un tema, dejarlo, volver a tomarlo, volver a dejarlo… Algo que muchas personas hacen muchas veces a lo largo del día, todos los días.

Aquí habría varios principios productivos universales como, por ejemplo, «prestar atención a una única cosa a la vez» o «limitar proactivamente las fuentes de interrupción», entre otros, y nos llevarían a que todas las personas – sin excepción – mejoran su efectividad cuando gestionan su atención de manera adecuada, es decir, evitando la multitarea, gestionando proactivamente las interrupciones, etc.

Conclusión

Hay hechos y hay opiniones. También hay opiniones basadas en hechos y opiniones sin fundamento. Un hecho es, por ejemplo, que en los últimos veinte años la neurociencia ha ofrecido numerosas evidencias probadas sobre cómo funciona nuestro cerebro y por qué hacemos muchas de las cosas que hacemos. Gracias a estos avances, hoy conocemos estrategias demostradas que funcionan con todas las personas – sin excepción – a la hora de mejorar la efectividad.

Por otra parte, que algo funcione es independiente de que sea sencillo, rápido o cómodo. El hecho de que algo sea más o menos complejo, lleve tiempo o suponga esfuerzo, nada tiene que ver con su validez. Intentar hacer creer a una persona que cuando algo le supone un esfuerzo es porque «no se adapta a ella» es mentirle.

Como afirma el neurocientífico Daniel Levitin en su libro The Organized Mind, «En Internet, hay miles de opiniones y las correctas no tienen más probabilidades de ser encontradas que las incorrectas. Ahora estamos menos seguros de lo que sabemos y no sabemos. Más que en cualquier otro momento de la historia, es crucial que cada uno de nosotros asuma la responsabilidad de verificar la información que encontramos, probándola y evaluándola. Esta es la habilidad que debemos enseñar a la próxima generación de ciudadanos del mundo, la capacidad de pensar de manera clara, completa, crítica y creativa».

Sabemos que los hábitos asociados a la efectividad personal no son innatos, lo que nos lleva a que, como decía Drucker, «la efectividad puede y debe aprenderse». Por otra parte, podemos creernos más o menos especiales, pero la realidad es que las diferencias son mínimas, al menos en cuanto a lo que a efectividad personal se refiere. La realidad es que todas las personas – sin excepción – somos menos efectivas cuando adoptamos determinados comportamientos y más efectivas cuando adoptamos otros.

Por suerte, la efectividad personal es una competencia universal. Gracias a ello, y por muy especial que sea o que se crea, cualquier persona – sin excepción – puede mejorarla.

Desmontando mitos sobre el trabajo en equipo

Si preguntáramos a un colectivo amplio de personas su opinión sobre el trabajo en equipo, lo más probable es que la mayoría de sus respuestas fueran de contenido positivo. Esto es bastante lógico, ya que el trabajo en equipo suele asociarse normalmente a valores como la cohesión, el compañerismo o la solidaridad.

En el ámbito concreto de los Recursos Humanos, la capacidad para trabajar en equipo – aunque a menudo no se tenga del todo claro qué significa exactamente eso – es una competencia muy valorada, lo que se traduce en que los intentos por lograr que las personas trabajen en equipo se parezcan mucho a la búsqueda del Santo Grial, tanto por lo aparentemente noble de su propósito como por lo inútil de la búsqueda.

Por desgracia, existe un gran desconocimiento sobre las distintas formas de trabajo, lo que da lugar a que con frecuencia se confundan los términos y se termine llamando a las cosas por un nombre que no les corresponde. Por ejemplo, la gran mayoría de lo que comúnmente se llama trabajo en equipo, o incluso trabajo colaborativo, suele ser en realidad trabajo distribuido.

Sin embargo, distinguir estos tres tipos de trabajo, es decir, el trabajo en equipo, el trabajo distribuido y el trabajo colaborativo, es muy sencillo, ya que cada uno de ellos tiene unas características concretas. Veamos cuáles son:

Trabajo en equipo

El trabajo en equipo es probablemente el más antiguo de los tres tipos de trabajo y aparece ante la necesidad de dar respuesta a problemas cotidianos que eran imposibles de abordar para una única persona. La caza de presas de gran tamaño en las sociedades primitivas, o hacer navegar una galera romana, son ejemplos de este trabajo en equipo. Otro buen ejemplo de este tipo de trabajo son los deportes de equipo, que cumplen por definición las características que explico a continuación.

La primera y principal característica del trabajo en equipo es que es necesario, es decir, imprescindible, para alcanzar el resultado deseado. Esto significa que es imposible alcanzar el resultado trabajando de otra manera.

La segunda característica es que tiene que ser concurrente en el tiempo y en el espacio, es decir, que la actividad de todas las personas que integran el equipo tiene que transcurrir de manera simultánea y en un mismo lugar.

La tercera característica es que tiene que ser coordinado, lo que significa que la actividad de cada persona debe estar intencionalmente relacionada al menos con la de otra y normalmente con la de varias.

La cuarta característica es que puede ser intrínseca o extrínsecamente motivado. Por ejemplo, un cazador primitivo está intrínsecamente motivado (cazar le va a permitir comer) mientras que un esclavo que rema en una galera está extrínsecamente motivado (evitar los latigazos si no rema).

A día de hoy, y debido a la capacidad y presencia creciente de la tecnología, la característica principal de «necesidad» casi nunca se cumple en el trabajo del conocimiento, ya que muchas actividades que requerían de esa presencia simultánea y coordinada de personas pueden ser gestionadas ahora por una única persona (y, en breve, por una máquina). Esto significa, por impactante que pueda resultar, que el trabajo en equipo es irrelevante para el trabajo del conocimiento.

Trabajo distribuido

El trabajo distribuido es el resultado de la división del trabajo, con el objeto de mejorar la eficiencia, y sus orígenes son prácticamente tan antiguos como los del trabajo en equipo. La práctica totalidad del trabajo que se realiza en las organizaciones tradicionales es trabajo distribuido, a pesar de que a menudo se le llama trabajo en equipo.

La primera y principal característica del trabajo distribuido es que es opcional, es decir, que a diferencia de lo que ocurre con el trabajo en equipo, en lugar de ser una necesidad para alcanzar el resultado, es una preferencia.

Una segunda característica es que puede ser asíncrono y deslocalizado, es decir, que la actividad de las personas que trabajan sobre un mismo resultado puede tener lugar en momentos y lugares distintos.

Una tercera característica es que, al igual que ocurre con el trabajo en equipo, tiene que ser también coordinado.

La cuarta característica es también común con el trabajo en equipo, y es que puede ser intrínseca o extrínsecamente motivado. Por ejemplo, un profesional puede estar intrínsecamente motivado porque encuentra un sentido al trabajo que realiza, porque puede llevarlo a cabo con autonomía o porque le permite aplicar y acrecentar su maestría. Por el contrario, un profesional puede estar únicamente motivado de manera extrínseca por su salario, ya que el trabajo que realiza no cumple ninguno de los tres requisitos anteriores.

A día de hoy, a pesar de la capacidad y presencia creciente de la tecnología, el trabajo distribuido puede seguir resultando adecuado para muchos tipos de actividad, incluido el trabajo del conocimiento. Sin embargo, el trabajo distribuido suele arrojar resultados mediocres cuando se aplica al trabajo del conocimiento. Esto se debe a que el trabajo del conocimiento exige altos niveles de motivación intrínseca para llevarse a cabo en condiciones óptimas, y las organizaciones tradicionales rara vez reúnen las condiciones necesarias para ello.

Los principales motivos de la baja motivación intrínseca son la falta de autonomía, característica de las organizaciones jerárquicas, basadas en el control; la excesiva atomización de las tareas, que hace que sea muy difícil encontrar sentido a lo que se hace; y las dificultades existentes – constantes cambios de prioridades y prisas para todo – a la hora de aplicar y/o acrecentar la maestría. Estas tres carencias tienen además mucho que ver con que en las organizaciones tradicionales prolifere el trabajo basura.

Trabajo colaborativo

El trabajo colaborativo es el más reciente de los tres tipos de trabajo, probablemente porque suele surgir cuando las necesidades asociadas a los niveles inferiores de la Pirámide de Maslow ya están cubiertas.

La primera y principal característica del trabajo colaborativo es que es altruista, es decir, que la gente lo hace porque quiere o le gusta, en lugar de hacerlo por necesidad o por eficiencia. Los ejemplos más claros de este tipo de trabajo son iniciativas como Linux o la Wikipedia.

Una segunda característica es que puede ser asíncrono y deslocalizado, al igual que ocurre con el trabajo distribuido.

Una tercera característica es que es estigmérgico, es decir, que cada persona contribuye al trabajo hecho por otros de forma independiente y autónoma, en la búsqueda de un resultado común y sin necesidad de coordinación formal.

La cuarta característica es que es un trabajo intrínsecamente motivado. Las personas tienen un fuerte interés personal en realizar este trabajo, normalmente alineado con un propósito que da sentido al mismo, altos niveles de autonomía y las condiciones idóneas para aplicar y acrecentar su maestría.

El trabajo colaborativo es también característico de las incipientes redes productivas que se forman alrededor de un proyecto común.

Conclusión

Como explica la metodología OPTIMA12® de efectividad organizativa, el rendimiento en cualquier tipo de trabajo del conocimiento colectivo está condicionado por 12 variables, que resultan de combinar 4 planos (personas, procesos, tecnología y estructuras) con las 3 dimensiones (saber, poder y querer) existentes en cada uno de ellos.

Por lo que atañe a las personas, asumiendo que ya sepan y puedan hacerlo, la clave para mejorar su efectividad colectiva es que quieran mejorarla. En este sentido, la motivación intrínseca arroja unos resultados incomparablemente superiores a la extrínseca (siempre hablando de trabajo del conocimiento).

El motivo por el que los profesionales de Recursos Humanos apelan constantemente al trabajo en equipo, y más recientemente también al trabajo colaborativo, es para intentar paliar el problema de falta de motivación intrínseca de las organizaciones clásicas. Por eso, cuando se habla de trabajo en equipo se emplean casi siempre ejemplos del deporte, donde la motivación es por lo general marcadamente intrínseca. Lo mismo ocurre cuando se apela al trabajo colaborativo. Se pone el énfasis en el sentido de pertenencia y en la grandeza y trascendencia del objetivo común como elementos motivadores. Por desgracia, el entusiasmo que se logra con este tipo de discursos es tan intenso como efímero.

La solución al problema de la falta de motivación intrínseca en las organizaciones clásicas es muy sencilla, aunque difícilmente se va a resolver edulcorando la realidad o diciéndole a las personas que su trabajo es de un tipo que no es. Es más un tema de voluntad que de otra cosa, tan simple como crear espacios que reúnan las condiciones para que la motivación intrínseca exista, es decir, espacios en los que las personas puedan trabajar con autonomía, aplicando y acrecentando su maestría y encontrando un sentido a lo que hacen.

Logo redca
sigue este blog en feedly
FacileThings

Categorías