Pensar y decidir sobre objetos y significados

Para muchas personas, OPTIMA3® o GTD® son metodologías «complejas» o, al menos esa es la sensación que tienen. En realidad, estas metodologías son tan simples como el mecanismo de un lápiz y por eso cualquier persona puede usarlas. El motivo por el que son tan simples es que todo el mundo sabe capturar cosas, decidir sobre ellas, ponerse recordatorios, revisar listas y hacer cosas.

La supuesta complejidad de OPTIMA3®, o de GTD®, es en realidad la complejidad del día a día. La mayoría de los sistemas de organización personal fracasan, entre otras razones, porque ofrecen una visión artificialmente sobre-simplificada de la realidad, es decir, porque transmiten la sensación de que las cosas son mucho más sencillas de lo que realmente son. Por eso, cuando la gente empieza a usar metodologías «serias» como OPTIMA3® o GTD®, y descubre la complejidad real de su día a día, en lugar de admitir que han estado viviendo en algo parecido a los Mundos Pinypon hasta ese momento, lo que hace es culpar a la metodología en lugar de a la complejidad de sus vidas.

Mi sensación es que, durante el proceso de gestación de GTD®, David Allen se encontró de manera habitual, como nos encontramos todos los formadores en efectividad personal, con este tipo de queja recurrente, y que eso pudo influir en la forma final de la metodología. Insisto en que es una impresión muy personal, carente de ningún tipo de evidencia o confirmación. El caso es que, como ya he comentado por aquí, creo que determinados aspectos de GTD® pueden resultar excesivamente simplificados para determinado tipo de personas, y eso se nota en la dificultad que conlleva para ellas la comprensión y aplicación de esos aspectos de la metodología.

Uno de los objetivos de OPTIMA3® es precisamente profundizar en estos aspectos sobre-simplificados, con la intención de facilitar su comprensión y aplicación a todo el mundo. Por ejemplo, el paso de Procesar o Aclarar de GTD® es uno de los aspectos que en OPTIMA3® se aborda de forma diferente, más «compleja» dirían algunos 😉 Vamos a ver cómo.

Cuando procesamos o aclaramos en GTD® lo hacemos con cada «objeto» de la bandeja de entrada, pero también lo hacemos – simultáneamente – con su «significado». La pregunta «¿qué es?» que aparece en los diagramas de flujo de GTD® parece referirse únicamente al «objeto», pero la metodología aclara que en realidad se refiere – sobre todo – a «¿qué significado tiene esto para mí?». A partir de aquí, tenemos un problema potencial entre manos, ya que lo que hay que hacer con el «objeto» puede coincidir o no con lo que hay que hacer con su «significado». De hecho, en algunos casos coincide y en otros – en la mayoría – no coincide.

En OPTIMA3® el paso de GTD Procesar o Aclarar se llama Transformar y Concretar. «Transformar» porque se transforman «cosas» en «objetos» y «significados». «Concretar» porque cualquier Compromiso resultante de Transformar un «significado» tiene que ser «tachable», bien sea una UPA o un RAT.

En GTD®, las preguntas iniciales al Procesar o Aclarar son «¿qué es?» (que a su vez incluye «¿qué significado tiene para ti?») y, a continuación, «¿requiere acción?». Sin embargo, cuando en OPTIMA3® Transformamos y Concretamos, lo que hacemos es un proceso dual que abarca tanto al «objeto» como a su «significado», pero en lugar de simultáneamente, como en GTD®, lo hacemos por separado.

Al Transformar, primero tomamos el «objeto» y nos preguntamos «¿qué es esto?». A diferencia de en GTD®, la pregunta se refiere únicamente al objeto físico. Algunas respuestas posibles pueden ser: un email, una llamada perdida, un post-it, una foto, un folleto publicitario, etc.

En un segundo paso, pensamos en el «significado» del «objeto» y nos preguntamos «¿qué significado tiene para mí?». Algunas respuestas posibles pueden ser: una petición de mi jefe, un cliente que ha intentado localizarme, un idea para estas vacaciones, un compromiso que he adquirido, SPAM, etc.

El tercer paso sería hacernos una serie de preguntas únicamente sobre el «significado»:

  1. ¿Tengo que hacer algo con ello antes de una fecha objetiva?
  2. ¿Si no hago nada con ello en los próximos 7 días, puede tener consecuencias indeseables para mí?
  3. ¿Tengo un compromiso firme de hacer algo con ello en los próximos 7 días?
  4. Si la respuesta a las tres preguntas anteriores es «no», entonces es necesaria una cuarta pregunta: ¿Necesito revisarlo por si quiero o tengo que hacer algo con ello en un futuro?

Si la respuesta a alguna de las tres primeras preguntas es «sí», entonces ese «significado» es un Compromiso y requiere acción. En ese caso, hay que Concretar cuál es el RAT deseado y la primera UPA para alcanzarlo. Luego hay que seguir pensando y decidiendo sobre ello para, una vez decidido, generar los recordatorios correspondientes y organizarlos.

Si la respuesta a las tres primeras preguntas es «no» y la respuesta a la cuarta pregunta es «sí», entonces ese «significado» es una Posibilidad, que hoy por hoy no requiere acción. En ese caso, hay que generar el recordatorio correspondiente y organizarlo.

Como puedes ver, el resultado de Transformar un «significado» que requiere, o puede requerir acción, es decir, un Compromiso o una Posibilidad, siempre da lugar a la generación de recordatorios, que luego hay que organizar. Además, en el caso concreto de los Compromisos, antes de generar los recordatorios, hay que Concretar cuál es el RAT deseado y la primera UPA.

Si la respuesta a las cuatro preguntas anteriores es «no», entonces podemos Ignorar el «significado» y hemos terminado de Transformarlo y Concretarlo, ya que no necesitamos generar ni organizar ningún recordatorio.

Una vez Transformado y Concretado el «significado», el cuarto paso consiste en hacernos preguntas únicamente sobre el «objeto» para Transformarlo:

  1. ¿Me puede servir? Si no me puede servir, entonces ese «objeto» es Basura y hay que tirarlo.
  2. Si me puede servir, entonces la siguiente pregunta es ¿está relacionado con alguna de mis UPAs o RATs actuales?
    1. Si no está relacionado con ninguna de mis UPAs o RATs actuales, entonces el «objeto» es Material de Archivo y debo organizarlo (archivarlo) en el Archivo correspondiente.
    2. Si está relacionado con alguna de mis UPAs o RATs actuales, entonces el «objeto» es Material de Soporte y debo organizarlo (conservarlo) en el contenedor temporal adecuado hasta que se completen las UPAs o RATs correspondientes

Como ves, las únicas tres opciones aplicables a un «objeto» son tirarlo, conservarlo en un contenedor temporal, por si es necesario para una UPA o un RAT, o archivarlo. En el caso de conservarlo para una UPA o RAT, una vez completada la UPA o alcanzado el RAT, habría que tirar el «objeto» o archivarlo.

¿Dónde está entonces el problema con GTD®? Vamos a ver algunos ejemplos.

Ejemplo 1: Encuentro en el buzón de casa un folleto publicitario sobre reparación de tejados y yo estoy pensando reparar el tejado de casa este verano. ¿Cómo proceso o aclaro y, sobre todo, cómo organizo eso en GTD®? ¿Lo archivo o lo incubo? La respuesta es poco evidente y, de hecho, la opinión está normalmente bastante repartida entre ambas opciones. ¿Por qué? Muy sencillo, porque el «significado» es lo que en OPTIMA3® llamamos una Posibilidad y por tanto deberíamos generar un recordatorio y «enfriarlo» (en OPTIMA3®) o «incubarlo» (en GTD®). Sin embargo, el «objeto» es Material de Archivo y por tanto debería archivarse. De ahí surge la confusión.

Por cierto,  habrás observado que en OPTIMA3® no se «incuba», sino que se «enfría». Escribiré un post detallado sobre por qué esto es así y cómo y con qué contenedores se «enfría».

Ejemplo 2: Un amigo me recomienda una serie que le ha encantado y yo apunto el nombre de la serie en un post-it. En este caso, el «significado» es «una serie que podría querer ver algún día», es decir, es también una Posibilidad, como en el Ejemplo 1. Lo que tengo que hacer con ese «significado» es lo mismo de antes, es decir, generar un recordatorio y enfriarlo. A diferencia de lo que ocurría en el Ejemplo 1, aquí el «objeto», o sea, el post-it, es Basura, por lo que debería tirarlo.

Ejemplo 3: Mi jefe me envía un Whatsapp pidiéndome que le envíe un email con el informe final de un proyecto en cuanto lo tenga. En este caso, el «significado» es «una petición de mi jefe» y requiere acción por mi parte. De hecho, requiere varias acciones, ya que primero tengo que pedir las cifras a Finanzas, por lo que tendré que generar recordatorios para el RAT (informe final del proyecto X enviado a mi jefe) y una primera UPA (enviar email a Finanzas pidiéndoles las cifras del proyecto X), y luego organizarlos en mi sistema. Por su parte, el «objeto» no requiere ninguna acción, es decir, es Basura. No hace falta que lo borre, pero una vez Transformado, puedo olvidarme del Whatsapp.

Ejemplo 4: En lugar de un Whatsapp, mi jefe me pide lo mismo por email. Desde un punto de vista lógico, el tratamiento debería ser idéntico al del Ejemplo 3 y así suele ser en lo que atañe al «significado». Sin embargo, muchas personas considerarían que es ¿necesario? conservar el email del jefe para poder enviarle el informe. ¿Absurdo? Sin duda, pero es lo que hay. En ese caso, el «objeto» email de tu jefe sería Material de Apoyo (en GTD®) o Material de Soporte (en OPTIMA3®) y habría que organizarlo (conservarlo) en un contenedor temporal hasta utilizarlo.

Ejemplo 5: Tengo la garantía de una TV que acabo de comprar. El «significado» de la garantía es «un documento que me puede hacer falta si se estropea la TV». La respuesta de las cuatro preguntas anteriores es «no», por lo que podemos Ignorarlo, ya que no necesitamos generar ningún recordatorio ni organizarlo. Sin embargo, el «objeto» me puede servir y no está relacionado con ninguna de mis UPAs o RATs actuales, por lo que es Material de Archivo y debo organizarlo (archivarlo) en el Archivo correspondiente.

Estos cinco ejemplos nos demuestran la independencia entre los «objetos» y sus «significados»:

  • En el Ejemplo 1, el recordatorio asociado al «significado» se enfría, mientras que el «objeto» se archiva como Material de Archivo.
  • En el Ejemplo 2, el recordatorio asociado al «significado» se enfría, mientras que el «objeto» se tira como Basura.
  • En el Ejemplo 3, los recordatorios asociados al «significado» se organizan en dos contenedores distintos (el RAT en uno y la UPA en otro), mientras que el «objeto» se tira como Basura.
  • En el Ejemplo 4, los recordatorios asociados al «significado» se organizan en dos contenedores distintos (el RAT en uno y la UPA en otro), mientras que el «objeto» se conserva como Material de Soporte.
  • En el Ejemplo 5, el «significado» se ignora, al no necesitar recordatorio alguno, mientras que el «objeto» se archiva como Material de Archivo.

Muchas de las prácticas más improductivas que lastran la competitividad de las organizaciones tienen que ver con la burocracia absurda e innecesaria que se ha ido creando en torno a la gestión de «objetos» y, en concreto, del email. Una obsesión improductiva que, paradójicamente, va asociada a una gestión cada vez más superficial, ineficaz e ineficiente de los «significados».

En un mundo en el que – cada vez más – falta tiempo para tanta información, aprender a gestionar por separado los «objetos» y sus «significados» nos permite no solo una mayor claridad a la hora de pensar y decidir sobre ellos, sino que además ayuda a entender que lo que hay que hacer con los «significados» es con frecuencia independiente de lo que hay que hacer con los «objetos», y mucho más relevante. Si sabemos dónde reside el valor del trabajo en el trabajo del conocimiento, este puede ser un muy buen primer paso para dejar de prestar toda esa atención innecesaria a lo superfluo y empezar a prestársela a lo que es realmente significativo.

2017: Año de la efectividad personal

Como ya adelantaba en mi crónica-resumen de las últimas jornadas OPTIMA LAB, queremos que 2017 sea un año especial y que marque un antes y un después en cuanto al estado de la efectividad en España. La efectividad sigue alejada de las organizaciones, y de la sociedad, y estamos comprometidos a que esto cambie. Somos muy conscientes de que el reto es enorme y nuestro ámbito de actuación limitado, por lo que nuestras expectativas son realistas en cuanto a resultados, pero esto nunca puede ser una excusa para la inacción.

La misión de OPTIMA LAB como red productiva es contribuir a una sociedad mejor con personas más felices. Y estamos convencidos de que proporcionar a las personas conocimientos y herramientas que les ayuden a aumentar su sensación de control, reducir el estrés y aprender a enfocarse en las cosas más significativas es una buena forma de hacerlo, ya que la efectividad personal se puede entrenar.

Por otra parte, la efectividad es el campo en el que trabajamos y gracias al que vivimos. Entendemos que devolver parte de lo que recibimos a la sociedad es una forma de expresar no solo nuestro agradecimiento, sino también el compromiso con nuestra misión.

Queremos además que este tipo de actividades tenga continuidad, que sea el principio de una nueva tendencia, cuyo resultado deseado es que todo el mundo sepa qué es la efectividad personal y qué puede aportar a su vida. Y para asegurar que, por modestas que sean estas iniciativas, estén siempre presentes y dedicarles los recursos que merecen, hemos decidido agruparlas en su propia área de atención, al igual que ya hacemos con Delivery, Branding, Finanzas, Servicios, etc.

El nombre de este área de atención es idea de Paz Garde y al resto de los nodos nos ha encantado. Se va a llamar RSA, es decir, Responsabilidad Social Artesana.

En las próximas jornadas OPTIMA LAB, que tendrán lugar los próximos días 12 y 13 de enero (y serán ya las octavas!!), vamos a seguir trabajando en varios proyectos, iniciados hace tiempo, relacionados con RSA. Tenemos además un buen puñado de ideas adicionales para desarrollar, creo que algunas de ellas francamente buenas, pero tenemos que ser prudentes. Somos una estructura pequeña y con recursos limitados. Dar con el punto óptimo de equilibrio entre hacer algo significativo en RSA y no perjudicar en exceso nuestra actividad habitual va a suponer todo un desafío, pero estamos decididos a poner lo que sea necesario por nuestra parte.

En cuanto a ti, una de las cosas que nos gustaría hacer este año es dar visibilidad a casos reales de personas «normales» cuya vida ha experimentado una mejora sustancial gracias a la efectividad personal. El formato concreto se podría estudiar caso a caso: entrevista individual o en grupo, publicada como texto o grabada en video…

Si te consideras una de estas personas cuya vida ha mejorado gracias a la efectividad personal y te apetece compartir tu experiencia participando en alguna de nuestras iniciativas de RSA, solo tienes que decírmelo, bien vía comentarios a este post, o enviándome un email a josemiguel[arroba]optimalab[punto]network. Y lo mismo aplica si quieres hacernos llegar cualquier otra idea o propuesta que te parezca interesante en este sentido.

Cuando a principios de 2005 descubrí GTD®, difícilmente podía sospechar el enorme impacto que iba a tener en mi vida, tanto en lo profesional como en lo personal. Decir que la efectividad personal cambió mi vida, lejos de ser una exageración, es quedarse corto. Sé de muchas personas que han asistido a mis formaciones cuyas experiencias son también enormemente positivas, y lo sé porque ellas mismas me lo han dicho. Aun así, a mí me gustaría que fueran muchas más. Por eso, como nodo de OPTIMA LAB, quiero aportar mi granito de arena para que 2017 sea el año de la efectividad personal para el máximo número posible de personas. ¿Nos ayudas?

OPTIMA3: Tipos de enfoque para mejorar la efectividad

La mejora de la efectividad, tanto personal como organizativa, puede abordarse desde dos tipos de enfoque distintos y complementarios. Yo llamo a estos enfoques «micro-efectividad» y «macro-efectividad». Por otra parte, al hablar de «hábitos productivos», también podemos agruparlos en dos grandes grupos, en línea con los dos enfoques anteriores. Me refiero a los «macro-hábitos» y a los «micro-hábitos».

El primero de los enfoques, la «micro-efectividad», es el más sencillo y habitual, y tiene que ver con los aspectos más tácticos y operativos de la efectividad, es decir, tiene que ver con los «micro-hábitos» o, lo que es lo mismo, con los «cómos».

A este enfoque pertenecen lógicamente todos aquellos «micro-hábitos» cuya aplicabilidad y validez ha sido científicamente probada, pero también muchos «consejos de la abuela» que no sirven para nada y gran parte del falsamente llamado «sentido común». Dentro de este grupo se encuentran igualmente los «trucos productivos», que tanto gustan a los «expertos de salón», y toda la colección de recomendaciones simplistas y sin fundamento características de los «cursos de gestión del tiempo».

¡Ah! Y no podían faltar las «herramientas de productividad», tanto las pocas que son realmente útiles como esa gran mayoría de herramientas inútiles que hacen las delicias de los «friki-tontos». Para que se entienda, una «herramienta de productividad» es inútil cuando solo sirve para hacer las cosas de manera menos eficaz y menos eficiente de como ya las haces y un «friki-tonto» es el que disfruta tanto jugando con herramientas que no se da cuenta de lo anterior.

El segundo de los enfoques, la «macro-efectividad», es mucho más potente y mucho menos habitual que el anterior, y tiene que ver con los aspectos más estratégicos y conceptuales de la efectividad, es decir, tiene que ver con los «macro-hábitos» o, lo que es lo mismo, con los «qués».

A este enfoque pertenecen los «macro-hábitos» contrastados sistemáticamente por los últimos avances en neurociencia y sobre los que se han desarrollado las metodologías más solventes e innovadoras en efectividad personal y organizativa de este siglo. Este nivel suele ser, por lo general, «terreno inexplorado» para la «gestión del tiempo», los «expertos de salón» y los «friki-tontos».

Vamos a ver estos dos enfoques con un ejemplo que probablemente conozcas: la «regla de los dos minutos» de GTD®.

Un principio productivo es «entre varias alternativas de igual eficacia, la más eficiente es la más efectiva». O, dicho de otro modo, «de las distintas formas de alcanzar un mismo resultado, la mejor es la que menos recursos necesita». El «macro-hábito» general asociado a este principio productivo sería «de entre varias alternativas de igual eficacia, elige siempre la más eficiente». Otro principio productivo es «la multitarea solo sirve para hacer mal más cosas a la vez». El «macro-hábito» asociado sería «trabaja siempre en monotarea».

Si «aclarar» el contenido de tus bandejas de entrada es un trabajo eminentemente intelectual, para el que se activa el pensamiento lento, analítico, reflexivo y orientado a decisiones, y «ejecutar» consiste en elegir de forma intuitiva entre decisiones tomadas previamente y llevarlas a cabo, un trabajo que activa el pensamiento rápido, dinámico, ejecutivo, orientado a la acción y al resultado, podríamos pensar que la «regla de los dos minutos» es una mala idea, ya que nos está incitando a trabajar en modo multitarea, al estar alternando entre dos actividades sustancialmente distintas. ¿Qué pasa aquí?

Si vas a tardar más en ejecutar ahora una decisión que en organizarla en tu sistema, y revisarla posteriormente, lo correcto es aplazar su ejecución, ya que la pérdida de efectividad asociada a la multitarea es mucho mayor que cualquier ganancia de efectividad derivada de ejecutarla de inmediato. Sin embargo, si vas a tardar más en organizar en tu sistema lo que acabas de decidir, y en revisarlo posteriormente, de lo que tardarías en ejecutarlo ahora, lo correcto es ejecutarlo de inmediato. Esto es así porque el impacto a nivel multitarea de ejecutar algo que requiere tan solo unos segundos es mínimo y, si asumimos que el valor de lo que vas a hacer es idéntico lo hagas ahora o más adelante, el coste de organizar esa decisión en tu sistema, y de tener que revisarla hasta su ejecución, está claramente injustificado.

Por eso, y a pesar de las apariencias, la «regla de los dos minutos» es un «micro-hábito» correcto y coherente con los dos principios productivos anteriores. De hecho, este «micro-hábito» es en realidad una metáfora y podría haberse llamado igualmente la «regla de los 99 segundos» o el «principio del minuto y medio» sin perder validez desde el punto de vista de la «macro-efectividad».

Aunque lo que produce resultados es conocer, entender y aplicar los principios productivos que componen la «macro-efectividad», es decir, los «qués», entender y trabajar bien al nivel de la «micro-efectividad» es muy importante. Las propuestas relativas a los principios productivos, o sea, las propuestas concretas sobre «cómo» aplicarlos, afectan directamente a la comprensión y aplicación de dichos principios y, con ello, a los resultados. Por ejemplo, uno de los riesgos de la «regla de los dos minutos» es que muchas personas la interpretan como «regla de si vas a tardar poco», lo cual tiene a menudo consecuencias desastrosas desde el punto de vista de la efectividad. En mi experiencia, otras expresiones alternativas del mismo principio como, por ejemplo, «regla de los 10 segundos», habrían sido igualmente válidas desde el punto de vista de la «macro-efectividad» y menos fáciles de malinterpretar.

En línea con todo lo anterior, y consciente del papel clave que juegan tanto la «macro-efectividad» como la «micro-efectividad», el desarrollo de la metodología OPTIMA3® se ha bifurcado en sus últimos tiempos en dos líneas de trabajo paralelas y complementarias:

  • OPTIMA3® Framework ➜ «macro-efectividad»
  • OPTIMA3® System ➜ «micro-efectividad»

La primera, OPTIMA3 Framework, es un trabajo de largo alcance que intenta recopilar todos los principios productivos existentes, y sus correspondientes «macro-hábitos» («qués»), aplicables a la mejora de la efectividad personal y cuya validez ha sido contrastada. En OPTIMA3 Framework, los nombres de los «qués» son irrelevantes, ya que lo realmente importante es entender su esencia. La idea con la que estoy desarrollando este framework es que sea algo bastante estable a lo largo del tiempo, en línea con la propia naturaleza de los principios productivos. En consecuencia, los únicos cambios esperados en el Framework son los derivados de nuevos descubrimientos científicos que puedan surgir en el campo de las neurociencias aplicadas al rendimiento humano.

La segunda, OPTIMA3 System, es la propuesta concreta actual de «micro-hábitos» («cómos») que permiten sacar el máximo partido a los «macro-hábitos» («qués»). Digo «actual» porque irá cambiando con el tiempo. A diferencia de lo que ocurre con el Framework, el System nació con vocación de «beta intermitente», que diría mi amigo y maestro Amalio Rey, y por eso es, y va a seguir siendo, enormemente experimental. Por ejemplo, los conceptos de OPTIMA3® que he ido explicando en el blog tienen nombres «raros» intencionalmente – algún día explicaré por qué – y muy probablemente irán cambiando con el tiempo. Del mismo modo, las propuestas que voy compartiendo por aquí son las actuales en el momento de escribir sobre ellas, es decir, son instantáneas en un proceso evolutivo que va a continuar.

El desarrollo de OPTIMA3 es un proyecto continuo a largo plazo, sin fechas objetivo, en el que solo importa la calidad del resultado. Afortunadamente estoy acompañado en este camino por los mejores beta-testers que podría imaginar: mis amigos y colegas artesanos de OPTIMA LAB, todos ellos usuarios avanzados, consultores expertos y facilitadores profesionales especializados en efectividad personal, que constantemente me proponen ideas, descubren conceptos, ofrecen alternativas, cuestionan planteamientos y, sobre todo, proporcionan feedback desde la aplicación práctica y diaria de la metodología. Más de 500.000 horas de experiencia al servicio de la innovación en efectividad. ¿Se puede pedir más?

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