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GTD: Las Acciones de Hoy son los Proyectos de Mañana

Lo puedes leer en aprox. 1:51 minutos

Como sabes, no soy partidario de “versionar” GTD pero tampoco tengo nada en contra de aplicar pequeños trucos y mejoras siempre y cuando sean compatibles con los principios fundamentales del sistema.

Hoy quiero compartir contigo un sencillo truco que utilizo para agilizar la forma en la que gestiono proyectos futuros.

Con frecuencia, hay proyectos que te has comprometido a hacer pero que no tendrán lugar hasta dentro de un plazo relativamente largo. La tendencia natural en estas ocasiones es procrastinar el proyecto o, en el mejor de los casos, dejarlo en la agenda como recordatorio.

Personalmente prefiero avanzar trabajo siempre que sea posible y tenga sentido. En este caso, como hablamos de un proyecto que ya me he comprometido a hacer, debería ser posible y tener sentido avanzarlo (a no ser que exista riesgo de que el proyecto se cancele).

La opción del recordatorio no me convence porque implica que estoy difiriendo algo que debería hacer ahora, con lo cual no consigo vaciar mi mente. Me explico. Hasta que no trabajas el enfoque vertical del proyecto no tienes forma realista de saber cuánto tiempo y esfuerzo te va a llevar, por lo que corres el riesgo de encontrarte una sorpresa desagradable al comenzarlo.

El enfoque vertical es la herramienta que te permite evaluar realmente de cuántos subproyectos, acciones, contextos [+ contactos] y tiempo puedes estar hablando. Sólo entonces es cuando has planificado lo suficiente tu proyecto y logras que deje de rondar por tu cabeza.

Lo que ocurre es que planificar, es decir, aplicar el método de planificación natural de proyectos, tiene el inconveniente de que requiere una cierta inversión de tiempo, a pesar de ser un paso esencial para sacar todo el partido a GTD.

Por eso, el problema que puedes encontrarte con mucha probabilidad es que, para ahorrar ese tiempo, te saltes ese paso, con lo que seguirás teniendo un “incompleto” en tu mente.

La solución que he encontrado consiste en añadir a mi lista una próxima acción del tipo “aplicar enfoque vertical a proyecto X”. De este modo tengo una acción comprometida, inmediatamente visible en mi lista de próximas acciones y que intentaré hacer en cuanto pueda.

La ventaja de este truco es que sí logro sacar por completo de mi cabeza, en el momento y con una inversión de tiempo mínima, la preocupación por ese proyecto. Sé que aún no conozco con detalle sus implicaciones pero sé también que me he comprometido a averiguarlo en un plazo lo más breve posible.

Así, la próxima acción a la que me comprometo hoy me garantiza que no me llevaré sorpresas con los proyectos de mañana.

GTD: Cómo Fabricar Buenas Ideas

Lo puedes leer en aprox. 1:52 minutos

Valores 2.0, cortesía de Miguel de Luis

Decía Linus Pauling, ganador de dos Premios Nobel, que “La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas ideas“.

Por eso, una vez que tienes claro qué quieres que suceda y por qué, necesitas utilizar las técnicas y herramientas que mejor te permitan decidir el cómo.

Una de las técnicas que ha demostrado su eficacia a la hora de desarrollar el pensamiento creativo es la lluvia de ideas o brainstorming.

Su finalidad es facilitar la generación de ideas sin entrar en ningún tipo de evaluación o clasificación de las mismas.

Las claves de una buena lluvia de ideas son tres:

No juzgues, evalúes ni critiques. Es un ejercicio de expansión e inclusión, no de contracción y exclusión
Busca la cantidad, no la calidad. Ya filtrarás luego lo que no aporte valor
Deja en segundo plano el análisis y la organización. Estos ejercicios sólo tienen sentido después de haber filtrado las ideas relevantes de las que finalmente no lo son

Ahora bien, ¿de qué te sirve generar ideas si no las capturas? Necesitas por tanto una herramienta con la que poder capturar las ideas a medida que las vas produciendo. Hay varias que podrías usar pero la más popular son los mapas mentales.

Como puedes ver en el ejemplo, un mapa mental se caracteriza por tener la idea fundamental en el centro, con las ideas asociadas distribuídas a su alrededor. Suele ayudar mucho utilizar diversos colores y también añadir todo tipo de imágenes o formas.

Una de las grandes ventajas de la lluvia de ideas y los mapas mentales es que no sólo puedes capturar las ideas que se te ocurren sino que además facilita la generación de otras muchas ideas que difícilmente se te habrían ocurrido con otras técnicas.

Esto se debe al fenómeno conocido como cognición distribuida, una teoría psicológica que afirma que el conocimiento humano no se encuentra únicamente en tu interior, sino que lo distribuyes en los objetos y personas de tu entorno, en las que habitualmente depositas o proyectas recuerdos, imágenes de acontecimientos o cosas que has aprendido.

Por eso, una imagen que dibujas en un mapa mental puede evocar una idea que en el pasado habías asociado con esa imagen.

Dominar la técnica de la lluvia de ideas y sacar el máximo partido a los mapas mentales es muy sencillo y sólo requiere un poco de práctica. Cuando lo consigas, descubrirás con satisfacción que te has convertido en una fábrica de buenas ideas.

Productividad: Organiza Tus Feeds con Eficacia

Lo puedes leer en aprox. 3:33 minutos

Hace unos días, a raíz de un retweet que hice de @marilink, se inició una breve pero interesante conversación en Twitter con @ignacionacho, @suenosdelarazon y @Yoriento sobre la gestión de los feeds RSS, que de algún modo concluí con la afirmación “lo importante no es cómo clasificas los feeds, sino como los procesas“.

Si eres un lector habitual de blogs, es fácil que estés suscrito a un número considerable de ellos, con lo que esto significa en cuanto a volumen diario de entradas por leer o, al menos, por procesar.

Aplicando los principios de la metodología GTD, lo importante es separar las fases de procesar y hacer, en este caso leer, y para ello lo primero que necesitas es un agregador de feeds.

Yo estoy suscrito a unos 250 feeds y el agregador que uso, y que te recomiendo, es feedly, una fantástica extensión para Firefox y Google Chrome. En cualquier caso estos consejos te sirven para cualquier otro agregador que utilices, como por ejemplo Google Reader.

Para procesar tus feeds con eficacia debes, antes de nada, categorizarlos. No puedes gestionar el tiempo pero sí tu atención y el uso de categorías te ayudará a hacerlo.

Inicialmente categorizaba mis feeds por temas pero luego me di cuenta de que ese sistema no sólo no me ayudaba a ser más productivo sino que me suponía una inversión de tiempo extra. Con frecuencia te encontrarás con que un mismo blog trata de temáticas diversas, pudiendo por tanto encajar en categorías distinas. Si asignas el blog a cada una de esas categorías acabarás teniendo el mismo post repetido en todas ellas.

Teniendo en cuenta que el objetivo de categorizar los feeds es maximizar tu productividad, tiene sentido que lo hagas de la forma que mejor te ayude a procesarlos. Por eso, a no ser que realmente leas todos los feeds sobre un tema antes de empezar con los de otro tema, te aconsejo que no categorices por temas. Si quieres categorizar por temas los feeds que te han interesado para disponer de ellos como referencia en un futuro seguramente te interese más una herramienta tipo Delicious.

El mejor criterio para categorizar tus feeds es el que refleja cómo interaccionas con ellos en realidad. ¿Cuáles son aquellos que siempre atraen tu atención y te gusta leer antes? ¿Qué blogs sigues con más interés? ¿Dónde sueles comentar con frecuencia? ¿Si sólo pudieras leer un 10% de tus feeds, cuáles serían?

El sistema que yo uso para clasificarlos es por interés y calidad de contenido, criterios que evidentemente son subjetivos. Al final el tiempo que dedicas a leer feeds es limitado y seguramente quieras aprovecharlo al máximo.

Por eso yo uso 5 niveles de acuerdo con los siguientes criterios:

Blogs que sigo de cerca, con alto nivel de calidad en sus contenidos. Son blogs en los que leo todos los feeds, los comparto con frecuencia y suelo comentar en ellos
Blogs que también sigo de cerca pero más irregulares en cuanto a calidad, insisto que para mí, en sus contenidos. Leo muchos de sus feeds pero no todos y comento en ellos ocasionalmente
Blogs que esporádicamente publican posts que me interesan pero que habitualmente paso por alto y nunca o muy rara vez comento en ellos
Blogs que no compruebo a diario sino en fin de semana. Son blogs de referencia, frecuentemente en inglés, donde el contenido es interesante pero menos cercano. No comento en ellos
Blogs candidatos a dejar de seguirlos. Los compruebo muy de cuando en cuando y si veo que entre todos los posts atrasados sigue sin haber contenidos relevantes, cancelo la suscripción

Comienzo por el nivel 1, luego el 2 y así sucesivamente. Para cada nivel voy recorriendo los feeds y no lo abandono hasta haberlos procesado todos.

Si veo que el contenido no me interesa lo marco como leído, con lo cual “desaparece” de mi agregador.

Si el contenido me parece interesante no lo leo sino que lo marco como “save for later”. En Google Reader lo puedes marcar con una “estrella”. Si tu agregador de feeds habitual no tiene una opción parecida, existe una extensión para Firefox llamada “Read it Later” que te permite hacer lo mismo.

Cuando he terminado de procesar todos los feeds de esa categoría, voy a los “saved for later” y los leo. Llegados a este punto sólo tengo que leer, compartir o comentar, puesto que ya están procesados y sé que me interesan. Despúes de leer cada feed lo “desmarco” como “save for later” para que desaparezca de esa lista (un click de ratón). Una vez he terminado de leer todos los “saved for later” proceso la siguiente categoría, aplicando el mismo sistema.

Este sistema no te va a proporcionar más tiempo para leer feeds pero sí te va a asegurar que dedicas el que dispones a leer los que más te interesan y que si tienes que dejar algunos sin leer sean los que menos te aportan.

Te invito a que al menos hagas la prueba. En mi caso el incremento de productividad ha sido espectacular.