Lo puedes leer en aprox. 3:15 minutos  Será rata?, cortesía de Simón Sánchez Sotomayor Aviso: el contenido de este artículo puede herir la sensibilidad del lector. Están ahí. Nos hablan sobre ellos todos los días. Son los famosos ladrones de tiempo, personajes sin duda tan reales como los gnomos, las sirenas y los elfos. No es que tú tengas poca fuerza de voluntad, ni que nunca te hayas parado a pensar cuál es tu propósito, ni qué en realidad ignores qué resultados quieres obtener, ni que muchos de tus hábitos sean rotundamente improductivos… No. La culpa la tienen los ladrones de tiempo, que son muchos, bien organizados y además maestros en el fino arte del camuflaje, por lo que resulta casi imposible descubrirlos. Tú ya sabes que no debes acercarte a la pantalla de tu ordenador porque, en el momento menos pensado, el brazo férreo de una red social saldrá para agarrarte del cuello y obligarte a permanecer allí sentado durante horas. A ti en realidad no te gustan las redes sociales. El problema es que su canto es irresistible, como el de las sirenas, y por eso tú, aunque haces todo cuanto está en tu mano por evitarlo, acabas sucumbiendo a la tentación. Algo parecido ocurre con la televisión, el móvil, tus amigos… En realidad son algunas de las múltiples formas que los malvados ladrones de tiempo adoptan para engañarte y volverte improductivo. Además, los ladrones de tiempo siempre van un paso por delante. Antes adoptaban la forma de mirar por la ventana, luego se convirtieron en diarios deportivos y crucigramas pero ahora, con los avances tecnológicos, se han vuelto más sutiles. Y por si fuera poco, han encontrado el modo de ser cada vez más adictivos. ¿Cómo huir de ellos, si están por todos lados? ¿Qué hacer antes tan siniestra situación? Porque tú eres sólo una víctima inocente; un alma cándida rodeada de maldad. Eso está claro. Mira. Te voy a contar algunos secretos que sólo conocemos los gurús de la productividad personal. De nada. Para eso somos gurús, ¿o no? Lo primero, necesitas ponerte a dieta. No, no es que estés gordo (bueno, un poco sí pero ese no es el motivo) sino que el primer paso para acabar con los ladrones de tiempo es poner tierra de por medio y, para ello, ¿qué mejor que dejarles sin comer? La mejor dieta es la de información. Esa sirve para que te depures por dentro, como los bífidus, y funciona aún mejor si la combinas con la dieta de email. Hay quién incluso opta por la dieta sin Internet pero a mí me parece demasiado radical. Además, si sigues esta dieta a rajatabla durante toda tu vida, es casi seguro que los ladrones de tiempo no volverán a molestarte. Claro que, si has estado a régimen alguna vez, ya sabes que también hay ladrones de voluntad, primos hermanos de los ladrones de tiempo, y que te obligan a comer entre horas… Pero bueno, en cualquier caso, lo que es importante es que, decidas lo que decidas y hagas lo que hagas, sea siempre algo basado en trucos, como la magia. Lo ideal son los trucos combinados, como mezclar el pomodoro con un bloqueador de redes sociales. Eso no falla. ¿Cómo? ¿Qué el bloqueador lo has instalado tú y podrías desactivarlo en cualquier momento? Bueno, sí, pero tú no harías eso, ¿verdad? Claro, que si te obliga algún ladrón de tiempo… En cualquier caso, si alguien te dice, o lees en algún sitio, que la única forma de ser productivo no es matar ladrones de tiempo sino adquirir hábitos productivos, no le hagas ni caso. Sobre todo si te hablan de una extraña magia negra llamada GTD. Fíjate si llegan a ser osados esos tipos que afirman que el único ladrón de tiempo eres tú. ¡Habrase visto! Estos del GTD usan unos conjuros complicadísimos que aseguran te vuelve productivo. Dicen que tienes que capturar, aclarar, organizar y reflexionar antes de hacer. Casi nada. Que tienes que sacar todo de tu cabeza y usar recordatorios. Que para todo, sí, sí, para todo, tienes que identificar cuál es la próxima acción. ¡Ah! Y por si fuera poco, que tienes que hacer una revisión de tu sistema GTD ¡todas las semanas! Como si los ladrones de tiempo te lo fueran a permitir. En fin, que se nota que son unos iluminados. Así que ya sabes. Tú a lo tuyo, que es hacer dieta. Mucha dieta y mucho pomodoro. Lo del GTD no te sirve. Eso es sólo productividad para adultos. Lo puedes leer en aprox. 3:22 minutos  Inspirado por dos grandes de la productividad, Jeroen Sangers y Berto Pena, me he animado a compartir contigo el aspecto que habitualmente presenta mi Escritorio, así como las herramientas que utilizo a diario para llevar a cabo mi trabajo de forma más cómoda y efectiva.
Lo primero es comentarte que uso Windows 7 y no Mac. Sí, lo entiendo, pero tiene que haber de todo  Me gustan las resoluciones altas, tanto si uso pantalla externa como si es la del propio portátil. En ambos casos, la resolución a la que trabajo últimamente es 1920×1200. Como puedes observar, mi escritorio es realmente minimalista. En el pasado solía tener algunos iconos en el lado izquierdo, no más de una docena, pero poco a poco fui reduciendo el número hasta no dejar ninguno. Al final, y viendo los escritorios de Jeroen y Berto parece que no soy el único que lo piensa, los iconos en el escritorio distraen mucho, por lo que no me parecen una buena idea. Lo único que puedes observar además de la foto del paisaje es una pequeña barra horizontal en la parte superior derecha. Corresponde a la aplicación AIMP3, mi reproductor musical favorito. Podría tenerlo minimizado pero me resulta más cómodo tenerlo ahí. En cuanto a la propia foto del paisaje, podría haber sido cualquiera de los cientos que almaceno en el disco duro de mi PC. Llevo muchos años suscrito a la edición Premium de Webshots y me encanta disfrutar de espectaculares paisajes naturales mientras trabajo en el ordenador. Esta aplicación, que además es mi protector de pantalla, va renovando cada hora el fondo de mi escritorio con una nueva foto. La barra de tareas está configurada para ocultarse automáticamente. En ella tengo una selección de iconos para lanzar con un simple clic de ratón las aplicaciones que utilizo con más frecuencia. Al otro extremo de la barra de tareas, en la bandeja del sistema, tengo minimizadas varias herramientas que uso con frecuencia. Una de ellas es DateInTray, una pequeña aplicación que me permite disponer con un click de un sencillo calendario que además incluye los números de semana. Otra es WindowSpace, utilísima herramientas para manejar ventanas. Puedes moverlas, cambiarlas de tamaño, encajarlas en pantalla, hacerlas siempre visibles o transparentes… Utilizo también dos aplicaciones para hacer más productivo el uso del ratón sin tener que recordar largas listas de atajos de teclado. Una de ellas es StrokeIt, con la que puedes definir gestos de ratón para simular casi cualquier combinación de teclas que necesites: maximizar, minimizar, cerrar, guardar, navegar… La otra es X-Mouse Button Control, que también sirve para muchas cosas pero yo uso únicamente para activar ventanas pasando el ratón por encima de ellas sin necesidad de hacer click y también para simular con la rueda central del ratón el Alt-Tab de Windows con el que poder ir cambiando de una ventana abierta a otra. Al igual que Jeroen, también uso F.lux, que ajusta automáticamente la temperatura de color de la pantalla en función de la hora del día. Una herramienta muy útil para recopilar es GyroQ. La combinación de teclas Ctrl+Q abre una pequeña ventana en la que puedo anotar cualquier cosa que irá más tarde a parar a la bandeja de entrada de mi sistema GTD para ser procesada. Otra herramienta que uso con frecuencia es The Calculator (la web original ya no existe), una antigua pero muy útil aplicación, ya que con sólo pulsar la tecla Bloq. Num, tengo una completa calculadora en la pantalla, con la ventaja de que permite ver y editar operaciones con muchos términos. Completando esta pequeña colección, dos “clásicos”: Dropbox y Evernote, que creo no necesitan más presentación, y, por último, Babylon, un completo traductor que puedo usar con cualquier aplicación gracias a su potente OCR. Como le pasaba a Berto, en el pasado tenía muchísimas aplicaciones, la mayoría de las cuales apenas usaba y simplemente consumían atención y recursos. Un buen día desinstalé todo y decidí que sólo instalaría de nuevo lo que echara en falta en repetidas ocasiones. De este modo llegué a mi configuración actual. Habitualmente tengo abierto, aunque minimizado, MindManager, ya que ahí están las listas GTD con las que trabajo, y Chrome, donde tengo abiertos los Contactos y el Calendar de Google en pestañas fijas, ya que mi Agenda y mi lista de teléfonos las uso con frecuencia. Siempre intento tener el menor número posible de aplicaciones abiertas y, desde luego, evito siempre la multitarea. Un Escritorio repleto de iconos es una fuente constante de distracción. Del mismo modo, evitar herramientas innecesarias y saber elegir bien las que te ayudan a ser más productivo, puede marcar la diferencia. Lo puedes leer en aprox. 4:03 minutos  Waterline on a ship hull, cortesía de Andrew Smith En una entrada reciente veíamos las 5 características esenciales que debe reunir un buen sistema GTD. Hablaba en esa ocasión de unos requisitos básicos que, de no cumplirse, harán muy difícil que la herramienta pueda cumplir su cometido. Sin embargo, esos 5 requisitos son simplemente unos mínimos o, en otras palabras, condiciones necesarias pero no suficientes para asegurar un funcionamiento óptimo de tu sistema. Antes de continuar quiero insistir una vez más en algo que me parece fundamental: la productividad no es la herramienta. Que seas más o menos productivo depende del nivel de adopción y mantenimiento de los hábitos que componen la espina dorsal de GTD. Dicho esto, es innegable que una buena herramienta ayuda y facilita el uso y mantenimiento de tu sistema GTD. Precisamente por eso es por lo que quiero compartir contigo lo que he aprendido en cuanto a algunas características que, sin ser indispensables, si mejoran considerablemente la experiencia de usuario cuando de herramientas GTD de “alta tecnología” se trata. - Entorno visual con soporte para mapas mentales: Un entorno de este tipo te ayudará enormemente a la hora de planificar tus proyectos y también al aplicar el modelo de 6 niveles de perspectiva. Además, hay determinados tipos de dependencia entre las acciones de un proyecto que son difíciles de representar en entornos no visuales, como por ejemplo las acciones llave [uno para todos] o embudo [todos para uno]
- Soporte para áreas de responsabilidad: Además de los contextos [y contactos], y sobre todo de cara a las revisiones semanales, poder agrupar o filtrar por área de responsabilidad (amigos, familia, salud, deporte, cultura, aficiones, trabajo…) resulta muy útil, sobre todo cuando el volumen total de acciones y proyectos, incluyendo los que están en tus listas Algún día/Tal vez, es muy grande
- Soporte para contextos [y contactos] múltiples: En ocasiones hay acciones que puedes realizar en más de un contexto o con diferentes contactos, por lo que es conveniente que la herramienta que uses no te limite a usar únicamente uno de ellos
- Filtrado por tiempo y energía disponible: Si sueles mantener un gran número de acciones en tus listas, es posible que filtrar por contexto [o contacto] no sea suficiente para reducir convenientemente el número de opciones entre las que elegir en un momento dado. En esas circunstancias, poder filtrar adicionalmente por el tiempo de que dispones, o tu nivel de energía, puede hacerte mucho más fácil y evidente la decisión
- Soporte para listas de control: Las listas de control te permiten ahorrar mucho tiempo al recopilar, procesar y organizar, por lo que es más que deseable que tu herramienta te permita gestionarlas de forma fácil y eficaz. Esta es una de las carencias habituales del software comercial para GTD
- Soporte para tareas repetitivas [100% personalizable]: Muchas herramientas comerciales ofrecen soporte para tareas repetitivas, pero es un soporte tan parcial e incompleto que [a mí me] sirve para muy poco. En estas herramientas comerciales, las tareas se pueden repetir únicamente a intervalos predefinidos (diario, semanal, mensual…) y no permiten diferenciar entre repeticiones fijas o dinámicas, es decir, las que hay que repetir en una fecha determinada, independientemente de cuando se completaron la vez anterior, de las que hay que repetir en un plazo determinado a contar a partir de la vez que se completaron la vez anterior
- Soporte para plantillas de proyecto: Esta característica es en cierto modo parecida a las listas de control pero no igual. Las listas de control no cambian; siempre son las mismas acciones. En las plantillas de proyecto la secuencia de acciones se mantiene pero los contactos [y algunos contextos] cambian en cada proyecto
- Histórico y estadísticas de acciones y proyectos completados: Como decía Peter Drucker, “lo que no se mide, no se puede mejorar“. Esta característica te permite medir cómo usas GTD y, por tanto, mejorar tu forma de usarlo
- Arquitectura cliente/servidor con actualización/generación de listas en tiempo real: Lo ideal es poder disponer de un cliente móvil ligero que te permita consultar y actualizar tus listas rápidamente. Si el volumen de acciones que utilizas es grande, la única forma de lograrlo es haciendo que el “trabajo duro” de generar las listas se haga en el servidor y que tu cliente te ofrezca simplemente el resultado final
- Modos online/offline fácilmente sincronizables: Característica estrechamente vinculada a la anterior. Si trabajas mucho con un terminal móvil, es esencial que puedas sincronizar y refrescar tus listas con facilidad
- Multiplataforma: A día de hoy lo normal es que utilices más de una plataforma cuando usas GTD: móvil, portátil… La herramienta ideal debería ser capaz de ofrecer un cliente relativamente homogéneo independientemente del dispositivo usado (y no exclusivamente vía web a fin de que pueda trabajar bien en offline)
- Intérprete de lenguaje: Esta característica, que de entrada puede parecer una “frikada”, es una de las que más tiempo me ahorra día a día. En mi herramienta GTD puedo teclear algo como “Llamar a Juan para confirmar fecha reunión a partir del lunes antes del viernes! te1 nemedio” y automáticamente me genera una acción “Llamar a Juan para confirmar fecha reunión” con contexto @telefono, contacto Juan, fecha de inicio el próximo lunes, fecha límite el próximo viernes [! indica que no es fecha objetivo sino límite], tiempo estimado menos de 15′ [te1] y nivel de energía necesario medio [nemedio]. El siguiente paso que me falta es que funcione por reconocimiento de voz, pero todo se andará
Mi herramienta actual aún no cumple los puntos 9, 10 y 11 pero sí todos los demás. Si alguien se anima a que desarrollemos algo juntos que cumpla los 12, que me lo diga  | | |
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